勤怠管理システム導入で失敗しないためのポイントを徹底解説

働き方改革の推進や業務効率の向上といった課題は、多くの企業が直面する問題です。しかし、こうした課題をクリアしていくには方法によって、人事や総務が行う業務が複雑化してしまう場合があります。そこで「勤怠管理システム」を導入し、コンプライアンスを意識して効率よく労務管理を行う必要があります。

なぜ勤怠管理システムを導入するのか

「勤怠管理システム」の導入は、従来の手作業による労務管理と比べると大きなメリットがあります。主に3点ほどにまとめましたので説明します。

効率的な労働時間管理が可能

勤怠管理システムでは、ICカードやスマートフォンでの打刻が瞬時にできるため、タイムカードのために並ぶ時間といった無駄なタイムロスをなくすことができます。また、指紋認証や顔認証システムが導入されている場合、なりすましによる打刻といった不正を防止することも可能です。スマートフォンと連携しているシステムでは「GPS打刻機能」が搭載されているため、外回りの多い職場でも「いつどこで誰が打刻したか」を簡単に確認することができます。

コンプライアンス問題にも対応できる

「働き方改革」などの政策変更や労働基準法の改正など、労働法制は細かな政策変更が多い分野です。企業はコンプライアンスの遵守も堅持しなければならず、適切な労務管理が実施されていなければ「ブラック企業」として烙印を押されてしまう恐れもあるでしょう。勤怠管理システムは出勤時間はもちろん、休憩時間や残業時間の管理も可能で、法令に違反しそうな場合は警告を行う機能も搭載されています。また、法改正などによるシステム変更などにもベンダーによるバージョンアップで対応することができるので、労務管理にかかる手間やリスクを大幅に軽減することにつながるでしょう。

業務効率アップ

勤怠管理システムのほとんどは、スマートフォンやクラウドサービスとの連携が可能です。そのため、例えば外出先から会社に戻らずに直帰したい場合でも、その都度会社に戻るといった手間をかけずに打刻することができます。データ化された打刻時間はCSVファイルを使ってシステム入力することも可能ですから、かつてのように給与計算時に手作業でタイムカードを転記するといった作業もなくなります。転記ミスを防ぐこともできて、一石二鳥の効果があるでしょう。

勤怠管理システムで失敗する理由

「勤怠管理システム」は業務効率向上効果の高いシステムですが、実際には導入してもうまくいかないという事例もあるようです。ここでは、導入に失敗する代表的なパターンを3つ説明します。

打刻管理の機能しか利用できていない

一番多い失敗は「システムを利用しきれていない」というものです。勤怠管理システムには多くの機能が搭載されていて、クラウドやスマートフォンとの連携方法、管理画面の使い方や集計データの扱い方など、ITシステムに強い社員でなければ宝の持ち腐れにになりかねないのです。その結果、結局「打刻管理」の機能しか利用されなかったり、せっかくのデータを給与計算などに活用できていなかったりといった事態に陥ることがあります。

経営陣が積極的でない

勤怠管理システムは労務管理の効率を上げるシステムなので、直接的な利益を生むためのものではありません。そのため、費用対効果が見えづらく、導入に積極的ではない経営陣が多いのが実情です。人事や総務の都合で導入したいだけなのではないかと思われることもあったり、そもそも労務管理の重要性がよくわかっていない経営者がいたりもします。会社の利益に直接結び付きにくいシステムのため、導入に際してはいかに会社業務にとってメリットがあるものなのかを社内全体で理解する必要があるでしょう。

自社に合わないシステムを導入してしまう

勤怠管理システムといっても、各社でサービスや仕様の違いがあります。機能性や外部システムとの連携にもそれぞれ違いがあるため、自社の活用しているシステムや勤務形態などに合うかどうかはきわめて重要です。自社に合っていないシステムを導入してしまうと、結局手動での入力などの余計な手間がかかることになるでしょう。また、システム導入にかかるコストも初期費用無料のものから数百万円規模のものまでさまざまです。機能性だけでなく、会社の規模にも見合ったシステムを選ぶ必要があります。

勤怠管理システム導入を成功させるポイント

「勤怠管理システム」をうまく導入するためのポイントを3点ほど説明します。

外部との連携が可能なシステムを導入する

勤怠管理システムはスマートフォンなどのデバイスや給与計算システムとの連携がスムーズにできるかどうかが大きなポイントです。そのため、すでに自社で使っている給与計算システムやITシステム、従業員の就労形態などに合ったシステムかどうかが重要になります。システム導入に際してはトライアル期間などで実際に利用してみたうえで、自社に合ったシステムを選ぶようにしましょう。

サポート体制の整ったシステムを選ぶ

ITシステム全般に言えることですが、サポート体制が充実しているかどうかは重要なポイントです。ITリテラシーの高い社員が多ければ問題になりにくいですが、労務管理の現場ではIT知識に不安のある社員も多いのが実情でしょう。その場合は、サポートが必要な局面が増えてきます。サポ－トの範囲や対応時間、担当者がついてくれるかどうかといった点は、システム導入に際してしっかりとベンダーに確認しておくことが大切です。

自社にとってコストパフォーマンスの高いシステムを選ぶ

勤怠管理システムのコストを考えるときは、導入に際してかかるイニシャルコスト・ランニングコストと、システム導入によって削減されるコストを比較して検討しなければなりません。削減できるコストはタイムカードなどにかかる実費と、集計作業の簡略化や不正打刻の防止によって算出できる人件費などを合計して計算していきます。そのうえで、削減コストとシステム導入コストのバランスがとれているかどうかを比較して、コストパフォーマンスの高いシステムから候補を絞っていきましょう。

まとめ

勤怠管理システムの導入は、一見するとその効率性の高さが伝わりにくい部分があるため、まだまだ十分に普及していない会社も多いのが実情です。しかし、労務管理にかかる時間的ロスを大幅に改善できるだけでなく、コンプライアンス問題などにも柔軟に対応できるため、導入によって得られるメリットは大きいです。コスト面、運用面で自社に合ったシステムを導入し、効率よい労務管理を実現しましょう。

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