勤怠管理システムとは?基本機能と導入効果を徹底解説

2022年01月03日(月) 人事・労務

社員の勤怠管理を行ううえで、「集計や計算に手間がかかる」「不正やミスが多い」などに悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。このような場合は、従来のタイムカードやエクセルによる管理ではなく、勤怠管理システムを導入すると問題が解決するかもしれません。今回は、勤怠管理システムの基本的な機能をはじめ、勤怠管理システムの導入をおすすめする理由や導入効果などをチェックしていきましょう。

勤怠管理システムの基本機能

さまざまな打刻機能

勤務時間を記録する勤怠管理システムには、パソコン以外にもさまざまな打刻機能が搭載されています。たとえば、タッチするだけで打刻できるICカードや、外出先からでもシステムにアクセスできるスマートフォンに対応したものもあります。不正を予防できる生体認証を用いたものなど、実にバラエティ豊かです。働き方や企業の特徴に合わせ、最適な打刻方法を選べます。

勤務状況の集計機能

勤怠管理システムは、社員の勤務時間を自動で集計・管理することができます。勤務時間だけでなく、残業や休日出勤した時間など条件ごとの詳しいデータの表示も可能で、すぐにデータを準備したいときにも役立ちます。

通知・アラート機能

残業が一定時間を超えたり、打刻や承認忘れなどがあったりした場合、システムが社員本人や上長に通知します。通知方法はシステムごとに異なりますが、ポップアップやプッシュ、社内SNSやアラートなどが一般的です。自社が主に利用するグループウェアに応じ、多くの人が気づきやすい通知方法を選ぶと良いでしょう。

ワークフロー機能

打刻内容の承認や休暇の申請など、滞りがちな作業をシステム上で簡単に済ませるワークフロー機能も搭載されています。上長がオフィスにいないときでも処理を進めることができるため、作業の大幅なスピードアップが可能です。

外部システムとの連携機能

外部システムと連携し、それぞれの作業の効率化を図る機能が搭載されています。たとえば、給与システムと連携すれば、勤務情報を取り込んで正しい給与計算が行えるため、計算ミスや給与未払いなどが起きる心配がありません。ただし、勤怠管理システムによっては外部との連携ができないものもあるので、事前によく確認しましょう。

勤怠管理システムが注目される理由

働き方改革による多様な働き方での勤怠管理の必要性

日本は少子高齢化などの影響により、働き手が減少していくと考えられています。将来深刻な労働力不足に陥るのを避けようと、政府は働き方改革を掲げ、さまざまな労働力を積極的に活用することを推奨しています。こうしたなか、働きやすい環境を整えるために、長時間労働の是正やテレワークの導入などが推進されることになったのです。これにともない、2019年4月に施行された改正労働基準法では、「労働時間の客観的把握」が定められました。正確な勤怠管理は企業の義務となり、勤怠管理システムが注目される要因となったのです。

過剰労働に対する社会の厳しい目

長く働くほど評価されていたのは昔の話、いまやサービス残業や過重労働を課す企業は「ブラック企業」と呼ばれ、社会から厳しい目を向けられています。プライベートや福利厚生を重視する労働者も増えつつあり、適切な勤怠管理は企業のイメージアップに欠かせないアピールポイントになっているのです。

法令遵守

労働者の勤務時間は、法律によって上限やルールが厳しく定められています。法律に違反して長時間労働などをさせれば、企業は労働基準監督署から勧告や指導を受けるだけでなく、社会的な信用やイメージもダウンしかねません。このような事態を避けるためにも、正しい勤怠管理を行う必要があります。

健康経営の実現

社員が日々健康に働けない企業の場合、モチベーションや作業効率が低下し、ひいては企業全体の業績低下を招きかねません。このため、社員の健康管理を経営戦略の一環ととらえ、積極的に健康管理を行う「健康経営」を目指す企業が増えつつあります。勤怠管理システムによる長時間労働の予防は、健康経営実現のためにも大きな役割を果たしています。”

勤怠管理システムの導入効果

正確な勤怠管理が可能になる

勤怠管理システムを導入すると、社員の勤務状況を適切に記録できるのはもちろん、打刻方法の工夫でサービス残業や給与の不正取得などを未然に防ぐこともできます。正確な勤怠管理は法律で定められたものであり、コンプライアンスの面でも大きな意義があることです。また、クラウド型のシステムを導入すれば外出先でも打刻が可能になったり、ワークフロー機能により上長が席にいなくても申請・承認が行えたりするなど、利便性の面でも非常に優れています。

労務管理業務の負担を軽減できる

勤務時間や残業時間の計算は、給与に直結するためミスが許されない作業です。それに加え、雇用の契約や形態により勤務時間が変わることもあり、社員が多いほど個々の勤怠管理には多くの時間的コストがかかります。この点、勤怠管理システムがあれば、雇用形態など条件ごとに自動で正確な計算が可能ですし、給与システムとの連携で給与計算までスムーズに済ませられます。労務管理業務にかかる負担を大幅に軽減できるため、人材をほかの生産的な業務に回すこともできるでしょう。

法改正にも円滑に対応できる

社員の労働に関する法律に改正があった場合、勤怠管理の内容も改正に合わせて変更しなければなりません。紙やエクセルを使用した勤怠管理では手作業での修正が必要になり、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのリスクも生じます。この点、勤怠管理システムなら、オプションの保守サポートなどを活用すれば自動的に法改正に対応してくれるケースが多いです。対応漏れやミスの心配もなく、安心して使い続けることができます。

おすすめ 勤怠管理システム

以下の記事では、おすすめの勤怠管理システムの概要や特徴について解説しています。

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まとめ

働き方改革や時代の変化により、勤怠管理はより正確さが求められるようになってきました。従来の紙やエクセルを使用した勤怠管理では、十分に対応できなくなってきたのです。さまざまな機能が搭載された勤怠管理システムは、便利なだけでなく法改正への対応など安心して使用できる機能を搭載しています。今回紹介した特徴を押さえ、勤怠管理システムを導入してミスのない管理を目指しましょう。

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