勤怠管理システムのメリット・デメリットと効果を最大化するためのポイント

2024年01月04日(木) 人事・労務

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働き方改革により、その重要性があらためて注目されている「勤怠管理システム」。従業員の出退勤を正しく把握するために効果的なツールですが、まだ導入していないという企業も多いのではないでしょうか。今回は、勤怠管理システムを導入するメリットやデメリットをふまえ、効果的に活用するためのポイントを紹介していきます。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員が何時から何時まで働いたか、何日出勤したかなど、勤務状況を正しく記録するためのものです。勤務時間や欠勤日数などを自動で計算して給与計算に利用するのはもちろん、残業し過ぎている従業員がいないか、労働基準法を遵守しているかなどをチェックする目的でも利用されます。従来はタイムカードやエクセル入力などが主流でしたが、近年は働き方改革による正確な勤怠管理が求められたり、テレワークなど働き方の幅が広がったりしたことで、従来の方法による勤怠管理が難しくなりました。

近年では、クラウドを活用した一括管理や生体認証システムによる入退室管理、パソコンの起動時間との連携など、より正確で手間をかけない勤怠管理システムが普及しつつあります。

勤怠管理システム導入のメリット

勤務時間の正確な記録

勤怠管理システム最大のメリットは、やはり「正確な勤務時間の記録」が可能だという点です。システムによっては、パソコンの起動時間や生体認証で自動的に出退勤が記録されたり、自前のスマートフォンで打刻できたりするなど、実際に働いた時間を正しく残せます。基本的に手作業で集計をしないため、入力ミスなどが起きる心配もありません。給与計算システムとの連携が可能なため、正確な給与計算にも役立ちます。

労務管理業務の効率化

数多くの従業員を抱える企業の場合、勤務時間の集計や給与計算にかかる時間と手間は相当なものです。雇用形態など従業員ごとに異なる勤怠管理や給与計算が必要なこともあり、労務担当者に大きな負担がかかります。この点、勤怠管理システムでは打刻や従業員ごとの給与計算まで自動で行われるため、労務管理にかかる業務を大幅に削減することが可能です。

不正入力の防止

タイムカードやエクセル入力など、従来の勤怠管理方法では本人以外による打刻も可能でした。また、打刻した後に残業したり、打刻時間をずらして給与を不正に受け取ったりすることもできていたのです。最先端の勤怠管理システムでは、生体認証やGPSを活用したリアルタイムの打刻や修正履歴の記録など、さまざまな機能が搭載されているものもあり、不正防止に役立ちます。

モバイルデバイスへの対応

勤怠管理システムの中には、従業員個人のスマートフォンやパソコンなどから打刻できるものもあります。出先から直行直帰するときもわざわざオフィスに戻る必要がなく、テレワークでも柔軟に対応できます。

法改正へのスムーズな対応

従業員の勤務時間に関する法律は、しばしば改正されます。紙ベースやエクセル入力で管理している場合、法改正ごとにミスなく管理の内容を変更しなければなりません。勤怠管理システムであれば法改正に合わせてアップデートされるため、企業側が特に対応する必要がなく安心です。ただし、契約内容によってはアップデートが有償ということもあるので、事前に確認しておきましょう。

勤怠管理システム導入のデメリット

導入・運用に費用がかかる

勤怠管理システムを導入する場合、初期費用がかかります。クラウド型のシステムであれば0~50万円ほど、オンプレミス型なら30~100万円ほどが一般的です。このほか、専用の打刻機器に3000~15万円ほど、ランニングコストに毎月1~2万5000円ほどかかります。システムによってコストが大きく変わるので、どれを導入するか慎重に選びましょう。

自社に合わないシステムだと返って手間がかかる

勤怠管理システムはある程度完成されたものであり、自社に合わせて自由にカスタマイズできるとは限りません。雇用形態や就業形態、勤務場所などがさまざまに分かれている企業の場合、手動で調整しなければならないこともあります。うまく運用できるまでに多大な手間がかかる可能性もあるので、事前によく確認しておきましょう。

就業規則の改訂が必要な場合も

導入したいシステムが就業規則に対応していない場合、就業規則の改訂が必要になることがあります。就業規則に違反したまま勤怠管理を行っていると、労働基準法に抵触して問題になる恐れがあるため注意しなければなりません。時代にそぐわない就業規則になっていないか、これを機に確認し、勤怠管理システムに合わせて改訂するのもひとつの方法です。

勤怠管理システムの効果を最大化するためのポイント

外部と連携できるか

勤怠管理システムの魅力は、労務管理にかかる業務を効率化できる点にあります。それを最大限に発揮するためにも、給与計算システムやモバイルデバイスなど、外部の機能とうまく連携できるかどうかもチェックして選びましょう。割安なシステムの場合、外部との連携ができなかったり、別料金になったりしていることもあるため注意が必要です。

コストパフォーマンスに優れているか

いかに優れた機能を持つ勤怠管理システムでも、自社の規模やニーズに合わなかったり、コストがかかりすぎたりしては効果的とは言えません。勤怠管理システムは法令遵守や業務効率化のために活用する意味合いが強く、収益に直接結びつくツールではないため、コストをかけすぎるのもおすすめできないのです。初期費用とランニングコスト、機能と期待される効果をよく検討し、コストパフォーマンスに優れたシステムを導入しましょう。

充実した運用サポートがあるか

システムによっては機能が複雑だったり、運用している中で課題が見つかったりすることもあります。このとき、スムーズに問題を解決できなければ、せっかく導入したシステムが逆効果になりかねません。システムに詳しい担当者がいない場合は、24時間対応可能など運用サポートが充実したものを選びましょう。

おすすめ 勤怠管理システム

以下の記事では、おすすめの勤怠管理システムの概要や特徴について解説しています。

関連記事:【2024年版】勤怠管理システム おすすめ16選を徹底比較(無料あり)

まとめ

勤怠管理システムは、政府が主導する働き方改革の中でも重要な役割を果たすものです。時代の流れに沿うためだけでなく、正しい勤怠管理が可能になることでさまざまなメリットも期待できるため、積極的に導入を検討しましょう。その場合は、今回紹介した内容をふまえ、自社に合うコストパフォーマンスの良いシステムを慎重に選ぶことが大切です。

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