ビジネスコミュニケーションの3つの基本とスキル向上のコツ

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

社会人になってから必要性を感じる能力にビジネスコミュニケーションが挙げられます。ビジネスコミュニケーションが取れるだけで仕事が成功したり、上司から評価を得られるといったメリットがあります。そこで、今回はビジネスコミュニケーションの基本と向上させるコツについて説明していきます。

ビジネスコミュニケーションとは

ビジネスコミュニケーションとは、取引先との交渉、接客や販売、報連相、部下への教育仕事など仕事におけるコミュニケーションをさします。

ビジネスコミュニケーションの目的

ビジネスコミュニケーションの目的は自分と相手との認識のずれを無くし、目的に対するベクトルを合わせることです。ビジネスは自分だけで成功させることは非常に困難です。例えば取引先の担当者、上司、部下など自分意外の人と連携し作業を遂行する必要があります。ビジネスコミュニケーションをうまく取ることによって、情報共有がスムーズになり、相手との認識のずれを無くすことができます。

円滑なコミュニケーションで成約率を上げる

ビジネスにおいて成約率に大きく関係するのが信頼関係です。信頼関係はコミュニケーションの積み重ねで作り出されます。日常生活においても人付き合いを円滑に行う上ではコミュニケーションが必要不可欠です。仕事の場合は人付き合いだけでなく、会社の売上や自分の成績にも関係してくるためより慎重に行う必要があります。ビジネスコミュニケーションによって相手との信頼関係を良好に保つことで、成約率を上げることができます。

ビジネスコミュニケーションに必要な3つの基本

ビジネスコミュニケーションには3つの基本があります。順番に説明していきます。

伝える力

ビジネスにおいて重要なのは、「自分の意見を明確に相手に伝えること」です。伝えるのが苦手な人に多いのが、話のポイントやゴールが曖昧になってしまい、結局何が言いたいかわからないといったパターンです。まずは次の3点を意識することが必要です。

・話のゴールを意識する
自分が話すときに話のゴールを意識することが重要です。ゴールとは、自分が何を伝えたいかだけでなく、相手に話を聞いてもらったうえで行動に移してもらうことです。相手に納得してもらい、さらに行動に移してもらうために必要な情報は何か考え伝えることが求められます。

・わかりやすく伝える
専門用語や初めて聞く言葉を多く使われると、相手が話の内容を理解できない場合があります。わかりやすい言葉でシンプルに何を伝えるかが重要です。相手が理解に苦しんでいるようなら、たとえ話をするなど、相手が理解できるように工夫することが必要でしょう

・曖昧な言葉は使わない
「すぐに」や「思います」など曖昧な言葉を使うことで相手の信頼を無くす可能性があります。また、曖昧な言葉を使うことによって自分だけでなく、相手の時間を奪うといったリスクもあります。「すぐに」と伝えるのであれば「5分後に」など、具体的に物事を伝えることが重要です。

聞く力

ビジネスコミュニケーションを取る上で、ただ相手の会話を聞き取るだけでは聞く力があるとは言えません。聞く力で意識することは「いかに自分が相手の話をしっかり聞いているかを理解してもらうこと」です。そのために次の3点がポイントになります。

・適度な相槌やアイコンタクトを取る
会話の途中で相槌や、アイコンタクトを取らなければ、相手は「自分の話をちゃんときいてくれているのかな？」と不安になります。話を聞きながら適度に相槌やアイコンコンタクトを取ることで、「私はあなたの話をちゃんと聞いています」とアピールすることができます。

・相手の話を最後まで聞く
せっかちな人や頭の回転が早い人に多いのが、相手が話している途中で、会話を遮り自分が話し出すことです。相手からすると「私の話は最後まで聞く価値もないのかと」と考えさせてしまいます。まずは相手の話をしっかり聞いた上で、分からなかっとことや意見を言うようにする必要があります。

・沈黙を恐れすぎない
会話が途中で途切れてしまい、沈黙してしますことがありますが、無理に話す必要はありません。相手は自分の中で言いたいことを整理していることも多々あります。もし相手が困っているようなら、簡単な質問を投げかけリラックスしてもらえる雰囲気を作るなど、相手に無理をさせない配慮が必要です。

質問する力

質問する力とは「自分が会話の中でわからなかったことや疑問に思った点について深堀りする力」のことです。質問する力が身につくことで、自分の知りたい情報を相手から聞き出すことができるようになります。ポイントは次の3つです。

・正解を聞かない
「正解を聞くことの何が悪いの？」と考えている方は、学校のテストのように答えが決まっているものを想像していると思います。実際に仕事をすると分かりますが、ほとんどのことに答えはありません。「問題には必ず回答がある」と考えている方は、自分の頭で考えようとしていない方です。正解だけを相手に求める質問はしないように心がましょう。

・二者択一にしない
二者択一の質問は、相手の好みを探る場面などで使うのは有効です。しかし、ビジネスコミュニケーションにおいて、二者択一の質問をするということは、2つ意外の選択肢を消すということになります。つまり、新しい案が生まれる可能性を消してしまいます。相手の話を聞いたうえで、何か別の可能性はないか常に考えるようにしましょう。

・5W1Hを意識して組み込む
5W1HとはWho（だれが）When（いつ）、Where（どこで）、What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように）を指し示す言葉で、文章構成に組み込むことで、伝えたい情報が明確になり、情報の漏れも少なくなります。また文章がシンプルで分かりやすくなるため、相手にも伝わりやすい文章を作成することができます。

ビジネスコミュニケーションを向上させる５つのコツ

「基本はわかったけどこれからどう実践すればいいかわからない…。」という方のために、ビジネスコミュニケーションを向上させるコツを5つ紹介させていただきます。

PREP法を意識する

自分の考えを相手に伝えるには、ゴールを意識わかりやすく伝える事が重要です。そんな時に使えるのがPREP（プレップ）法です。

P⇀Point　要点・結論を最初に伝える
R⇀Reason　要点・結論に至った理由
E⇀Example　具体例・事例
P⇀Point　再度要点・結論を伝える

上記の構成を意識して話すことで理論的で、分かりやすい話ができるようになり、話に説得力でます。また自分の考えを理論的に説明することで、考えを整理する習慣が身に付き、ビジネスコミュニケーションにも磨きがかかります。

相手の話をしっかり聞き共感する

「共感」とは相手の考え・立場に寄り添いながら、自分の考えを伝えることです。他人に共感し、相手の意図を理解するというのは、ビジネスだけでなく日常においても重要なスキルです。時間と労力をかけて、相手をしっかり理解しようとする姿勢をみせることで、相手との信頼関係を築くことに繋がります。

上手い人を真似て覚える

「どうやったらうまくプレゼンできるんだろう…。」「どうやったら相手から信頼されるのか…。」といった疑問があった時、すでにできている人の真似をすることで、ビジネスコミュニケーションを向上させることができます。自分で全て考え行動し、結論にいきつくことも勿論重要です。しかし、すでに自分がもっている疑問に対しての答えを持っている人が目の前にいるなら徹底的に完コピすることで、今までの自分と違った考え・やり方を身につけることができます。

身だしなみを整える

意外に思われるかも知れませんが、身だしなみは第一印象の中でも大きな割合を占めます。シャツがしわくちゃだったり、スーツが汚れていたり、髪がぼさぼさだったりすると相手に不潔な印象をもたれ、会った瞬間に印象の時点でマイナスからのスタートになってしまいます。ビジネスコミュニケーションにおける事前準備においても身だしなみは整える必要があります。

非言語コミュニケーションを多く活用する

非言語コミュニケーションとは言葉を使わないコミュニケーションのことで、表情やしぐさ、声のトーン、身振り手振りなどで感情を伝えることをいいます。また、オフラインだけでなくオンラインの会議でも非言語コミュニケーションを取り入れることによって、伝わる印象は大きく変わります。相手に信頼してもらうには言葉だけではなく、自分の動きでも感情が伝わっていることを認識し行動することが重要です。