リモートワークで重要な勤怠管理システムの基本・導入のポイント・おすすめITツールまで解説

2022年06月11日(土) テレワーク・リモートワーク

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、リモートワークの普及が加速しています。リモートワークにはより自由な働き方ができる反面、企業としては「勤怠管理」という課題があります。生産性の高い働き方を実現するためには、あらゆる規模の企業にとって、リモートワーカーの勤怠管理は非常に重要です。社内では、スタッフが何をしているのか簡単に確認できますが、現場や自宅で仕事をしている場合は状況の把握が困難になります。この記事では、リモートワークで重要な勤怠管理システムの基本・導入のポイントについて詳しく紹介します。

リモートワークで重要な勤怠管理とは

勤怠管理とは、会社が従業員の出退勤時刻や休憩時間などの就業状況を管理し、労働基準法など働く人を守るための法律や会社が適切な従業員管理をするための就業規則に則った働き方ができているかを把握するものです。法律で定められた労働時間の遵守、適切な賃金の支払い方法が行われているかを管理しています。勤怠管理で把握する主な情報は、出退勤や休憩時間などの労働時間、時間外労働や深夜労働時間、休日出勤などで、これらの管理を従業員個人に任せていては実態の把握が難しく、システムを導入し勤怠の状況を管理することが一般的です。新型コロナウイルス感染症拡大により多様な働き方を認めざるを得なくなりました。働く時間や場所を限定しないリモートワークが今後益々普及することで、勤怠管理の方法は重要な課題となってきます。

リモートワークの勤怠管理で起こりがちな問題

リモートワークの勤怠管理で起こりがちな問題には主に以下の3つがあります。

  • 労働時間を正確に把握できない
  • 勤労状況が見えない
  • 成果物からの評価に偏る

それでは、1つずつ見ていきましょう。

労働時間を正確に把握できない

リモートワークの勤怠管理で起こりがちな問題の1つ目は、労働時間を正確に把握できないことです。リモートワークの勤怠管理では労働時間を正確に把握するのは難しく、ルールと強固なシステムの両面を導入しない限り自己申告に頼らざるをえません。自己申告の場合、大まかな労働時間を把握できるものの正確とは言えないのが現実です。労働時間を正確に把握できないことは、関連して給与体制や社内制度などさまざまな問題を引き起こす要因となります。

勤務状況が見えない

リモートワークの勤怠管理で起こりがちな問題の2つ目は、勤務状況が見えないことです。リモートワークの最大の課題は、チームが複数の場所に分散している場合のプロジェクト管理です。社内スタッフとリモートスタッフが混在していても、チーム全体がリモートワーカーであっても、リーダーには納期や目標の達成を確認する責任があります。特に複雑なプロジェクトや大規模なチームの場合、コミュニケーションが難しくなり、個々のタスクを把握することも困難になります。

成果物からの評価に偏る

リモートワークの勤怠管理で起こりがちな問題の3つ目は、成果物からの評価に偏ることです。リモートで働く社員のパフォーマンスを測るには、仕事の成果物が一番の目安になります。しかし、成果物を出すためにはそのプロセスも必ずあり、評価が偏ってしまうと成果物に至るまでのプロセスに目を向けなくなる可能性があります。「結果オーライ」でできた成果物が評価対象となってしまう懸念もあります。

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リモートワークで勤怠管理システムを導入するメリット

リモートワークで勤怠管理システムを導入するメリットは以下の3つです。

  • 勤務状況が把握できる
  • 従業員のコンディションの可視化ができる
  • 就労に対するコンプライアンスの見直しができる

それでは、1つずつ見ていきましょう。

勤務状況が把握できる

リモートワークで勤怠管理システムを導入するメリットの1つ目は、勤務状況が把握できることです。リモートワークの従業員が出社しない場合でも自宅に設置したパソコンやスマートフォンアプリを使い、簡単に労働時間を記録することができます。リモートワークで一元化された勤怠管理システムを導入することで、企業は従業員を管理し、従業員、プロジェクト、その他の必要な要素ごとに労働時間を記録することが容易になります。

従業員のコンディションの可視化ができる

リモートワークで勤怠管理システムを導入するメリットの2つ目は、従業員のコンディションの可視化ができることです。リモートワークでは集中できる環境にある場合、就業時間をいつの間にかオーバーし気づくと長時間労働になっているということも少なくありません。こうした状況が続くと従業員の心身に影響を与えることも考えられるため、適切な時間管理をするためにも管理者は対象の従業員に声かけをしていく必要があります。また、アクティブな時間と早退日数のバランスを見ていると生産性が上がっていること、またその反対に業務量が少なすぎることも考えられるため、定期的に面談の時間を取って本人から直接話を聞くことも必要です。

就労に対するコンプライアンスの見直しができる

リモートワークで勤怠管理システムを導入するメリットの3つ目は、就労に対するコンプライアンスの見直しができることです。勤務状況が把握できることで、会社が遵守すべき法令や社内のコンプライアンス違反などがみえる化されます。リモートワークの場合、管理者の監視の目を離れた場所で仕事をすることから本人の時間が許す限り何時間でも働いてしまう傾向にあります。その結果、残業時間の上限を超過し疲労から労災事故を起こすといった危険性も考えられ、各人が自己申告した勤怠記録と併せて、客観性のあるデータでも確認することが重要です。テレワークの場合は、「隠れ残業」と呼ばれる働き方もできてしまうため、そのリスクを解消する必要もあります。ができてしまうといったリスクがあります。

例えば勤怠管理システムに「労働時間の乖離把握機能」があれば、打刻時間とパソコンのON/OFFとの時間に著しい乖離があれば管理者にアラートメールが送られることで管理者は従業員の状況を把握・確認することができます。勤怠管理システムを活用して隠れ残業を予防し正確な労働時間を把握することがお勧めです。

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リモートワークで活用できる勤怠管理システムの機能

それでは、リモートワークで活用できる勤怠管理システムの機能について、詳しくみていきましょう。

  • 打刻機能
  • 集計機能
  • 申請・承認機能
  • 勤怠情報出力機能
  • 他システムとの連携機能

打刻機能

打刻機能は、勤怠管理システムにおいてはオンライン上でどこにいても打刻できます。
従業員が開始時間と終了時間を入力できるタイプや労働時間を入力するためのクラウド型タイムシートや、管理者が承認できるリアルタイムデータを利用するタイプなどがあります。打刻機能は、より広範なプロジェクト管理システムの一部である場合もあります。プロジェクトの成功は時間に左右されるため、すべてをスケジュール通りに進めるためには、この機能が役立つでしょう。

集計機能

集計機能は、勤怠関連のさまざまなデータが蓄積・集計するもので、例えば、欠勤データを分析することで、マネジメントが成功しているかどうかを確認し、欠勤のパターンを特定することが可能です。予期せぬ欠勤や予定外の欠勤が多いことが数値で確認できれば、異なるマネジメント手法を採用したり、修正された勤務スケジュールを実施したりして、改善策を試すことが可能です。他にも、特定のプロジェクトがある場合に、すべてがスケジュール通りに進んでいることを確認するのに役立ちます。従業員は、特定のプロジェクトに費やした時間を配分することができ、見積もりや予測されたコストに対する実際のコストを確認することができます。

申請・承認機能

申請・承認機能は、勤務時間や休憩時間、休暇申請などが簡単にできる機能です。有給申請なども勤怠管理システムの中で行われるため休暇を取るにあたり特別はフローは必要ありません。

勤怠情報出力機能

勤怠情報出力機能は、蓄積した勤怠情報を出力し、従業員にデータを配布したり、分析に役立てたりする時に活用ができます。

他システムとの連携機能

他のシステムとの連携機能は、必要に応じて、例えば、人事ソフトウェアシステムと連携し、従業員の欠勤データを考慮して、給与計算や勤務スケジュールに統合したり、欠勤の数や種類などに基づいてさまざまな分析を行うことができます。KPIの指標に勤怠状況が入っている場合であれば、勤怠管理システムから情報を得ることでデータ抽出の自動化が可能です。

リモートワークに活用できる勤怠管理システムを選ぶポイント

リモートワークに活用できる勤怠管理システムを選ぶポイントは以下3つです。

  • 自社の勤務体系に合った打刻法か
  • 使い勝手が良いか
  • 最新の法律に対応できるか

それでは1つずつ見ていきましょう。

自社の勤務体系に合った打刻法か

リモートワークに活用できる勤怠管理システムを選ぶポイントの1つ目は、自社の勤務体系に合った打刻法かです。勤務体系は多様化しています。「リモートワーク」や「外出が多い」や「時間勤務」など多様な働き方に対応している打刻法がお勧めです。端末もパソコンに限らずスマートフォンやタブレットからアプリを通してアクセス可能なものが良いでしょう。手動での打刻法に加え、パソコンの起動・シャットダウン時に自動で記録する方法などもあります。

使い勝手が良いか

リモートワークに活用できる勤怠管理システムを選ぶポイントの2つ目は、使い勝手が良いかです。勤怠管理システムは勤怠管理の負担を軽減しますが、使い勝手が悪いと、かえって従業員のミスが増えたりストレスとなってしまいます。勤怠管理システムは、誰にでもわかりやすくス簡単に使えるもので、担当者の管理がしやすいものを選ぶと良いでしょう。

最新の法律に対応できるか

リモートワークに活用できる勤怠管理システムを選ぶポイントの3つ目は、最新の法律に対応できるかです。働き方の多様化に伴い、法改正も進んでいます。そのため、最新の法律に対応しているものを選ぶようにしてください。最新の法律に対応しているシステムでは、アラート機能などで法令遵守をサポートする機能が備わっています。

リモートワークに活用したいおすすめ勤怠管理システム

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理 は、初めての人でも操作しやすい勤怠管理システムとして導入実績5万社以上を誇っています。多様化する勤務形態ごとに必要な設定を細かく行えるシステムで、働き方改革関連法に即した時間外労働管理や有休管理に対応しています。1分で無料アカウントを発行し最短1日で運用が可能なので、急いで導入したい企業でもクレジット決済を使えばすぐに利用できます。悩みを相談できる無料のサポート体制も充実しているので安心です。

ジョブカン勤怠管理の特徴

  • リアルタイムの出勤管理、打刻やシフトなどの管理、データのダウンロードが可能
  • シフトや休暇の申請に伴う、作成や承認などの作業が簡単
  • 機能は必要に応じて単独でも組み合わせてもよく柔軟に使用可能

料金プラン(月額)
• 無料 ※機能制限あり
• 200円〜/1名(有料プラン)

ジョブカン勤怠管理
URL: https://jobcan.ne.jp/

 

マネーフォワード クラウド勤怠

マネーフォワード クラウド勤怠

マネーフォワード クラウド勤怠 は、分かりやすいデザインで操作しやすいクラウド型の勤怠管理システムです。クラウドならではのメリットを生かした自動アップデート機能やデータの共有が可能で、場所を選ばずシステムを利用できます。幅広い業務形態の就業規則に対応していて、シフト管理や勤怠管理などを一括して行えます。「マネーフォワード クラウド給与」との連携がクリックひとつで簡単にできるため、給与計算が効率的に進みます。

マネーフォワード クラウド勤怠の特徴

  • クラウド型なので、多様な雇用形態でもweb上で効率的な勤怠管理が可能
  • 働き方改革関連法が改正されても、自動でバージョンアップ可能
  • 入力されているデータは給与ソフトへの移行が簡単

料金プラン(月額)
• お問い合わせ

マネーフォワード クラウド勤怠
URL: https://biz.moneyforward.com/attendance

 

チームスピリット

チームスピリット

チームスピリット は、働き方改革の内容に準じた勤怠管理や工数管理など多彩な機能を持つクラウド型の勤怠管理システムです。社員の業務活動データの収集・一体化を行い、分析して活用すれば生産性の向上を目指すことが可能になります。社内だけでなく在宅ワークなどの働き方にも対応できる高度なセキュリティシステムを搭載しているので安心して利用できるでしょう。導入・運用・活用改善といった利用者ごとに必要とされるサポートもきめ細かく提供されています。

チームスピリットの特徴

  • 設定されている料金は高めではあるものの、多彩な働き方に対応できる機能が充実
  • すでに導入していたERPシステムに統合すれば、アプリケーションを一体化でき便利
  • 社員の勤務状況を可視化するなど、業務の効率化や透明性を向上

料金プラン(月額)
• 600円〜/1名
初期費用 150,000〜

チームスピリット
URL: https://www.teamspirit.com/ja-jp/

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まとめ

この記事では、リモートワークで重要な勤怠管理システムの基本・導入のポイントについて詳しく紹介しました。リモートワークにおける勤怠管理には、勤務状況が見えないことや労働時間を把握できないなどの課題があります。勤怠管理システムを活用することで、一連の課題を解消し、企業の生産性を高めることが可能です。勤怠管理システムを選ぶ際は、自社の勤務体系との相性や使いやすさを重視することをおすすめします。

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