リモートワークを進めるためのITツールにはどういうものがあるんだろうか
リモートワークのツールは選択肢が多すぎて何を選べば良いかわからない
自社に必要なリモートワークツールの種類を知りたい
リモートワークを進めるためにツールの導入を検討する企業が多くなりました。新型コロナウイルス感染症問題で、急速に広がったリモートワーク・テレワークですが、場所に囚われないといったメリットだけばかりではなく、デメリットもあります。
- 情報漏洩のリスクがある
- 従業員同士のコミュニケーション機会が減る可能性がある
- 今までの人事評価が通用しない
こういった面を理解した上で、リモートワークに内包されたデメリットをカバーすることができるツールを選ぶことが重要だと言えるでしょう。
本記事では、リモートワークツールとして多数の企業に採用されている NotePM が、自社のノウハウや経験も活かして、リモートワークツールを5つのカテゴリーに分けて解説をしました。
目次
リモートワークツールとして導入が急激に広がった「Web会議」
新型コロナウイルス感染症に発生により、急速に普及したリモートワークツールがWeb会議です。Web会議は、離れたオフィスにいる同僚社員や顧客と音声や映像を通して情報の共有と迅速な意思決定を実現するためのツールです。電話やメールを利用しても情報共有や意思決定は可能ですが、Web会議ほどの利便性はなく、特に複数社員による話し合いでの意思決定やデザイン・イラストなどに関する議論は電話やメールでスムーズに行うことは困難です。
Web会議は、専用のソフトをパソコンやスマートフォンにインストールし、インターネット回線を通じて使用します。通信のための専用回線や専用機器を必要とせず、高額な機器も不要のため、手軽に低コストで導入できるメリットがあります。また、音声や映像だけでなく、チャットツールやファイルの共有機能があり、コミュニケーションに必要な機能をオールインワンで兼ね備えたリモートワークには必須のツールです。
Zoom
Zoom（ズーム） は、アメリカのZoom Video Communications社が提供するWeb会議システムです。
Zoomの特徴
- 100人以上が同時接続でも安定した環境
- URLを共有するだけで簡単にWeb会議できる
- Web会議の動画、音声をクラウドに記録
- バーチャル背景（部屋を見せたくない人向け機能）
バーチャル背景
Zoomで特に便利なのが「バーチャル背景」機能です。バーチャル背景機能を使用すると、Zoomミーティング中に背景として画像や動画を表示することができます。テレワークで自宅から接続する際、部屋を見せたくない人もスムーズにビデオ会議に参加できます。
出典：zoom バーチャル背景
料金プラン（月額）
• 無料（基本） ※同時接続100人まで。グループミーティングは40分まで
• 2,000円/1ホスト（プロ）
• 2,700円/1ホスト（ビジネス）
Zoom
URL: https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
Microsoft Teams
Microsoft Teams（チームズ） は、Microsoft社が運営する「Office 365」のチームコラボレーションサービスです。
Microsoft Teamsの特徴
- 最大10,000人の大規模ライブイベントが可能（ウェビナー、全社イベントなど）
- リアルタイムノイズ抑制（キーボード入力音など）
- 高度なセキュリティ機能（データ損失防止、情報バリア、アイテム保持ポリシー、電子情報開示、法的ホールド）
- iOS、Android、Windows、Mac対応
料金プラン（月額）
• 無料 ※機能制限あり
• Office 365ユーザーに含まれる。
Microsoft Teams
URL: https://products.office.com/ja-JP/microsoft-teams/group-chat-software
参考： テレワークで大活躍！Web会議システム おすすめ10選を徹底比較
リモートワークで必須のコミュニケーションツール「ビジネスチャット」
これまで、ビジネスにおける文章での意思疎通を図る手段は、メールが一般的に利用されていました。しかし、近年ではビジネスチャットでコミュニケーションすることが広く定着しています。ビジネスチャットは、メールと同様なコミュニケーションツールですが、メールよりも以下の点で優れています。リモートワークでも社外の取引先とのコミュニケーションが発生する場合は、欠かせないツールです。
より確実・簡単にコミュニケーションができる
相手がメッセージを読んだかどうかがわかるため、確実なコミュニケーションができます。また、多くのビジネスチャットツールにはビデオ通話機能が備わっており、メールでは伝えるのが困難なニュアンスも音声や映像で確実に伝えられます。さらに、一般的にメールではあいさつや相手の名前などの定型文が必要ですが、ビジネスチャットでは社内コミュニケーションとして利用するときは不要なので、より気軽に簡単にコミュニケーションが可能です。
多人数とのコミュニケーションが同時にできる
メールよりもより簡単に複数相手とのコミュニケーションができます。
ほかのツールと連携ができる
多くのビジネスチャットツールは、ほかのツールと連携した利用が可能です。例えばタスク管理ツールとの連携でプロジェクトのタスク管理をスムーズにできたりします。
Slack
Slack（スラック） は、世界中で大人気のビジネスチャットツールです。
Slackの特徴
- 人気No1のチャットツール
- どんな種類のファイルでも気軽に共有可能
- 1500以上の外部サービスと連携可能
- 無料ビデオ通話と音声通話。話しながら画面共有も可能
料金プラン（月額）
• 無料 ※機能制限あり
• 960円/1名あたり（スタンダード）
• 1,800円/1名あたり（プラス）
Slack
URL: https://slack.com/intl/ja-jp/
Chatwork
Chatwork（チャットワーク） は、国産のビジネスチャットツールです。
Chatworkの特徴
- 国産チャットツール
- タスク管理
- ファイル共有
料金プラン（月額）
• 無料 ※機能制限あり
• 400円/1名あたり（パーソナル）
• 500円/1名あたり（ビジネス）
• 800円/1名あたり（エンタープライズ）
Chatwork
URL: https://go.chatwork.com/ja/
参考：おすすめビジネスチャットを厳選！ビジネスチャットを活用して情報共有しよう！
リモートワークにおすすめの情報共有とナレッジ蓄積ツール「社内wiki」
社内wikiとは、社員が個々に持っている情報やノウハウをまとめて蓄積し、共有が簡単にできるツールのことです。社内wikiの活用により、個々の社員が持っている情報を手軽にデータベース化できるため、全社員がその情報を共有して活用できます。例えば過去に社員の誰かが解決済みのノウハウを持っていても、成功事例のように全社員に向けて情報発信しないとそのノウハウは共有できません。しかし、このようにして情報発信してもノウハウがそのときに必要でないと忘れ去られてしまいます。社内wikiにさまざまな情報やノウハウを蓄積しておけば、便利な検索機能で必要なときに必要なものを簡単に見つけ出せます。
社内wikiを導入することで社内に分散された情報やノウハウを集約し、共有することで業務の効率化や品質向上を実現できます。この社内wikiは、特にリモートワークで業務を行う社員にとっては、身近な場所に知らないことを教えてくれる社員がいないだけに必要なツールです。
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
料金プラン（月額）
• 全プラン共通： 初期費用0円、見るだけの参照専用ユーザーは無料
• 4,800円 / 8名 / 80GB
• 9,000円 / 15名 / 150GB
• 15,000円 / 25名 / 250GB
• 30,000円 / 50名 / 50GB
• 60,000円 / 100名 / 1TG
• 120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜
無料トライアル期間：30日間
URL: https://notepm.jp/
esa
esa（エサ） は「情報を育てる」という視点で作られた、自律的なチームのための情報共有サービスです。
esaの特徴
- WIP機能（書き途中で公開）
- かわいいデザイン
- 記事の外部公開とスライドショー
- カテゴリ・タグ機能
料金プラン（月額/税込み）
• 500円/1名あたり
無料トライアル期間：2ヶ月
esa
URL: https://esa.io/
参考：【2024年版】社内wikiツール おすすめ15選（有料・無料）
リモートワークでの進捗管理で活躍する「プロジェクト管理ツール」
プロジェクト管理ツールとは、業務を効率的に進めるのに有効なツールのことです。複数人であたる業務に必要なタスクのスケジュール・進捗管理には欠かせません。多くの人がかかわる複雑な工程や仕様変更が多いプロジェクトでは、誰が、どんなタスクを、どこまで進捗できていて、いつまでに完了しなければならないのかなど専用のツールがないと対応が難しいものです。
Backlog
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Backlog は、ヌーラボ社が提供する、国内シェアNo1のプロジェクト管理システムです。
Backlogの特徴
- 国内シェアNo1のプロジェクト管理システム
- 使いやすいデザインと操作性
- ガントチャート、Git連携、カンバン機能
料金プラン（月額）
• 無料：フリー ※10名まで
• 2,400円：スターター
• 11,800円：スタンダード
• 19,800円：プレミアム
• 50,000円：プラチナ
• 150,000円：エンタープライズ（オンプレ型）
Backlog
URL: https://backlog.com/ja/
Redmine
Redmine（レッドマイン） は、オープンソースの無料で使えるプロジェクト管理システムです。自社サーバーにインストールして使う「オンプレミス型」です。無料で使えるスマホアプリ（iOS/Android）もあります。
Redmineの特徴
- オープンソースで完全無料
- 世界シェアNo1のオープンソースのプロジェクト管理システム
- スマホアプリ対応（iOS/Android）
料金プラン（月額）
• 無料
Redmine
URL: http://redmine.jp/overview/
参考：プロジェクト管理システム・タスク管理ツール おすすめ10選！脱エクセルでスムーズな情報共有
無料ツールも？リモートワークのファイル管理「オンラインストレージ」
オンラインストレージとは、外部のクラウド上にデータを保存し共有できるサービスのことです。テレワークでは、データのやり取りにメールや社内SNS、ビジネスチャットでも可能ですが、大容量のデータや業務に必要な多数のデータのやり取りには適していません。しかし、オンラインストレージを利用すれば、社外で業務を行うリモートワークでもオフィスにいるときと同じようにデータを利用でき、ほかの社員との共有も簡単にできます。個人向けのサービスよりもセキュリティが強化され、また大きな容量を利用できるビジネス向けのサービスが提供されています。
Dropbox Business
Dropbox(ドロップボックス) は、ドロップボックス社が提供する、世界45万チーム以上で導入されていて、世界的なシェアを誇るオンラインストレージサービスです。
Dropboxの特徴
- マルチデバイス対応（スマホアプリ対応）
- 動画や一眼レフ写真などの重いデータ管理も得意
- 古いバージョンの文書の復元ができる
料金プラン（月額）
• 1,250円/1名あたり（スタンダード）
• 2,000円/1名あたり（アドバンス）
Dropbox
URL: https://www.dropbox.com/business
Google Drive
Google Drive(グーグルドライブ) は、Google社が提供する企業向けグループウェア「G Suite（ジースイート）」に含まれるオンラインストレージサービスです。
Google Driveの特徴
- コストパフォーマンスが良い（Gmail、カレンダーなども利用可能）
- Google社が提供するサービスなので、検索性に優れている
- スタートアップから大企業まで、組織規模に応じた料金プランがある
料金プラン（月額）
• 680円/1名（Basic）：30GB
• 1,380円/1名（Business）：容量無制限
• 3,000円/1名（Enterprise）：容量無制限+高度なセキュリティ機能
Google Drive
URL: https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/drive/
参考：【2024年版】オンラインストレージおすすめ13選を徹底比較（無料あり）メリットとサービス選定ポイントを紹介
電話代行サービス
fondesk（フォンデスク）
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fondesk（フォンデスク）は、自分の仕事に集中したいあなたのための電話代行サービスです。受けた電話はチャットやメールで漏らさずお知らせ。スマホでも履歴を確認できて、大事な電話を逃すこともありません。電話対応をスマートにして業務効率をアップできます。社内の電話取次対応を効率化して、生産性を向上させたい会社、テレワーク体制への移行もしくは出社とテレワーク体制を両立させるために、社内の電話対応をクラウド化したい会社にオススメです。
fondeskの特徴
- 会社や事務所の電話受付を代行して、チャットやメールで電話の内容をお知らせ
- ネット申し込みで今日から使える。10分程度で、すぐにオペレーターが対応を開始できます
- 月額基本料金1万円から導入可能なサービス
まとめ
多くの企業がコロナ禍でも業務を推進するために始めたリモートワークは、その利便性も理解が進み、働き方として定着してきました。しかし、必要に迫られて急ぎリモートワークを始めたからこそ、セキュリティ面でのリスク対応を十分に配慮しないままになってしまったり、部署ごとに違うツールを使い始めて部分最適になってしまっているなどの問題もあります。
今後も継続してリモートワークを推進するには、リモートワークを前提としたセキュリティ対策にも配慮されたツールを選び、コミュニケーションやデータのやり取りなどスムーズに安心して業務が進行できる環境を整えることが重要です。。リモートワークのためのツール選びを考える際に、本記事で紹介した5種類のツールを参考にしてみてはいかがでしょうか。
【厳選】オススメの情報共有ツールリスト
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