複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスの一括管理とデメリットや使い分けのコツ

2021年08月01日(日) オンラインストレージ

便利なオンラインストレージ・ファイル共有サービスは多くの企業から提供されており、企業によっては複数のサービスを使い分けて利用しているのではないかと思います。その場合、複数のサービスを利用すると便利な半面、リスクやデメリットもあることを知り、使い分けのコツを知っておかないと非効率な使い方になってしまうかもしれません。そこで、複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを使うときのリスクやデメリット、および複数サービスを一括管理する方法と使い分けのコツについて紹介します。

なお、法人用オンラインストレージ・ファイル共有サービスを活用するポイントについては、『法人がオンラインストレージ・ファイル共有サービスを利用する際に知っておくべきポイントと注意点』の記事にまとめてありますのでご一読ください。

オンラインストレージ・ファイル共有サービスの複数利用は煩雑、リスク発生の可能性もあり

複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを利用すると、より確実なデータのバックアップや大容量のデータの保存が可能です。また、取引先別やデータの種類別に分けて保存するなど効率的で便利な使い方もできます。しかし、一方でリスクやデメリットも生じます。

それぞれの機能が異なるため業務が混乱

オンラインストレージ・ファイル共有サービスは、それほど複雑な操作は必要なく簡単に利用できます。しかし、サービスによって細かい機能や使い方が異なり、場合によって業務に混乱をきたす可能性があります。例えば、ファイルの更新履歴の管理が可能なサービスと、不可能なサービスがあります。そのため、あとから古いバーションに戻れると思って上書きしてしまうと、元のファイルを利用したくても利用できなくなる場合があります。その他、パソコンのOSによる相性や、アプリとの連携に違いがあるなど、細かい差があります。

情報共有が困難

オンラインストレージ・ファイル共有サービスを活用する大きな目的として、企業が注目しているのが社員間での情報共有です。特に近年、在宅勤務やサテライトオフィスなどのリモートワークを導入する企業が増えたことで、資料のやりとりにオンラインストレージ・ファイル共有サービスの利用は欠かせません。また、社内の有用なナレッジを全社員で共有し、業務効率化や生産性の向上に役立てることを企業が重視していることから、その手段としても利用されています。いつでもどこにいても情報共有ができることは大きなメリットですが、複数のサービスを利用すると、どこに必要な情報があるのか分かりにくく、ナレッジを共有しようと思っても活用されずに、単なるデータの保存やバックアップとしてしか利用されない恐れがあります。リモートワークや情報・ナレッジを全社員に共有することで働き方改革や経営強化の推進を計画している企業にとって、情報共有が困難なことは大きなリスクと言えます。

パスワード管理が手間でセキュリティリスクが発生する可能性

複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを使えば、パスワードの数が増えていきます。管理が面倒だからとすべてを同じパスワードにすると、セキュリティリスクが高くなります。しかし、それぞれのパスワードを変えると利用時に煩わしく、パスワードの管理も煩雑になって手間がかかります。

複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを使い分けるコツ

複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを利用することによるリスクやデメリットを、解決する方法を2つ紹介します。

複数のクラウドサービスを一括管理できるツールの活用

複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを、あたかもひとつのサービスのように一括で管理できるツールがいくつかの企業から提供されています。このツールを利用すれば、複数のサービスに分散して保存しているファイルの一覧表示や、異なるサービス間でファイルの管理・転送・同期・共有が簡単な操作で自由にできます。なお、ツールによって対応するサービスが異なる可能性がありますので、利用しているサービスのすべてに対応しているツールを選ばないと一括管理できません。

情報共有には社内wikiの活用

情報共有は一括管理ツールで可能ですが、企業にとって重要な情報やナレッジをオンラインストレージ・ファイル共有サービスで共有することはセキュリティ的にリスクがあります。また、共有する情報・ナレッジが大量になると、オンラインストレージ・ファイル共有サービスでは検索性が悪く必要な情報・ナレッジが含まれるファイルを探し出すのが困難です。この問題を解決できるのは社内wikiの利用です。

社内wikiには主なメリットとして以下があり、情報・ナレッジの共有に最適です。

  • 情報やナレッジを1カ所に集約して蓄積・管理できる
  • 利用者に権限を付与してアクセスできる情報・ナレッジを制約でき、柔軟な情報共有とセキュリティ対策ができる
  • 保存の方法や形式を統一できて、全社員が簡単に情報・ナレッジを蓄積できる
  • 頻繁に更新される情報・ナレッジであっても最新のデータにアクセスでき、更新履歴も確認できる
  • キーワード検索、複数項目検索、全文検索など検索機能が豊富なため、必要な情報・ナレッジを簡単に探し出せる

以上の特長から、共有が必要な情報・ナレッジは社内wikiに集約して蓄積・活用し、関連するファイル・ドキュメント、あるいは備忘のために長期間保存するファイルをオンラインストレージ・ファイル共有サービスへと使い分けると効果的です。

社内wikiが、煩雑になりがちな複数サービスの効果的な活用を実現する

複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを使用する場合、明確な使い分けをしないと管理が煩雑になり、業務の効率が低下します。もちろん、ひとつのサービスに絞って使うという選択肢もありますが、取引先とのやりとりで複数サービスを使い分ける必要があれば、何かしらの手段を検討しなければなりません。複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを使う際、一括管理を行えるツールを活用することも解決策ひとつです。しかし、企業にとって重要な社内の情報・ナレッジの共有は一括管理ツールでは十分にできません。そこで、情報共有には社内wikiの活用が必要であるということについて紹介しました。

オンラインストレージ・ファイル共有サービスは便利なため、活用がどんどん進むと社内で全社員が共有すべき企業にとって重要な情報・ナレッジが分散し、活用が困難な状態になっていきます。オンラインストレージ・ファイル共有サービスを複数利用する場合には、社内wikiを同時に利用することをおすすめします。

なお、オンラインストレージ、社内wiki、社内SNSのツールや導入のポイントに関しては下記の記事でも解説しておりますのであわせてご一読ください。

【2021年版】オンラインストレージおすすめ13選を徹底比較(無料あり)メリットとサービス選定ポイントを紹介

社内wikiの導入から活用までの完全マニュアル 成長企業が実践する情報共有術!

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