プロジェクトを成功させるにはプロジェクト管理が必須です。プロジェクト管理はどのような目的で必要なのでしょうか。そしてプロジェクト管理には、手法や分野が異なっても成功するための共通のポイントがあります。プロジェクト管理の目的と成功のポイントについて紹介します。
目次
プロジェクト管理とは
プロジェクトとは、特定の目的を定められた期限内に達成するために計画を策定し、その計画を実行し完了することですが、プロジェクト管理は、プロジェクトの目的を期限内に達成できるようにさまざまな問題を管理することです。適切なプロジェクト管理を行えるかどうかで、プロジェクトの成功が決まります。
プロジェクト管理の必要性
プロジェクトでは多くの社員が複数のチームに分かれ、目的を達成するために業務が細分化されたタスクに取り組みます。それぞれのタスクは相互に関連していることが多く、ひとつのタスクが遅れると、そのタスクだけでなくほかのタスク、ひいては全体の進捗計画に大きく影響するため、タスクの進捗管理は極めて重要です。
進捗管理だけでなく、プロジェクトの失敗は、プロジェクトのスタート段階での目的や目標の定義と実行計画（品質、納期、予算、人員など）の不適切さ、管理の甘さが原因でも起こります。この場合、いくら進捗管理をしっかり行ってもプロジェクトは失敗します。プロジェクトを成功に導くには、「プロジェクトを事前にしっかりと定義すること」「そして計画性を持って確実に実行すること」の2つが必要です。つまり、プロジェクトの成功にはプロジェクト管理が欠かせません。
プロジェクト管理の目的と注意点
プロジェクト管理の目的
プロジェクト管理の目的は、「定められた期限と予算内でプロジェクトの目的を達成するために必要な管理を行うこと」です。一般的には、プロジェクトに要求される「Quality（品質・仕様）」「Cost（コスト・予算）」「Delivery（納期）」の頭文字を取った「QCD」を守ることがプロジェクト管理として求められます。
プロジェクト管理の注意点
プロジェクトを成功させるには、以下の点に注意する必要があります。
プロジェクトの目的とゴールを明確にする
例えば自社製品のECサイトを構築するために納期と予算が与えられたプロジェクトがスタートした場合、納期と予算を守ったECサイトが構築できればどんなECサイトができてもプロジェクトは成功と言えるのでしょうか？ 売り上げ目標、利益率、コンバージョン率などの指標を設定して、それがクリアできることを目的にしなければ成功とは言えません。
スコープ（行うべき内容）を可視化してプロジェクトメンバーで共有する
目的を明確にすることでスコープも明確になります。しかし、例えばプロジェクトの目的が「富士山の頂上に登ること」であった場合、予算重視でとにかく徒歩で麓から登る人がいたり、スピード重視で乗り物を利用して行けるところまで行く人がいたりしては、登るルートもプロジェクトメンバーによってバラバラになって、効率よくプロジェクトを成功させられません。ECサイトの場合も、指標を設定して、その指標をどのようにして達成できるようにするかを、プロジェクトメンバーに明確に分かるように可視化して共有することが必要です。
作業スコープと成果物スコープを明確にして両者を調整しながら行う
スコープが可視化されることでやるべきことが明確になります。しかし、やるべきことに条件を設けないと本来は必要でないことが追加される事態が起こる可能性があります。プロジェクトの目的に対しては追加した方がよくても、そのためにスケジュールが遅れたり、ほかのタスクに影響を与えてコストが上昇したりすると、結果としてプロジェクトは失敗に終わります。何をなすべきかと、そこから何を成果物にすべきかを明確にして、また全体のスケジュールを考慮して、両者を調整しながらタスクを進めます。
前提条件や制約を明確にする
プロジェクト管理では、納期、コスト、品質、その他の前提条件やリスクをプロジェクト開始前に洗い出しておかないと、プロジェクトが予定どおりに進まなかったときに代替案の計画を作成できません。また、作成できても予算がない、人員の余裕がないなどで計画を実行できません。
成功するプロジェクト管理とは
プロジェクト管理の成功ポイントと失敗ポイントを紹介します。
成功するプロジェクト管理のポイント
情報共有ができている
プロジェクトのゴール（目的と目標）が、プロジェクトマネージャーとメンバーの間で情報共有されていなければ、ベクトルが同じ方向に向かわないのでゴールへの到達が困難です。
コミュニケーションができている
情報の共有には、情報の可視化とプロジェクトマネージャーとメンバー、およびメンバー相互の密なコミュニケーションが必要です。多数のメンバーが関係するプロジェクトでの情報共有にはドキュメント管理が欠かせません。
メンバーそれぞれのタスクと責任範囲が明確になっている
プロジェクトは複数のメンバーとの共同作業です。それぞれのメンバーのタスクと責任範囲やスケジュールなどが明確になっていることで、プロジェクトがスムーズに進みます。そのためにはタスク管理が重要です。
プロジェクトに合った手法やツールを選んでいる
プロジェクト管理ツールやプロジェクト管理手法はプロジェクトの内容や目的によって異なります。適切なツール、手法を選んで使用しなければなりません。
プロジェクトマネージャーがメンバーの責任感を高める意識を持つ
プロジェクトは、期間限定での業務のなかで一人ひとりが所定の責任を果たさないと成功しません。そのためプロジェクトマネージャーは、メンバーが責任を持ってタスクを実行するように管理し、メンバーの責任感を高める意識を持つことが必要です。
リスク管理を厳格にしてリスクの早期把握に努める
ほとんどのプロジェクトは予定どおりに進みません。あらかじめリスクを想定し、またリスクの兆候をできるだけ早く把握できるようにすることが重要です。
コスト管理ができている
コスト管理を怠らず、できるだけ予算をオーバーしないようにコントロールすることが必要です。
失敗するプロジェクト管理のポイント
プロジェクトの計画が曖昧で管理項目も少なく不十分
計画がしっかりできておらず、曖昧な部分の多いプロジェクトは成功しません。プロジェクトでは、タスクの洗い出し、スケジュール作成、コスト見積もりなど、それぞれの要素について時間をかけて検討し、しっかりした計画の策定が必要です。
コミュニケーションの不足
プロジェクトマネージャーとメンバー、メンバー同士のコミュニケーションが不足すれば、進捗状況やトラブルが分からず、スケジュールに遅れが生じます。
タスク管理が甘い
コミュニケーションが不足していても、タスク管理がしっかりできていれば遅れやトラブルが早期に発見でき、大きな問題になる前に対処できます。そのタスク管理ができていないとプロジェクトは成功できません。
ドキュメント管理が甘い
一般的にプロジェクトでは仕様やタスクのスケジュール変更が多く発生します。プロジェクト全体が分かるドキュメントが整備されていないと必要な情報が得られず、タスクの実行時に間違った判断をしてしまい、プロジェクトが失敗することにつながります。
プロジェクト管理はパターンを学んで成功ポイントを押さえれば成功できる
プロジェクトは、管理がしっかりできていないと失敗します。しかし、失敗には原因があり、その原因を学んで同じ失敗をしないようにすると同時に、成功するプロジェクト管理のポイントを押さえておくことが必要です。プロジェクト管理を成功させるためのキーポイントは、ドキュメント管理とタスク管理です。必要かつ十分なタスク管理とドキュメント管理を行うには、プロジェクト管理ツールの導入と情報共有ツールの併用をおすすめします。
また、社内やプロジェクトメンバー間での情報共有に適した社内wikiやタスク管理、およびビジネスチャットの使い方やツールに関しては以下の記事もご一読ください。
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