Web会議のメリットとは?導入により業務はどう変わる?

2023年01月07日(土) テレワーク・リモートワーク

テレワークを実施するうえで欠かせないツールのひとつWeb会議システムを導入することで、業務はどのように変わるのでしょうか。その導入メリットとデメリット・注意点について解説します。

Web会議とは? テレビ会議と何が違う?

Web会議システムとは、遠隔地にいる相手とインターネットを通じて映像と音声やデータの共有を行えるコミュニケーションツールのことです。多地点との接続が可能で複数人による会議が簡単に行え、通話だけでなくリアルタイムにテキストでのやり取りもできるチャット機能も備わっています。これと似たツールにテレビ会議システムがあります。一般的にテレビ会議システムはWeb会議システムに比べ、高精細な映像と音声品質の高い通話が可能で、より臨場感のあるやり取りが可能です。ただし、専用の通信回線や機器を使用するため、導入コストがかかり、会議ができる場所が限られます。

一方、Web会議システムは、パソコンとインターネット回線があれば利用でき、テレビ会議システムと比較すると低コストで気軽に導入できます。映像や音声の品質はテレビ会議システムほどではありませんが、業務上のやり取りをするコミュニケーションに必要なレベルであれば問題なく利用できます。

Web会議を利用するメリット

導入の手軽さもあり、Web会議システムは多くの企業に注目されています。導入することによる具体的なメリットを紹介します。

意思決定の迅速化

市場競争の激化や市場の変化のスピードが速くなっていることから、企業は情報共有や意思決定の迅速化が求められています。情報共有や重要な意思決定に利用される主な手段は会議です。しかし、1カ所に集まっての会議は、参加者の都合や、遠隔地の参加者がいる場合は移動時間もかかって迅速な会議は簡単に開催できません。参加者が多いほど電話やメールでの対応は困難です。しかし、Web会議システムを利用すれば、参加者の1人が出張中でもその場所でインターネット回線とパソコンがあれば会議に参加でき、必要なときにその場ですぐに会議を開催できます。

業務効率化と生産性の向上

交通網の発達で遠隔地への移動時間も短くなっていますが、遠方に出張するには物理的な移動時間がかかります。Web会議システムによる打ち合わせで済ませるとその移動時間をカットでき、その時間を別の業務に充てることで業務効率化と生産性の向上ができます。

出張コストの削減

Web会議システムの最大のメリットは、遠く離れた場所にいる社員と出張をしなくてもスムーズなコミュニケーションが取れるという点です。例えば地方の支社や海外拠点などで働く社員との打ち合わせが必要になったとき、自席でリアルタイムなコミュニケーションができます。特に、海外に拠点を設けている企業は、導入することで出張コストの大幅な削減ができます。

コミュニケーションによる情報伝達の精度の向上

電話やメールによる音声や文字だけのコミュニケーションでは、例えば地図で場所を教えるようなことはなかなか正確に伝えられません。また、製品のデザインを決めるときは音声やメールでは不可能です。画像データを送信することで一定のコミュニケーションを行うことも可能ですが、そのデザインについて意見を交換するときはやり取りに多くの時間がかかります。Web会議システムを利用することで、複数人に同時に正確な情報を瞬時に伝達できます。

リモートワークには最適

Web会議システムは在宅勤務やモバイルワークなどのテレワークに欠かせないツールです。オフィスとの情報交換はメールや電話だけでは不十分です。Web会議システムは低コストで導入でき、活用することによりオフィスで働いているのと同等に近い業務を行うことが実現できます。

Web会議システムに関しては、以下に詳しくまとめています。ぜひご参照ください。

テレワークで大活躍!Web会議システム おすすめ10選を徹底比較

Web会議のデメリット・注意点とその対策

遠く離れた場所の相手と手軽にコミュニケーションでき、コスト削減や業務スピードの向上などさまざまなメリットをもたらしてくれるWeb会議ですが、一方で、利用にあたってのデメリット・注意点があり、それを理解して利用するようにしなければなりません。

対面による会議よりその場の雰囲気・空気感が希薄になる

Web会議システムのデメリットとしてよく取り上げられるのが「ライトなコミュニケーションが難しい」ことです。Web会議ではパソコンの画面上に参加者の顔が映し出されていますが、実際に同じ場所にいるわけではないため、対面した会議で感じるその場の雰囲気・空気感までは同じように共有できません。そのためアイコンタクトや日本人に特有の「空気を読む」といったコミュニケーションが困難です。

音声や映像の品質がインターネット環境によっては劣化する

Web会議は、インターネット環境を利用することから、その品質が利用する場所の環境によっては、接続が不安定で音声や映像に遅延が発生し、聞き取りにくい、映像がコマ送りのようになることが生じます。最悪は、接続が切れる可能性もあります。

デメリット・注意点に対する対策は議事録の作成

こうしたデメリットに対しては直接的な対策ではありませんが、対面での会議以上に議事録をしっかり作成することが対策として有効です。対面の会議では雰囲気でわかるような結論も、Web会議のその場では、明確に伝わってこない可能性があります。議事録に結論までの経緯がしっかり記載されることで理解できます。

また、音声や映像が途切れた場合、同じ内容についてすべてを繰り返してもらうことが困難な場合もあります。それをカバーするには、会議の重要なポイントが記載されている議事録が必要です。

議事録の作成ツールに関しては、『【2023年版】クラウド議事録作成ツール・サービスおすすめ11選(無料あり)』の記事で、また、効果的な議事録の作成方法に関しては『今さら聞けない!議事録の書き方とポイントをおさらいしよう』の記事で詳しく解説しています。ぜひ、ご一読ください。

Web会議の活用はデメリットをしっかり補って行う

Web会議システムは非常に大きなメリットをもたらしてくれます。しかし、導入にあたっては、メリットを最大限に生かしながらデメリットを理解し、それを補って行うことが重要です。そのためには議事録の作成や、その他のビジネスチャットや社内wikiなど情報共有ツールと併用しながら活用していくことが必要です。情報共有ツールに関しては、以下に詳しくまとめています。ぜひご参照ください。

【2023年版】社内wikiツール おすすめ15選(有料・無料)

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また、従業員同士のちょっとした確認や情報伝達にはビジネスチャットが便利。こちらの記事もご参照ください。

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