リモートワーク導入担当者必見!社内運用ルール策定のポイント

2024年01月04日(木) テレワーク・リモートワーク

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リモートワークを導入したいが運用方法がわからない、あるいは導入してみたけれどうまくいっていないという企業も多いのではと思われます。そこで、リモートワーク導入担当者や運用担当者が知っておきたいリモートワークの運用ルールについて解説します。

リモートワークの社内ルール策定はなぜ必要?

生産性の向上や社員のワーク・ライフ・バランスの実現など、企業にも社員にもさまざまな恩恵をもたらしてくれるリモートワーク。しかし、従来の働き方を大きく変える取り組みなだけに、最初に導入する際にはどうしても不安がつきまといます。

企業側の立場からすれば、社員がこれまで通りしっかり働いてくれるのか、コミュニケーションの問題が生じないか、顧客対応はスムーズにできるのかなど、業務をこれまで通り遂行できるかどうかが心配になるでしょう。モバイルワークや在宅勤務など社員が物理的に離れた場所で働くことにより勤怠管理や業務指示がスムーズにできるのか心配するのは確かにうなずけます。

一方で、社員の立場からは、これまで通り正社員として継続雇用されるのか、給料は下がらないのか、評価査定に影響しないか、また担当業務が変わったりしないかなど、雇用条件や業務内容がこれまで通り維持されるのかを不安視することが多いのではないでしょうか。たとえリモートワークによりワーク・ライフ・バランスの実現や育児と仕事の両立ができても、仕事の面で不利になるようであればリモートワーク制度を利用しにくくなるでしょう。

リモートワークのルールは、こうした企業、社員双方の不安を解消するために重要です。オフィス外の場所で具体的にどのように働くのか、業務指示は誰からどのようにして受けるのか、また評価方法や待遇はどのように変わるのかがルール化されていれば、双方の不安を解消できます。また、残業代は支払われるのか、通信費やコピー代などはどちらの負担になるのかなど細かいことでもはっきりと明文化されていなければ社員の不満につながる可能性があり、リモートワークのルール作りは重要です。

リモートワークの就業規則に必要な具体的な項目

リモートワークのルールとして就業規則に必要な具体的な項目・ポイントを説明します。

1.労働場所

リモートワークを行う労働場所がどこになるのかを具体的に規定します。通常、就業規則では社員がどこで労働するのかを明示しますが、リモートワークの就業規則においてもそれは変わりません。リモートワークは、以下のように3つに分類されており、どの働き方を導入するのかによって労働場所を規定します。

在宅勤務
労働者の自宅で働くリモートワーク形態です。育児や介護、パートナーの転勤などで会社に働きに行くのが難しくなった社員が利用します。

モバイルワーク
移動中の電車内やカフェ、出張先のホテルなどで勤務します。外回りの多い営業職などでよく利用されています。

サテライトオフィス
社外のオフィススペースで働く勤務形態です。企業が遠隔地に専用オフィスを設ける場合のほか、数社が共同で運用するサテライトオフィス、時間貸しのレンタルオフィスなどの形態があります。

2.労働時間の管理方法

勤務時間中の労働時間のカウント方法、管理方法について規定します。社員の勤怠状況を適切に管理するだけでなく、上司がどのように管理するべきか迷わないためにも重要なポイントです。管理項目には以下があり、業務内容や勤務形態にあわせて、1つもしくは複数の方法を組み合わせるのが一般的です。

勤務時間の管理
社員の始業・終業時間の管理です。オンラインで打刻できるタイムカードのほか、仕事の始まりと終わりのタイミングにメールや電話で連絡するなどの方法があります。

在席管理
社内ネットワークやチャットツールなどを活用して、社員が在席しているかどうかを管理する方法です。社員が仕事をしているかどうかをリアルタイムで把握できます。

進捗状況の管理
プロジェクト管理ツールやスケジュール管理ツールなどを活用し、業務の進捗状況で勤怠管理をする方法です。裁量労働制のように勤務時間と仕事量が必ずしも一致しない場合に効果的な管理方法です。

3.人事評価方法

リモートワーク対象者の人事評価に関する規定です。ルールを規定していないと上司によって評価がまちまちになったり、同じ仕事をしていても出社している社員と差が生じたりと不公平になる可能性があります。こうした事態を防ぐためにも、どのような項目で、どのように評価するのかをあらかじめ明文化しておく必要があります。

4.業務にかかる費用負担

オフィス以外の場所で働くことで発生するコストの負担に関する規定です。具体的には社外からネットワークを利用する際の通信費や電気代、書類をプリントアウトする際のインク代、携帯電話料金などの経費が該当します。

5.健康・安全への配慮

労働時間中は雇用主が労働者の健康や安全に配慮することが義務づけられており、それはリモートワーク中の社員に対しても変わりません。オフィス外で勤務する場合、労働中の健康管理については基本的に労働者に委ねるケースが多くなります。ただ、けがや病気にかかった場合、それが業務を原因として発生したと認められる場合には労災が適応されます。

6.対象社員の条件

リモートワーク対象社員の条件を決めておく規定です。部署、業務内容、勤務先エリア、オフィスでの勤務が困難な理由などが具体的な項目として考えられます。できるだけ理由を明確にして公平に対応できるルール作りが求められます。

リモートワークの勤務規程の位置づけ

通常、リモートワークの勤務規程は就業規則の一部として策定されます。就業規則のなかには給与規程や退職金規程などさまざまな項目がありますが、リモートワークを導入する際は、新たに「リモートワーク勤務規程」という項目を新設するのが一般的です。

リモートワークには在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィス勤務などの形態がありますが、それぞれ働き方が異なるため勤務規程は別々にルール化するとスムーズです。また、リモートワーク勤務規程を作成したときは、所轄の労働基準監督署への届け出が必要です。

リモートワークの社内ルールは業務プロセスや評価方法の工夫が必要

リモートワークの社内ルールは、業務プロセスや評価方法を工夫しないと導入しても失敗する可能性が高くなります。企業側のメリットだけでなく社員のメリットにもなるようにする必要があります。なお、リモートワークのルールは見直しが必要となるケースが考えられます。そのため、一度策定したルールは文書として必要なときに見直しができるようにバーション管理して保存しておく必要があります。このようなストック型の文書は、情報共有ツールで保管・共有しておくと便利です。社内wikiに代表されるような情報共有ツールに関しては、以下に詳しくまとめています。ぜひご参照ください。

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