経理業務は、決算業務や給与計算など幅広い業務を担う上に、会社の金銭を直接的に取り扱うために、ミスが許されないという難しさがあります。そのため、効率化はなかなか容易ではありません。しかし、最近では経理業務効率化ツールが多数誕生しており、様々な企業で成果を上げています。
そこで今回は、経理業務の課題や経理業務効率化ツールの種類の解説に加え、ツールの種類ごとにおすすめのツールを紹介します。
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目次
経理業務効率化ツールを経理業務に活用！
ここでは、経理業務に関する基礎知識を2つ解説します。
- 経理業務の範囲は幅広い
- 経理業務で解決したい課題
それでは、1つずつ解説します。
経理業務の範囲は幅広い
基礎知識の1つ目は、経理業務の範囲は幅広いことです。
経理業務は、会社における金銭の流れを記録・管理する業務の総称で、例えば以下の業務が経理業務の範囲に該当します。
- 掛金管理
- 現金・預金管理
- 決算業務
- 資産管理
- 給与計算・年末調整
- 税務申告
特に、月末や年度末においては、決算や支払いなどの業務が集中しやすく、忙しくなりがちです。
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経理業務で解決したい課題
基礎知識の2つ目は、経理業務で解決したい課題です。ここでは特に、3つの課題について解説します。
- 業務の属人化が発生しやすい
- 紙データが多い
- ミスが許されない仕事が多い
それでは、1つずつ解説します。
業務の属人化が発生しやすい
課題の1つ目は、業務の属人化が発生しやすいことです。
経理はバックオフィス業務の1つで、直接的に会社に利益をもたらすわけではありません。また、担当者個人で完結する業務も少なくないため、業務の属人化が発生しやすい傾向があります。ただ、業務の属人化が発生すると、担当者以外には業務内容がわかりづらく、現状の問題点も見えづらくなるため、改善が進まなくなります。また、担当者が不在になった際に、業務内容がわからず効率が低下することも考えられるでしょう。
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紙データが多い
課題の2つ目は、紙データが多いことです。
経理業務では様々な書類を取り扱う分、紙データで運用するとムダが生じがちです。例えば、請求書であれば、請求書データ印刷、押印、郵送など、細々した作業が必要になります。1つ1つの作業には時間がかからなくとも、件数が多い作業が毎月発生すると、その負担は無視できません。
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ミスが許されない仕事が多い
課題の3つ目は、ミスが許されない仕事が多いことです。
経理業務では金銭データを扱うため、ミスが起こると従業員や取引先からの信用を低下させかねません。また、決算業務などで不正確なデータしか出せないと、経営判断も支障が出るでしょう。そのため、経理業務ではミスが許されない仕事が多いと言えます。ただ、ミスが許されないと強く思うあまり、業務スピードが低下して業務効率が低下することも考えものです。そのため、経理業務ではミスをなくしつつ効率性も高めるという、一見背反する課題を同時に解決しなければなりません。
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経理業務効率化ツールの種類
ここでは、経理業務効率化ツールの比較ポイントを9つ解説します。
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BIツール
1つ目はBIツールです。
経理業務では、各部署に散在した膨大なデータを収集・分析し、それらのデータを見やすい形に整理しておくことが求められます。経理業務が弾き出すデータは、経営判断にも大きな影響を与えることも珍しくありません。そしてそれには、BIツールがおすすめです。BIツールは、企業が有する大量のデータを速やかに収集、分析してくれるツールで、見やすいレポート作成まで行ってくれます。これらの機能は、経営層や外部への報告書作成にも大いに役立つでしょう。
なおここでは、代表的なBIツールとして、Yellowfin BIを紹介します。
Yellowfin BIは、Yellowfin Japan株式会社（本部はオーストラリア）が提供するBIツールです。ビジネス上のあらゆるデータを取り込んで分析し、シンプルで美しくみやすいダッシュボードでそれらのデータを可視化してくれます。
データに重大な変化が観測された際には、速やかにシグナルを送ることで、スムーズな対応を可能にしてくれるでしょう。ホームページ上では動画コンテンツやお役立ちブログもあるので、それらも参考にしてみてください。
Yellowfin BIの特徴
- 日本だけでなくアメリカやヨーロッパ、アフリカにも拠点
- 世界の29,000社以上の会社にサービス提供
- 30日間無料トライアル！
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社内FAQツール
2つ目は社内FAQツールです。
現場の従業員から経理に質問が寄せられる質問は少なくありません。しかし、同じような質問も多く、よく質問される内容については従業員にFAQを確認してもらうようにすれば、経理の負担は減ります。ただ、FAQの検索に手間取れば、結局経理に聞いてしまおうと思っても無理はありません。
そこで、社内FAQツールを用いて、社内FAQを速やかに作成・更新し、かつ必要な社内FAQを見つけ出せる仕組みを作りましょう。これにより、社内の問合せに対応してきた経理の負担が軽減される上に、従業員もすぐにFAQの回答を得られて、業務効率向上につながります。
なおここでは、代表的な社内FAQツールとして、NotePMを紹介します。
NotePMは、株式会社プロジェクト・モードが提供する社内FAQツールです。直感的な操作で簡単に社内のノウハウやナレッジを保存できる上に、検索機能も充実しているため、社内FAQツールとして大いに活用できます。
また、ホームページでは用途に応じて様々な活用方法を提案している上、実際の導入事例も多数紹介されています。そのため、社内でどう活用すればいいかイメージしやすいでしょう。他ツールとの連携を行えば、より便利に使いこなせるはずです。
NotePMの特徴
- オンラインデモや個別相談会で疑問を解消
- 登録企業7,000社以上の実績
- 30日間の無料トライアル
URL: https://notepm.jp/
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クラウド会計ソフト
3つ目はクラウド会計ソフトです。
クラウド会計ソフトは、伝票計算や勘定科目の振り分けなど、会計にかかる業務を自動で行ってくれるクラウドソフトです。取引に用いる銀行やカードなどの情報を事前に登録しておけば、それらを用いた取引状況をWeb上で自動仕訳し、書類も作成してくれます。また、IDとパスワードがあれば、Web上で作業やデータ確認をすぐに行えるので、会計作業も効率化に大きく貢献するでしょう。
なおここでは、代表的なクラウド会計ソフトとして、freeeを紹介します。
freeeは、freee株式会社が提供するクラウド会計ソフトです。法人や個人事業主など幅広いユーザーに使われており、経理やITに自信がなくても使いやすいユーザーインターフェースが特徴です。しかし、日々の経理業務で大いに役立つ機能を多数そろえています。
例えば、仕訳作業や入出金管理、確定申告に係る作業が可能です。また、定期請求機能やAIによる仕分機能を活用すれば、より経理業務の負担を軽減できるでしょう。ホームページ上で導入事例も紹介されているので、参考にしてみてください。
freeeの特徴
- 業務システムやデータを一元管理し、部門間の作業効率化
- 豊富な姉妹ツールと連携させればさらに便利！
- 無料プランでまずは使い勝手を試せる
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掛け払いサービス
4つ目は掛け払いサービスです。
掛け払いは支払い方式の1つで、商品購入ごとではなく、一定期間分の購入金額をまとめて支払う方式です。また、掛け払いサービスは掛け払いの代行決済サービスのことで、企業間取引に伴い発生した掛け払いについて、請求業務を全て代行してくれます。督促や回収などの業務を行ってくれるため、回収できなくなるリスクを軽減できるのです。
なおここでは、代表的な掛け払いサービスとして、RP掛け払い決済を紹介します。
RP掛け払い決済は、株式会社ROBOT PAYMENTが提供するBtoB向け掛け払いサービスです。大手企業から大手企業から中小企業、さらにはスタートアップまで幅広い導入実績を有しており、法人間の与信や請求書作成、入金消込や催促などを代行してくれます。
サービス導入から請求情報の収集、さらには会計連携などを支援する上に、債権100%保証もあるため、毎月請求情報をアップロードすれば、後は入金を待つだけです。
RP掛け払い決済の特徴
- 創業20年以上のノウハウでスムーズな決済を実現
- 最短3営業日で早期払い可能
- 初期費用や固定費用は無料
URL: https://www.robotpayment.co.jp/lan/payment/btob_kakebarai/2206/
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集金代行サービス
5つ目は集金代行サービスです。
売り上げの回収は、多忙な業務の中でついつい後回しにしてしまいがちですが、集金代行サービスを使えばそのリスクを抑えられます。口座振替だけでなく、コンビニ決済などにも対応している集金代行サービスを活用すれば、よりより幅広い顧客に対応できるでしょう。
なおここでは、代表的な集金代行サービスとして、VeriTrans4Gを紹介します。
VeriTrans4Gは、株式会社DGフィナンシャルテクノロジーが提供する集金代行サービスです。コンビニ決済や口座振替だけでなく、キャリア決済や国際決済など、幅広い決済方法に対応可能です。また、店舗型や不動産に特化した集金代行システムも有するため、これらの業界であれば特におすすめできます。ホームページで導入事例を解説しているので、興味のある方は、参考にしてみてください。
VeriTrans4Gの特徴
- 取扱高4.8兆円、取扱件数8.8億件の、圧倒的実績
- リンクをメールで送付すれば決済完了！中小企業や個人商店でも使える
- ホームページ上で、すぐに資料ダウンロード
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請求書発行システム
6つ目は請求書発行システムです。
紙の請求書を発行する際には、請求書作成や印刷など、細かな工程が多数存在し、経理担当者には負担になっていました。特に、請求書の発行は月末や月初など特定の日にちに固定されている会社も少なくなく、その点も経理担当者の負担を増やす要因でした。しかし、請求書発行システムで請求書を発行することで、請求データの読み込みなどの作業を自動化でき、経理担当者の負担を軽減できます。受け取り側にとっても、紛失や遅延のリスクを軽減できることがメリットです。
なおここでは、代表的な請求書発行システムとして、MISOCAを紹介します。
MISOCAは、株式会社マネーフォワードが提供する請求書発行システムです。シンプルで見やすいデザインの請求書テンプレートを活用し、簡単に請求書を作成できます。請求書のメール自動送信やロゴ挿入、PDF発行など様々な機能を簡単に実行できることもメリットです。
また、取引先別に売上推移のチェック・管理レポート機能や、「弥生の確定申告ソフト」との連携も、経理業務のサポートには効果的です。電話やメール、チャットによるサポートサービスもあるので、操作に困ったら活用しましょう。
MISOCAの特徴
- 見積書や納品書、請求書などを、わずか1分ほどで作成！
- 自動作成機能を活用し、請求書の作成忘れを防止
- 無料プランあり！手軽に始められる
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経費精算システム
7つ目は経費精算システムです。
経費精算システムは、交通費や宿泊費などの経費について、まとめて精算してくえるシステムです。経理担当者にとって経費精算は、負担が大きな業務の1つですが、システムを活用することで申請・承認が容易になります。また、電子帳簿保存法に対応したシステムも多いため、ペーパレス化やリモートワークを推進したい会社にもおすすめです。
なおここでは、代表的な経費精算システムとして、マネーフォワード クラウド経費を紹介します。
マネーフォワード クラウド経費は、株式会社マネーフォワードが提供する経費精算システムです。キャッシュレスの経費精算やリアルタイム送金が可能なほか、仕訳データの自動登録や申請チェック機能で、経理作業の手間を省いてくれます。
電子帳簿保存法に対応して、経理業務のペーパーレス化を実現したい場合におすすめのツールです。また、姉妹家計簿アプリの「マネーフォワードME」と連携できることも、メリットの1つと言えるでしょう。
マネーフォワード クラウド経費の特徴
- パソコンに加え、Android、iOSアプリもあり
- レシートの画像読み取りやオペレーターによる領収書入力代行も
- まずは1ヶ月無料トライアル！
URL: https://biz.moneyforward.com/expense
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請求書受領サービス
8つ目は請求書受領サービスです。
請求書受領サービスとは、請求書の受取、データ作成など、請求書の受領に関わるサービスです。例えば、領収書をスキャンして、そのデータを会計システムに自動で取り込んでくれるサービスを使えば、請求書受領作業がより効率化します。他にも、請求書の保管代行など様々なサービスがあるので、自社の課題に応じて最適なサービスを選びましょう。
なおここでは、代表的な請求書受領サービスとして、バクラク請求書を紹介します。
バクラク請求書は、株式会社LayerXが提供する請求書受領サービスです。オンライン上で、請求書受取り、会計処理、支払い処理と、請求書受領に関わる全ての工程をまとめて自動化します。ワークフローシステム「バクラク申請」と連携すれば、払ってよいか稟議に回す機能も使えるようになります。また、二重払いを防止する機能や仕訳方法の自動学習機能もあるので、請求書受領の手間は大きく削減されるでしょう。
バクラク請求書の特徴
- 提携パートナーサービスにより、紙の請求書の受領、データ化などにも対応
- 平均データ化速度は10秒以内！枚数が多くても処理速度は不変
- 2週間無料トライアル！
URL: https://bakuraku.jp/invoice
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アウトソーシングサービス
9つ目はアウトソーシングサービスです。
経理業務はバックオフィス業務の1つで、直接利益を産み出す性質の業務ではありません。そのため、自社の経理業務を外注することで、今まで経理業務に取られていた社内リソースを、直接利益を産み出す他の業務に回すことも、生産性向上のための戦略として考えられます。必ずしも経理業務全てをアウトソーシングする必要はなく、場合によっては経理業務の一部分だけをアウトソーシングしてもよいでしょう。
なおここでは、代表的なアウトソーシングサービスとして、CASTER BIZ accountingを紹介します。
CASTER BIZ accountingは、株式会社キャスターが提供する経理業務アウトソーシングサービスです。2,000社以上の導入実績があり、秘書業務・営業事務・人事など様々な業務をカバーできます。
オーダーメイドでサービスをカスタマイズできるので、自社の現況や課題を踏まえて、最適な形でアウトソーシングサービスを導入しましょう。最短5日でサービス利用開始可能と、速やかにサービスを活用できることもメリットです。
CASTER BIZ accountingの特徴
- クラウド会計に関わるセミナーを開催
- ホームページ上での導入事例を参考に活用方法を考えられる
- 顧客継続率96.7%の安心感
URL: https://accounting.cast-er.com/
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経理業務効率化ツールの比較ポイント
ここでは、経理業務効率化ツールの比較ポイントを3つ解説します。
- 導入目的に沿った機能
- サポート体制
- 自社に合ったプランの有無
それでは、1つずつ解説します。
導入目的に沿った機能
比較ポイントの1つ目は、導入目的に沿った機能です。
一口に経理業務と言っても、請求書の発行や年末調整など、さまざまな業務があります。そのため、ツールの導入を通じてどのような課題を解決したいのか目的を明確にし、その導入目的に沿った機能を有するツールを選びましょう。一度に複数の課題を解決したい場合は、複数の課題解決に役立つ機能がそろったツールを導入すると、効率的です。
サポート体制
比較ポイントの2つ目は、サポート体制です。
経理業務効率化ツールを使う過程で、操作方法がわからないなどの悩みやトラブルが発生することもあるでしょう。その場合、サポート体制が充実していれば、すぐに解決できて安心です。サポート体制について確認する際には、電話やチャットなどのサポート手段に加えて、受付時間や回答スピードについても確認しておきましょう。
自社に合ったプランの有無
比較ポイントの3つ目は、自社に合ったプランの有無です。
例えば、ITリテラシーが高くない従業員が多い企業では、高額で機能が豊富なツールは使いこなせない可能性が高いでしょう。その場合は、必要最小限の機能だけで、安価なツールの方がおすすめです。このように、自社のITリテラシーや規模に応じ、機能やコストの面で最適なプランを選択できるツールを選びましょう。
まとめ
今回は、経理業務の課題や経理業務効率化ツールの種類の解説に加え、ツールの種類ごとにおすすめのツールを紹介しました。
経理業務は、属人化しやすい業務の上に、紙データの多さや金銭が関わる性質上ミスが許されない業務が多いことも、効率化を妨げてきました。しかし、最近ではこれらを解決できるツールが多数登場しています。ツールは多数存在しますが、経理業務で解決したい課題に応じて、まずは今回紹介したツールから検討してはいかがでしょうか。その際は、サポート体制や自社の現状に合ったプランの有無も考慮しましょう。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
