こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
仕事上のミスを減らすことは、業務効率化の観点から多くの会社で重要な課題の1つとされています。そのために有効な手段が、チェックリストです。チェックリストを適切に活用することで、業務の作業を見える化して仕事上のミスを減らせるでしょう。また、ナレッジ共有により業務の属人化防止も期待できます。しかし、チェックリストを活用するには、どんなポイントに注意すればいいかわからない人もいるのではないでしょうか。本記事では、チェックリストの効果や注意点を解説した後、チェックリストを活用するポイントも解説します。
目次
チェックリストを使って減らす仕事のミス
ここでは、チェックリストの基礎知識として、以下の2点を解説します。
- チェックリストが持つ重要な役割
- 仕事でやりがちなミス
1つずつ、解説します。
チェックリストが持つ重要な役割
基礎知識の1つ目は、チェックリストの役割です。チェックリストの役割は主に以下の通りです。
- 業務に必要な作業を見える化
- 作業の抜け漏れがないか、適切に行われているか判断
チェックリストにチェックが入っていれば、業務に必要な作業ができていると判断できます。反対に、チェックが入っていなければ、業務の実施状況を別途確認することで、トラブル防止の役割も期待できるでしょう。このように、チェックリストはシンプルなフローですが、製品やサービスの質を担保するには欠かせないものです。
仕事でやりがちなミス
基礎知識の2つ目は、仕事でやりがちなミスです。ここでは、以下の3点を解説します。これらのミスは、チェックリストを用いることで防止することができます。
- 指示内容の取り違え
- 思い込みによる確認不足
- うっかりミス
それでは、1つずつ解説していきます。
指示内容の取り違え
やりがちなミスの1つ目は、指示内容の取り違えです。指示する人と指示を受ける人の間で、指示内容の認識が異なっている際に発生します。具体的にどんなアウトプットが求められているか明確にすることで、指示内容の取り違えを防止できるでしょう。
思い込みによる確認不足
やりがちなミスの2つ目は、思い込みによる確認不足です。作業を行う人や作業内容をチェックする人が、ここでミスするはずがないと思い込みを起こした際に発生します。長時間単純作業を行っているなど、集中力が低下している際に特に発生しやすいミスです。
うっかりミス
やりがちなミスの3つ目は、うっかりミスです。作業を行う人が、以下のような作業を行っていると、うっかりミスが発生しやすいと言えます。
- 段取りを十分行わないまま作業開始
- 手順に従わず作業しなかった
- 作業を行っている人が独断で作業項目を追加、もしくは削除
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仕事のミスを減らすためのチェックリストの効果
仕事のミスを減らすためのチェックリストの効果は、以下の3つです。
- 認識のズレを防ぐ
- 業務効率が上がる
- ナレッジが共有できる
1つずつ、解説します。
認識のズレを防ぐ
チェックリストの効果の1つ目は、認識のズレを防ぐことです。チェックリストを作成することで、業務に必要な作業を見える化できます。これにより、指示する側・される側で、作業の内容やポイントを何度も確認ができます。そのため、双方の認識を合わせることができるのです。認識のズレを防ぐことで、指示内容を取り違えて指示する側が期待していたものと異なるアウトプットが出されることも減ります。その結果、作業の手戻りが減って作業時間の短縮にもつながります。
業務効率が上がる
チェックリストの効果の2つ目は、業務効率が上がることです。チェックリストを用いることで、手順に迷うことなく作業を進められる上に失念も防止できます。これにより、確認事項や作業の進ちょく状況を逐次把握できる上に、手戻りも防げます。その結果、余計なことに気を取られずに効率よく業務に取り組めるのです。また、マニュアルを正しく使えば、うっかりミスや単純作業が続いて集中力が低下することも防げます。その点でも業務効率が上がるでしょう。
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ナレッジが共有できる
チェックリストの効果の3つ目は、ナレッジが共有できることです。チェックリストに業務に必要なものや手順を明確に記して、業務に必要な作業を見える化しましょう。これにより、社内でナレッジを共有できます。ナレッジを共有するメリットは、担当者の不在や交代があっても効率よく業務を進められることです。これにより、社内全体の業務効率化や属人化防止も容易になるでしょう。
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仕事でのミスを減らすことができないチェックリストの注意点
チェックリストで仕事でのミスを減らすには、定期的に更新を行いましょう。法律など社会情勢の変化や技術の進歩により、チェックリストの内容が不適切になることもあり得ます。古いままの情報を元に作られたマニュアルでは、かえってミスの原因になりかねません。また、チェックリストに慣れすぎて、適切にチェックリストが活用されなくなることも考えられます。そのため、チェックリストが形骸化しないよう、メンテナンスのタイミングを決めて更新を行いましょう。
また、チェックリストの運用ルールも適切に設定しておく必要があります。トラブル発生時の対処方法や、チェックリストと実際の業務内容の間に違いが発生した際の連絡先などを、運用ルールとして設定するとよいでしょう。
仕事でのミスを減らすために活用できるチェックリストのポイント
仕事でのミスを減らすために活用できるチェックリストのポイントは、以下の3つです。
- チェックリストを使う場面を決めておく
- チェックリストのメンテナンスを定期的に行う
- ダブルチェックで念押しする
1つずつ、解説します。
チェックリストを使う場面を決めておく
ポイントの1つ目は、チェックリストを使う場面を決めておくことです。チェックリストは、作業が終了した際に用いられることが一般的です。そのため、業務のどの作業が終了した際にチェックリストを使うかあらかじめ決めておきましょう。これにより、チェックリストの使用が浸透していきます。また、特定の資料を見ながら作業すべき工程であれば、その資料の該当部分にチェックリストを活用する旨を書いておきましょう。
チェックリストのメンテナンスを定期的に行う
ポイントの2つ目は、チェックリストのメンテナンスを定期的に行うことです。作業工程の変化や法律など社会情勢の変化により、過去作られたチェックリストが現状最適なものではなくなっていることは珍しくありません。そのため、常に最新のチェックリストでチェックができるよう、メンテナンスを定期的に行いましょう。また、チェックリストの内容に関わる気づきがあった際には、速やかに情報共有や担当者への連絡を行えるよう、日頃から体制を整えておくとよいでしょう。社内wikiなどの情報共有ツールを用いると、これらの作業を一層効率化することができます。
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ダブルチェックで念押しする
ポイントの3つ目は、ダブルチェックで念押しすることです。チェックリストを作成しても、それを用いてチェックを行う担当者がチェック項目を見落とす可能性もあります。そのため、特に重要な部分はダブルチェックで念押しすることがおすすめです。最重要項目は、2人以上でチェックを行うとより安心です。ただし、ダブルチェックを行うと社内全体での業務量が増えてしまいます。そのため、作業の重要度に応じてダブルチェックの実施有無や実施体制を考えましょう。
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まとめ
本記事では、チェックリストの効果や注意点を解説した後、チェックリストを活用するポイントを解説しました。チェックリストは、作成して終わりではありません。使う場面や運用方法を明確にして、かつ定期的に見直しを行うことで十分な効果を発揮することでしょう。また、チェックリストを活用しても、人間の目で確認する以上抜け漏れを完全になくすことは困難です。そのため、失敗が特に許されない重要な部分は、ダブルチェックで念押しするとより安心でしょう。本記事を参考にして、あなたが日々行っている業務においても、チェックリストを活用し、仕事上のミスの削減に役立てていきましょう。
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