紙のマニュアルをWeb化する目的・効果・デメリット・おすすめツールを徹底解説

2023年01月21日(土) マニュアル作成

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

「マニュアルをWeb化する」とは、インターネットを使用してWebブラウザでマニュアルを閲覧できるようにするという意味です。近年、マニュアルはWeb上で配信することが主流となっています。なぜならPCやスマートフォンが普及したことで、ほしい情報を簡単に検索できる利便性が重視されるようになったからです。 紙のマニュアルは読みやすさが魅力ですが、持ち運びや情報の見つけやすさはWebマニュアルの方が優れています。またWebマニュアルでは、拡大や縮小はもちろん、印刷コストをかけずにカラー表示をすることができます。この記事では、マニュアルをWeb化する目的や期待できる効果、デメリットなどを解説します。

 

 

マニュアルをWeb化する目的

マニュアルには、商品説明マニュアルやシステム操作マニュアルといった【顧客向けのマニュアル】と、業務マニュアルや教育マニュアルとった【社内向けのマニュアル】があります。ここでは、紙からWebに移行する【共通の目的】について解説します。

保管・持ち運びの手間を削減

紙のマニュアルの形状は、分厚い冊子やファイルとなりますので、保管や持ち運びの観点において不便さを感じるでしょう。WebマニュアルはPCやスマートフォンで閲覧できるため、保管スペースが不要です。また、マニュアルのページ数や種類が増えてもマニュアルの重さを感じることがありません。

コストを削減

紙のマニュアルにかかる紙・印刷・保管スペース・配送・破棄などのコストを削減できます。また、カラー印刷をするとモノクロ印刷の4~5倍のコストがかかります。Web化すればカラーもモノクロもかかるコストは同じです。コストを気にせずカラーの写真や図表を使ってわかりやすいマニュアルを作ることができます。

動画の活用

Webマニュアルには、動画を埋め込むことができます。文章や写真では説明しづらく理解しにくい内容、あるいは人の感覚にゆだねられる色・音・状態などをわかりやすく説明できることが大きなメリットです。商品の操作方法や社内業務の手順などを、動画で顧客や社員に共有すれば共通認識が持てます。認識のズレにより大きなトラブルに発展することを回避できますし、作業の標準化も実現するでしょう。

マニュアルのWeb化で期待できる効果

マニュアルを紙からWebに移行することで、マニュアル作成者と閲覧者の双方がメリットを得られます。今回は代表的な効果3つを紹介しましょう。

検索性の向上

紙のマニュアルでほしい情報を探す場合は、手でページをめくりながら探すしかありません。なかなか探しあてることができずに、前から後ろから何度もパラパラと往復した経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。Webマニュアルでは、マニュアルの種類やページ数がどんなに多くても、キーワードを入力するだけで簡単に検索できます。情報が見つからないストレスと時間のロスを大きく減らすことができるでしょう。

更新頻度の向上

紙のマニュアルでは、同時に原本に触れることができる人数が限られます。また、最新情報に更新する際や誤字脱字があった場合には、原稿データを用意して印刷し直さなければなりません。Webマニュアルであれば、複数人で同じマニュアルを閲覧できますし、更新したい情報に関して上司の承認を簡単に得ることができます。さらに、Web上では最新情報の更新や、誤字脱字の修正にも手間がかかりません。

利用頻度の向上

PCやスマートフォンが普及し、多くの人にとって短時間で情報を検索できることが当たり前になっています。そのため、会社が紙のマニュアルを使っていて検索できない状況であれば、社員のやる気をそいでしまう可能性があります。Webマニュアルは、PCやスマートフォンがあれば、いつでもどこででもマニュアルを確認可能です。外出時やリモートワーク時にも閲覧できるため、マニュアルの利用頻度が向上するでしょう。

マニュアルWeb化のデメリット

マニュアルをWeb化するメリットは多いものの、紙だからこその便利さを全部カバーすることは不可能です。 そうしたWeb化による2つのデメリットを紹介します。

閲覧にはPCやスマートフォンが必要

デバイスの購入コストがかかることはデメリットですが、PCもスマートフォンも普及していますので問題にはなりません。総務省発表の「インターネットの利用状況」によると、2020年のインターネット利用率(個人)は83.4%。また、端末別のインターネット利用率は「スマートフォン」(68.3%)、「パソコン」(50.4%)となっています。同じく総務省発表の「情報通信機器の保有状況」によると、2020年における個人のモバイル端末の保有状況は「スマートフォン」が69.3%です。約7割の人がデバイスを新たに購入することなく、Webのマニュアルにアクセス可能といえるでしょう。

メモを書き込んだり、付箋をつけたりできない

個人に配布された紙のマニュアルであれば、重要なポイントにメモを書き込んだり、付箋をつけたりするなど、使いやすいように自由にカスタマイズすることができます。一方、Webマニュアルは会社や組織で管理されています。複数人で共有することが前提であるため、自分勝手なカスタマイズはできません。

マニュアルがWebに向いているかチェックするポイント

ここでは、どんなマニュアルがWeb化に向いているのかを解説します。

マニュアルを使う期間

長期間使用することが前提のマニュアルであれば、耐久性があり情報をいつでも更新できるWebマニュアルが向いています。

マニュアルのページ数

マニュアルのページ数や種類が多い場合は、持ち運びや検索にストレスを感じにくいWebマニュアルが向いています。

マニュアル作成者の数

マニュアルの作成や更新を複数人で担当している場合は、マニュアルを共有しやすいWebマニュアルが向いています。

マニュアルをWeb化する方法

Web化する方法は複数あります。ここでは、代表的な3種類の方法と、それぞれがどんな内容のマニュアルに向いているかを解説します。

PDF

紙のマニュアルをスキャンしてPDF化したマニュアルや、WordなどのデータをPDFで出力したマニュアルを、Web上にアップする方法があります。配布やダウンロードがしやすいため、商品の説明書や操作方法などを解説した顧客向けマニュアルに向いています。

HTML

オンラインヘルプをHTML 形式で作成します。Web環境があればいつでもどこででも閲覧できますし、複数のマニュアルを網羅的に管理できることがメリットです。そのため、教育マニュアルや業務マニュアルに向いています。

アプリ

マニュアルが作成できるスマートフォンアプリもあります。スマートフォンで持ち歩くことができますので、屋外で仕事をする場合の利用に役立ちます。業務や教育に必要な社内マニュアル全般に向いています。

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この資料でわかること

• マニュアル作成で押さえたい7つのポイント
• 業務マニュアルの作成手順
• マニュアル作成ツールの選び方

 

まとめ

この記事では、マニュアルのWeb化について解説しました。PCやスマートフォンが普及している今、マニュアルをWeb化することで多くのメリットが得られます。企業のDX化やリモートワーク化も進んでいますので、紙のマニュアルを早めにWeb化しておくことが得策ではないでしょうか。

最後に簡単にマニュアルをWeb化できるおすすめのツールをご紹介しますので、ご興味のある方はぜひご覧ください。

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