無料で使える!Web会議の議事録作成に便利な機能4選

2023年01月21日(土) テレワーク・リモートワーク

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

Web会議の議事録を作るときに、「せっかくオンラインで話すのだから、議事録も自動で作れたらいいのに」と感じたことはありますか。現実問題、議事録完成までの全工程を自動で行うのは難しいでしょう。ですが、多くのWeb会議ツールには議事録作成の負担を減らせる機能がすでに備わっています。

今回の記事では、議事録を効率良く作成するために使えるWeb会議ツールの機能を4つ紹介します。機能を使うメリットやコツについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。

議事録作成者がWeb会議で活用すべき機能

Web会議ツールに備わった機能は、議事録作成にも活用可能です。今回はWeb会議ツールで圧倒的シェアを占めているZoomの機能を例に、議事録作成に活かす方法を紹介します。

録画機能

Web会議の画面をそのまま動画として残す機能です。Web会議の記憶が曖昧な部分を動画で振り返ることができるため、議事録の正確性を高められるでしょう。また、動画をWeb会議に参加できなかった人に共有するのもおすすめです。議事録だけでは伝わりにくい細かなニュアンスまで確認できるため、内容への理解が深まりやすくなります。

チャット機能

Zoomのチャット機能の特徴は、メッセージの宛先を柔軟に変更できることです。議事録作成には、Web会議参加者全員が見られる「グループチャット」を活用できます。議事録に入れるべき重要な事項をメモし、チャットとして適宜送信するといいでしょう。リアルタイムで複数人がチャットにメモを残すことで、重要事項を議事録に記載し忘れるリスクを減らせます。また、「チャットを保存」を会議終了前に押すと、メモの内容を一括でダウンロード可能です。そのデータを整えることで、重要事項を端的にまとめた議事録を簡単に素早く作れます。

ホワイトボード機能

チャット機能と同様に、Web会議中のコミュニケーションが目的のツールです。名前の通りホワイトボードのように、Web会議中にペンツールで自由に図形や文字、イラストなどを書き込めます。ノートにメモをするように、重要事項を視覚的に分かりやすく記録できることがメリットです。タブレット端末で参加する場合や、資料を見ながら進める会議の場合に便利でしょう。

自動文字起こし機能(自動字幕)

動画サイトの字幕のように、Web会議で話した内容を自動で文字起こしする機能です。文字起こしの精度は、周囲のノイズや話し方に左右されます。また、固有名詞や専門用語は読み取れない場合が多いです。手動で文章を調整する必要はあるものの、議論の内容をすべて自動で記録できます。文字起こし内容を取捨選択することで議事録が作成できるので、大幅な時短に繋がるでしょう。

議事録作成に便利な機能を活用するメリット

Web会議ツールの機能を使って議事録作成を効率化すると、会議参加者はもちろん会社全体にとってメリットがあります。ここでは、議事録作成者、会議参加者、会社全体、次回の会議参加者にとってのメリットをそれぞれ紹介します。

議事録作成の負担が減る

議事録作成者は、会議のたびに議事録を作る時間が取られてしまいます。Web会議ツールの機能を活用することで、議事録の作成時間を短縮可能です。議事録作成者が自分の業務に専念できるため、チームの生産性向上にもつながるでしょう。

水掛け論を防止できる

記憶を頼りに後から議事録を作成すると、Web会議中の発言の解釈や「どの事項が重要か」といった認識が他の参加者と異なる可能性があります。Web会議中にリアルタイムで記録を取ることで、そうしたズレを防止できるでしょう。

迅速に情報共有できる

機能を使って議事録の作成時間を短縮することで、スピーディーな情報共有を実現できます。会議を行う目的は、議論の末に決定したアクションプランを業務に取り入れることです。情報共有が早ければ早いほど、業務に落とし込むスピードが上がり、プロジェクト全体の生産性がアップするでしょう。

会議方法の改善に役立つ

リアルタイムで正確な記録を残すことで、会議の無駄を可視化することができます。文字起こし機能を使うと、どのアジェンダにどれくらいの時間を掛けたのが一目瞭然です。また、毎回同じ方法で記録を残していると、過去の議事録との比較もしやすいでしょう。もし、同じ内容について何度も会議していたことが分かれば、次回のアジェンダ作成に活かせます。

議事録作成に便利な機能を活用するときの注意点

議事録作成に便利な機能を使う際は、作業効率と内容の正確性を意識することが大切です。下記2つのポイントを押さえて、スムーズに議事録を作成しましょう。

クオリティを重視しすぎない

議事録の役割は会議参加者の備忘録ですので、分かりやすさを重視しましょう。機能を使う目的は、議事録の作成時間を短縮することです。「時間が短くなったぶん、議事録の見栄えにこだわった」では本末転倒になってしまいます。議事録に便利な機能を使う以前と変わらないクオリティで作るよう意識してください。

複数人で議事録を作る

作業負担が減ったからといって、議事録作成を一人のみに任せるのは避けましょう。一人で議事録を作ると、議論した内容の認識や解釈が偏ってしまう可能性があるからです。議事録内の決定事項やアクションプランの認識が間違っていると、会社の経営やプロジェクトの成果に影響が出るでしょう。内容の客観性を保つためにも、複数人のメモをもとに議事録を作成したり、議事録共有前に他の人に確認してもらったりすることが大切です。

議事録を効率良くまとめるコツ

Web会議に限らず、議事録作成を効率良く行うためには事前準備が大切です。また、共同編集ツールを活用して議事録を作成すると、会議終了後スピーディーに共有できます。それぞれの具体的なポイントについて解説します。

過去の議事録を参照する

Web会議に参加する前に、議事録のバックナンバーに目を通しましょう。会議の目的やポイントを把握できるうえ、アジェンダが過去の内容と重複することも避けられます。必要なときに過去の議事録をすぐ参照できるよう、普段からしっかり議事録のファイルを管理することが大切です。

テンプレートを使う

議事録のテンプレートを用意し、記載する項目を統一するといいでしょう。議事録作成者にとっては、内容の抜け漏れ防止に効果的です。また、議事録作成者が変わったときにも、品質が大きく変動するリスクを避けられます。議事録を読む側にとっても、形式が統一されていて読みやすいでしょう。日付や参加者、アジェンダといった基本項目を会議開始前に記載すると、会議後の作業量を減らす効果もあります。

議事録テンプレートの例は、『会議議事録の書き方』で紹介していますのでぜひご覧ください。

共同編集ツールを使う

議事録作成時は、ドキュメントを共同編集できるクラウドツールを活用するといいでしょう。一つのドキュメントファイルを複数人で同時に編集・閲覧できますので、議事録の作成やチェックをスピーディーに進めることができます。議事録の発信も共同編集ツール上で行えるため、作成から共有までの工程をオンラインでワンストップに行えます。そのため、Web会議をはじめとするオンラインコミュニケーションを行う職場にとって、最適な議事録作成ツールだといえるでしょう。

まとめ

今回は、Web会議の議事録作成を効率化する方法について紹介しました。効率化を進めることで、作成者はもちろんチームや会社全体にもメリットがありますので、ぜひ活用してみてください。

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