新人教育のためのマニュアル作成のメリットやコツ・おすすめのITツールも紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

入社したての新人には、挨拶やビジネスマナーなどの基本を教えなければならず、戦力化するにはそれなりに時間がかかります。要点を押さえた新人教育マニュアルを作成すると、新人の即戦力を期待できるだけでなく、教える側の時間を短縮できるといった様々なメリットもあります。コストと時間をかけてみたもののそれほど実績がでなかったという事を避けるためにも、適切な教育マニュアルの作り方を知っておいて損はないはずです。今回は新人教育のマニュアル作成のメリットやコツ、そしてマニュアルを共有することができるおすすめのITツールをお伝えします。

新人教育のマニュアルを作るメリットとは？作らない場合は？

新人教育のマニュアルを作るメリットを詳しく見ていきましょう。あわせてマニュアルを作らない場合に、どのようなデメリットがあるのかについても解説します。

重要事項を漏らさない

マニュアルを作成しておくメリットは、絶対に覚えておいてほしい重要事項を漏らさないことです。入社直後の新人は、業界で常識とされていることが、わかっていないことも少なくありません。ちょっとした専門用語が出てくるたびに頭をかしげてしまうのが実際のところです。口頭の説明だけでは、内容を全て理解してもらうことすら難しく、さらにメモをとらせて覚えてもらうのは、新人にかなりの負担がかかってしまいます。

教育マニュアルがないと、説明したつもりが全く伝わっていなかったり、重要事項だと強調したのに、忘れてしまったりすることが考えられます。特に覚えてもらいたい事項は口頭で繰り返すだけでなく、マニュアルに色付けや太字で書くなどの工夫をするとよいでしょう。

習熟度や理解度を上げる

マニュアルを作成すると、何度も繰り返し読むことによって、さらに習熟度を上げることができます。在宅中や移動時間などにもマニュアルを読むことができるので、場所を問わずブラッシュアップができます。

マニュアルがないと口頭の説明だけでメモをとり、覚えなくてはならないので、新人は大きな不安やストレスにさらされることになります。マニュアルがあれば、口頭の説明ではわからなくても、一度で覚えることができなくても、プレッシャーを受けることがなくなります。マニュアルを作成することにより、新人はリラックスして研修に臨むことができるようになるのです。

教育内容によっては、最近増えてきている動画のマニュアルを取り入れてもよいでしょう。細かい動作の確認などが行えるため、イメージがしやすく、紙のマニュアルに比べ習熟度の差異が出にくいのが特徴です。

教育にかかる時間を減らす

新人教育マニュアルがあると、上司や先輩などが指導する立場の人間にとって、時間短縮ができるだけでなく、新人も単独で理解を深めることによって、質問が不要になり、独り立ちしやすくなります。マニュアルがあることにより、双方が教育訓練の時間を減らすことができます。

新人研修前にマニュアルを読んできてもらい、研修中にわからないところだけ質問を受けて解説するのも効率的な方法です。研修の時間が大幅に短縮されます。

新人が通常業務を前任者から引き継ぐ場合は、短時間で前任者から引き継がなくてはならない場合も考えられます。新人への一からの教育は担当者に非常に負担がかかるため、普段からマニュアルの整備をすすめておけば、新人に引き継ぐ場合でも時間的にも精神的にも余裕を持つことができます。マニュアルがないと、担当者は全て口頭で説明しなくてはならなくなります。全ての説明についてメモを取り確実に覚えるというのは、お互いに疲労が大きく、戦力になるまでに時間がかかるなどのロスにつながります。

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新人教育のマニュアル作成の際に入れるべき3つの項目

新人教育のマニュアルにいれておくべき項目について解説していきます。特に重要なのは企業理念です。詳しく見ていきましょう。

企業理念や社内ルール

新人教育のマニュアルで確実に入れてほしいのは企業の理念・ビジョン・行動指針です。どのような社員に育ってほしいのかを明確に伝えることで、新人が正しい方向に目標を定め、自分の行動を判断する際の基準にすることができます。また企業理念を伝えることで、会社の一員になったという自覚が沸き、愛社精神もはぐくまれます。自発的に行動し、会社に貢献しようという「社員エンゲージメント」も高まってくるでしょう。企業が複数の事業を行っている場合は、事業の全体像をマニュアルに入れることによって、配属された部署との関係を理解することができます。

企業がスムーズな業務を行うためには、社内ルールが必要です。社内ルールは就業規則と違い会社と従業員の契約ではありません。例えば旧姓を使って仕事をすることができるかどうかといったものも社内ルールの1つです。会社が大きくなればなるほど、接待なども増えてくるでしょう。経費精算などにルールを設けないと経理に重い負担がのしかかります。

またタイムカードや社食、経費精算など社内についての記載も必要です。出張や有給申請などといった社内事務のルールをマニュアルに入れておけば、現場の指導係が説明しなくてもよくなります。部署ごとの新人教育のマニュアルには、暗黙のルールも入れておくと、新人のなじみが早くなります。

ビジネスマナー

学生気分がまだ残っている新人には、即戦力となってもらうためにも、基礎的なビジネスマナーを教え込む必要があります。挨拶の仕方、名刺の渡し方、電話の応対方法といったものがあり、早期に学ぶことによって顧客対応もできるようになります。また「報連相」といった業務遂行での常識もいれておくとよいでしょう。こういったビジネスマナーはマニュアルに記載するだけでなく、外部の講師を招き全社で一斉に新人研修を行うとより効率的です。

基本的なITやソフトの使い方

今やほとんどの企業でパソコンのスキルは必須といえます。近頃ではスマートフォンの操作しか知らず、パソコンに慣れていない新人もいるので、基本的な操作法を入れておくとよいでしょう。良く使うシステムやエクセルの使い方などのレクチャーがあると、円滑に業務が進められます。基本的なパソコンの操作での質問で、指導係に時間をとらせないためにもマニュアルに必ず入れておきたい項目です。

新人教育のマニュアルはどうやって作る？作り方のコツは？

さて新人教育のマニュアルはどうやって作成するのでしょうか。3つのコツについて解説していきます。

全体がわかる構成にする

新入社員は不慣れなことが多く、聞きなれない言葉やわからない概念が多いため、欲しい情報がすぐに探し出せるような構成にしておくことが大事です。項目は1番最初に目に入る部分で、項目を追っていくだけで簡単に全体がつかめる構造が望ましいです。また全体を大きなカテゴリと小さなカテゴリにわけ、カテゴリの終わりにはまとめをつけると、全体の内容がさらにわかりやすくなります。

専門用語を使わずわかりやすい言葉で書く

1つの業務に長く携わっている人ほど、難しいビジネス用語・社内用語・専門用語を多用しがちになります。こういった言葉は社内では当たり前のように使いがちですが、新人は質問するのもためらってしまい、内容がよくわからないまま終わってしまうこともあります。質問しない方が悪い、こんなこともわからないのかと叱責してしまうと、新人はさらに質問がしにくくなり、さらにコミュニケーションが取りにくくなってしまったり、辞めてしまうようなケースも起こりえます。専門用語の注釈をつけたり、研修中でもインターネットでわからない言葉を検索できるような雰囲気を作るのも大事です。

専門用語などを避けるだけでなく、長い文章も読みにくくなる原因になります。また文章だではなく、図や表を使うと視覚的に理解ができるようになります。

全体のトーンをまとめる

新人教育のマニュアルは多岐にわたるので、複数の人で手分けをして作業することもあります。その場合は全体として文調やフォントなどがおかしくなってしまい、読みづらくなることもありえます。最終的には誰かが全体のトーンをまとめていくのが好ましいです。新人に近い人に読んでもらって、フィードバックをもらうと、さらにわかりやすいマニュアルになるでしょう。

新人教育のマニュアルに活かせるテンプレート

新入社員全員に共通するようなビジネスマナーに関するマニュアルであれば、テンプレートを使用すると1から作成するよりも手間が省けるのでとてもおすすめです。またデザインも統一されており、すでにできあがったレイアウトを使って、文字を入力するだけでよくなります。マニュアルの作成には時間がどうしてもかかってしまうので、レイアウトやデザインなどに時間をできるだけ書けないのがコツです。また内容に抜けや漏れがなくなるなどのメリットがあります。

NotePMでは、新入社員のマニュアルに使える様々なテンプレートを公開しています。これらのマニュアルをもとに、個々の会社にあったマニュアルを作成をしてみてください。

・来客対応ビジネスマナーマニュアル
会社にはさまざまな人が来客します。新人とはいえ適切な対応ができなければ、社会的な信用を失ってしまいます。

・名刺交換のビジネスマナーマニュアル
名刺交換はビジネスを円滑に始めるときに必要なものです。名刺交換の仕方はほぼ統一されているので、会社ごとのアレンジはそれほど必要ないはずです。

・電話対応のビジネスマナーマニュアル
電話での対応は、会社の印象を決める要素になります。トラブルにならないようにしっかり新人にマナーをつけさせましょう。

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新人教育のマニュアル制作に役立つおすすめのITツール

NotePM

NotePM は、誰でも簡単に使うことができるマニュアル作成ツールであり、機能エディタやテンプレート機能といった機能が充実しています。そのうえ、変更箇所を自動的にハイライトで表示したり、登録した文章の全文検索やワンクリックでの絞込検索ができたりといった具合に、必要な情報をすぐに見つけられるのも魅力です。

NotePMの特徴

誰がいつどのページを見たかを一覧表示してくれるので、閲覧済みかどうかの確認が不要です。
ツリー構造を採用しており、目的のフォルダがどこにあるのかが一目でわかります。
ページ作成や更新をした際に特定のユーザーに通知することができます。

NotePM
URL: https://notepm.jp/

まとめ

本記事では新人教育のマニュアルを作るメリットやコツなどを紹介いたしました。マニュアル作成にはそれなりに時間がかかりますが、一度作成すると何度も同じ説明が不要になり、新人の習熟度が上がるのも早くなります。ご紹介したテンプレートを使用して新人教育のマニュアルを作成してみてください。またできたマニュアルは、社内wikiなどのITツールを使って共有することで、より多くの人に使用してもらうことができます。インフラの整備もあわせて検討してみてください。