こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
ナレッジとは、英語で表記すると「knowledge」で、直訳すると「知識」や「情報」などを意味する単語です。ナレッジを正しく活用すれば、企業活動に大きな効果を発揮します。この記事では、ナレッジの活用が注目される背景から、企業が推進する目的、活用するためのステップ、おすすめITツールまでご紹介します。
目次
ナレッジの活用が注目される背景
長年業務を続けていくと、さまざまなナレッジを蓄積できます。蓄積したナレッジは、共有して業務に活用できると共に、蓄積してきたナレッジを組み合わせることで、今までより高度な、あるいは今までにないナレッジを産み出すことも期待できます。特に、テレワークの拡大により対面でコミュニケーションしていくことが困難となり、ナレッジの共有・活用を仕組み化していくことが一層重要になっています。
なお、ナレッジの活用を企業が考える際によく使う言葉に「ナレッジマネジメント」があります。これは、ナレッジを一元管理して共有・活用するものです。詳細は以下の記事をご覧ください。
関連記事：【完全版】ナレッジマネジメントを総まとめ！導入から運用までおすすめツールも解説
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企業がナレッジの活用を自社で推進する目的
ナレッジは、企業活動のさまざまな場面で活用できます。また、正しく活用すれば大きな効果を発揮します。ここでは、企業がナレッジの活用を自社で推進する目的を、以下の4つ紹介します。
- 人材教育・育成の効率化
- サステナビリティの実現
- 新たなナレッジの取得
- 業務改善・効率化
人材教育・育成の効率化
ナレッジは、企業の人材教育・育成に大いに活用されています。企業活動の中で、過去起きたことと同じようなことが発生した場合に、これまで培ってきたナレッジを活用することで、無駄を省くことができます。例えば、新規エリアへの出店を成功させた事例がある場合、そこで得たナレッジは新たに出店を企画する場面でも大いに活用できるはずです。他にも、企業活動を通じて得てきたナレッジを蓄積して活用すれば、人材教育・育成を効率よく行うことも可能です。
サステナビリティの実現
サステナビリティとは、英語で表記すると「Sustainability」で、直訳すると「持続可能性」などを意味する単語です。ここでは、企業が事業を長期的に継続していく能力のことを言います。
ナレッジは、サステナビリティの実現にも活用できます。例えば、企業活動をしている中では、システム障害や製造機故障などのトラブルが発生するものです。しかし、そのようなトラブルを未然に防ぐナレッジがあれば、リスクを想定して未然に行動しておくことができます。また、トラブルが発生してもどのように企業活動を継続させるか、早期に復旧できるかについてナレッジがあれば、トラブル対応もスムーズになります。このように、ナレッジを活用すればサステナビリティを向上させることも可能です。
新たなナレッジの取得
蓄積してきたナレッジを組み合わせることで、集合知として、今までより高度なナレッジや今までにないナレッジを産み出すことも期待できます。一見古くて使えないと思われるナレッジでも、現在の形に直せば十分活用できることも少なくありません。このように、ナレッジを活用して、さらに新たなナレッジを取得することもできるのです。
業務改善・効率化
ナレッジは、社内の業務改善・効率化にも活用できます。例えば、社内のある部署でツールを導入して、大きな業務効率化を達成したとします。すると、社内の他部署でもそのツールを導入することで、大きな業務効率化を達成できる可能性が大いにあります。また、そのツールを使いこなす方法を共有すれば、さらなる業務効率化が期待できます。このように、全社的にナレッジを共有することで、会社全体の業務改善・効率化につながります。
ナレッジを活用するための4つのステップ
ここでは、社内で蓄積してきたナレッジを活用するためにどうすればいいか、以下の4つのステップに分けて解説します。
・目的を設定
・どんな情報を可視化したいか、共有したいか明確に
・業務に取り入れる仕組み作り
・PDCAサイクルを回して改善していく
目的を設定
まずは、ナレッジを活用する目的を明確に設定します。単純に「社内でノウハウを共有する」だけでは、社員の意識が低く失敗する可能性が高まります。大切なことは、現場目線をもつことです。「どのような情報を蓄積すべきか」、「どの課題を解決したいか」、「どのような効果を狙うか」、現場からの意見を吸い上げて、ナレッジを蓄積して活用する目的を明確にできれば、ナレッジを大いに活用できるはずです。
どんなナレッジを可視化したいか、共有したいか明確に
ナレッジを実際に活用する現場において、そのナレッジを使いこなせなければ意味がありません。ここで重要なことは、どんなナレッジを可視化したいか、共有したいか明確にすることです。一口にナレッジの可視化と言っても、以下のとおりさまざまの方法で可視化できます。
・社内wikiですぐ検索できるようにする
・FAQ形式でまとめる
・社内SNSでやりとり
ただ、ナレッジを活用する最終的な目的や用途、現場のメンバーのレベルによって、ナレッジを共有して活用するために最適な方法は異なります。現場の意見を十分に吸い上げて、最適な方法を採用することが大切です。
業務に取り入れる仕組み作り
現場の状況を把握して、ナレッジを活用する目的や手段を明確にしたら、具体的にナレッジ活用ツールを業務に取り入れる仕組み作りに着手します。失敗した事例でよくあるのは、トップダウンで導入させて終わりにしてしまった事例です。これでは現場でナレッジを十分に活用できす、コストが無駄になります。そうではなく、無理なく段階的に業務に取り入れていくことで、確実にナレッジを活用できます。また、よりナレッジ活用ツールを使いこなせるよう、どのタイミングで見直すかなど「仕組み作り」を行うことも必要です。
PDCAサイクルを回して改善していく
実際にナレッジ活用ツールの運用を開始したら、運用データを集めます。うまく行っていない部分があったら、そこを改善していきます。ここで重要なことは、責任者を明確にすることです。その責任者を中心に改善を進めていくことで、責任の所在を明確にして業務改善を推進できます。また、うまく行っていない部分があったら、表面的な理由だけでなく根本的な原因まで探ることが大切です。そうすることで、PDCAサイクルを回して改善していく効果がより高まります。
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ナレッジ活用のためのおすすめITツール
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まとめ
この記事では、ナレッジの活用について解説してきました。具体的には、ナレッジ活用の目的や活用するためのステップについて解説してきました。ナレッジを正しく活用することで、全社的にパフォーマンスを向上させることが期待できます。ナレッジの活用においてITツールの活用は必須であり、ナレッジ活用に最も有効なツールが社内wikiだと言えるでしょう。
