古いナレッジマネジメントの特徴・問題は？新しい手法・刷新する手順・歴史を紹介

 

ナレッジマネジメントとは、企業が培ってきた技術や知見を組織全体で共有し、新たな価値を創造する手法です。しかし、ナレッジの共有方法が古いと十分なマネジメントができないのも事実です。

本記事では、古いナレッジマネジメントの特徴や、問題、新しい手法、ツールの導入事例について解説します。これからナレッジマネジメントを強化したい人は、ぜひ本記事を参考に、効果的なマネジメント方法を検討してみてください。

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ナレッジマネジメントは古い？

ナレッジマネジメントは古い概念ではありませんが、正しく理解される前の古い手法を、知らないうちに使っているケースもあります。

ナレッジマネジメントの本質は、個人が持つ暗黙知を形式知に変換し、組織全体で共有・活用することです。

個人が持つ暗黙知には従業員のノウハウやスキル・成功事例・失敗事例などが含まれるため、適切に実施すれば、業務効率化や生産性向上・人材育成など、さまざまな効果が期待できるでしょう。

ただし、適切なナレッジマネジメントをするには、知識や情報を蓄積するだけではなく、効果的に活用するための仕組みづくりが重要です。

 

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「古い」ナレッジマネジメントと「新しい」ナレッジマネジメントの違い

「ナレッジマネジメント」という言葉自体は1990年代から使われることが増えましたが、その手法や考え方は時代とともに大きく進化しています。特に近年は、クラウドやAIなどのテクノロジーの発展により、「知識を蓄積するだけ」から「活用・共創する仕組み」へと転換が進んでいます。

「古いナレッジマネジメント」と「新しいナレッジマネジメント」の主な違いは、以下の表のとおりです。

項目	古いナレッジマネジメント	新しいナレッジマネジメント
情報の保管方法	紙資料、個人PC、ファイルサーバーなどローカル中心	クラウドプラットフォームで一元管理、どこからでもアクセス可能
検索性	フォルダを手動で探す必要があり、情報にたどり着きにくい	AIによる検索補助や関連情報の自動提案で、瞬時に必要な情報を発見
情報の更新性	更新が遅れがちで、古い情報が放置されがち	クラウドで共同編集が可能、常に最新の状態を維持
活用のされ方	情報が蓄積されるだけで、実際の業務ではあまり使われない	コメント機能やリアクション機能で知識が循環し、実務に活かされる
情報の流れ	管理者が中心となる一方通行のトップダウン型	現場主体のボトムアップ型。誰でも知識発信できる風土が形成される
ナレッジの質	「死んだ情報」になりがち。活用されない知識が多い	ソーシャル機能や双方向のやりとりで「活きた知識」として深化
ナレッジ創造のあり方	情報の保存に重点。知識は固定されたもの	組織全体で知識を生み出し、進化させる「共創」のプロセスが中心

古いナレッジマネジメントの特徴については、「古いナレッジマネジメントの特徴」にて詳しく解説します。

ナレッジマネジメントとは

ナレッジマネジメントとは、社員一人ひとりが持つ貴重な知識、経験、ノウハウを、組織全体でスムーズに共有し、効果的に活用することで、「業務の効率化」「生産性の向上」「新たなイノベーション創出」を目指す経営戦略です。

単なる情報共有に留まらず、個人の「暗黙知」（言葉にしにくいコツや勘）を、誰もが理解し使える「形式知」（マニュアルや手順書など）へと転換し、組織全体の知的資産として蓄積・発展させていく活動全体を指します。

たとえば、以下のような取り組みが含まれます。

• 個人の経験に基づくノウハウをチーム内で共有する
• 業務の基本的な進め方を示す業務マニュアルを作成する
• 定型業務をスムーズに進行できるように社内文書をフォーマット化する

業務の属人化を防ぎ、組織としての学習能力を高め、変化の激しい現代ビジネス環境において持続的な成長を実現することを目的とします。

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古いナレッジマネジメントの4つの特徴

古いナレッジマネジメントの特徴は、以下の4つです。

• 情報が紙媒体で管理されている
• 検索がしづらい
• アクセス権限の管理ができない
• 情報を活用できていない

古いナレッジマネジメントの特徴を知ることで、自社の体制を見直すきっかけになるでしょう。

情報が紙媒体で管理されている

「ナレッジと呼べるものがずっと昔に作成された紙のマニュアルしかない」という会社もあります。紙媒体でナレッジを管理する場合には、なかなか更新できないという点が、大きな課題です。

新入社員に配布されるマニュアルが現在の業務と部分的に異なっているため、先輩がつきっきりで教えなければならず、余計な混乱を生む原因ともなってしまっているケースも少なくありません。

検索がしづらい

ナレッジは、従業員が「知りたい」「調べたい」と思っている時にすぐ2アクセスできる状態になっている必要があります。

情報が蓄積されていたとしても、「どの情報がどこに保管されているか」がわからなければ、アクセスするまでに多大な手間がかかってしまい、活用されない状態になってしまうでしょう。

また、単純なファイルサーバー等でドキュメントを保管している場合は、特定のファイル名やキーワードを知らなければ見つけられないため、広くナレッジを共有できなくなってしまいます。

アクセス権限の管理ができない

ナレッジやデータは、現代の企業にとって最重要の資産です。万が一、社内の業務情報や顧客情報の漏洩・紛失・破損といった事態が発生してしまえば、事業の存続にも影響を及ぼす可能性があるでしょう。

ナレッジとして適切にマネジメントしていくためには、誰でも活用できるように「広く共有する」ことと、セキュリティの観点から「必要な人物にのみアクセスを許す」ことというきめ細かなアクセス管理が重要です。

情報が蓄積されているだけ

膨大な情報が「貯めこまれているだけ」では、ナレッジマネジメントとはいえません。組織に所属するさまざまな人物が活用できるようになって、初めてナレッジ（知識資産）となっていきます。

しかし、決められた担当者がいないと、情報の収集や活用を呼びかけたり、煩雑になっていく情報の整理をしたりできないので、ナレッジマネジメントツールを導入しても、十分な活用ができなくなってしまうでしょう。

古いナレッジマネジメントによって生じる3つの問題

古いナレッジマネジメントが続いていると、以下のような問題が発生する可能性があります。

• ナレッジを見つけられない
• ナレッジの閲覧に制限をかけられない
• ナレッジマネジメントが形骸化してしまう

リスクを知ることによって、ナレッジマネジメントの刷新を進めやすくなるでしょう。

ナレッジを見つけられない

紙やワード、エクセルなどで情報を蓄積していると、必要な情報をスムーズに見つけられません。膨大なファイルのなかから目的の情報を見つけ出すのは難しいため、業務効率の低下につながってしまうでしょう。

そのため、曖昧な言葉でも目的の情報を素早く見つけ出せる検索エンジンのような仕組みがあれば、ナレッジの活用が向上します。ただし、検索エンジンを用いているツールでも検索しづらい場合があります。

ツール導入前に、検索性に優れているか、確認することが大切です。

ナレッジの閲覧に制限をかけられない

エクセルやワードなどの従来のツールは、「全て閲覧可能」か「全く閲覧不可」の2種類の閲覧制限しかできません。

必要以上に閲覧範囲を広げてしまうと、機密情報の漏洩リスクが高まってしまいます。一方で、過度に制限をかけると、必要な情報にアクセスできず、業務効率が低下してしまうでしょう。

そのため、必要な範囲で適切に情報を共有できるように、情報ごとに細かく閲覧制限を設定できる仕組みが重要です。また、編集権限も細かく設定できれば、情報の紛失リスクも抑えられます。

ナレッジマネジメントが形骸化してしまう

ナレッジマネジメントのシステムを導入しても形骸化してしまう原因は主に以下の3つです。

1. システム整理・共有する担当者の不在
2. ナレッジを活用するためのガイドライン不足
3. ナレッジマネジメントに取り組む意義の理解不足

ナレッジを効果的に蓄積・共有するには、豊富な暗黙知を持つベテラン従業員の協力を得る必要があります。そのため、担当者の選任やルールの整備・メリットの明確化が欠かせません。

 

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ナレッジマネジメントの歴史｜いつから？

ナレッジマネジメントの歴史は、以下のとおりです。

年代	歴史
1960年代	ナレッジマネジメントの基礎概念が誕生
1980年代	情報機器の登場
1990年代	「ナレッジマネジメント」の理論化
2000年代	ナレッジマネジメントの正しい理解が進む
2010年代以降	ナレッジマネジメントの規模拡大

歴史を紐解くことで、ナレッジマネジメントの正しい理解を進められるでしょう。

1960年代：ナレッジマネジメントの基礎概念が誕生

「ナレッジマネジメント」という言葉が注目されるようになったのは、比較的最近ですが、基礎となる概念が生まれたのは1960年代です。1960年代以前は、個人の勘やスキルなど、属人的な要素が経営に影響を及ぼしていました。

しかし、「マネジメント論」を体系化した経営学者ピーター・ドラッカーは、安定した成果を出すためには「知識の体系的な習得」が重要であると論じています。一方で、この時点では明確に「ナレッジマネジメント」という言葉が定義づけられてはいませんでした。

1980年代：情報機器の登場

1980年代は、業務にコンピュータが利用されるようになり始めた時代です。顧客情報や売上推移などの「情報」「データ」の蓄積が、価値をもち始めるようになりました。

個人ごとの知識やノウハウに頼るばかりではなく、情報をツールとして活用することが、組織全体のパフォーマンスを向上させていくという認識が一般化していきます。

1990年代：「ナレッジマネジメント」の理論化

1990年代は、「ナレッジマネジメント」という言葉が注目されるようになってきた時代です。

日本の経営学者である野中郁次郎が、著書である『知識創造企業』のなかで、個人が持つ知識である「暗黙知」を、「形式知」へと変換・共有できれば、高次の知識が生み出されると提唱しました。

このプロセスを理論化した考え方は、「SECIモデル」といわれ、現在もナレッジマネジメントにおける基礎モデル理論の一つとされています。そのため、『知識創造企業』は、世界各国で多くの賞を受賞するほど注目を集めました。

2000年代：ナレッジマネジメントの正しい理解が進む

2000年代になると、インターネットの普及により企業の情報量が爆発的に増加し、情報を「知識」として活用する「ナレッジマネジメント」への関心が高まりました。

ナレッジマネジメントの本質の理解が進んだことで、以下のように「ナレッジ」に対する認識が変化しました。

• ナレッジは自動的に蓄積されるものではない
• 個人が意識的にナレッジをシステムに登録しなければならない
• 双方向のコミュニケーションを通じてナレッジを共有・改善する必要がある

また、部門の垣根を越えて全社的にナレッジを共有することで、新たな価値を生み出せるようにもなっています。

2010年代以降：ナレッジマネジメントの規模拡大

2010年代に入ると、ビッグデータやAI（機械学習）などの最新技術が登場し、ナレッジマネジメントの規模と対応範囲が拡大しました。

人間の処理能力を超える膨大な情報や専門知識を必要とする情報が増加したことで、ナレッジマネジメントの必要性が再認識されています。また、働き方の多様化により、従来の対面式のナレッジ継承が難しくなったのも理由の一つです。

そのため、さまざまな企業でナレッジマネジメントに特化したITツールが積極的に取り入れられるようになりました。

 

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ナレッジマネジメントの4つの手法

ナレッジマネジメントの主な手法は以下の4つです。

• 専門知識共有型
• ベストプラクティス共有型
• 知的資本集約型
• 顧客知識共有型

手法を知ることで、古いナレッジマネジメントを効果的に刷新できるでしょう。

専門知識共有型

また、専門知識を持つ社員に直接聞かなければ解決できなかった課題も、データベース化によって迅速に原因や解決策を把握できるようになります。

ベストプラクティス共有型

ベストプラクティス共有型は、優秀な社員のノウハウや行動パターンを言語化し、組織全体で共有する手法です。個人の優れた知識やスキルを全社員が学べるため、組織全体のレベルアップにつながります。

たとえば、成績優秀な営業社員の「商談の進め方」「顧客へのヒアリング方法」などの成功事例を集約・分析することで、実践的なノウハウとして共有できるでしょう。

また、日々の業務日報や行動パターンの分析と合わせて整理すれば、より効果的なベストプラクティスを生み出し、組織の継続的な成長を促進します。

知的資本集約型

知的資本集約型は、分散しているナレッジを集約し、収益アップを目指す手法です。自社の知識やノウハウだけでなく、他社のナレッジも参考にすることで、新たな付加価値を生み出します。

無形の知的財産を企業全体の活動に再配置し、新たな価値を創造するため、業務プロセスの見直しや経営戦略の立案にもつながるでしょう。ただし、知的資本集約型では、膨大なデータを収集・分析する必要があるので、専用ツールを導入する必要があります。

顧客知識共有型

顧客知識共有型は、散在している顧客情報や対応履歴を一元管理し、顧客サービスの質を向上させる手法です。部署間で顧客情報を共有することで、コミュニケーションの齟齬によるトラブルを防げるでしょう。

また、顧客からの意見やクレーム対応をデータベース化し分析できるため、ビジネス改善のヒントも得られます。顧客知識共有型の手法を効果的に実践するには、社内のさまざまな部門で顧客データを共有し、一元管理するのが重要です。

システム上で顧客の属性情報や過去の対応履歴、アンケート回答などを一括で確認できれば、継続的に適切な情報提供ができます。

古いナレッジマネジメントを刷新するための方法5ステップ

古いナレッジマネジメントを刷新するための方法は、以下の5ステップです。

• ステップ1：目的を明確にする
• ステップ2：共有する情報を選別する
• ステップ3：必要なツールを選定する
• ステップ4：ナレッジを活用しやすい環境を整える
• ステップ5：定期的に見直しをする

ステップに従って刷新を進めれば、効率良くナレッジマネジメントの改善を進められるでしょう。

ステップ1：目的を明確にする

ナレッジマネジメントの刷新を始めるには、まず「何のために実施するのか」という明確な目的設定が必要です。たとえば、「業務効率を20％改善する」「新人の育成期間を3ヶ月短縮する」「顧客クレームを半減させる」など、具体的かつ測定可能な目標を立てると、取り組みに一貫性が生まれます。

この目的は、経営層から現場の社員に至るまで、全社で共有することが重要です。「目的を知らないまま運用に関わっている」という状況では、成果につながりにくくなります。説明会やイントラネットでの周知などを活用し、共通認識を持たせましょう。

ステップ2：共有する情報を選別する

目標に基づいて、何を共有すべきかを明確にします。たとえば、以下のような情報が対象になります。

• 業務マニュアルや手順書
• 成功・失敗事例
• 顧客からのフィードバック
• よくある質問（FAQ）
• 社内で培った専門技術やノウハウ

現場の声を拾い、「どんな情報が現場で求められているか」を把握することがカギです。ヒアリングやアンケートなどを通じて優先度を判断し、重要性とニーズの高い情報から収集をスタートしましょう。

ステップ3：必要なツールを選定する

ナレッジを収集しただけでは不十分です。情報が誰にとっても使いやすく、見つけやすい環境を構築しなければ、活用にはつながりません。

具体的には、以下のような整備が求められます。

• ナレッジ管理ツールや社内ポータルの導入
• フォルダ構成やタグ付けの統一
• 登録・更新・閲覧ルールの明確化（例：誰が、何を、いつ更新するか）

また、閲覧権限や投稿ルールも明文化し、迷わず利用できる状態にしておくことが大切です。形式だけの仕組みにしないためにも、現場の運用を想定した「実用性重視」の設計を心がけましょう。

ステップ4：ナレッジを活用しやすい環境を整える

集めたナレッジを効果的に運用するには、以下のポイントを押さえ、社員が積極的に活用できる環境づくりが欠かせません。

• ナレッジの共有や活用を率先して行うリーダーを決める
• わかりやすいテーマやカテゴリーに分類する
• 社員が必要な情報に簡単にアクセスできるように短い見出しを付ける

また、ナレッジマネジメントを支えるツールの導入は、業務効率を大きく左右します。機能の豊富さに目が行きがちですが、重要なのは「社員が使いやすいかどうか」です。

選定時は、以下の観点を踏まえて比較しましょう。

• UI/UXの分かりやすさ
• 検索性・分類のしやすさ
• 他ツールとの連携可否
• 予算や導入コスト
• サポート体制の充実度

可能であれば無料トライアルや一部部署でのパイロット運用を行い、現場のリアルな声を取り入れた上で導入を判断するのが望ましいです。

ステップ5：定期的に見直しをする

ナレッジの活用状況を定期的に可視化し、改善を重ねていくことが、定着と成果のカギになります。

• チェックすべきポイントは以下の通りです：
• アクセス数、検索キーワード、投稿件数の推移
• 利用頻度が低いコンテンツの把握
• 社員からのフィードバック（例：「情報が見つけづらい」「内容が古い」など）

ステップ1で設定したKPIと照らし合わせながら、必要に応じてルールやツールの見直しを行うことが、組織に根づくナレッジマネジメントを育てる上で欠かせません。

 

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ナレッジマネジメントのデメリット・失敗要因

ナレッジマネジメントは、正しく導入・運用すれば企業に大きな成果をもたらす手法ですが、実際には期待した効果が出ずに挫折してしまうケースも少なくありません。

ナレッジマネジメントの主な失敗要因は、以下のとおりです。

• ツールの導入が目的化してしまう
• 社員の協力が得られず、情報が集まらない
• 蓄積された情報が活用されず、埋もれてしまう
• 経営層の関心が薄く、現場任せになる
• 効果測定が不十分で改善が進まない

ツールの導入が目的化してしまう

ナレッジマネジメントツールを導入するだけで満足してしまい、本来の目的である「知識の共有と活用」が置き去りになるケースは多いです。ツールが優れていても、使い方や運用の意識が整っていなければ、その効果は発揮されません。

この問題に対応するには、ツール導入と同時に明確な運用ルールの策定と社員向けの教育体制の構築が必要です。また、業務フローや評価制度に組み込むことで、ツールの活用が日常業務の中に自然と組み込まれるようになります。

社員の協力が得られず、情報が集まらない

「自分の知識を開示すると損をする」「忙しくて投稿する時間がない」などの理由で、情報提供が進まないことはよくあります。特に、知識を出すことに不安や抵抗がある職場では、ナレッジが蓄積されにくくなります。

このような状況を打破するには、情報共有の意義やメリットを社員にしっかり伝えることが不可欠です。さらに、ナレッジ投稿を評価制度に反映させたり、貢献に対する表彰制度を設けたりといったインセンティブ設計も効果的です。上司やリーダーが率先して行動することで、共有しやすい雰囲気が生まれます。

蓄積された情報が活用されず、埋もれてしまう

情報は蓄積されたものの、「どこに何があるのかわからない」「必要な情報にたどり着けない」といった声が増えると、ナレッジベース自体が使われなくなってしまいます。

こうした事態を防ぐには、情報の構造化・分類ルールの明確化・検索機能の強化が欠かせません。また、古い情報や重複データを定期的に見直すことで、常に信頼できる情報だけが残るようになります。誰でも必要な知識にすばやくアクセスできる環境を整えることが、活用の第一歩です。

経営層の関心が薄く、現場任せになる

ナレッジマネジメントは、現場の努力だけでは根付かせることが難しい取り組みです。経営層が重要性を理解せず、「現場に任せる」といったスタンスでいると、全体の推進力が弱まり、施策が形骸化してしまう恐れがあります。

解決するには、経営陣が積極的に関与し、組織全体に意義を伝える姿勢を示すことが求められます。また、必要な予算や人材の確保、部門横断的な連携の推進など、トップ主導で環境整備を進めることも重要です。現場と経営が一体となって取り組む体制こそが、ナレッジマネジメント成功の鍵を握ります。

効果測定が不十分で改善が進まない

ナレッジマネジメントは、導入してすぐに明確な成果が表れるわけではありません。そのため、「効果がわからない」「何が変わったのか実感できない」といった課題が生じやすく、モチベーションの低下にもつながりがちです。

これを防ぐためには、KPI（重要業績評価指標）を定めて定期的に評価する体制を構築することが大切です。たとえば、「ナレッジ投稿件数の推移」「情報検索の活用率」「新人の即戦力化までの期間」などをチェックし、改善点を洗い出して次に活かすPDCAサイクルを継続的に回すことで、組織としての成熟度を高めていくことができます。

古いナレッジマネジメントを刷新する際のポイント

古いナレッジマネジメントを刷新する際のポイントは、以下のとおりです。

• Webプラットフォーム（情報共有ツール）へ移行する
• セキュリティやコンプライアンスに対応する
• 幅広いメンバーの参加を促す
• 統一感のあるレイアウトにする
• 情報を階層化させる
• 図や画像を活用する

ポイントを押さえることで、スムーズにナレッジマネジメントを刷新できるでしょう。

Webプラットフォーム（情報共有ツール）へ移行する

まずは、管理の煩雑な紙媒体から脱却しましょう。紙媒体に比べ、Web上に保存されたナレッジは公開・共有がしやすくなります。検索機能も活用できるため、必要な情報をすぐに見つけられるようになり、ナレッジ活用が促進されていくでしょう。

＞関連記事：ナレッジ共有ツールおすすめ16選を比較（無料あり）｜導入メリットや導入事例も紹介

セキュリティやコンプライアンスに対応する

ナレッジは、企業にとって従業員が広く共有し活用するべき重要な資産です。しかし、顧客情報や重要なノウハウなど、外部に出すことのできない知識・情報は、閲覧や編集を制限する必要があります。

ナレッジを必要とするメンバーに必要な情報がいきわたるように公開・共有しながらも、アクセス管理やセキュリティ機能により保護するマネジメントが欠かせません。

幅広いメンバーの参加を促す

組織のなかに埋もれたナレッジは、幅広いメンバーが共有し更新していこうと取り組まなければ、発掘できません。従業員が「これは共有した方が良いだろう」と感じたその場でナレッジを投稿できるような、気軽な共有方法を検討する必要があります。

統一感のあるレイアウトにする

見やすいナレッジは、全体の情報が同じルールに従って整理されているため、どのページを読んでも必要な情報をすぐに見つけられます。ページ数に関係なく、目次を設定し、大見出し・小見出しに分けることで、必要な情報に辿り着きやすくしましょう。

また、太字やテキストの色を工夫することで、視覚的に情報を見つけやすくするのも効果的です。社員が必要な情報を効率的に活用できる環境を整えられれば、ナレッジの利用頻度も向上するでしょう。

＞関連記事：マニュアル作成ツール比較20選【2025年最新】

情報を階層化させる

情報を階層化して整理することで、体系的に理解しやすくなり、業務での活用がスムーズになります。見出しを読んだだけで全体像が把握できるような構成を組み立てれば、情報の構造が明確になり、理解が進みやすくなるでしょう。

また、情報が構造化されていると、段階的に内容を理解できるため、複雑な内容でも負担なく吸収できます。

図や画像を活用する

写真やイラスト・図などを適切に挿入することで、内容をより直感的に理解しやすくなります。特に、業務の手順や操作方法を説明する際には、文字だけでは伝わりにくい部分もあるため、関連する図や画像を用いれば視覚的な理解を促せるでしょう。

視覚要素を適切に活用できれば、ナレッジの伝達効率が上がり、組織全体の生産性向上につながります。

ナレッジマネジメント導入前に確認したいポイント【チェックリスト付き】

ナレッジマネジメントを本当に機能させるためには、「とりあえず導入する」のではなく、現状を正しく把握し、準備状況を客観的に確認することが大切です。

以下のチェックリストを活用して、自社がどこまでナレッジマネジメント導入の準備が整っているかを確認してみましょう。

【ナレッジマネジメント導入準備 チェックリスト】

該当項目が多いほど、導入後のスムーズな定着が期待できます。足りない部分は、改善していきましょう。

ナレッジマネジメントのメリット

ナレッジマネジメントを導入することで、企業は情報の単なる蓄積にとどまらず、それを活用することで業務効率や競争力を飛躍的に高められます。

ナレッジマネジメントのメリットは以下のとおりです。

• 業務効率が向上して生産性が上がる
• 知識の属人化を防ぎ、組織の資産として蓄積できる
• 人材育成が効率的に進む
• イノベーションや新しいアイデアの創出を促進できる
• サービスの品質を安定させられる

業務効率が向上して生産性が上がる

ナレッジマネジメントの導入により、業務に必要な情報がすぐに見つかるようになります。過去のプロジェクト報告書やトラブル対応の記録、成功・失敗の事例などが一元化されていれば、類似の課題に直面した際に、再調査や社内確認の時間を大幅に削減できます。

たとえば、新製品の開発時に、過去に似たコンセプトの商品がどう評価されたか、どんな課題があったかといった情報が簡単に参照できれば、同じ失敗を避け、より精度の高い企画を短期間で立ち上げることが可能です。

このように情報収集や意思決定のスピードが上がることで、業務全体の効率が飛躍的に向上し、結果的に生産性の最大化につながります。社員一人ひとりのパフォーマンスが高まるだけでなく、全社的な時間とコストの最適化が実現します。

知識の属人化を防ぎ、組織の資産として蓄積できる

ベテラン社員の持つノウハウや判断基準が「その人にしかわからない」状態になっていて、業務が属人化している企業もあるでしょう。こうした暗黙知がマニュアル化されていないまま、退職や異動によって消えてしまうケースも珍しくありません。

ナレッジマネジメントは、そうした貴重な知識を形式知に変換し、共有・蓄積するための有効な手段です。ベテランの知見をドキュメント化したり、動画で手順を残したりすることで、誰でも一定の品質で業務がこなせる環境を整えられます。

また、属人化が解消されることで、特定の社員への業務集中やリスクも減り、チーム全体で協力しやすくなるという副次的な効果も得られます。

人材育成が効率的に進む

ナレッジが体系的に整理された「ナレッジベース」は、社員の学習ツールとしても大いに機能します。新入社員はもちろん、異動してきた社員や中途採用者も、業務マニュアルや過去の事例にすぐアクセスできるため、現場でのキャッチアップがスムーズになります。

OJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）や社内研修と連携すれば、属人的な指導から脱却し、標準化された教育が可能です。結果として、教育にかかるコストと時間を抑えつつ、より質の高い人材を短期間で育成できる環境が整います。

また、自発的な学習意欲のある社員にとっては、いつでもアクセスできるナレッジベースが「学びの場」となり、継続的なスキルアップを支援する仕組みにもなります。

イノベーションや新しいアイデアの創出を促進できる

ナレッジマネジメントが進むと、組織内に分散していた情報が「見える化」され、部署や専門領域を越えて知識が共有されるようになります。これにより、今まで接点がなかった情報や視点が交わり、新たなアイデアやイノベーションが生まれやすくなるのです。

たとえば、営業部門が持っている顧客の声と、開発部門の技術的知見が結びつくことで、新しい商品企画が生まれる可能性もあります。あるいは、マーケティングとカスタマーサポートの情報が融合し、顧客体験の向上につながる施策が立案されるかもしれません。

このように、知識の融合は単なる効率化にとどまらず、企業の未来を切り拓く創造性の土台にもなります。

サービスの品質を安定させられる

顧客対応においても、ナレッジマネジメントは非常に大きな効果を発揮します。顧客からの問い合わせやクレーム対応、製品の使い方に関する質問などに対して、過去の対応履歴やFAQがナレッジベースに蓄積されていれば、誰が対応してもスムーズに解決できるようになります。

顧客を待たせる時間が短くなり、対応の精度が上がることで、顧客満足度は向上するでしょう。また、対応の質が均一になることで、企業全体のサービス品質も安定し、信頼性のあるブランドイメージの確立にもつながります。

ナレッジがあることで、現場の負担を軽減しながら顧客ニーズに即応できる体制を構築できるのは、大きな強みといえます。

NotePMを活用してナレッジマネジメントをするメリット

NotePMを活用してナレッジマネジメントをするメリットは、以下のとおりです。

• Web上のセキュアな環境で公開できる
• 検索機能が優れている
• メンバーのコラボレーション機能が備えられている
• レポート機能でナレッジを発掘できる

NotePMを活用すれば、効率良くナレッジマネジメントを進められるでしょう。

 

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Web上のセキュアな環境で公開できる

NotePMのデータは、セキュリティに優れたクラウド上で保管されています。社内のドキュメントを移行すれば簡単に、きめ細かなアクセス管理機能により特定のメンバーにのみ公開することが可能です。

検索機能が優れている

NotePMでは、WordやPDFなどのファイル名だけでなくその中身も含めた全文検索ができます。ドキュメントから情報を抽出しやすくなるので、ナレッジとしての活用を促進できるでしょう。また、単純にファイルサーバーなどに貯めこむ場合と異なり、タグ機能を活用すれば、管理しやすくなります。

メンバーのコラボレーション機能が備えられている

NotePM上のドキュメントは、アクセス権限を与えられたメンバーが共同で編集できます。コメント機能などによりアイデアを出しあったり質問しあったりしながら、ナレッジをブラッシュアップできるため、実用性をさらに高められるでしょう。

レポート機能でナレッジを発掘できる

NotePMでは、「よく見られているページ」の集計も可能です。レポート機能を活用することで、従業員が気にしている情報の充実やナレッジ共有に積極的なメンバーへのマニュアル整備依頼などのナレッジマネジメントを実現できます。

NotePMを活用したナレッジマネジメントの事例

NotePMを活用したナレッジマネジメントの事例は、以下のとおりです。

• 事例1：証券・金融のプロ集団の業務知識やノウハウを形式知として残す
• 事例2：高度な精密部品開発を支える技術情報のナレッジ共有

導入事例を参考に、自社に合ったナレッジマネジメントを考えましょう。

事例1：証券・金融のプロ集団の業務知識やノウハウを形式知として残す

FinTech企業グループの一つである「クラウドバンク株式会社」は、証券や金融に関する業務知識やノウハウを、形式知として残すことを目的にナレッジマネジメントツールを導入しました。

クラウドバンクでは、階層的にフォルダで整理できる「NotePM」を使い、法律関連の情報や行政手続き・方法論やノウハウなどを整理するのに活用しています。その結果、時系列での業務内容や他部署のかかわりを把握できるようになりました。

業務内容の把握や他部署とのかかわりが整理できたことで、業務の効率化を実現した事例です。

＞関連記事：【導入事例】証券・金融のプロ集団の業務知識やノウハウを形式知として残す – クラウドバンク株式会社

事例2：高度な精密部品開発を支える技術情報のナレッジ共有

特殊ホースの開発・製造を行う「株式会社JHI」は、技術開発にかかわる情報を蓄積するツールとして「NotePM」を導入しました。

かつては、ドキュメントの保存もファイル階層が深くなり、気軽に活用できず、必要な情報をすぐに引き出せませんでした。しかし、検索性が高いNotePMを導入したことによって、情報が見つけやすくなり、手間やストレスの軽減につながっています。

また、探している情報が簡単に見つかるため、ナレッジマネジメントツールを使うメリットが浸透し、技術関連のナレッジを率先して投稿する文化の構築にも成功しました。

＞関連記事：【導入事例】高度な精密部品開発を支える技術情報のナレッジ共有 – 株式会社JHI（旧：日本ハイドロシステム工業株式会社）

 

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ナレッジマネジメントに関するよくある質問【Q&A】

Q. ナレッジマネジメントは大企業向けの取り組みですか？

A. いいえ。中小企業でも十分に実践可能です。

ナレッジマネジメントは、大企業だけのものではありません。企業規模に関係なく、知識の共有や属人化の防止は重要な課題です。特に、社員数の増加や業務の複雑化が進む中小企業にとっても、ナレッジマネジメントの効果は大きいと言えます。

近年では、コストを抑えて導入できるクラウド型ツールも多く登場しており、スモールスタートも可能です。たとえば、「特定業務のマニュアルを整備して全員で共有する」といった小さな取り組みから始めるだけでも、業務の効率化や情報の一元化といった成果を実感しやすくなります。

Q. 導入を成功させるために最も大切なことは何ですか？

A. 最も重要なのは、「経営層のコミットメント」と「社員の協力」です。

ナレッジマネジメントの成功には、組織全体での取り組みが欠かせません。中でも重要なのが、経営層の明確な意思表示とサポートです。「なぜ導入するのか」「何を目指すのか」を経営層がしっかり示し、必要な予算や人材を確保する姿勢を見せることが、社内の理解と協力を得る第一歩になります。

また、実際に知識を共有・活用するのは現場の社員です。社員が「知識共有のメリット」を実感できるよう、仕組みや評価制度を工夫し、「共有する文化」を根づかせていくことが成功のカギになります。ツール導入はあくまで補助的な手段にすぎません。

Q. SECIモデルが難しく感じます。簡単に理解する方法はありますか？

A. 実際の業務に当てはめると、イメージしやすくなります。

SECIモデル（共同化→表出化→連結化→内面化）は、知識をどのように創造・伝達・活用するかを示したフレームワークですが、やや抽象的に感じる方も多いかもしれません。
理解のコツは、各プロセスを日常の業務に置き換えて考えることです。

• 共同化：OJTや雑談で先輩から学ぶ（暗黙知の共有）
• 表出化：報告書やマニュアルにまとめる（暗黙知を形式知に変換）
• 連結化：資料を組み合わせて新しいノウハウにまとめる（形式知同士を統合）
• 内面化：共有されたマニュアルを読んで実践し、自分のスキルにする

さらに、それぞれのプロセスに合った「知識を生み出す場（Ba）」を意識することで、理解が深まります。たとえば、休憩室や雑談スペースは「共同化」に適しており、会議室は「表出化」の場になるなど、場の設計もナレッジ循環の促進につながります。

Q. AIを活用したナレッジマネジメントツールの導入時、気をつけるべき点は？

A. 正確性・セキュリティ・過信の3点に注意しましょう。

AIを使ったナレッジマネジメントツールは、検索効率の向上や自動化による業務効率化に大きな効果をもたらします。ただし、導入時にはいくつかの注意点があります。

【注意点①：情報の正確性】

生成AIは誤情報を提示することもあるため、重要な内容は人の手で必ず確認するフローを設けましょう。

【注意点②：情報セキュリティ】

AIに社内情報を入力する際は、ツールのセキュリティポリシーを必ず確認してください。機密性の高い情報を扱う場合は、社内専用AI環境の構築も選択肢です。

【注意点③：過度な依存の防止】

AIはあくまで補助的な存在です。最終的な判断や創造性の発揮は人間が担う、という意識を持ちましょう。

Q. ナレッジマネジメントの効果は、どうやって測定すれば良いですか？

A. KPIを明確に設定し、定期的に振り返ることがポイントです。

ナレッジマネジメントの成果は、「導入目的に応じたKPI（重要業績評価指標）」で評価するのが基本です。たとえば以下のような指標があります。

目的	代表的な効果測定指標（KPI）
業務効率化	・処理時間の短縮率 ・問い合わせ件数の減少 など
イノベーション創出	・新規アイデア提案数 ・特許出願数 など
社員のスキルアップ	・資格取得数 ・社員満足度アンケートの成長実感スコア など

成果が見えにくいと継続が難しくなるため、事前に具体的な指標を設定し、定期的に効果を振り返る仕組みを作ることが大切です。その結果に応じて改善を重ねていくことで、ナレッジマネジメントの価値を最大化できます。

古いナレッジマネジメントを刷新して業務効率化を目指そう

1990年代からナレッジマネジメントの概念が提唱されてきましたが、2000年代まで正しい理解は進んでいませんでした。

そのため、古いナレッジマネジメントの手法を用いている企業もあります。古いナレッジマネジメントを刷新する際は、目的を明確にしたうえで必要な情報を選別するようにしましょう。

NotePMは、ナレッジの共有とマネジメントに特化したツールです。NotePMを活用して、業務知識やノウハウを形式知として残したり、技術情報のナレッジを共有したりしている企業もあります。

適切なナレッジマネジメントを実現するための機能や特徴を豊富に備えていますので、この機会に活用を検討してみてください。