古いナレッジマネジメントを刷新するには？歴史や最新の手法との違いも紹介

 

ナレッジマネジメントとは、企業が培ってきた技術や知見を組織全体で共有し、新たな価値を創造する手法です。しかし、ナレッジの共有方法が古いと十分なマネジメントができないのも事実です。

本記事では、古いナレッジマネジメントの特徴や刷新する方法について解説します。これからナレッジマネジメントを強化したい人は、ぜひ本記事を参考に、効果的なマネジメント方法を検討してみてください。

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ナレッジマネジメントは古い？

ナレッジマネジメントは古い概念ではありませんが、正しく理解される前の古い手法を、知らないうちに使っているケースもあります。

ナレッジマネジメントの本質は、個人が持つ暗黙知を形式知に変換し、組織全体で共有・活用することです。

個人が持つ暗黙知には従業員のノウハウやスキル・成功事例・失敗事例などが含まれるため、適切に実施すれば、業務効率化や生産性向上・人材育成など、さまざまな効果が期待できるでしょう。

ただし、適切なナレッジマネジメントをするには、知識や情報を蓄積するだけではなく、効果的に活用するための仕組みづくりが重要です。

 

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ナレッジマネジメントとは

「ナレッジマネジメント」とは、「知識（ナレッジ）」を、組織の資産として効果的に活用するためのプロセスや仕組みを整備・管理していく取り組みのことです。たとえば、以下のような取り組みが含まれます。

• 個人の経験に基づくノウハウをチーム内で共有する
• 業務の基本的な進め方を示す業務マニュアルを作成する
• 定型業務をスムーズに進行できるように社内文書をフォーマット化する

経営状況を分析し、業務効率化を促進できるナレッジマネジメントは、企業にとって欠かせません。

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ナレッジマネジメントの歴史

ナレッジマネジメントの歴史は、以下のとおりです。

年代	歴史
1960年代	ナレッジマネジメントの基礎概念が誕生
1980年代	情報機器の登場
1990年代	「ナレッジマネジメント」の理論化
2000年代	ナレッジマネジメントの正しい理解が進む
2010年代以降	ナレッジマネジメントの規模拡大

歴史を紐解くことで、ナレッジマネジメントの正しい理解を進められるでしょう。

1960年代：ナレッジマネジメントの基礎概念が誕生

「ナレッジマネジメント」という言葉が注目されるようになったのは、比較的最近ですが、基礎となる概念が生まれたのは1960年代です。1960年代以前は、個人の勘やスキルなど、属人的な要素が経営に影響を及ぼしていました。

しかし、「マネジメント論」を体系化した経営学者ピーター・ドラッカーは、安定した成果を出すためには「知識の体系的な習得」が重要であると論じています。一方で、この時点では明確に「ナレッジマネジメント」という言葉が定義づけられてはいませんでした。

1980年代：情報機器の登場

1980年代は、業務にコンピュータが利用されるようになり始めた時代です。顧客情報や売上推移などの「情報」「データ」の蓄積が、価値をもち始めるようになりました。

個人ごとの知識やノウハウに頼るばかりではなく、情報をツールとして活用することが、組織全体のパフォーマンスを向上させていくという認識が一般化していきます。

1990年代：「ナレッジマネジメント」の理論化

1990年代は、「ナレッジマネジメント」という言葉が注目されるようになってきた時代です。

日本の経営学者である野中郁次郎が、著書である『知識創造企業』のなかで、個人が持つ知識である「暗黙知」を、「形式知」へと変換・共有できれば、高次の知識が生み出されると提唱しました。

このプロセスを理論化した考え方は、「SECIモデル」といわれ、現在もナレッジマネジメントにおける基礎モデル理論の一つとされています。そのため、『知識創造企業』は、世界各国で多くの賞を受賞するほど注目を集めました。

2000年代：ナレッジマネジメントの正しい理解が進む

2000年代になると、インターネットの普及により企業の情報量が爆発的に増加し、情報を「知識」として活用する「ナレッジマネジメント」への関心が高まりました。

ナレッジマネジメントの本質の理解が進んだことで、以下のように「ナレッジ」に対する認識が変化しました。

• ナレッジは自動的に蓄積されるものではない
• 個人が意識的にナレッジをシステムに登録しなければならない
• 双方向のコミュニケーションを通じてナレッジを共有・改善する必要がある

また、部門の垣根を越えて全社的にナレッジを共有することで、新たな価値を生み出せるようにもなっています。

2010年代以降：ナレッジマネジメントの規模拡大

2010年代に入ると、ビッグデータやAI（機械学習）などの最新技術が登場し、ナレッジマネジメントの規模と対応範囲が拡大しました。

人間の処理能力を超える膨大な情報や専門知識を必要とする情報が増加したことで、ナレッジマネジメントの必要性が再認識されています。また、働き方の多様化により、従来の対面式のナレッジ継承が難しくなったのも理由の一つです。

そのため、さまざまな企業でナレッジマネジメントに特化したITツールが積極的に取り入れられるようになりました。

 

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古いナレッジマネジメントの4つの特徴

古いナレッジマネジメントの特徴は、以下の4つです。

• 情報が紙媒体で管理されている
• 検索がしづらい
• アクセス権限の管理ができない
• 情報を活用できていない

古いナレッジマネジメントの特徴を知ることで、自社の体制を見直すきっかけになるでしょう。

情報が紙媒体で管理されている

「ナレッジと呼べるものがずっと昔に作成された紙のマニュアルしかない」という会社もあります。紙媒体でナレッジを管理する場合には、なかなか更新できないという点が、大きな課題です。

新入社員に配布されるマニュアルが現在の業務と部分的に異なっているため、先輩がつきっきりで教えなければならず、余計な混乱を生む原因ともなってしまっているケースも少なくありません。

検索がしづらい

ナレッジは、従業員が「知りたい」「調べたい」と思っている時にすぐ2アクセスできる状態になっている必要があります。

情報が蓄積されていたとしても、「どの情報がどこに保管されているか」がわからなければ、アクセスするまでに多大な手間がかかってしまい、活用されない状態になってしまうでしょう。

また、単純なファイルサーバー等でドキュメントを保管している場合は、特定のファイル名やキーワードを知らなければ見つけられないため、広くナレッジを共有できなくなってしまいます。

アクセス権限の管理ができない

ナレッジやデータは、現代の企業にとって最重要の資産です。万が一、社内の業務情報や顧客情報の漏洩・紛失・破損といった事態が発生してしまえば、事業の存続にも影響を及ぼす可能性があるでしょう。

ナレッジとして適切にマネジメントしていくためには、誰でも活用できるように「広く共有する」ことと、セキュリティの観点から「必要な人物にのみアクセスを許す」ことというきめ細かなアクセス管理が重要です。

情報が蓄積されているだけ

膨大な情報が「貯めこまれているだけ」では、ナレッジマネジメントとはいえません。組織に所属するさまざまな人物が活用できるようになって、初めてナレッジ（知識資産）となっていきます。

しかし、決められた担当者がいないと、情報の収集や活用を呼びかけたり、煩雑になっていく情報の整理をしたりできないので、ナレッジマネジメントツールを導入しても、十分な活用ができなくなってしまうでしょう。

古いナレッジマネジメントによって生じる3つの問題

古いナレッジマネジメントが続いていると、以下のような問題が発生する可能性があります。

• ナレッジを見つけられない
• ナレッジの閲覧に制限をかけられない
• ナレッジマネジメントが形骸化してしまう

リスクを知ることによって、ナレッジマネジメントの刷新を進めやすくなるでしょう。

ナレッジを見つけられない

紙やワード、エクセルなどで情報を蓄積していると、必要な情報をスムーズに見つけられません。膨大なファイルのなかから目的の情報を見つけ出すのは難しいため、業務効率の低下につながってしまうでしょう。

そのため、曖昧な言葉でも目的の情報を素早く見つけ出せる検索エンジンのような仕組みがあれば、ナレッジの活用が向上します。ただし、検索エンジンを用いているツールでも検索しづらい場合があります。

ツール導入前に、検索性に優れているか、確認することが大切です。

ナレッジの閲覧に制限をかけられない

エクセルやワードなどの従来のツールは、「全て閲覧可能」か「全く閲覧不可」の2種類の閲覧制限しかできません。

必要以上に閲覧範囲を広げてしまうと、機密情報の漏洩リスクが高まってしまいます。一方で、過度に制限をかけると、必要な情報にアクセスできず、業務効率が低下してしまうでしょう。

そのため、必要な範囲で適切に情報を共有できるように、情報ごとに細かく閲覧制限を設定できる仕組みが重要です。また、編集権限も細かく設定できれば、情報の紛失リスクも抑えられます。

ナレッジマネジメントが形骸化してしまう

ナレッジマネジメントのシステムを導入しても形骸化してしまう原因は主に以下の3つです。

1. システム整理・共有する担当者の不在
2. ナレッジを活用するためのガイドライン不足
3. ナレッジマネジメントに取り組む意義の理解不足

ナレッジを効果的に蓄積・共有するには、豊富な暗黙知を持つベテラン従業員の協力を得る必要があります。そのため、担当者の選任やルールの整備・メリットの明確化が欠かせません。

 

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ナレッジマネジメントの4つの手法

ナレッジマネジメントの主な手法は以下の4つです。

• 専門知識共有型
• ベストプラクティス共有型
• 知的資本集約型
• 顧客知識共有型

手法を知ることで、古いナレッジマネジメントを効果的に刷新できるでしょう。

専門知識共有型

また、専門知識を持つ社員に直接聞かなければ解決できなかった課題も、データベース化によって迅速に原因や解決策を把握できるようになります。

ベストプラクティス共有型

ベストプラクティス共有型は、優秀な社員のノウハウや行動パターンを言語化し、組織全体で共有する手法です。個人の優れた知識やスキルを全社員が学べるため、組織全体のレベルアップにつながります。

たとえば、成績優秀な営業社員の「商談の進め方」「顧客へのヒアリング方法」などの成功事例を集約・分析することで、実践的なノウハウとして共有できるでしょう。

また、日々の業務日報や行動パターンの分析と合わせて整理すれば、より効果的なベストプラクティスを生み出し、組織の継続的な成長を促進します。

知的資本集約型

知的資本集約型は、分散しているナレッジを集約し、収益アップを目指す手法です。自社の知識やノウハウだけでなく、他社のナレッジも参考にすることで、新たな付加価値を生み出します。

無形の知的財産を企業全体の活動に再配置し、新たな価値を創造するため、業務プロセスの見直しや経営戦略の立案にもつながるでしょう。ただし、知的資本集約型では、膨大なデータを収集・分析する必要があるので、専用ツールを導入する必要があります。

顧客知識共有型

顧客知識共有型は、散在している顧客情報や対応履歴を一元管理し、顧客サービスの質を向上させる手法です。部署間で顧客情報を共有することで、コミュニケーションの齟齬によるトラブルを防げるでしょう。

また、顧客からの意見やクレーム対応をデータベース化し分析できるため、ビジネス改善のヒントも得られます。顧客知識共有型の手法を効果的に実践するには、社内のさまざまな部門で顧客データを共有し、一元管理するのが重要です。

システム上で顧客の属性情報や過去の対応履歴、アンケート回答などを一括で確認できれば、継続的に適切な情報提供ができます。

古いナレッジマネジメントを刷新するための方法5ステップ

古いナレッジマネジメントを刷新するための方法は、以下の5ステップです。

• ステップ1：目的を明確にする
• ステップ2：共有する情報を選別する
• ステップ3：必要なツールを選定する
• ステップ4：ナレッジを活用しやすい環境を整える
• ステップ5：定期的に見直しをする

ステップに従って刷新を進めれば、効率良くナレッジマネジメントの改善を進められるでしょう。

ステップ1：目的を明確にする

目的が不明確だと、どのようなナレッジを蓄積すべきかが定まらないため、「なぜナレッジマネジメントを進めるのか」という目的を明確化させます。目的が不明確だと、社員の理解も得にくいため、業務改善やスキルアップにつながらなくなってしまうでしょう。

そのため、自社の課題を洗い出し、「ナレッジマネジメントを通じてどんな成果を得たいのか」を具体的に設定するのが重要です。目的を明確に設定できれば、社員の意識が高まり、ナレッジマネジメントをスムーズに運用できるようになります。

ステップ2：共有する情報を選別する

ナレッジマネジメントの目的に沿って、どのようなナレッジを集めるかを選別します。共有するナレッジの種類や方向性、内容のルールを予め決めておくことで、作業を効率良く進められるでしょう。

また、情報をまとめる際は、社員全員が理解できるように、難しい言葉や専門用語は噛み砕いて説明することも重要です。

ステップ3：必要なツールを選定する

ナレッジマネジメントの目的に応じて最適なツールを選ぶのが重要です。

たとえば、エクセルは操作が簡単で入力しやすい反面、蓄積されたナレッジの分析や共有が難しいというデメリットがあります。一方で、ITシステムは目的のナレッジを簡単に見つけられますが、導入には準備が必要です。

導入サポートや操作レクチャーが充実しているツールを選べば、スムーズな導入と効果的な運用が期待できるでしょう。

ステップ4：ナレッジを活用しやすい環境を整える

集めたナレッジを効果的に運用するには、以下のポイントを押さえ、社員が積極的に活用できる環境づくりが欠かせません。

• ナレッジの共有や活用を率先して行うリーダーを決める
• わかりやすいテーマやカテゴリーに分類する
• 社員が必要な情報に簡単にアクセスできるように短い見出しを付ける

また、一貫性のある簡潔な編集にすることで、情報量が増えても管理しやすくなるでしょう。

ステップ5：定期的に見直しをする

「ナレッジが適切に蓄積・共有されているか」「蓄積した情報が最新のものか」を確認し、継続的に改善していく必要があります。定期的に見直しをすることで、導入から数ヶ月後に誰もナレッジを共有していない、活用されていないというケースを防げるでしょう。

ナレッジの活用が進んでいない場合は、社員へのアンケート調査を実施し、ツールの利用状況やナレッジマネジメントの効果を測定するのが重要です。

定期的な見直しと改善によって、効果的なナレッジマネジメントシステムを構築し、組織全体の生産性向上につなげられます。

 

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古いナレッジマネジメントを刷新する際のポイント

古いナレッジマネジメントを刷新する際のポイントは、以下のとおりです。

• Webプラットフォームへ移行する
• セキュリティやコンプライアンスに対応する
• 幅広いメンバーの参加を促す
• 統一感のあるレイアウトにする
• 情報を階層化させる
• 図や画像を活用する

ポイントを押さえることで、スムーズにナレッジマネジメントを刷新できるでしょう。

Webプラットフォームへ移行する

まずは、管理の煩雑な紙媒体から脱却しましょう。紙媒体に比べ、Web上に保存されたナレッジは公開・共有がしやすくなります。検索機能も活用できるため、必要な情報をすぐに見つけられるようになり、ナレッジ活用が促進されていくでしょう。

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セキュリティやコンプライアンスに対応する

ナレッジは、企業にとって従業員が広く共有し活用するべき重要な資産です。しかし、顧客情報や重要なノウハウなど、外部に出すことのできない知識・情報は、閲覧や編集を制限する必要があります。

ナレッジを必要とするメンバーに必要な情報がいきわたるように公開・共有しながらも、アクセス管理やセキュリティ機能により保護するマネジメントが欠かせません。

幅広いメンバーの参加を促す

組織のなかに埋もれたナレッジは、幅広いメンバーが共有し更新していこうと取り組まなければ、発掘できません。従業員が「これは共有した方が良いだろう」と感じたその場でナレッジを投稿できるような、気軽な共有方法を検討する必要があります。

統一感のあるレイアウトにする

見やすいナレッジは、全体の情報が同じルールに従って整理されているため、どのページを読んでも必要な情報をすぐに見つけられます。ページ数に関係なく、目次を設定し、大見出し・小見出しに分けることで、必要な情報に辿り着きやすくしましょう。

また、太字やテキストの色を工夫することで、視覚的に情報を見つけやすくするのも効果的です。社員が必要な情報を効率的に活用できる環境を整えられれば、ナレッジの利用頻度も向上するでしょう。

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情報を階層化させる

情報を階層化して整理することで、体系的に理解しやすくなり、業務での活用がスムーズになります。見出しを読んだだけで全体像が把握できるような構成を組み立てれば、情報の構造が明確になり、理解が進みやすくなるでしょう。

また、情報が構造化されていると、段階的に内容を理解できるため、複雑な内容でも負担なく吸収できます。

図や画像を活用する

写真やイラスト・図などを適切に挿入することで、内容をより直感的に理解しやすくなります。特に、業務の手順や操作方法を説明する際には、文字だけでは伝わりにくい部分もあるため、関連する図や画像を用いれば視覚的な理解を促せるでしょう。

視覚要素を適切に活用できれば、ナレッジの伝達効率が上がり、組織全体の生産性向上につながります。

NotePMを活用してナレッジマネジメントをするメリット

NotePMを活用してナレッジマネジメントをするメリットは、以下のとおりです。

• Web上のセキュアな環境で公開できる
• 検索機能が優れている
• メンバーのコラボレーション機能が備えられている
• レポート機能でナレッジを発掘できる

NotePMを活用すれば、効率良くナレッジマネジメントを進められるでしょう。

 

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Web上のセキュアな環境で公開できる

NotePMのデータは、セキュリティに優れたクラウド上で保管されています。社内のドキュメントを移行すれば簡単に、きめ細かなアクセス管理機能により特定のメンバーにのみ公開することが可能です。

検索機能が優れている

NotePMでは、WordやPDFなどのファイル名だけでなくその中身も含めた全文検索ができます。ドキュメントから情報を抽出しやすくなるので、ナレッジとしての活用を促進できるでしょう。また、単純にファイルサーバーなどに貯めこむ場合と異なり、タグ機能を活用すれば、管理しやすくなります。

メンバーのコラボレーション機能が備えられている

NotePM上のドキュメントは、アクセス権限を与えられたメンバーが共同で編集できます。コメント機能などによりアイデアを出しあったり質問しあったりしながら、ナレッジをブラッシュアップできるため、実用性をさらに高められるでしょう。

レポート機能でナレッジを発掘できる

NotePMでは、「よく見られているページ」の集計も可能です。レポート機能を活用することで、従業員が気にしている情報の充実やナレッジ共有に積極的なメンバーへのマニュアル整備依頼などのナレッジマネジメントを実現できます。

NotePMを活用したナレッジマネジメントの事例

NotePMを活用したナレッジマネジメントの事例は、以下のとおりです。

• 事例1：証券・金融のプロ集団の業務知識やノウハウを形式知として残す
• 事例2：高度な精密部品開発を支える技術情報のナレッジ共有

導入事例を参考に、自社に合ったナレッジマネジメントを考えましょう。

事例1：証券・金融のプロ集団の業務知識やノウハウを形式知として残す

FinTech企業グループの一つである「クラウドバンク株式会社」は、証券や金融に関する業務知識やノウハウを、形式知として残すことを目的にナレッジマネジメントツールを導入しました。

クラウドバンクでは、階層的にフォルダで整理できる「NotePM」を使い、法律関連の情報や行政手続き・方法論やノウハウなどを整理するのに活用しています。その結果、時系列での業務内容や他部署のかかわりを把握できるようになりました。

業務内容の把握や他部署とのかかわりが整理できたことで、業務の効率化を実現した事例です。

＞関連記事：【導入事例】証券・金融のプロ集団の業務知識やノウハウを形式知として残す – クラウドバンク株式会社

事例2：高度な精密部品開発を支える技術情報のナレッジ共有

特殊ホースの開発・製造を行う「株式会社JHI」は、技術開発にかかわる情報を蓄積するツールとして「NotePM」を導入しました。

かつては、ドキュメントの保存もファイル階層が深くなり、気軽に活用できず、必要な情報をすぐに引き出せませんでした。しかし、検索性が高いNotePMを導入したことによって、情報が見つけやすくなり、手間やストレスの軽減につながっています。

また、探している情報が簡単に見つかるため、ナレッジマネジメントツールを使うメリットが浸透し、技術関連のナレッジを率先して投稿する文化の構築にも成功しました。

＞関連記事：【導入事例】高度な精密部品開発を支える技術情報のナレッジ共有 – 株式会社JHI（旧：日本ハイドロシステム工業株式会社）

 

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古いナレッジマネジメントを刷新して業務効率化を目指そう

1990年代からナレッジマネジメントの概念が提唱されてきましたが、2000年代まで正しい理解は進んでいませんでした。

そのため、古いナレッジマネジメントの手法を用いている企業もあります。古いナレッジマネジメントを刷新する際は、目的を明確にしたうえで必要な情報を選別するようにしましょう。

NotePMは、ナレッジの共有とマネジメントに特化したツールです。NotePMを活用して、業務知識やノウハウを形式知として残したり、技術情報のナレッジを共有したりしている企業もあります。

適切なナレッジマネジメントを実現するための機能や特徴を豊富に備えていますので、この機会に活用を検討してみてください。