パワーポイントを活用したマニュアル作成方法！効果的に運用するコツも紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

パワーポイントは、直感的に操作でき、自由度高くスライドを作成できるツールとしてビジネスの現場でも広く活用されてきました。「業務マニュアルをパワーポイントで作成している」という会社も、多いことでしょう。視覚的にわかりやすいマニュアルを作成するにも効果的なツールですが、実は注意点もいくつかあります。

この記事では、パワーポイントを活用してマニュアルを作成する際のコツや、効果的な運用方法について紹介していきます。とくに「パワーポイントで作ったマニュアルを改善したい」といったニーズをお持ちの方は、ぜひ参考にしてみてください。

パワーポイントでマニュアルを作成するメリット

プレゼンテーションツールとして定評のあるパワーポイントですが、マニュアル作成に活用するメリットもいくつかあります。まずは、その例を具体的に紹介します。

視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できる

パワーポイントでは、文章に加えて画像や図表なども自由に配置できます。これにより、ワープロソフトや表計算ソフトを使用する場合に比べて、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できるでしょう。またアニメーション機能なども活用すれば、業務工程を段階的に表示していくなど、よりわかりやすい動的なマニュアルも作成可能です。

そのままプレゼン資料になる

パワーポイントは、もともとプレゼンテーション資料の作成ツールとして開発されたアプリケーションです。そのため、マニュアルをパワーポイントで作成すれば、教育担当者がついてトレーニングやワークショップを行なう際に、画面に映して解説する資料としてそのまま流用することもできます。

マニュアル作成のハードルが低くなる

パワーポイントは、Windows OSを開発しているMicrosoftの製品です。そのためWindowsとともに広く普及しており、「資料作成によく使っている」「学生時代に操作方法を習った」という人も数多くいるでしょう。インターフェースも直感的に使いやすく工夫されているほか、操作方法を解説している記事やテンプレートもインターネット上ですぐに見つかります。マニュアル作成のために、あたらめてツールに習熟するという手間も少なくなるのです。また、社用PCには基本ソフトとしてインストールされていることも多く、その場合は追加コストも不要となります。

パワーポイントでわかりやすいマニュアルを作成するコツ

レイアウトやアニメーションの自由度が高いことが、パワーポイントの特徴です。その特徴を活かしながら、パワーポイントでマニュアルを作成する際のコツをご紹介します。

見た目はできる限りシンプルに

見た目の情報量が多くなると、逆に内容は理解しづらくなってしまいます。派手なロゴやフォントは読み手を混乱させます。アニメーションを多用すると、読む時間と手間を増やしてしまうでしょう。そうした負担を減らすためには、マニュアルを作成する際に「何度も読んでもらう」ことを意識することが大切です。スライド1枚あたりの文字量や情報量を、適切に調整するよう心がけておきましょう。

画像や図表を活用する

写真や解説図といった視覚的な情報は、マニュアルの読み手に内容を素早く理解させ、印象づけるために役立ちます。また、文字量を抑えたり適度に余白をあけたりすることで、読みやすくするためにも効果的です。複雑な工程をマニュアルで解説するページなどではとくに、画像と解説文を適度に配置していくとわかりやすくなります。パワーポイントならばレイアウトも自由度高く構成できるため、ぜひ活用しましょう。

レイアウトの統一感と変化

フォントやカラー、スライド画面のレイアウトに統一感があると、「ページ内のどこに重要な情報がかかれているか」を瞬時に把握しやすくなります。それと同時に、パワーポイントでマニュアルを作成する場合には、前後のスライドで多少の変化をつけておくというのも重要なコツとなります。たとえば左側に写真を配置したスライドの次は、右側に写真を配置しておくことで、「次の工程に進んだ」ことを読み手が瞬時に把握しやすくなるでしょう。

関連記事：マニュアル作りはフォーマットで効率化！実際のマニュアルの作り方も解説

「Zの法則」でスライドをレイアウトする

マニュアルなどを読む場合、人の視点は左から右へ進み、端に到達すると下に移ってまた左から右へ、と「Z」の字を描くような流れで移動します。画像・文章のレイアウトや、アニメーション機能を利用した視点誘導は、この流れを意識しておくと読みやすくなります。

パワーポイントでマニュアルを作成する際の注意点

パワーポイントのメリットを主にご紹介してきましたが、もともとマニュアル作成用のソフトではないために注意点もあります。

PCでの閲覧が前提になる

パワーポイントでは、「PC画面やスクリーンに写すスライド」という形でドキュメントを作成します。そのため、たとえばスマートフォンなどで閲覧しようとすると、文字が小さくなり読めなくなってしまうこともあるでしょう。逆に小さな画面にも対応しようとすれば、一画面あたりの情報量が極端に少なくなってしまい、画像なども盛り込みづらくなるためパワーポイントでマニュアルを作成するメリットが薄くなってしまいます。

内容を更新しにくい

パワーポイントで作成したマニュアルの情報を追加したり入れ替えたりすると、レイアウトが崩れて読みづらくなってしまうことがあります。スライドをまるごと1枚追加するといった場合ならばパワーポイントは扱いやすいのですが、更新内容を吟味して調整しなければならなくなるため、気軽に情報を更新できなくなってしまうかもしれません。そうなると、マニュアルの情報が古くなってしまったり、新しいノウハウを追加したりできず、運用が滞ってしまう可能性もあります。

関連記事：社内マニュアル管理に有効なツールとは？社内マニュアル管理の基本・効果・ツールをまとめて紹介

単体では検索性が悪い

マニュアルは、必要になった場合にすぐ開いて、その内容を確認できることが望ましいドキュメントです。パワーポイントのみでマニュアルを作成・管理している場合、ファイル名などで検索しなければならなくなります。そのため細かな部分を調べたいという場合、「どのファイルに書かれているか」をあらかじめ把握していなければ、なかなか情報を見つからなくなってしまいます。

関連記事：マニュアルは検索性が大事！業務効率化のための3つのコツとおすすめのITツール

動作が重くなりやすい

画像をレイアウトした、視覚的なマニュアルを作りやすいことが、パワーポイントの大きなメリットです。その一方で、多数の画像や動画などを盛り込もうとすると、スライドを再生する際の動作が重くなりやすいという点は注意が必要です。気軽にチェックできるマニュアルにするためには、どの程度のファイルサイズなら問題なく再生できるか、事前に確認しておく必要もあるでしょう。

パワーポイントとの併用も効果的なNotePM

社内wiki作成ツールであるNotePMは、マニュアルやナレッジの共有をサポートする多彩な機能を備えています。実はパワーポイントで作成されたマニュアルも、NotePM上で管理することで利便性を格段にアップできるのです。

検索しやすくなる

社内のドキュメントを共有するためのNotePMは、ファイル内の全文検索も可能な強力な検索機能を備えています。またキーワードのみならず、タグや更新時間などでも検索できるため、パワーポイントで作成されたマニュアルも情報を簡単に引き出せるようになるでしょう。さらに、データはクラウド上に保管されており、PCやスマホなどさまざまなデバイスからアクセスできます。

動画も添付できる

NotePMは、wikiページに添付するという形でファイルを保存できます。マニュアルとともに動画ファイルを添付しておくといった運用を行なうことで、パワーポイントの動作が重くなってしまうといった課題も解消できます。

関連記事：動画によるナレッジ共有の3つの効果と3つの課題を解説！おすすめのツールも紹介

みんなで編集できる

NotePMの大きな特徴は、メンバーが共同で編集できるコラボレーション機能が備わっていることです。コメント機能を通して意見やアイデアを交換しながら、マニュアルの内容を更新していくこともできます。これにより、さまざまなメンバーがそれぞれのノウハウを反映していき、「よりわかりやすいマニュアル」へとアップデートできるようになります。また、さまざまな人物の視点でマニュアルを見返せるため、パワーポイントのレイアウトも工夫しやすくなるでしょう。

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まとめ

マニュアル作成ツールとしてのパワーポイントは、視覚的な情報を盛り込みやすいというメリットがあります。広く普及していることもあり、作業手順などを写真で示していくようなマニュアルでは効果的なツールです。

一方で、ノウハウや知識を組織の資産として管理していく「ナレッジマネジメント」の観点からは、注意点も多々ありました。パワーポイントで作成したマニュアルを運用しているという場合や、これからマニュアルを作っていきたいという場合には、NotePMを併用していただくと効果的に管理できます。ぜひ、ご検討ください。

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NotePMの特徴

• マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
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