マニュアル作成といえばワードやエクセルを思い浮かべる方が多いかもしれませんが、パワーポイントでも十分に対応可能です。
パワーポイントはスライド形式で、操作手順や図解をわかりやすく表現でき、社内研修や操作マニュアルなどにもおすすめです。
本記事では、パワーポイントでマニュアルを作るメリットや注意点、効果的な作成手順まで解説します。テンプレートの活用法や、見やすく仕上げるデザインのコツも紹介しているため、「見やすく伝わるマニュアルを作りたい」「資料作成に時間をかけすぎたくない」とお悩みの方はぜひ参考にしてください。
目次
パワーポイントでマニュアル作成する際のデザインのコツ
パワーポイントの元ある機能をうまく活かせば、わかりやすいマニュアルが作れます。パワーポイントでマニュアル作成する際のデザインのコツは、以下のとおりです。
- 見た目をシンプルにする
- 画像や図表を活用する
- レイアウトを統一する
- 「Zの法則」でスライドをレイアウトする
- 伝えたいポイントを絞る
以下では、マニュアルを作る際のコツについて解説します。
見た目をシンプルにする
見た目の情報量が多くなると、逆に内容は理解しにくくなります。派手なロゴやフォントは、かえって読み手を混乱させます。また、アニメーションを多用すると、読む時間と手間を増やしてしまうでしょう。
読みやすいマニュアルを作成するには、「何度も読んでもらう」ことを意識することが大切です。スライド1枚あたりの文字量や情報量を、適切に調整するよう心がけておきましょう。
画像や図表を活用する
写真や解説図などの視覚的な情報は、マニュアルの読み手に内容を素早く理解させ、印象づけるために役立ちます。また、文字量を抑えたり適度に余白をあけたりすることで、読みやすくするためにも効果的です。
複雑な工程をマニュアルで解説するページなどではとくに、画像と解説文を適度に配置していくとわかりやすくなります。パワーポイントならレイアウトも自由度高く構成できるため、ぜひ活用しましょう。
レイアウトを統一する
フォントやカラー、スライド画面のレイアウトに統一感があると、「ページ内のどこに重要な情報がかかれているか」を瞬時に把握しやすくなります。
同時に、パワーポイントでマニュアルを作成する場合には、前後のスライドで多少の変化を付けておくというのも重要なコツとなります。
たとえば、左側に写真を配置したスライドの次は、右側に写真を配置しておくことで、「次の工程に進んだ」ことを読み手が瞬時に把握しやすくなるでしょう。
関連記事：【無料】業務マニュアルを簡単に作れるテンプレート15選！作り方やメリットも解説
「Zの法則」でスライドをレイアウトする
マニュアルなどを読む場合、人の視点は左から右へ進み、端に到達すると下に移ってまた左から右へ、と「Z」の字を描くような流れで移動します。
画像・文章のレイアウトや、アニメーション機能を利用した視点誘導は、流れを意識しておくと読みやすくなります。
伝えたいポイントを絞る
パワーポイントでマニュアルを作成する際は、1枚のスライドに伝える内容を1つに絞ることが基本です。複数の要素を盛り込むと、情報が散らばり、読者に伝えたい内容を伝えられない可能性があります。
そのため、スライド内の文章は短く、要点を箇条書きでまとめましょう。長い説明文や重複する表現は避け、読み手が一目で内容を把握できるよう工夫することが大切です。
伝える情報を絞って整理すれば、誰にとっても読みやすく、理解しやすいマニュアルを作成できます。
パワーポイントでマニュアルを作成するメリット
プレゼンテーションツールとして定評のあるパワーポイントですが、マニュアル作成に活用するメリットもいくつかあります。パワーポイントでマニュアルを作る主なメリットは、以下のとおりです。
- 視覚的に伝えやすい
- そのままプレゼン資料になる
- マニュアル作成のハードルが低くなる
- テンプレートが豊富にある
- 編集と修正がしやすい
- 初期コストが低い
以下では、各メリットについて解説します。
視覚的に伝えやすい
パワーポイントでは、文章に加えて画像や図表なども自由に配置できます。
そのため、ワープロソフトや表計算ソフトよりも、わかりやすいマニュアルを作成できるでしょう。またアニメーション機能なども活用すれば、業務工程を段階的に表示していくなど、よりわかりやすい動的なマニュアルも作成可能です。
そのままプレゼン資料になる
パワーポイントは、もともとプレゼンテーション資料の作成ツールとして開発されたアプリケーションです。
そのため、マニュアルをパワーポイントで作成すれば、教育担当者がついてトレーニングやワークショップを行なう際に、画面に映して解説する資料としてそのまま流用することもできます。
マニュアル作成のハードルが低くなる
パワーポイントは、Windows OSを開発しているMicrosoftの製品です。そのためWindowsとともに広く普及しており、「資料作成によく使っている」「学生時代に操作方法を習った」という人も数多くいるでしょう。
インターフェースも直感的に使いやすく工夫されているほか、操作方法を解説している記事やテンプレートもインターネット上ですぐに見つかります。
マニュアル作成のために、あたらめてツールに習熟するという手間も少なくなるのです。
また、社用PCには基本ソフトとしてインストールされていることも多く、追加コストも不要となります。
テンプレートが豊富にある
パワーポイントでマニュアルを作成するメリットは、テンプレートが豊富に用意されていることです。業務マニュアルはもちろん、企画書・報告書・プレゼン資料など、さまざまな用途に対応したテンプレートが無料・有料で豊富に搭載されています。
目的に合ったテンプレートを選べば、レイアウトの設計やデザイン調整にかかる手間を削減可能です。最初から構成や配色が整っているため、内容入力に集中しやすくなります。
また、企業のブランドカラーやフォント、ロゴがあらかじめ反映されたテンプレートを使えば、資料全体に統一感を持たせられます。仕上がりの品質を高めながら、効率よくマニュアルを作成できる点がパワーポイントの強みです。
編集と修正がしやすい
編集や修正がしやすいことも、パワーポイントのメリットの一つです。スライドごとに内容が分かれており、各要素が独立しているため、必要な部分だけを簡単に追記・差し替え・削除できます。
また、スライドの並び順はドラッグ＆ドロップで調整できるため、章の構成変更や手順の追加などの修正にも柔軟に対応できます。全体を作り直す必要がなく、短時間で内容を更新できる点が特徴です。
さらに、スライドマスターやテーマ機能を使えば、フォントや配色、フッターなどの共通設定を一括で変更できます。そのため、スライドごとに個別で調整する手間を省きながら、統一感のあるマニュアルに仕上げられます。
初期コストが低い
パワーポイントでマニュアルを作成するメリットは、初期コストを抑えられることです。パワーポイントはMicrosoft Office製品に含まれており、企業でも導入している傾向にあります。そのため、新たにライセンスを購入したり、専用ツールを導入したりする必要はありません。
すでに使い慣れたソフトを活用できるため、マニュアル作成のために新しいツールを覚える必要もなく、教育コストもかかりません。従業員の習熟度が高い環境であれば、特別なトレーニングなしで即座に作業を始められます。
したがって、追加費用や時間をかけずに運用を開始できる点は、パワーポイントのおすすめポイントといえます。
マニュアル作成に使えるパワーポイントの基本機能
パワーポイントは、スライド作成だけでなく、マニュアル作成にも幅広く活用できるツールです。マニュアル作成に使えるパワーポイントの基本機能は、以下のとおりです。
- スライドマスター
- 画面キャプチャ挿入
- SmartArt／図形・アイコン
- ハイパーリンク・アクションボタン
以下では、マニュアル作成に役立つパワーポイントの基本機能について紹介します。
スライドマスター
パワーポイントの「スライドマスター」は、マニュアル作成を効率化するうえで非常に便利な機能です。全スライドに共通するフォントや配色、ロゴなどを一括で設定でき、資料全体のデザインに統一感を出せます。
マスター上でプレースホルダーを配置しておけば、スライドを追加するたびに同じ書式が自動で反映され、個別に調整する手間を省けます。また、複数のスライドマスターを設定できるため、章ごとに異なるデザインを使い分けることも可能です。
たとえば、勤怠管理システムの操作マニュアルを作成する場合は、表紙・見出し・手順説明などのスライドごとに専用のマスターを用意すると便利です。フォントやページ番号、ロゴの位置を一括で管理でき、見やすく整ったマニュアルを作成できます。
画面キャプチャ挿入
パワーポイントには、画面キャプチャをそのままスライドに挿入できる機能があります。挿入タブの「スクリーンショット」を使えば、開いているウィンドウ全体や画面の一部を簡単に取り込むことが可能です。
画面キャプチャ機能を活用すれば、操作手順を視覚的に伝えられ、文章だけではわかりにくい内容も理解しやすくなります。とくに操作マニュアルでは、実際の画面をキャプチャして貼り付ければ、読み手が迷わず手順を進められるようになります。
SmartArt／図形・アイコン
パワーポイントでは、SmartArtや図形・アイコンを使って、マニュアルをわかりやすく表現可能です。箇条書きのテキストをSmartArtに変換すれば、手順の流れや階層構造を図として整理でき、内容が伝わりやすくなります。
SmartArtは、デザインや書式タブでレイアウトや色、効果を自由にカスタマイズでき、マニュアルの目的や見せ方に合わせて柔軟に調整できます。
たとえば、製造ラインの作業手順マニュアルでは、「プロセス」図を使うことで、「原料投入→検品→包装」などの作業の流れを共有可能です。図やアイコンを取り入れることで、読み手が情報をスムーズに理解できるマニュアルに仕上がります。
ハイパーリンク・アクションボタン
パワーポイントでは、ハイパーリンクやアクションボタンを活用すると、マニュアルの操作性の向上が可能です。たとえば、目次スライドに各章へのリンクを設定すれば、クリックで目的のスライドへ移動でき、PDFに変換した後も機能をそのまま使えます。
また、アクションボタンを使うと、クリック時に特定のスライドや外部ファイルを開く動作を割り当てられます。操作を案内するだけでなく、読み手が必要な情報に素早くたどり着ける構成を作ることが可能です。
ハイパーリンクやアクションボタンを利用することで、操作性に優れたマニュアルを作成できます。
パワーポイントでマニュアルを作成する際の注意点
パワーポイントのメリットを主にご紹介してきましたが、もともとマニュアル作成用のソフトではないために注意点もあります。主な注意点は、以下のとおりです。
- PCでの閲覧が前提になる
- 単体では検索性が悪い
- 動作が重くなりやすい
- 長文だとわかりにくい
- 複数のフォントを使用すると読みづらい
- 管理が難しい
以下では、パワーポイントでマニュアル作成する際の注意点を解説します。
PCでの閲覧が前提になる
パワーポイントでは、「PC画面やスクリーンに写すスライド」という形でドキュメントを作成します。そのため、スマートフォンで閲覧しようとすると、文字が小さくなり読めなくなってしまうこともあるでしょう。
逆に小さな画面にも対応しようとすれば、一画面あたりの情報量が極端に少なくなってしまい、画像なども盛り込みづらくなるため注意が必要です。
単体では検索性が悪い
マニュアルは、必要になった場合にすぐ開いて、内容を確認できることが望ましいドキュメントです。
パワーポイントのみでマニュアルを作成・管理している場合、ファイル名などで検索しなければならなくなります。
そのため、細かな部分を調べたいという場合、「どのファイルに書かれているか」をあらかじめ把握していなければ、なかなか情報を見つからなくなってしまいます。
関連記事：マニュアルは検索性が大事！業務を効率化する4つのコツと成功事例を紹介
動作が重くなりやすい
画像をレイアウトした、視覚的なマニュアルを作りやすいことが、パワーポイントの大きなメリットです。
一方、多数の画像や動画などを盛り込もうとすると、スライドを再生する際の動作が重くなりやすいという点は、注意が必要です。
気軽にチェックできるマニュアルにするためには、どの程度のファイルサイズなら問題なく再生できるか、事前に確認しておきましょう。
長文だとわかりにくい
パワーポイントでマニュアルを作成する際は、スライド内の文章量に注意が必要です。文字が多すぎると、読者は読みにくさを感じ、操作ガイドとして利用しにくくなります。
さらに、長い文章を複数のスライドに分けて配置すると、読み手が手順の流れをつかみにくいでしょう。パワーポイントはPDFやドキュメントと違い、スクロール表示ができないため、前後のスライドを行き来するだけでも手間がかかります。
マニュアルを見やすくするには、1枚のスライドに伝える内容を1つに絞り、文章をできるだけ短くまとめましょう。
関連記事：マニュアルを見てもらえない原因は？すぐにできる改善策も解説
複数のフォントを使用すると読みづらい
パワーポイントによるマニュアル作成は、フォントの使い方にも注意が必要です。複数のフォントを使うと、文字の形や太さ、幅にばらつきが生じ、読み手が文字を目で追いにくくなります。その結果、視認性が下がり、内容が伝わりづらくなるおそれがあるため、注意が必要です。
とくに本文中に異なるフォントが混ざると、文字の流れが分断され、スムーズに読み進めるのが難しくなります。読み手の集中を妨げないためにも、基本的には、本文用と見出し用にそれぞれ1種類ずつフォントを決めて使い分けましょう。
管理が難しい
パワーポイントを使ったマニュアル作成は、管理の難しさに注意が必要です。
業務手順ごとにスライドを分けて作成していくと、ファイルの数が増えやすく、目的のマニュアルを探すのに時間がかかることがあります。
さらに、パワーポイントには自動のバージョン管理機能がほとんどなく、編集履歴は手動で記録しなければなりません。そのため、誰がいつどこを更新したのかがわかりにくく、内容の管理が煩雑になりがちです。
管理の難しさを解決するには、定期的にマニュアルの見直し時期を設定し、常に最新の情報が共有される体制を整えましょう。ルールを決めて運用することで、マニュアルの信頼性と活用のしやすさを維持できます。
マニュアル作成でパワーポイントのテンプレートをうまく活用するコツ
パワーポイントには、マニュアル作成に役立つテンプレートが用意されているため、目的に応じて適切なものを選ぶことが重要です。マニュアル作成でパワーポイントのテンプレートをうまく活用するには、以下のポイントを確認しましょう。
- マニュアル用途に合うテンプレートを選ぶ
- テンプレートを自社用にアレンジする
- 社内やチームでテンプレートを共有する
以下では、パワーポイントのテンプレートを効果的に使うためのコツを紹介します。
マニュアル用途に合うテンプレートを選ぶ
テンプレートをうまく利用するには、用途に合ったものを選ぶことが大切です。手順説明に適したレイアウトや、チェックリスト形式、フローチャート付きのスライドなど、マニュアル向けのテンプレートには必要な要素が用意されています。
適切なテンプレートを使えば、ページ構成や項目の設計に悩まず、必要な情報を埋めるだけでマニュアルの基本構成をスムーズに整えられます。ゼロから作り始めるよりも、時間と手間を削減可能です。
さらに、目的に合ったテンプレートを選べば、重要な項目の抜け落ちを防ぎ、利用者が迷わず必要な情報にたどり着けるマニュアルに仕上がります。
テンプレートを自社用にアレンジする
パワーポイントのテンプレートは、そのまま使うのではなく、自社用にアレンジすると、より統一感のあるマニュアルを作成できます。たとえば、スライドマスターに自社のロゴやコーポレートカラー、指定フォントを設定すれば、どのマニュアルも「自社公式の資料」としての体裁を保てます。
また、自社のデザインガイドラインに沿ったテンプレートを使うと、誰が作成しても配色やレイアウト、見出しのスタイルが統一され、誤った色使いやフォントの混在を防ぐことが可能です。
テンプレートを自社仕様に整えておけば、マニュアル作成の効率と仕上がりの一貫性を両立できます。
社内やチームでテンプレートを共有する
パワーポイントのテンプレートは、社内やチームで共有することで、マニュアル作成の効率と品質を高められます。統一されたテンプレートを全員で使えば、レイアウトや配色、フォントが統一され、資料の見た目にばらつきが出にくくなります。
また、テンプレートを共有しておけば、作成者が毎回デザインを考える必要がなくなり、作業の手間や時間を削減できるでしょう。複数人でマニュアルを作成・更新する場合は、全体の一貫性を保つうえでも効果的です。
テンプレートは、社内のファイルサーバーやクラウドストレージに保存しておくと、必要なときにすぐアクセスできて便利です。
パワーポイントで作成したマニュアルが活躍するシーン
パワーポイントで作成したマニュアルは、見た目のわかりやすさと操作のしやすさから、さまざまな業務シーンで活用されています。とくにパワーポイントのマニュアルが活躍するのは、以下のようなシーンです。
- システム操作マニュアル
- 新人研修マニュアル
- 店舗や工場の業務マニュアル
- 商品・サービスの利用ガイド
以下では、パワーポイントのマニュアルが役立つ具体的なシーンについて紹介します。
システム操作マニュアル
パワーポイントは、システム操作マニュアルの作成に最適です。実際の画面キャプチャを貼り付け、矢印や吹き出し、枠線を使って重要な操作箇所を強調できるため、複雑な手順もわかりやすく伝えられます。
さらに、SmartArtや図形を使って操作の流れをフローチャート化すれば、全体の手順を一目で把握できます。あわせて、目次スライドにハイパーリンクやアクションボタンを設定することで、見たい手順にすぐ移動できる構成も簡単に作成可能です。
パワーポイントの機能を活用すれば、操作手順の検索性や理解度が高まり、マニュアルとしての使いやすさが向上します。
新人研修マニュアル
パワーポイントは、新人研修マニュアルの作成にも役立ちます。
スライドに動画や音声を埋め込み、ナレーション付きで内容を解説すれば、スライドショー録画機能を使ってMP4形式の教材として出力できます。動画化することで、eラーニング用コンテンツとして繰り返し視聴できる研修資料を作成可能です。
操作も簡単で、研修担当者が自分でスライドのデザインや演出を調整でき、外部ツールを使わなくてもわかりやすい教材を簡単に作れます。
適切な機能の活用で新入社員の理解が深まり、オンボーディング期間の短縮につながります。
店舗や工場の業務マニュアル
パワーポイントで作成したマニュアルは、店舗や工場などの現場業務にも適しています。作成したスライドはPDF形式で出力でき、スマホやタブレットでも閲覧しやすく、ノンデスクワーカーでも現場で手軽に利用できます。
現場写真に矢印やアイコンを重ねれば、作業手順を視覚的に伝えられ、作業中でも手を止めずに確認可能です。文字だけでは伝わりにくい動きや注意点も簡単に理解できることから、安全性と業務効率の向上に役立ちます。
さらに、図形や表はドラッグ＆ドロップで簡単に配置変更できるため、現場の声を反映した修正や更新もスムーズに行えます。
商品・サービスの利用ガイド
パワーポイントは、商品やサービスの利用ガイドにも効果的です。顧客向けのガイドでは、製品のセットアップから活用方法までを段階的にわかりやすく掲載することが大切です。手順を順序立てて整理すれば、初めて使う人でも迷わず操作できるようになります。
さらに、スライド内にハイパーリンクを設定すれば、「よくある質問」や各機能の詳細ページへスムーズに誘導でき、ユーザー自身が必要な情報にたどり着きやすくなるでしょう。わかりやすい構成にすれば、セルフサポート率とユーザー満足度の向上が期待できます。
パワーポイントで作成したマニュアルを効果的に運用する方法
パワーポイントで作成したマニュアルを利用する際、管理ツールを活用することで、編集のしやすさや検索性の点から、より効果的に運用が可能です。
中でもナレッジマネジメントツールであるNotePMは、マニュアルやナレッジの共有をサポートする多彩な機能を備えています。実はパワーポイントで作成されたマニュアルも、NotePM上で管理することで利便性を格段にアップできるのです。
NotePMの便利な特徴は、以下のとおりです。
- 全文検索で必要な情報がすぐに見つかる
- 動画や画像を添付してもファイルが重くなりにくい
- みんなでコメント・編集できる
- スマホやタブレットからでもマニュアルを確認できる
以下では、NotePMの便利な機能を紹介します。
全文検索で必要な情報がすぐに見つかる
社内のドキュメントを共有するためのNotePMは、ファイル内の全文検索も可能な強力な検索機能を備えています。
キーワードのみならず、タグや更新時間などでも検索できるため、パワーポイントで作成されたマニュアルも情報を簡単に引き出せるようになるでしょう。
さらに、データはクラウド上に保管されており、PCやスマホなどさまざまなデバイスからアクセスできます。
動画や画像を添付してもファイルが重くなりにくい
NotePMは、動画や画像などのファイルを直接スライドに貼り付けるのではなく、Wikiページに添付して管理できます。そのため、大容量のデータでもページが重くならず、快適に閲覧・編集が可能です。
動画ファイルは別添の状態で捕捉されるため、マニュアル本文とあわせて整理しながら、必要なタイミングで再生・参照できます。
NotePMをうまく活用すると、見やすくわかりやすいマニュアル作成ができるだけでなく、運用時のパフォーマンス維持を両立できます。
関連記事：動画によるナレッジ共有の3つの効果と3つの課題を解説！おすすめのツールも紹介
みんなでコメント・編集できる
NotePMの大きな特徴は、メンバーが共同で編集できるコラボレーション機能が備わっていることです。
コメント機能を通して意見やアイデアを交換しながら、マニュアルの内容を更新していけます。
したがって、さまざまなメンバーがそれぞれのノウハウを反映していき、「よりわかりやすいマニュアル」へとアップデートできるようになります。
また、さまざまな人物の視点でマニュアルを見返せるため、パワーポイントのレイアウトも工夫しやすくなるでしょう。
関連記事：マニュアル作成に必見！コツを押さえた書き方・運用のポイントを解説
スマホやタブレットからでもマニュアルを確認できる
『NotePM』は、ワード・エクセル・パワーポイント・PDFなどのOfficeファイルをアップロードすれば、ファイルをダウンロードしなくても、ページ内でそのまま中身をプレビューできます。
閲覧のたびにアプリを開く必要がなく、スムーズに内容を確認可能です。
マニュアルはクラウド上で一元管理されているため、内容を更新すれば即座にすべての端末に反映されます。最新版のパワーポイントマニュアルも、スマホやタブレットからいつでも閲覧可能です。
現場や外出先でも常に最新のマニュアルを確認できる体制を整えれば、情報共有の精度が高まり、業務の効率化にもつながります。NotePMを活用することで、パワーポイントと連携した柔軟なマニュアル運用が実現できます。
『NotePM』導入の成功事例
株式会社ヒョーシンでは、社外や現場から社内情報をスムーズに確認できる環境を整えるため、『NotePM』を導入しました。従来は資料の形式や保存場所がバラバラで、情報の共有や検索に手間がかかっていました。
導入後は、進捗報告をリアルタイムで確認できるようになり、日報やチェックリストの活用で作業基準や認識が全社的に統一されたのです。また、マニュアル作成の仕組みが整い、教育やノウハウ継承もスムーズに進んでいます。
現在は、日報・チェックシート、業務テンプレート、マニュアルの共有に活用されており、誰でも必要な情報にすぐアクセスできる体制が実現されています。
関連記事：【導入事例】製造業におけるタイムリーな情報共有を実現！作業工程の明確化や社内業務の統一化を達成 – 株式会社ヒョーシン
＼登録企業12,000社以上／
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パワーポイントを有効活用してマニュアル作成しよう
パワーポイントは、マニュアル作成ツールとして視覚的な情報を盛り込みやすく、操作手順を写真や図でわかりやすく伝えたい場合に適しています。広く普及していることもあり、多くの人にとって使い慣れたツールであることもメリットの一つです。
一方で、ノウハウや知識を組織の資産として管理していく「ナレッジマネジメント」の観点からは、注意点も多々ありました。課題を解消し、作成したマニュアルを効果的に活用するには『NotePM』との併用がおすすめです。
パワーポイントでのマニュアル作成をすでに行っている方も、これから取り組む方も、ぜひNotePMの活用をご検討ください。
