ナレッジ化とは？関連用語やメリットと役立つツールを解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

ビジネスの成長には、社員の持つ貴重な知識の有効活用が欠かせません。そこで注目されているのが、ナレッジ化です。しかし、そもそもナレッジ化とは何を指すのか、どのようにナレッジ化を進めれば良いのか疑問に思う人は多いでしょう。そこで本記事では、ナレッジ化の基礎知識、業務のナレッジ化を進めるメリット、ナレッジ化に役立つツールを解説します。

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ナレッジ化の基礎知識

ナレッジ化を知るには、ナレッジに関する基礎知識を押さえておくことが大切です。ここでは、ナレッジ化について以下の3点を解説していきます。

ナレッジとは
ナレッジとノウハウの違い
ナレッジ化とは

それぞれについて、詳しく解説していきます。

ナレッジとは

ナレッジとは、英語では「knowledge」と表記し、知識・知見・情報といった意味を持つ和製英語です。ここで言う知識・知見・情報とは、書籍やインターネットなどから得た知識や、対話を通じて得た情報のことを指します。

ナレッジとノウハウの違い

ナレッジと混同されやすい言葉に、ノウハウがあります。ノウハウは、「経験に基づく専門的な技術や方法」を指します。主に、実体験を通して習得した技能がノウハウと言えます。

ノウハウは、ナレッジとは異なり文章にするのが難しく、OJT（On-the-Job Training）のように直接実践を通して覚える知識が多いのが特徴です。経験に裏打ちされているため、より深く特定の範囲に限られる性質を持つと言えます。

ナレッジ化とは

ナレッジ化とは、組織内で蓄積された経験・情報・スキルといった暗黙知を言語化・文書化することにより、共有・再利用可能な形式知に変換するプロセスを指します。個人の持つ知識や経験を、社内全体で活用できるようにナレッジ化することで、組織の知的資産を形成することが可能になります。

ビジネスシーンでのナレッジ化の活用法

ビジネスの場におけるナレッジ化とは、単に知識という意味合いを超え、実務で得た経験や技術を文書化し、体系的な情報へと加工するプロセスを指します。業務のナレッジ化は、企業のさまざまなシーンで活用されています。近年、企業運営におけるナレッジ化の役割は、より一層重要になっています。ナレッジを蓄積し、社員間のノウハウ共有を促進することで、企業はナレッジの価値や市場での競争力を向上させることが可能になります。

ナレッジ化の関連用語

ナレッジ化の関連用語には、以下の4つがあります。

ナレッジマネジメント
ナレッジベース
ナレッジワーカー
ナレッジシェア

それぞれについて、詳しく解説していきます。

ナレッジマネジメント

ナレッジマネジメントは、組織や社員が保有する知見・実践などのデータを知識ベースへと変換し、仕事の効率化に役立てるための経営手法です。ナレッジマネジメントにより、部門やグループに限らず企業全体で知識を活用し、経営成績の向上を図ることが可能になります。

ナレッジベース

ナレッジベースとは、仕事に関連する知識や社員の体験・技術などを可視化して蓄え、情報システムに組み込んだものです。社内間の情報共有を目的として設計されており、基本的に外部への開示は行われません。情報の安全性が高く社員が手軽にアクセスできるため、数多くの組織がナレッジベースを構築しています。

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ナレッジワーカー

ナレッジワーカーとは、専門知識や技術を駆使して、会社の価値向上に寄与する専門職の人材のことを指します。ナレッジワーカーが注目を集める理由は、技術進歩により見えない資産であるブランドイメージや機能の独自性などの非物質的価値がますます重要視されてきたためです。市場での優位性を確保するためには、他社製品と区別できる特色ある商品の開発は欠かせません。そこで、独自の知見や経歴を基に価値ある成果物を創出するナレッジワーカーに対する需要が増加しています。

ナレッジシェア

ナレッジシェアとは、他の社員が利用できるように情報や経験を分かち合うことを指し、知識の共有や情報伝達とも表現されます。知識が個人に依存している属人化の状態をそのままにしていると、その社員が離職するときに知識が失われ、再び情報を集める必要に迫られてしまいます。ナレッジシェアを行うことで、属人化による知識の喪失を防ぎ、社内の情報がゼロになるリスクを避けることが可能です。

業務のナレッジ化を進めるメリット

業務のナレッジ化を進めるメリットには、以下の4つがあります。

業務効率化
属人化防止
人材育成の強化
知的財産の蓄積

それぞれについて、詳しく解説していきます。

業務効率化

業務のナレッジ化を進めるメリットの1つ目は、業務効率化です。ナレッジ化により、社員は必要な情報を検索して探し出すことが可能になります。また、トラブルが発生したときにも迅速に対応できるようになるため、同じミスの繰り返しを防止し、全体として作業時間の削減につながります。そして、ナレッジの共有は社員内のコミュニケーションを促進します。業務効率を高めるために、ナレッジ化は重要なステップです。

属人化防止

業務のナレッジ化を進めるメリットの2つ目は、属人化防止です。属人化とは、特定の個人に業務の知識や技術が集中し、その人が不在になると業務が滞ってしまう状況を指します。ナレッジ化を進めることで、業務に関して必要な知識・情報を体系的に文書化し、マニュアルを作成することが可能になります。マニュアルにより業務の知識が組織全体で共有され、誰もがその業務を行えるようになります。属人化した業務がなくなることで、欠勤や退職があっても業務に支障をきたすことなく、スムーズに業務を続けられるようになるでしょう。

関連記事：属人化を解消するには？業務標準化を成功に導くポイントや事例を紹介

人材育成の強化

業務のナレッジ化を進めるメリットの3つ目は、人材育成の強化です。業務工程や専門知識・経験ノウハウをナレッジ化し、蓄積・整理することで、教育ツールとして利用することができます。そのため、新入社員や異動に伴い新たな業務を担当する社員が、短期間で必要な知識を身につけ、業務を効率的に遂行できるようになります。具体的な作業手順や過去の事例、問題解決の方法が明記された資料は実践的なトレーニング資料として活用できるため、人材育成の効率化を目指すことが可能です。

知的財産の蓄積

業務のナレッジ化を進めるメリットの4つ目は、知的財産の蓄積です。ナレッジ化により、社員の個々の経験やノウハウが文書化され、企業内で共有されることで、情報が組織にとって価値のある資産となります。企業は独自の競争力を持つ知的財産を形成し、保有することが可能になります。また、ナレッジ化した情報は、新しいサービスや製品開発の基盤となり得る貴重な情報リソースです。ナレッジの蓄積は、企業の持続可能な成長とイノベーションを促進する基礎を築くことにつながるでしょう。

業務のナレッジ化に役立つツール

業務のナレッジ化に役立つツールには、以下の6つがあります。

文書管理システム
ファイル共有システム
グループウェア
ヘルプデスク
検索システム（エンタープライズサーチ）
データマイニングツール

それぞれについて、詳しく解説していきます。

文書管理システム

業務のナレッジ化に役立つツールの1つに、文書管理システムがあります。文書管理システムは、会社内で作成されるさまざまな文書や情報を整理・保管・利用・廃棄するためのシステムです。ここでいう管理とは、データをただ蓄積しておくだけではなく、必要なときに迅速に閲覧できることを指します。つまり、日々の業務で直接使える形で、情報を整理・蓄積していくことが文書管理システムの役割です。

ファイル共有システム

ファイル共有システムも、業務のナレッジ化に役立つツールの1つです。ファイル共有システムとは、クラウドストレージにデータをアップロードし、ダウンロードリンクを共有することで、複数の人々とファイルの共同利用や送信が可能になるシステムです。クラウドで利用できるため、場所やデバイスを問わずどこからでもアクセス可能です。無料で利用できるサービスもありますが、ビジネス用にセキュリティ対策などが取られているシステムは、有料で提供されているのが一般的です。情報漏えいを防ぐためには、使用するサービスの利用条件を事前に確認し、セキュリティ面で安心できるシステムを選ぶことが重要です。

グループウェア

業務のナレッジ化に役立つツールには、グループウェアがあります。グループウェアは、スケジュール管理・ファイル共有・チャットなど多様な機能を備えたシステムのことです。グループウェアは、知識や事例を体系化して蓄積していくことで、ナレッジベースとして活用することが可能です。しかし、グループウェアによっては、検索機能の品質が低い、利用料金が高いなどのデメリットが存在することもあるため、導入前に使用感や運用コストを確認しておくことをおすすめします。

ヘルプデスク

ヘルプデスク（FAQ）も、業務のナレッジ化に役立つツールです。ヘルプデスクとは、社内で頻繁に発生する質問とその回答を一元的に集約し、検索や管理が行えるツールです。業務に関する知識や文書、顧客からのよくある問い合わせなどを1つのデータベースに整理し、検索できる状態に保つことができます。ヘルプデスクに情報を蓄積していくことで、問い合わせ対応や課題解決の工程が効率化でき、各担当者や部署の作業負担の軽減が見込めるでしょう。

検索システム（エンタープライズサーチ）

検索システム（エンタープライズサーチ）も、業務のナレッジ化に役立つツールの1つです。エンタープライズサーチは、社内で分散している情報や文書を総合的に検索可能にするシステムです。エンタープライズサーチにより、企業内の電子データ全体を包括的に調べることが可能で、特定の保存場所が不明なデータでも迅速に探し出せるようになります。他部署のファイルサーバーやクラウドサービスに格納された情報も検索対象にできるため、複数のサーバーがある企業でも便利に使えるでしょう。

データマイニングツール

データマイニングツールも、業務のナレッジ化に役立つツールです。データマイニングツールは、統計学や人工知能などの技術を活用し、大量のデータセットから有益な情報を探し出し、分析するために設計されたソフトです。企業や個人が保有する豊富なデータの中から、目的に合った情報を選び出し、ビジネス戦略やマーケティング支援のために使用することが可能です。

まとめ

ナレッジ化とは、社内で蓄積された知識や経験を共有・活用する形に変換することです。ナレッジ化は、属人化の防止、人材育成の強化、知的財産の蓄積などに役立ちます。業務のナレッジ化には、文書管理システムやファイル共有システム、グループウェアやヘルプデスクなどのシステムを用いるのが有効です。社員一人一人の持つ貴重なナレッジを共有する方法として、自社にあったシステムを導入してみてください。

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