社内ヘルプデスクとは、主にIT・システムのサポートをする部署です。社内ヘルプデスクによっては、IT・システム以外の問い合わせにも対応しており、業務の効率化を図る役割をはたしています。
しかし、社内ヘルプデスクには課題が多く、問題を解決しなければ効果的な運用ができません。社内ヘルプデスクを活かすなら、自社にあったツールの導入がおすすめです。
本記事では、社内ヘルプデスクとは何か、設置するメリットや課題について解説します。おすすめのツール12選も紹介しますので、自社にあったツールはどれか比較検討し、社内ヘルプデスクの運用を成功に導いていきましょう。
関連記事：社内FAQとは？作り方やおすすめのツール・システム12選を紹介
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社内ヘルプデスクの効果を引き出す機能が揃った社内wikiツール「NotePM」
目次
社内ヘルプデスクとは？
社内ヘルプデスクとは、パソコンや業務システムなど、社内ユーザーからの問い合わせ対応や管理をおこなっている部署です。
一般的には、社内業務をスムーズに進めるためのサポートをおこないます。とくに業務として多いのは、情報システムに関する質問の受付やサポート・障害対応などです。しかし、社内サポートデスクは、IT・システム関連以外にも、資料作成や説明などをおこなう機会も少なくありません。
社内ヘルプデスクは、企業内の悩みや疑問を解決する大切な部署といえます。
＞関連記事：社内ヘルプデスクの業務を解説！AIツールを使った効率化策もご紹介
社内ヘルプデスクの業務内容
社内ヘルプデスクでは、社員からの問い合わせに対応します。
社内ヘルプデスクが対応する問い合わせの範囲は広く、IT・システム関連の問い合わせ以外にも多くの質問を受け付けなければなりません。たとえば、書類作成や社内手続きの方法などの質問を受けるケースもあるでしょう。
なお、社内ヘルプデスクは情報システム部門に設置されるケースが多くあります。社内の技術的な業務を広く請け負うことで、社員が本来の業務に集中しやすい環境を提供します。
社内ヘルプデスクの現状
社内ヘルプデスクは、業務委託を利用するケースもあるでしょう。
ITや情報機器などに詳しいスタッフをアウトソーシングし、社員のサポートを任せます。専門家に対応してもらえば、社員からの問い合わせをすぐに解決できるうえに、問い合わせに対応する手間も省けるので便利です。
近年では、ツールを利用しサポートや問い合わせ対応などの自動化して、問題や疑問を解決している企業が増えています。
アウトソーシングやツールの導入が、社内ヘルプデスク運用のコツともいえます。
社内ヘルプデスクと社内SEの違い
社内ヘルプデスクはIT・システムの問い合わせを解決する部署であり、社内SEは社内のIT・システムのメンテナンスをする部署です。
両社の違いは、解決する部門とメンテナンスする部門です。また、社内ヘルプデスクはIT・システム以外の問題に対応するケースが多いものの、社内SEはIT・システムまわりの問題を専門に解決するという違いもあります。
どちらもIT・システムについて支援する部門であり、企業によっては同じ意味で使っているところもあります。社内ヘルプデスクも社内SEも、大きな違いはないといってもいいでしょう。
社内ヘルプデスクの効果を引き出す機能が揃った社内wikiツール「NotePM」
社内ヘルプデスクを設置するメリット
社内ヘルプデスクを設置するメリットは、以下のとおりです。
- 業務の効率化が図れる
- 顧客トラブルを防止できる
- 属人化を防止できる
- 自己学習イネーブルメントにつながる
どのようなメリットがあるのか理解し、社内ヘルプデスクの設置が自社の課題解決に有用かどうか確認していきましょう。
業務の効率化が図れる
社内ヘルプデスクを設置すれば、社内で発生したIT・システムのトラブルをすぐに解決でき、業務が停滞する時間の短縮が可能です。
社内でIT・システムのトラブルが発生すると、業務が止まってしまうケースもあります。たとえば、社内サーバーがダウンすると、インターネットへの接続ができなくなってしまいます。社内サーバーの復帰を一般の社員がおこなうのは困難であり、IT・システムに詳しい人の助けが必要です。
社内ヘルプデスクの人のチカラを借りれば、IT・システムのトラブルを早期解決でき、企業全体の業務の効率化につながるでしょう。
顧客トラブルを防止できる
社内ヘルプデスクを設置すれば、IT・システムの障害で顧客と連絡を取りにくくなるようなトラブルを解消できます。
顧客が問い合わせするのは、自身がもつ不安や不満をすぐに担当者に伝えたいからです。しかし、IT・システムの障害により、すぐ連絡がつかないと大きな不満につながってしまいます。
社内ヘルプデスクが機能していれば、顧客からの問い合わせが滞るのを防止できます。素早い対応ができれば、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
属人化を防止できる
社内ヘルプデスクの存在は、IT・システムに関する業務の属人化の防止になります。
属人化とは、特定の社員がいないと業務が進まない状態です。IT・システム関連の業務を進めるには高度な知識が必要であり、属人化しやすい業務といえます。しかし、社内ヘルプデスクの担当者と連絡しつつ、IT・システムのメンテナンスを実行すれば誰でもシステムの不具合を修復・改善できます。
IT・システム関連の作業の属人化を防げれば、多くの社員の業務効率化につながるでしょう。
自己学習イネーブルメントにつながる
社内ヘルプデスクを活用すれば、自己学習イネーブルメントにつながって社員の成長につながります。
業務を進めていくと、コア業務以外の作業内容がわからずに仕事が止まってしまうケースもあります。コア業務以外の作業の疑問は、何を調べて解決すればいいのかわからず、なかなか進めていけません。しかし、社内ヘルプデスクに問い合わせすれば、自己学習イネーブルメントが促進されて業務の効率化につながるでしょう。
また、自己学習する環境が整えば、社員が自らの問題解決をおこなうようになり、教育するコストも削減できます。
社内ヘルプデスクでよくある課題
社内ヘルプデスクでよくある課題は、以下のとおりです。
- 同じような問い合わせが多い
- 問い合わせにはピークや期限がある
- 自己解決できる環境ではない
社内ヘルプデスクを設置すれば多くのメリットを得られるものの、解決すべき課題も多くあります。どのような課題を解決しながら運用していきましょう。
同じような問い合わせが多い
社員のもつ疑問や悩みは同じ業務で発生しやすく、社内ヘルプデスクには似たような内容の問い合わせが多くなります。
同じような問い合わせがくると、毎回同じ回答をしなければならず、社内ヘルプデスクの担当者にもストレスがかかってしまいます。しかも、IT・システム関連の問い合わせをしてきたのがITリテラシーの低い人だと、説明してもなかなか理解してくれません。
同じ説明をしているのに理解してくれない人がいると、社内ヘルプデスクの対応時間が長くなってしまい、ほかの人の問い合わせにすぐ対応できなくなるおそれがあります。
＞関連記事：ヘルプデスクの課題をマニュアルで解決！作成のメリットや手順・便利なツールなどをまとめて解説
問い合わせにはピークや期限がある
社内に新製品を導入したタイミングや、製品をアップデートしたタイミングなどは問い合わせが集中します。質問内容はほぼ同じであるものの、社内ヘルプデスクが適切な対処法を理解していなければ問題の解決に至りません。
また、ほとんどの社員が期日や納期などに追われて仕事をしているため、問い合わせ対応に期限が設けられるケースも多いでしょう。決められた期間内で問題を解決するには、相応の知識やノウハウが必要です。
自己解決できる環境ではない
自己解決できる環境が整っていない場合、社内ヘルプデスクへの問い合わせが増大します。
企業によっては、社内ヘルプデスクとは別にFAQやチャットボットを設置しているかもしれません。しかし、採用しているツールの使い勝手が悪い、使い方がわからないといった場合、社員は自分で考えずすぐに社内ヘルプデスクに連絡してきます。
また、FAQやチャットボットの利用にはコストがかかり、導入していない企業も多いのではないでしょうか。ツールの導入をしていない場合も、社内ヘルプデスクへの問い合わせが増えてしまいます。
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社内ヘルプデスクの課題を解決する方法
社内ヘルプデスクの課題を解決する方法は、以下のとおりです。
- 担当する範囲を明確にする
- 業務マニュアルを作成する
- ナレッジ共有を推進する
- ツールやシステムを導入する
課題を解決すれば、社内ヘルプデスクの効果を最大限に引き出せます。社内ヘルプデスクの効果を高め、社内の業務効率化を図っていきましょう。
担当する範囲を明確にする
社内ヘルプデスクを運用する際には、担当する範囲を明確にして受付者の負担を減らしましょう。
受付者はIT・システム関連の問い合わせだけでなく、そのほかの業務の質問にも対応するケースがあります。多くの問い合わせに対応しなければならないと、受付者の負担が大きくなってしまいます。
負担を軽くするには、受付者ごとに業務の範囲を明確にするといいでしょう。担当する仕事が限定されれば、対応しなければならない問い合わせの数が減ります。
また、専門性の高い問い合わせに対し、専門の人を担当とすれば高度な質問にも素早く回答可能です。担当者の範囲を明確にしていれば、受付者の負担を軽減できるだけでなく業務の効率化にもつながります。
業務マニュアルを作成する
社内ヘルプデスクの業務をスムーズに進めるなら、業務マニュアルの作成が効果的です。
業務マニュアルとは、業務の進め方が記載されている資料です。社内ヘルプデスクの業務を進めていく際、仕事の進め方がわからない場合には業務マニュアルのとおりに進めていきます。
業務マニュアルに基本的な流れだけでなく、イレギュラーな事象の内容まで記載されていれば、応用した作業までスムーズに進められるでしょう。
＞関連記事：【2024年版】マニュアル作成ツール おすすめ10選を徹底比較！（無料あり）
ナレッジ共有を推進する
ナレッジ共有を進めれば、社内ヘルプデスクの受付者の能力が向上して業務がスムーズに進みます。
受付者の能力は、人それぞれ異なります。能力が高い人もいれば、まだ成長過程にある人もおり、対応に差が出てしまうでしょう。しかし、ナレッジ共有を進めておけば、各社員の能力が標準化し、対応も安定します。
受付者によって回答が違うと、業務に問題が発生してしまうおそれもあるため、ナレッジ共有を進めるのは重要であるといえます。
＞関連記事：【2024年版】ナレッジ共有ツール タイプ別おすすめ 10選
ツールやシステムを導入する
社内ヘルプデスクの効果を最大限に引き出したいのであれば、ツールやシステムを導入しましょう。
設置・運用を成功させるには、業務マニュアルの作成やナレッジ共有が欠かせません。しかし、質の高い業務マニュアルの作成、ナレッジの蓄積と共有を手動でおこなうのは困難です。
ツールやシステムを導入すれば、業務マニュアルの作成やナレッジ共有を効率的に進めていけます。豊富なエディタ機能やテンプレートを利用すれば業務マニュアルの作成が簡単にでき、社内の情報をすぐに検索できるツールを利用すればナレッジ共有がスムーズに進むでしょう。
なお、社内ヘルプデスクに活用できるツールには、以下のような種類があります。
- 自己解決を促せる「FAQツール」
- 簡単な質問が解決できる「チャットボット」
- ナレッジを確認したいなら「社内Wikiツール」
ここからは、ツールの種類ごとの特徴を紹介していきます。
自己解決を促せる「FAQツール」
FAQとは、Q&Aの中で多く寄せられるものを抜粋してまとめたものです。FAQを有用に利用できるようにしたのがFAQツールです。
社員がFAQを簡単に参照できるようにしておけば、社内ヘルプデスクに連絡したり、周囲に質問したりしなくても問題を自己解決できます。社内ヘルプデスクへの問い合わせが減れば、問い合わせしてきた人を待たせずに問題をスムーズに解決していけるでしょう。
FAQツールの導入を検討されているのであれば「NotePM」がおすすめです。NotePMなら、豊富なエディタ機能がついており、FAQの情報を簡単に登録できます。登録した情報はファイルの種類を問わず全文検索できるため、探している情報をすぐに検索表示させられます。NotePMを導入すれば、社内ヘルプデスクでスムーズな応対を実現できるでしょう。
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簡単な質問が解決できる「チャットボット」
チャットボットとは、自動応答してくれるチャットです。チャットボットには、以下4つの種類があります。
| 種類 | 詳細 |
|---|---|
| 選択肢タイプ | 作成したシナリオをベースにし選択形式で会話する |
| ログタイプ | 蓄積したログにもとづいて文脈を予想しナチュラルな会話する |
| Elizaタイプ | 聞き役として問いかけに対して相槌で応じる |
| ハッシュタイプ | 登録内容にもとづいて会話する |
自社にあうチャットボットを選択すれば、業務の効率アップを図れます。
また、チャットボットは電話対応のように問い合わせした人を待たせずに済むため、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。
ナレッジを確認したいなら「社内Wikiツール」
社内Wikiツールとは、社内の情報をストックし、ストックした情報を共有できるツールです。
インターネットサイトのWikipediaのような社内専用の情報を共有できる掲示板を構築し、業務における情報を掲載します。掲載した情報を社員が調べて確認すれば、問題や疑問を自己解決できます。
モバイル対応している社内Wikiツールは、いつでもどこでもアップロードや閲覧できるため、リモートワークとの相性もよいといえるでしょう。
社内ヘルプデスクに最適なツールの選び方
社内ヘルプデスクに最適なツールの選び方は、以下のとおりです。
- 検索性が高くほしい情報がすぐ発見できるか
- 活用状況を分析する機能がついているか
- よく利用するチャネルに対応できるのか
- ヘルプデスクの規模にあっているか
- ツールの料金体系が自社にあっているか
- 誰でも使えるUIかどうか
最適なツールの選び方がわかれば、自社にあったツールの選定に役立ちます。自社にあったツールを導入し、社内ヘルプデスクの課題を解決していきましょう。
検索性が高くほしい情報がすぐ発見できるか
検索性が高く、ほしい情報がすぐに発見できるツールは、社内ヘルプデスクに適しています。
社内ヘルプデスクの受付者は、問い合わせがあったときに素早く回答する必要があります。検索性の高いツールを利用していれば、自分の探している情報が素早く見つかるはずです。
かりに探している資料に似たものが多くても、検索性が高ければほしい情報をピンポイントで探せます。ほしい情報がすぐ見つかれば、問い合わせした人だけでなく受付者の業務の短縮につながります。
活用状況を分析する機能がついているか
社内ヘルプデスクをうまく運用するには、FAQの活用状況を分析する機能が不可欠です。
FAQを設置しておけば、社員が自己解決してくれるようになって社内ヘルプデスクの負担が軽減されます。しかし、社員に利用してもらうには、質の高いFAQを作成しなければなりません。
質の高いFAQを作成するには、社員が多く見ている項目は何か理解し、内容を改善する必要があります。活用状況を分析する機能があるツールなら、改善すべきFAQに優先順位をつけて内容を充実させられるでしょう。
よく利用するチャネルに対応できるのか
社内ヘルプデスクにあうツールを探す際には、社員がよく利用するチャネルに対応できるのか確認しましょう。
問い合わせする方法は、電話やSNS、Webなどさまざまな方法があります。多く利用されるチャネルに対応していないツールを選択すると、そもそも問い合わせ自体が面倒な作業になってしまいます。
問い合わせが面倒に感じると、社員は質問をせずに自己判断して業務を進めてしまうでしょう。多く利用されるチャネルに対応していないと、社内ヘルプデスクの運用はスムーズに進みません。
ヘルプデスクの規模にあっているか
選択するツール機能の数と、社内ヘルプデスクの規模があっているか比較しておく必要があります。
ツールには多くの機能がついており、社内ヘルプデスクの運用に役立ちます。しかし、小規模な社内ヘルプデスクに対して多くの機能があるツールを導入しても、規模感があっていなければ機能を活かしきれなくなってしまうでしょう。自社のヘルプデスクに本当に必要な機能は何か洗い出したうえで、ツールを選択することが大切です。
ツールの料金体系が自社にあっているか
ツールを導入するときには、予算で収まる料金体系なのか見ておきましょう。
社内ヘルプデスクに適したツールを導入、運用する際には、費用がかかります。費用は導入するツールによって異なり、月額や利用するユーザー数によって決まります。
社内ヘルプデスクの規模や、予算を考慮してツールを選択しましょう。自社のヘルプデスクに期待する効果と、かかる費用が見あっているのか確認するのがポイントです。
誰でも使えるUIかどうか
ツールを選択する際には、ITリテラシーの低い人でも利用できるようなUIなのか実際に確かめてみましょう。
社内ヘルプデスクの受付者はIT・システム関連の問い合わせに対応する人ですが、中にはITリテラシーの低い人もいます。誰でも扱えるようなツールを導入すれば、利用者が多くなるはずです。
機能が豊富でも使いにくいUIを採用しているツールを導入すると、社内ヘルプデスクの運用はうまくいきません。ツールによっては無料トライアルやデモが利用できるため、使い勝手がいいかあらかじめ確認しておくといいでしょう。
社内ヘルプデスクの効果を引き出す機能が揃った社内wikiツール「NotePM」
社内ヘルプデスクの課題解決におすすめなFAQツール4選
社内ヘルプデスクの課題解決におすすめFAQツールは、以下の4つです。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM | ・高機能エディタとテンプレートで簡単に情報を登録できる ・Word・Excel・PDFなどどのようなファイルでも全文検索できる ・マルチデバイス対応している |
| Tayori | ・導入アカウントは7万アカウント以上にもなる ・デザイン性に富んだフォームを利用できる ・本格的なFAQページを手軽に制作できる |
| Zendesk | ・コードの導入などは不要で導入後すぐに利用できる ・AIボットで対話を自動化できる ・分析やレポーティングの機能もついている |
| Helpfeel | ・検索ヒット率98% ・意図予測・自然言語辞書・想定問い合わせなど独自の機能を搭載している ・生成AIを採用している |
FAQツールにもそれぞれに特徴があります。社内ヘルプデスクの業務効率化につながるツールはどれか確認し、比較検討していきましょう。
＞関連記事：【比較】FAQシステムおすすめ18選｜無料・有料ツールや選び方も解説
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、簡単に情報を登録でき、社内のナレッジを共有できるツールです。蓄積された情報は検索・閲覧でき、知りたい情報を素早く入手できるシステムを採用しています。情報の変更履歴やページの閲覧者を確認でき、利用状況まで簡単に調査できます。
NotePMの特徴
- 高機能エディタとテンプレートで簡単に情報を登録できる
- Word・Excel・PDFなどどのようなファイルでも全文検索できる
- マルチデバイス対応している
URL: https://notepm.jp/
社内ヘルプデスクの効果を引き出す機能が揃った社内wikiツール「NotePM」
Tayori
Tayoriは、顧客対応の負担を軽減したい企業におすすめのFAQツールです。直感操作が可能で、多くの人にとって使い勝手がいいツールです。また、FAQ以外にもフォーム・アンケート・チャット機能がついており、ひとつのツールで4つの役割をこなします。
Tayoriの特徴
- 導入アカウントは7万アカウント以上にもなる
- デザイン性に富んだフォームを利用できる
- 本格的なFAQページを手軽に制作できる
URL: https://tayori.com/
Zendesk
Zendeskは、多くのツールと連携し、問い合わせをしてきた人にあった方法で対応できるようにサポートしてくれます。AIボットの利用やFAQの構築が可能であり、顧客に対して満足いく回答ができるような機能も揃っています。
Zendeskの特徴
- コードの導入などは不要で導入後すぐに利用できる
- AIボットで対話を自動化できる
- 分析やレポーティングの機能もついている
URL: https://www.zendesk.co.jp/
Helpfeel
Helpfeelは、検索ヒット率98%と高い検索性を誇るツールです。FAQの情報を素早く検索できれば、社内ヘルプデスクの担当者も問い合わせしてきた人にすぐに回答できます。素早い回答は相手の業務効率を改善するだけでなく、受付者の負担も減らしてくれます。
Helpfeelの特徴
- 検索ヒット率98%
- 意図予測・自然言語辞書・想定問い合わせなど独自の機能を搭載している
- 生成AIを採用している
社内ヘルプデスクの課題解決におすすめなチャットボット3選
社内ヘルプデスクの課題解決におすすめなチャットボットは、以下の3つです。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| OfficeBot | ・問い合わせ数80%削減・作業負担90％削減の実績あり ・AIによりユーザーの質問を自動で拡張予測できる ・学習作業を検索語句設定なしで導入できる |
| PEP | ・直感操作でAIチャットボットを作成できる ・強度な自然言語処理機能が搭載されている ・バーチャルアシスタント機能が充実している |
| sAI Chat | ・導入してからすぐでも高い精度で回答してくれる ・管理画面上でFAQの編集・追加を簡単にできる ・使いやすさを追求したデザイン性 |
チャットボットツールにも特徴があります。どのような特徴があるのか比較し、社内ヘルプデスクに活かしていきましょう。
＞関連記事：【2024年版】チャットボット おすすめ11選を徹底比較！（無料あり）
OfficeBot
OfficeBotは、自動で質問を予測して回答でき、問い合わせの80％削減を達成した実績もあるツール。AIの回答には出典した書類のURLやファイル名を表示してくれるなど、問い合わせしてきた人に配慮した機能がついています。
OfficeBotの特徴
- 問い合わせ数80%削減・作業負担90％削減の実績あり
- AIによりユーザーの質問を自動で拡張予測できる
- 学習作業を検索語句設定なしで導入できる
PEP
PEPは、問い合わせ応対自動化AIチャットボットです。AIが問合せに対しておもてなし対応してくれます。プログラミングの知識がなくても、直感操作で利用できます。また、バーチャルアシスタント機能が充実しており、チャットボットからの呼び出しや、ほかの他クラウドサービスとの連携も可能です。
PEPの特徴
- 直感操作で簡単にAIチャットボットを作成できる
- 強度な自然言語処理（AI・機械学習）機能が搭載されている
- バーチャルアシスタント機能が充実しているメンテナンスにかかる工数は1ヵ月あたり約2時間
URL: https://pep.work/
sAI Chat
sAI Chatは、導入時から高い精度での回答ができるAIを用いたチャットボットです。入力途中でも質問文のサジェストが表示されたり、サイトのテイストにあわせてデザインやサイズを変更できたりするなど、豊富な機能や高いデザイン性を誇ります。
sAI Chatの特徴
- 導入してからすぐでも高い精度で回答してくれる
- 管理画面上でFAQの編集・追加を簡単にできる
- 使いやすさを追求したデザイン性
URL: https://saichat.jp/saichat/
社内ヘルプデスクの課題解決におすすめな社内wikiツール6選
社内ヘルプデスクの課題解決におすすめな社内wikiツールは、以下の6つです。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM | ・マニュアル・ノウハウをWeb上で簡単に作成できる ・強力な検索機能でほしい情報を見つけられる ・無料で試めせる |
| esa | ・チームで情報を共有し育てていくシステムを採用している ・タイトル編集だけで整理できるカテゴリ機能の搭載している ・60日間の無料トライアル期間がある |
| GROWI | ・オンプレミス対応もできる ・テーマなどカスタマイズできる ・draw.io 連携機能で図を描ける |
| Helpfeel Cosense（旧：Scrapbox） | ・タグとリンクによる自動の整理機能がついている ・ひとつのアクションで画像や動画、地図を添付できる ・BUSINESSは100ページまで無料で利用できる |
| Qiita:Team | ・簡単にナレッジを共有できる情報共有サービス ・組織運営を効率化することで会議の減少に貢献できる ・無料トライアルがあるため導入を検討しやすい |
| Confluence | ・チームのサイロ化を解消できる ・さまざまな作業やコラボレーションをまとめて整理できる ・無料プランがあるため導入前に検討期間を設られる |
社内ヘルプデスクには、社内wikiツールも有用です。業務に必要なノウハウを掲載しておけば、受付者の業務の効率化や質の向上につながります。
NotePM
NotePMは、個人のノウハウを最大限に引き出せる社内wikiです。社員が情報を書き込み蓄積していけば、自社オリジナルの社内wkiに仕上がります。コミュニケーションツールであるSlack・Chatwork・Microsoft Teams・LINE WORKSなどと連携しており、情報を蓄積するだけでなく、社員どうしで登録した情報の内容が確認できます。また、登録企業は5,000社に及び、アクセス制限機能が充実しておりセキュリティ面の安全性から、金融機関の導入実績もあるツールです。
NotePMの特徴
- マニュアル・ノウハウをWeb上で簡単に作成できる
- 強力な検索機能でほしい情報を見つけられる
- 無料で試めせる
URL: https://notepm.jp/
社内ヘルプデスクの効果を引き出す機能が揃った社内wikiツール「NotePM」
esa
esaは、社内で情報を共有して終わりではなく、利用者でドキュメントを育てられるツールです。不完全な状態で公開されても、有用な効果をもつ情報もあります。そのような情報を何度も改善し更新していくため、複数人で同時に編集する機能や簡単にカテゴリ編集できる機能がついています。60日の無料トライアル期間があるため、導入を検討している企業はお試しで利用するのもよいでしょう。
esaの特徴
- チームで情報を共有し育てていくシステムを採用している
- タイトル編集だけで整理できるカテゴリ機能の搭載している
- 60日間の無料トライアル期間がある
URL: https://esa.io/
GROWI
GROWIは、無料で使えるオープンソースの社内wikiツールです。
Markdown記法に対応しており、テキストや画像、動画などのさまざまな種類のコンテンツを簡単に共有できます。また、GROWIの機能はプラグインによって拡張でき、APIも提供されているため、カスタマイズも簡単です。
GROWIの特徴
- オンプレミス対応もできる
- テーマなどカスタマイズできる
- draw.io 連携機能で図を描ける
Helpfeel Cosense（旧：Scrapbox）
Helpfeel Cosenseは、複数人がリアルタイムに情報を共有できるツールです。タグとリンクによる自動の整理機能により、大量の情報を簡単に共有できるのが特徴です。しかも、たったひとつのアクションで、リンクが完了してしまうといった便利な機能があります。
Helpfeel Cosenseの特徴
- タグとリンクによる自動の整理機能がついている
- ひとつのアクションで画像や動画、地図を添付できる
- BUSINESSは100ページまで無料で利用できる
URL: https://scrapbox.io/
Qiita:Team
Qiita:Teamはシンプルな情報共有によって、社内におけるコミュニケーションを活性化できます。フィード表示がわかりやすく記事が新着順に並ぶため、最新の情報がキャッチアップしやすくなっています。また、Markdown記法の簡単入力で、テンプレート機能も充実しているため、誰にとっても使いやすいシステムです。
Qiita:Teamの特徴
- 簡単にナレッジを共有できる情報共有サービス
- 組織運営を効率化することで会議の減少に貢献できる
- 無料トライアルがあるため導入を検討しやすい
Confluence
Confluenceは、共同で多くの成果を収められるツールです。
バーチャルで利用できるため、作業の構築や整理・コラボレーションを1ヵ所でおこなえます。また、ソーシャル機能を活用して、あらゆるレベルの従業員が意見を投稿しフィードバックしあえます。
Confluenceの特徴
- チームのサイロ化を解消できる
- さまざまな作業やコラボレーションをまとめて整理できる
- 無料プランがあるため導入前に検討期間を設られる
URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
社内ヘルプデスクを設置し業務効率を改善していこう
社内ヘルプデスクとは、IT・システムに関する問い合わせに対応する部門です。ただ、IT・システム以外の問い合わせへの対応するケースも多く、業務の範囲がかなり広い傾向にあります。
うまく運用できれば業務の効率化につながるものの、さまざまな課題を解決しなければ、社内ヘルプデスクの効果を引き出せません。
社内ヘルプデスクの効果を引き出すのであれば「NotePM」の導入がおすすめです。NotePMには豊富なエディタ機能がついており、誰でも簡単に情報と登録できます。また、高い検索性を兼ね備えており、すぐに探している情報を検索できます。社内ヘルプデスクに必要な機能が揃っていますので、まずは無料トライアルから始め、導入を検討してみてください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
