こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
人材の流動性が高まったことで、企業におけるナレッジマネジメントの重要性が叫ばれています。ナレッジマネジメントを浸透させるためには、従業員の意識や習慣を大きく変える必要があるため、苦戦している人も多いでしょう。
この記事では、ナレッジマネジメントがうまくいかない企業のよくある原因を解説します。ナレッジマネジメントの課題を解決する方法や、おすすめのツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
そもそもナレッジとは
社内におけるナレッジとは、ビジネスの問題解決につながる有益な情報のことです。感覚的に実行しているナレッジを「暗黙知」、言語化されているナレッジを「形式知」といいます。ナレッジマネジメントについて知るために、まずはこの2種類のナレッジの特徴について見ていきましょう。
暗黙知はそれを持っている本人しか活用できないため、業務量も問い合わせも暗黙知を持っている社員に集中してしまいます。また、暗黙知を多く持つ優秀な社員が退職してしまうと、最悪の場合は事業を正常に行えなくなる可能性もあるでしょう。
一方で明文化されている形式知も、扱いには注意が必要です。形式知にはメールやチャットなどの一時的なやり取りに使われる「フロー情報」と、wikiページのように何度も読み返す「ストック情報」があり、それぞれ適切な手段で管理する必要があります。形式知の管理が行き届いていないと、ナレッジが適切に活用されず、企業の生産性を高める機会を逃してしまうでしょう。
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なぜナレッジマネジメントがうまくいかないのか
ナレッジマネジメントの浸透に向けて社内で働きかけても、うまくいかないのには理由があります。ここでは、ナレッジマネジメントでつまずく代表的な理由を3つ紹介します。
ナレッジマネジメントの目的が共有されていない
ナレッジマネジメントがうまくいかない理由の1つに、社員がナレッジ共有の必要性を感じていないことが考えられます。社員個人が持つナレッジは、経験を通して苦労して手に入れた知見です。それを会社に還元してもらうには、社員自身にナレッジを共有するメリットを感じてもらう必要があります。「新人教育を効率化でき、本業に集中できる」「各社員の失敗事例やそこから学んだナレッジを共有して、リスクマネジメントに活かせる」など、ナレッジマネジメントの目的を共有することが重要です。
解決できる課題：ナレッジ共有が浸透しない・属人化している
ナレッジが複数のツールに分散している
見つけたいナレッジがどこにあるか分からないことで、ナレッジマネジメントがうまくいっていない可能性もあります。見つからない原因でよくあるのは、ナレッジが複数のツールに分散していることです。メールやビジネスチャット、社内ポータルサイトなど複数の手段を使い分けながら発信していると、ナレッジが探し出せず、活用しづらい状態になってしまいます。目的のナレッジを検索しやすくなるよう、さまざまな手段で発信した情報を1つのツールに集約して一元管理する仕組みをつくるといいでしょう。
関連記事：一元管理とは？社内の情報を一元化するメリットやポイント、最適なツールを紹介！
ナレッジを更新しづらい
更新しづらい方法でナレッジを管理している可能性も考えられます。たとえばマニュアルを共有フォルダで管理していて、ファイル名が統一されていなくて最新版がどれか分からない場合、確認するのに手間が掛かるでしょう。場所を問わず更新・閲覧できるクラウドツールでは、更新すると同時にナレッジを発信できるため、共有の手間も掛かりません。常に最新の情報へと更新できるようになり、ナレッジマネジメントを適切に行えるようになるでしょう。
解決できる課題：マニュアル作成が大変で誰も更新しない
ナレッジマネジメントを浸透させるポイント
ナレッジマネジメントの課題を解決するためには、具体的にどんな取り組みを行ったらいいのでしょうか。ここでは社内でナレッジマネジメントを浸透させるためのポイントを紹介します。
フロー情報の共有にオンラインツールを活用する
出社時はフロー情報を口頭や付箋などで伝達されることがよくあります。ですが、後からやり取りを振り返りづらく、ストック情報としてまとめるのにも手間がかかるでしょう。ナレッジの更新作業を効率化するためにも、ストック情報の共有にはビジネスチャットや社内SNSなどのオンラインツールの活用がおすすめです。コピペなどで更新内容を簡単に反映できるため、手間を大幅に抑えられます。
テンプレートを豊富に用意する
ナレッジを共有するために、毎回1からフォーマットを作るのは大変な手間が掛かります。よく見返されるナレッジのテンプレートを用意することで、マニュアルや資料の作成に掛かる時間も手間も抑えることができます。また、テンプレートがあることで、社員に対して「共有すべきナレッジは何か」を伝える効果もあります。
検索性の高いツールでストック情報を管理する
ストック情報は、検索性の高いツールで一元管理するのがおすすめです。たとえば全文検索機能があるツールを活用することで、目的のナレッジを見つけやすくなります。さらに、閲覧数が分かったり、リアクション機能があったりするツールであれば、「自分が共有したナレッジが役に立っているんだ」という実感を得られます。やりがいにつながるため、自発的にナレッジを共有する社内文化を醸成できるでしょう。
複数のツールから情報を集約できるプラットフォームを導入する
フロー情報の中から何度も見返すものを選定して更新するとなると、更新漏れが発生する可能性がありますし、手間が掛かるためナレッジマネジメントが浸透しないリスクがあるでしょう。そうした事態を防ぐためにも、さまざまなツールと連携して、フロー情報もストック情報も自動で情報を集約できるプラットフォームを導入するのがおすすめです。ナレッジ共有の手間を最小限に抑えつつ、ナレッジを探しやすくなるので、生産性の向上を図れるでしょう。
ナレッジマネジメントの浸透に最適なツール「NotePM」
ナレッジマネジメントの浸透を後押しするプラットフォームが、社内wikiツールの「NotePM」です。NotePMはビジネスチャットやメールをはじめ3,000以上のツールと連携でき、フロー情報もストック情報も自動で集約できます。テンプレートも豊富に用意されていて、リアクション機能も備わっているため、手動での更新も自主的に行いやすくなるでしょう。また、検索機能では全文検索やキーワードのハイライト表示にも対応しているため、目的のナレッジがすぐに見つかります。ナレッジの集約も検索も簡単に行えるNotePMを導入することで、ナレッジマネジメントを推進しやすくなるでしょう。
まとめ
ナレッジマネジメントを浸透させるためには、従業員に目的をしっかり共有し、複数のツールに分散しているナレッジを一元管理することが重要です。検索性が高く、複数のツールと連携でき、テンプレートも豊富なクラウドツールを導入することで、ナレッジマネジメントを成功に導けるでしょう。情報共有ツール「NotePM」を活用しながら、ナレッジマネジメントの手法を刷新してみてください。
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