こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
社内にさまざまな情報や資料が散在しており、一元管理を検討している方も多いのではないでしょうか。紙やExcelなどのデータをツールで一元管理することで、必要なタイミングで情報を取り出しやすくなったり、社内のナレッジ共有が活発化したりと数多くのメリットを得られます。
そこで今回は、社内の情報を一元管理するときのメリット・デメリットやポイントなどについてわかりやすく解説します。また、情報の一元管理に適したツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
一元管理とは？
そもそも一元管理とは、どのような意味の言葉なのでしょうか。本章では、一元管理の定義や一元管理できる情報の種類、一元管理の重要性などについて解説します。
一元管理の意味
一元管理とは、組織内でバラバラに管理されている情報を一ヶ所に集約し、統一された方法で管理することです。
多くの企業では、営業部や経理部など、部署によってさまざまな情報が扱われています。その際、データが紙やWordなどの形式で個別のデバイスに保存されていることも珍しくありません。こうして社内に散在した情報をツールで一元管理すれば、従業員が必要なタイミングで情報を探し出し、効率良く活用できるようになります。
一元管理と似ている言葉に「一括管理」があります。一括管理は単に情報を一ヶ所に集めることを指す一方で、一元管理の場合は情報を集約したうえで、管理方法まで統合する点が大きな特徴といえるでしょう。
どのような情報が一元管理できる？
社内に散在している情報は、基本的にすべて情報管理ツールによって一元管理できます。
具体的には、従業員の個人データや人事評価などの「ヒト」に関する情報、請求書や決算書などの「カネ」に関する情報、在庫表や設計書などの「モノ」に関する情報が挙げられます。また、業務マニュアルや手順書などの「ナレッジ」も、情報管理ツールで一元管理することが可能です。
一元管理の重要性が高まっている背景
近年は新型コロナウイルスの影響でリモートワークが浸透し、従業員同士が遠隔で仕事を進める機会も増えました。しかし、情報がバラバラに管理されていると、従業員間の連携が図りにくいのが難点です。そこで、多くの企業が社内の情報を一元管理し、遠隔でもスムーズにアクセスできるような仕組みを導入するようになりました。
また、最近では「BCP（事業継続計画）」という考え方も注目を集めています。BCPとは、地震や台風などの災害時に速やかに経営を再開できるよう、備えておく取り組みのことです。情報をクラウドツールで一元管理しておけば、データの消失リスクを抑えられるため、災害時にすぐに復旧できるというBCP上の利点もあります。
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社内の情報を一元管理するメリット
社内の情報を一元化することで、企業や従業員にとってどのような利点があるのでしょうか。本章では、社内の情報をツールで一元管理するメリットについて解説します。
作業効率が飛躍的に上がる
社内で情報がバラバラに管理されていると、従業員同士が「あのファイルどこですか？」「○○の方法を知りたいです」のように逐一確認し合わなければいけません。その点、情報が一元管理されていれば、誰もが速やかにツール上から必要な資料・データを検索できるようになるため、社内全体での作業効率が飛躍的に上がります。
社内のナレッジ共有が活発化する
情報管理ツールを導入すれば、ツール上でマニュアルや日報などのナレッジを一元管理することもできます。従業員が必要なときに業務上のノウハウを得られるようになり、スキルアップやパフォーマンス向上が期待できるでしょう。また、OJTの工数が減ったり、業務の属人化が解消されたりという人材教育上の効果も期待できます。
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コンプライアンスのリスクを防げる
情報管理の体制があいまいだと、従業員が機密情報をメールで社外へ送ってしまったり、顧客データを紛失してしまったりというリスクが生じます。その点、セキュリティ水準の高い情報管理ツールでデータを一元管理しておけば、情報流出の危険性を最小限に抑えることができ、社内のコンプライアンス意識も高められるでしょう。
社内の情報を一元管理するデメリット
社内の情報を一元管理することで、逆に不便や不満が生まれるケースもあります。本章では、社内の情報を一元管理する際のデメリットとその解消方法について解説します。
慣れるまでに時間がかかる
バラバラだった情報をツールで一元管理すると、今までとは業務の進め方が大きく変わりかねません。また、従業員が新しいツールの使用に慣れるまでは、逆に手間や工数がかかってしまうことも考えられます。場合によっては現場の従業員から反発が来てしまうこともあるでしょう。一元管理をよりスムーズに進めるためには、できるだけ直感的に操作できるツールを導入したり、導入後に研修やフォローを実施したりすることが大切です。
ツールの運用にコストがかかる
有料の情報管理ツールを導入する場合には、当然ながら購入費や利用料などのコストがかかります。企業によっては、経営層や決裁者からの理解がなかなか得られず、社内稟議に時間がかかってしまう点がデメリットです。
しかし、最適なツールを導入することで業務の生産性が上がったり、社内のナレッジ共有が活発化したりするため、業績への好影響が期待できます。中長期的に見れば、利益がコストを上回る可能性も高いでしょう。経営層や実際にツールを使う現場からの理解を得るためには、ツールを導入する前に費用対効果を細かく見積もっておくことが大切です。
社内の情報を一元管理する際のポイント
社内の情報を一元管理する際には、具体的にどのようなことを意識すればいいのでしょうか。本章では、社内の情報を一元管理するときのポイントについて解説します。
どの情報を一元化するのか決める
一元管理する情報の種類によって、最適なツールは変わってきます。例えば、従業員の人事評価や給与額などを一元管理するなら人事系の情報管理ツール、顧客の個人情報や利用状況などを一元管理するなら「CRM（顧客関係管理ツール）」、マニュアルや手順書を一元管理するなら「社内wikiツール」が効果的です。事前に一元管理したい情報の範囲・内容を明確にしておくことで、より自社に適したツールを選びやすくなるでしょう。
一元管理の目的を明確にする
情報を一元管理する際の目的によっても、導入すべきツールは異なります。例えば、社内のナレッジ共有を活発化したい場合は「社内wikiツール」、大容量のデータを保存したい場合は「クラウドストレージ」などが最適です。一元管理の目的にできるだけ合致したツールを導入することで、費用対効果も高めやすくなるでしょう。
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検索性能の高いツールを選ぶ
情報管理ツールによって、検索性能は大きく異なります。データの“保存”に特化したツールの場合、検索性能が低く、必要なタイミングで欲しい情報を取り出せない可能性が高いでしょう。現場での使い勝手を高めるには、できるだけ検索性能の高いツールを導入することも大切です。例えば、「資料内の文字を全文検索できるか」「タグやフォルダでデータを階層化できるか」などの観点を意識すると、より使いやすい情報管理ツールを選べます。
情報の一元管理に最適な社内wikiツール「NotePM」
情報の一元管理に最適なのが、社内wikiツールの「NotePM」です。
NotePMは、マニュアルや手順書、日報・週報などのドキュメントをフォーマットに沿って手軽に作成でき、共有できる“社内版ウィキペディア”です。検索性能の高さが特徴で、タグやフォルダ、全文検索などで欲しい情報をスムーズに検索できます。また、各情報に対して従業員が「いいね」やコメントを送り合えるため、ナレッジ共有に対する現場のモチベーションが向上しやすいのもポイントです。「NotePM」を活用して社内情報を一元管理することで、スムーズにナレッジを共有でき、組織のパフォーマンス向上が期待できるでしょう。
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まとめ
社内のさまざまな情報を一元管理することで、業務の生産性が高まったり、ナレッジ共有が盛んになったりと数多くのメリットが期待できます。社内の情報を一元管理する際には、一元化したい情報や目的を明確にしたうえで、それに合った情報管理ツールを導入することがポイントです。特に検索性能が高い情報管理ツールを選ぶことで、従業員が情報を必要なタイミングで取り出しやすくなり、一元管理の費用対効果もより高まるでしょう。
検索性能が高く、ナレッジ共有に適した情報管理ツールをお探しの際には、ぜひ「NotePM」を活用ください。
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NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
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