こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
ビジネスシーンでは、企画書や提案書をはじめ日々さまざまなドキュメント（文書）の作成が必要です。特にシステム開発の現場では、要件定義書やテスト報告書など、作成すべきドキュメントの種類は少なくありません。その際、ドキュメント作成ツールがあれば、フォーマットに沿って快適かつ効率良く文章を書き上げられます。
そこで今回は、ドキュメント作成ツールの活用メリットや選び方のポイントについて分かりやすく解説します。おすすめのドキュメント作成ツール6選も紹介しますので、ぜひツールを選ぶ際の参考にしてみてください。
目次
ドキュメント作成ツールとは？
ドキュメント作成ツールとは、具体的にどのようなツールのことを指すのでしょうか。ここでは、ドキュメント作成ツールの定義やメリットについて解説します。
ドキュメント作成ツールとは、文書を効率良く作成するツール
前提として「ドキュメント」とは、コンピュータで記録された文書資料のことをいいます。例えば、企画書や報告書、提案書、議事録、手順書などが代表的です。特にIT業界においては、要件定義書や基本設計書、システム障害報告書、リリース手順書、プロダクトロードマップなど、開発に欠かせない文書資料を指します。こうしたドキュメントをフォーマットに沿って効率良く作成できるアプリケーションが、ドキュメント作成ツールです。
ドキュメント作成ツールの活用メリット
ドキュメント作成ツールを使うメリットの一つは、体裁の整った文書資料をスピーディに作成できることです。ツールには、テンプレートと呼ばれるひな形が用意されており、さまざまな種類の文章を手際よく作成できます。
また、作成したドキュメントをツール上で他のメンバーに共有できるのもメリットです。ツール上で他のユーザーが必要な資料を検索して閲覧したり、共同編集したりできます。日常業務の多くを占めるドキュメント作成・共有がスピーディになれば、ビジネス全体の効率化につながり、社内のナレッジ共有も活性化されるでしょう。
わかりやすいマニュアルが簡単に作れるサービス ⇒「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから
ドキュメント作成ツールを選ぶときのポイント
ドキュメント作成ツールを選ぶ際には、どのような点に注目すればいいのでしょうか。ここでは、ドキュメント作成ツールを選ぶときのポイントについて解説します。
誰でも簡単に文書を作成できるか
ツール導入後に社内で活用を促進するためには、誰でも簡単に文書を作成できるかどうかが重要です。例えば、テンプレートが豊富に用意されていれば、どのようなドキュメントでも構成に沿って簡単に作成できます。また、Markdown形式に対応していれば、文字の色や装飾も含めてコーディング不要で簡単に記述しやすいでしょう。
強力な検索機能があるか
ドキュメントは、必要なタイミングで探し出せることが大切です。その点、フォルダやタグで文書を階層化できるツールは、より情報を検索しやすくなります。また、ExcelやPDFの中身もキーワードで検索できると、必要な情報にたどり着きやすいでしょう。強力な検索機能があれば、ナレッジの社内共有も進みやすくなります。
ツール上でコミュニケーションを取れるか
ドキュメント作成ツールは、ドキュメントの作成者と閲覧者が円滑にコミュニケーションを図れるかどうかも重要です。例えば、チャットや社内SNSと連携できるツールであれば、ドキュメントの編集や改善を他のメンバーとリアルタイムに進められます。また、閲覧者がドキュメントにコメントや「いいね」を残せるツールであれば、ドキュメント作成者のモチベーションも向上しやすく、チーム内の情報共有がさらに活発になるでしょう。
セキュリティレベルが高いか
ドキュメント作成ツール上では、社内の重要な文書を扱うからこそ、セキュリティレベルの高さも不可欠です。例えば、操作者のアクセスログを細かく残せたり、2段階認証で不正ログインを防げたりするツールであれば安心して使えます。また、信頼性の高い堅牢なデータセンターでデータが保管されていると、より安全でしょう。
ドキュメント作成ツールおすすめ“6選”
ドキュメント作成ツールには、具体的にどのような種類があるのでしょうか。ここでは、おすすめのドキュメント作成ツール6選と、それぞれの特徴について紹介します。
NotePM（ノートピーエム）
NotePMは、豊富なフォーマットを活用して手軽にドキュメントを作成できる社内Wikiツールです。強力な検索機能が特徴で、タグやフォルダ、キーワードなどで欲しい情報をいつでも探し出せます。さらにコメントや「イイね！」などの機能でメンバー同士がコミュニケーションを取り合えるため、社内のナレッジ共有が活性化しやすいのが特徴です。2段階認証やアクセスログも採用し、セキュリティ水準も高いため安心して活用できます。
NotePMの特徴
- タグやフォルダで階層化でき、ドキュメントを必要なタイミングで検索できる
- ドキュメントごとに閲覧履歴やコメントを残せるため、社内のナレッジ共有が進みやすい
- Markdown記述にも対応しているため、入力補助機能で文章をスラスラ作成できる
Googleドキュメント
Googleドキュメントは、Web上で利用できる無料のドキュメント作成ツールです。他のさまざまなGoogleツールと連携しやすいのが特徴で、GoogleSheetのグラフを埋め込んだり、GoogleMeetですぐに共有したりできます。Web上でメンバー同士が共同編集し、洗練したドキュメントへ仕上げられるのもポイントといえるでしょう。
Googleドキュメントの特徴
- Web上から無料で利用できる
- さまざまなGoogleツールと連携しやすい
- メンバー同士で共同編集することもできる
URL：https://www.google.com/intl/ja/docs/about/
Evernote（エバーノート）
Evernoteは、文書資料やToDoリスト、ファイル、写真などをツール上で共有できるプロジェクト管理ツールです。ノート機能でドキュメントを作成・保存し、必要なタイミングで閲覧できます。オンラインからWebページを直接クリップし、コメントを記入できるという独自の「Webクリッパー機能」を備えているのが特徴です。
Evernoteの特徴
- テキスト以外に、画像やToDoリストも保存できる
- iPhone、Android、Macなどさまざまな端末でアクセスできる
- Webページを直接クリップして文書へ挿入できる
URL：https://evernote.com/intl/jp
Qiita Team（キータチーム）
Qiita Teamは、エンジニア向けブログ「Qiita（キータ）」を運営する会社がリリースした、社内コミュニケーションツールです。作成したドキュメントを新着順に並べたり、トピックごとに新着ドキュメントを閲覧したりできます。リアルタイムに情報が更新され、メンバーが常に社内の最新情報をキャッチアップできるのが特徴です。
Qiita Teamの特徴
- エンジニアにはなじみ深い「Qiita」の運営会社が開発
- 作成後のドキュメントを新着順に並べて表示できる
- 共有リンク機能で社外にも文書を共有できる
esa（エサ）
esaは、小鳥のチャーミングなデザインが特徴のドキュメント作成・共有ツールです。「チームのみんなで育てるドキュメント」がテーマになっており、書きかけのドキュメントもリアルタイムに共有でき、チームメンバーで同時編集もできます。Markdown記述にも対応しており、操作がシンプルな点も特徴といえるでしょう。
esaの特徴
- デザインがチャーミングで親しみやすい
- 書きかけのドキュメントもすぐに共有できる
- チームメンバーで同時編集ができる
URL：https://esa.io/
flouu（フロー）
flouuは、社内に散在した情報を一元管理できる、クラウド情報共有ツールです。チャット機能でドキュメントの作成進捗を報告できたり、ドキュメントを組織外へ共有できたりする機能が搭載されています。情報セキュリティマネジメントの国際認証取得（ISO27017）を取得しており、堅牢性も同ツールの強みといえるでしょう。
flouuの特徴
- ドキュメントごとにバージョン更新数を管理できる
- 関連するドキュメントをAIが自動提案してくれる
- 国際認証取得（ISO27017）を取得している
わかりやすいマニュアルが簡単に作れるサービス ⇒「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから
まとめ
ドキュメント作成ツールを活用することで、企画書や報告書、要件定義書、ユーザーマニュアルなどの文書資料を効率良く作成できます。ドキュメント作成ツールを選ぶ際には、特別な知識がなくても誰でも簡単に操作でき、できるだけ検索性能が高い製品を選ぶことが大切です。現場の従業員にとって使い勝手の良いドキュメント作成ツールを選択することで、導入後の利用も活性化され、ナレッジやノウハウの共有も進みやすくなるでしょう。
NotePMは、“社内版ウィキペディア”としてドキュメントを手軽に作成・共有できる社内Wikiツールです。ドキュメントのフォーマットが豊富に用意されているため、社内の誰もが簡単にさまざまな文書を作成できます。さらに検索性が高く、必要な情報をすぐに探し出せるため、社内のナレッジ共有が活性化しやすいのも特徴です。ぜひ便利なドキュメント作成ツールをお探しの際には、社内Wikiツール「NotePM」を活用ください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
