こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
ビジネスシーンでは、企画書や提案書をはじめ日々さまざまなドキュメント（文書）の作成が必要です。とくにシステム開発の現場では、要件定義書やテスト報告書など、作成すべきドキュメントの種類は少なくありません。その際、ドキュメント作成ツールがあれば、フォーマットに沿って快適かつ効率よく文章を書き上げられます。
本記事では、ドキュメント作成の目的や重要性を紐解いたうえで、作成のコツやツールの選び方をわかりやすく解説します。おすすめのドキュメント作成ツール6選も紹介しますので、ぜひツールを選ぶ際の参考にしてみてください。
Web上で簡単にドキュメント作成・管理が出来るツール「NotePM」
目次
ドキュメント作成とは？基本的な意味を解説
前提として「ドキュメント」とは、コンピュータで記録された文書資料のことをいいます。ビジネスシーンにおいては、WordやGoogleドキュメントのようなツールを用いて文章を作成することを「ドキュメント作成」というのが一般的です。
たとえば、企画書や報告書、提案書、議事録、手順書などが代表的です。とくにIT業界においては、要件定義書や基本設計書など、開発に欠かせない文書資料を指します。こうしたドキュメントをフォーマットに沿って効率よく作成できるアプリケーションが、ドキュメント作成ツールです。
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ドキュメント作成の目的
ドキュメント作成の目的は、主に以下の3点です。
- 開発側とクライアント側の認識をすり合わせるため
- プロジェクトにかかわるメンバー間で共通認識をもつため
- 開発後の保守・運用時に引き継ぎ作業を効率化するため
3つの共通点は、ビジネスシーンにおいてコミュニケーションを円滑に行う点にあります。スムーズなやりとりを心がけるためにも、ドキュメント作成の目的を押さえておくことが重要です。
開発側とクライアント側の認識をすり合わせるため
ドキュメントを作成することで、認識のすり合わせが可能になります。とくに開発分野においては、ひとつのプロジェクトを進めるにあたり、開発側とクライアント側が共通認識をもつことが必要です。
たとえば、両者のITの知識量に差があるとすると、会話のみのコミュニケーションでは意図が伝わらないことも考えられるでしょう。開発システムの完成形イメージをすり合わせるためのツールとして、ドキュメントは効果を発揮するのです。
プロジェクトにかかわるメンバー間で共通認識をもつため
ひとつのプロジェクトを進行するにあたって、複数人で工程を進めることが多いです。メンバー間で共通認識をもつためのツールとしても、ドキュメントは役に立ちます。
たとえば、クライアントからヒアリングした内容を忠実に再現するためには、議事録を残しておくと記憶に頼らず正確な情報を伝達しやすくなります。各工程で担当が変わるときの引き継ぎも、ドキュメントを作成しておけばスムーズです。
ドキュメントを作成すると、ミスなくスピーディーな開発が可能になります。
開発後の保守・運用時に引き継ぎ作業を効率化するため
開発したシステムは、運用時に思わぬトラブルが発生することもあります。システムに不具合があった際に、開発工程でドキュメントを作成しておくと、資料が責任追求の手助けとなるでしょう。
たとえば、システム構築の過程や実施したテスト内容を把握したうえで、トラブルの要因を突き詰める必要があります。このように想定外のトラブルが発生した場合、随時修正する必要があるのです。
ドキュメントは、開発後の保守・運用時に効率的に引き継ぎする目的でも使用されます。
開発業務におけるドキュメント作成の種類
開発分野では、各工程においてドキュメントの作成が求められます。主な種類と作成のタイミングを以下の表にまとめました。
| 作成のタイミング | 開発業務で作成するドキュメントの種類 |
|---|---|
| 開発検討段階 | 提案依頼書（RPF） |
| 見積もり後 | 要件定義書 |
| システム外部設計段階 | 基本設計書 |
| システム内部設計段階 | 詳細設計書 |
| テスト段階 | テスト仕様書 |
| 運用テスト実施時まで | 運用マニュアル |
各種ドキュメントの概要や役割について詳しく解説します。
提案依頼書（RFP）
提案依頼書とは、クライアントが開発側にシステム構築を依頼する際に、自社システムに必要な要件を文書としてまとめたものを指します。RFP（Request for Proposal）ともいい、以下のような項目を記載します。
- 会社名・プロジェクト名
- プロジェクトの概要や背景
- 現状の課題とゴール
- 開発の目的や目標、予算、スケジュール
- 新システムの要件や評価基準
- 依頼したい範囲、必須な機能、運用・保守、成果物
提案依頼書には要件のほか、これらのようにシステム導入により解決したい課題やあるべき姿まで記載します。提案依頼書は、両者が開発するシステムの認識をすり合わせる際に役立つドキュメントです。
要件定義書
要件定義書は、提案依頼書をもとにシステムに必要な性能や機能をまとめた文書です。開発を進めるにあたって、方針を示すドキュメントとして役割を果たします。
要件定義書には、以下の項目を記入することが一般的です。
- システムの概要（目的・背景・課題・解決策）
- 業務要件（業務フロー）
- 機能要件（必要な機能）
- 非機能要件（セキュリティ・性能・運用）
- 実行計画（開発の計画）
要件定義書は、基本設計や詳細設計を作成する際の軸となるドキュメントです。詳細にわかりやすく書くことが求められます。記入項目が多いため、ゼロから作成するとなると作成者の技量によりクオリティが左右されることもあるでしょう。
質の保たれたドキュメントを作成するうえで、テンプレートの活用は有効です。以下のリンクでは、要件定義書のテンプレートを配布しています。ドキュメント作成時にぜひご活用ください。
＞関連記事：要件定義書 テンプレート（書き方とサンプル例）
基本設計書
基本設計書は、要件定義書でまとめた内容をシステムとして構築するためのイメージを言語化したものです。主に、システムの画面デザインや操作方法など、ユーザーが目にしたり操作したりと実際に触れる部分を設計します。
システムを機能単位に分割し、それぞれの機能が「何を実現するのか」を記載するとわかりやすいです。基本設計では、以下の情報をドキュメントにまとめておくとよいでしょう。
- 機能一覧
- 業務フロー図、システム構成図
- 画面設計書
- 帳票設計書
- バッチ設計書
- データベース設計書
- 外部インターフェース設計書
基本設計書は、クライアントに共有するドキュメントでもあります。そのため、専門用語は多用せずわかりやすく書くことを意識しましょう。
詳細設計書
基本設計書がシステムの外部設計なのに対して、詳細設計書はシステムの内部設計にあたります。基本設計書の内容をさらに細分化し、エンジニアが実装しやすいよう内部構造や仕様を示したものです。詳細設計でドキュメントに記載する情報を以下にまとめました。
エンジニアへ実装の指示を的確に出すためにも、設計内容を正確に書く必要があります。決まったフォーマットやテンプレートがあると、作成がスムーズになり読み手も理解しやすいです。
テスト仕様書
テスト仕様書は、構築したシステムの動作確認を行う際のテスト内容を記載したドキュメントです。現場によっては「テストケース」といわれることもあります。テストには以下の3種類があり、それぞれの項目をひとつの文書にまとめたものがテスト仕様書です。
- 単体テスト：プログラム単体の動作を確認するテスト
- 結合テスト：プログラム同士をつなぎ合わせた状態で動作を確認するテスト
- 総合テスト：システム全体の動作を確認するテスト
また、テスト仕様書には以下の情報を記載します。
- テスト概要
- 実施条件
- 実行手順
- 期待結果
- テスト実施担当者
- テスト実施端末
- テスト実施日
- 判定結果
運用マニュアル
運用マニュアルは、クライアントがシステムを運用する際に参考にするドキュメントです。主に、システムの説明や手順などを記載します。運用マニュアルは、以下の3つのマニュアルをひとつにまとめることが多いです。
- 業務マニュアル：システムの一連の流れを可視化し、業務全体を把握するため文書
- 操作マニュアル：システム操作の手順が具体的に記載された文書
- 障害対応マニュアル：障害発生時の対応方法が記載された文書
マニュアル作成のポイントは、初見の人にも理解できるレベルでわかりやすく書くことです。マニュアル作成者はシステムに精通していることが多い一方、使用する人は初心者の場合もあります。初心者目線で使いやすいマニュアルの作成を心がけましょう。
＞関連記事：マニュアルの意味とは？3つの読まれないケースとおすすめITツールを紹介
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ドキュメント作成の重要性
ドキュメント作成には時間がかかるため、作成に慣れていないと「つまらない」「めんどくさい」と感じやすいものです。一方、ドキュメントを作成することで得られるメリットは多くあります。ビジネスシーンにおけるドキュメント作成の重要性は高く、その理由は以下の3つです。
- 共通認識をもち、内容の齟齬を発生させないため
- スピーディーな情報共有を実現し、開発遅延を防止するため
- 長期的なシステム運用を見据え、効率的に業務できるようにするため
複数名で進めるプロジェクトでは、メンバー間やクライアントとの共通認識の精度が仕事の質に影響します。内容の齟齬が発生しないためのツールとして、ドキュメントは活用できるでしょう。
また、ドキュメントを作成することで、スムーズに情報共有できる点も重要な理由といえます。作成したドキュメントは即共有可能であり、開発工程の遅延防止にもつながるでしょう。
また、システム運用は運用・保守まで見据えると長期にわたることが多いです。ドキュメント作成には時間を要しますが、情報共有や対応がスムーズになることで結果的に効率よく業務が進められるといえます。
ドキュメント作成する5つのコツ
ドキュメント作成には、一定のスキルが必要です。スキルレベルにかかわらず、わかりやすいドキュメントを作成するには、以下5つのコツを押さえておきましょう。
- 文章を構造化する
- シンプルにわかりやすく書く
- 画像や表を挿入し見やすくする
- テンプレートを利用し自動化する
- ドキュメント作成ツールを導入し効率化を図る
それぞれのコツについて詳しく解説します。
文章を構造化する
見出しを活用し、文章を構造化すると見やすさがアップします。h2→h3のように見出しの親子関係を明確にすることで、セクションごとに何が書かれてあるのか読み取りやすくなるからです。
また、見出しは本文の大枠の内容を理解するのにも役立ちます。見出しを見ただけでどんな内容が書いてあるか理解できるよう、簡潔にわかりやすく書くことも意識しましょう。
シンプルにわかりやすく書く
文章を書くときは、シンプルにわかりやすく書くよう心がけてください。具体的には、一文につきひとつの情報を目安に文章を書くよいでしょう。また、一文が長すぎては読み取りにくくなります。
一文の長さは50文字以内を目安にし、短文で書くとシンプルでわかりやすい文章に仕上がります。ドキュメントは、複数の文章で構成されているため、一文ごとのわかりやすさが重要です。
画像や表を挿入し見やすくする
文章だけではうまく伝えられない情報は、画像や表を活用すると見やすくなります。画像や表はぱっと見て理解するのに役立つためです。
ビジュアルを用いた説明は、視覚的にわかりやすく情報が綺麗に整理されます。画像や表を活用するとドキュメント全体にメリハリがつくので、見やすさアップにつながるのです。
テンプレートを利用し自動化する
頻繁に作成するドキュメントは、テンプレートを利用すると効率的にわかりやすい文書が完成します。たとえば、基本設計書や詳細設計書などは、プロジェクトの内容にかかわらず、書くべき項目が同じであることが多いです。
ゼロから作成するとなると、プロジェクトごとに作業工程が重複するとも考えられます。テンプレートを活用し、項目に沿って記入できるよう準備しておきましょう。たとえば、「NotePM」では、ドキュメントの種類に応じたテンプレートが活用できます。
まずは、見本として以下のリンクよりビジネスで使えるテンプレートを確認してみましょう。
＞関連記事：ドキュメント作成に役立つビジネステンプレート
ドキュメント作成ツールを導入し効率化を図る
ドキュメント作成に特化したツールを導入し、社内で作成・共有の効率化を図るのもコツのひとつです。たとえば、社内で使用するツールを統一していなければ、作成側も読む側も毎回対応方法が異なります。
ドキュメント作成専用のツールを導入し、作成手順を統一することでスキルレベルにかかわらずわかりやすいドキュメントの作成が可能になるでしょう。たとえば、ナレッジやノウハウを一元管理できるツール「NotePM」ならドキュメント作成もひとつのツールでまとめて管理できます。
部署の垣根を越えて検索・閲覧が可能であり、社内のあらゆる情報を一括管理が可能です。気になる方は、ぜひ一度30日間無料で試してみてください。
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ドキュメント作成ツールを選ぶときの4つのポイント
社内で効率的にドキュメント作成を進めるには、ドキュメント作成ツールの導入がおすすめです。ここでは、ドキュメント作成ツールを選ぶときのポイントについて解説します。
- 誰でも簡単に文書を作成できるか
- 強力な検索機能があるか
- ツール上でコミュニケーションを取れるか
- セキュリティレベルが高いか
順番に見ていきましょう。
誰でも簡単に文書を作成できるか
ツール導入後に社内で活用を促進するためには、誰でも簡単に文書を作成できるかどうかが重要です。たとえば、テンプレートが豊富に用意されていれば、どのようなドキュメントでも構成に沿って簡単に作成できます。
また、Markdown形式に対応していれば、文字の色や装飾も含めてコーディング不要で簡単に記述しやすいでしょう。作成者のスキルレベルにかかわらず、簡単に文書を作成できるツールを選択することが大切です。
強力な検索機能があるか
ドキュメントは、必要なタイミングで探し出せる必要があります。その点、フォルダやタグで文書を階層化できるツールは、より情報を検索しやすくなります。また、ExcelやPDFの中身もキーワードで検索できると、必要な情報にたどり着きやすいでしょう。
強力な検索機能があれば、ナレッジの社内共有も進みやすくなります。ドキュメント作成ツールを選ぶときは、作成後の活用まで考慮するべきです。検索機能付きのツールを検討しましょう。
ツール上でコミュニケーションを取れるか
ドキュメント作成ツールは、ドキュメントの作成者と閲覧者が円滑にコミュニケーションを図れるかどうかも重要です。たとえば、チャットや社内SNSと連携できるツールであれば、ドキュメントの編集や改善を他のメンバーとリアルタイムに進められます。
また、閲覧者がドキュメントにコメントや「いいね」を残せるツールであれば、ドキュメント作成者のモチベーションも向上しやすく、チーム内の情報共有がさらに活発になるでしょう。
セキュリティレベルが高いか
ドキュメント作成ツール上では、社内の重要な文書を扱うことが多いため、セキュリティレベルの高さも不可欠です。たとえば、操作者のアクセスログを細かく残せたり、2段階認証で不正ログインを防げたりするツールであれば安心して使えます。
また、信頼性の高い堅牢なデータセンターでデータが保管されていると、より安全な環境でドキュメント作成ができるでしょう。セキュリティレベルの高さも、ツール選定時の参考にしてみてください。
ドキュメント作成ツールおすすめ“6選”
ドキュメント作成ツールには、具体的にどのような種類があるのでしょうか。ここでは、おすすめのドキュメント作成ツール6選と、それぞれの特徴について紹介します。
- NotePM（ノートピーエム）
- Googleドキュメント
- Evernote（エバーノート）
- Qiita Team（キータチーム）
- esa（エサ）
- flouu（フロー）
NotePM（ノートピーエム）
NotePMは、豊富なフォーマットを活用して手軽にドキュメントを作成できる社内Wikiツールです。強力な検索機能が特徴で、タグやフォルダ、キーワードなどで欲しい情報をいつでも探し出せます。さらにコメントや「イイね！」などの機能でメンバー同士がコミュニケーションを取り合えるため、社内のナレッジ共有が活性化しやすいのが特徴です。2段階認証やアクセスログも採用し、セキュリティ水準も高いため安心して活用できます。
NotePMの特徴
- フォーマットを活用すると、誰でも簡単にドキュメント作成できる
- タグやフォルダで階層化でき、ドキュメントを必要なタイミングで検索できる
- ドキュメントごとに閲覧履歴やコメントを残せるため、社内のナレッジ共有が進みやすい
- Markdown記述にも対応しているため、入力補助機能で文章をスラスラ作成できる
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Googleドキュメント
Googleドキュメントは、Web上で利用できる無料のドキュメント作成ツールです。他のさまざまなGoogleツールと連携しやすいのが特徴で、GoogleSheetのグラフを埋め込んだり、GoogleMeetですぐに共有したりできます。Web上でメンバー同士が共同編集し、洗練したドキュメントへ仕上げられるのもポイントといえるでしょう。
Googleドキュメントの特徴
- Web上から無料で利用できる
- さまざまなGoogleツールと連携しやすい
- メンバー同士で共同編集することもできる
URL：https://www.google.com/intl/ja/docs/about/
＞関連記事：Googleドキュメントの使い方を基本から応用まで幅広く解説
Evernote（エバーノート）
Evernoteは、文書資料やToDoリスト、ファイル、写真などをツール上で共有できるプロジェクト管理ツールです。ノート機能でドキュメントを作成・保存し、必要なタイミングで閲覧できます。オンラインからWebページを直接クリップし、コメントを記入できるという独自の「Webクリッパー機能」を備えているのが特徴です。
Evernoteの特徴
- テキスト以外に、画像やToDoリストも保存できる
- iPhone、Android、Macなどさまざまな端末でアクセスできる
- Webページを直接クリップして文書へ挿入できる
URL：https://evernote.com/intl/jp
Qiita Team（キータチーム）
Qiita Teamは、エンジニア向けブログ「Qiita（キータ）」を運営する会社がリリースした、社内コミュニケーションツールです。作成したドキュメントを新着順に並べたり、トピックごとに新着ドキュメントを閲覧したりできます。リアルタイムに情報が更新され、メンバーが常に社内の最新情報をキャッチアップできるのが特徴です。
Qiita Teamの特徴
- エンジニアにはなじみ深い「Qiita」の運営会社が開発
- 作成後のドキュメントを新着順に並べて表示できる
- 共有リンク機能で社外にも文書を共有できる
esa（エサ）
esaは、小鳥のチャーミングなデザインが特徴のドキュメント作成・共有ツールです。「チームのみんなで育てるドキュメント」がテーマになっており、書きかけのドキュメントもリアルタイムに共有でき、チームメンバーで同時編集もできます。Markdown記述にも対応しており、操作がシンプルな点も特徴といえるでしょう。
esaの特徴
- デザインがチャーミングで親しみやすい
- 書きかけのドキュメントもすぐに共有できる
- チームメンバーで同時編集ができる
URL：https://esa.io/
flouu（フロー）
flouuは、社内に散在した情報を一元管理できる、クラウド情報共有ツールです。チャット機能でドキュメントの作成進捗を報告できたり、ドキュメントを組織外へ共有できたりする機能が搭載されています。情報セキュリティマネジメントの国際認証取得（ISO27017）を取得しており、堅牢性も同ツールの強みといえるでしょう。
flouuの特徴
- ドキュメントごとにバージョン更新数を管理できる
- 関連するドキュメントをAIが自動提案してくれる
- 国際認証取得（ISO27017）を取得している
わかりやすいマニュアルが簡単に作れるサービス ⇒「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから
「NotePM」でドキュメント作成の効率化に成功した事例
ナレッジやノウハウを一元管理できるツール「NotePM」を導入した株式会社ディースピリットは、システム開発における業務改善に成功しました。
当初は使用するツールの規定を定めておらず、情報が点在していました。そこでNotePMにツールを統一することで、部門の垣根を越えた情報共有がスムーズになったそうです。
たとえば、営業部門が収集した情報を、NotePM内のドキュメントに落とし込みます。クラウド上に投稿された内容は、他の部署がすぐに閲覧できるため、開発部門への共有もスムーズです。情報共有のタイムラグを削減し、開発着手までの工程を効率化できました。
また、テンプレートを活用することにより、ドキュメント作成の効率化にも成功しました。ツール導入により、プロジェクトの各工程における業務改善につながったのです。
＞関連記事：【導入事例】部門を超えた密な情報共有で 提案の質と業務効率が大幅にアップ！ – 株式会社ディースピリット
ツールの導入でドキュメント作成を効率化しよう
ドキュメント作成ツールを活用することで、企画書や報告書、要件定義書、ユーザーマニュアルなどの文書資料を効率よく作成できます。ドキュメント作成ツールを選ぶ際には、特別な知識がなくても誰でも簡単に操作でき、できるだけ検索性能が高い製品を選ぶことが大切です。
現場の従業員にとって使い勝手のよいドキュメント作成ツールを選択することで、導入後の利用も活性化され、ナレッジやノウハウの共有も進みやすくなるでしょう。
NotePMは、“社内版ウィキペディア”としてドキュメントを手軽に作成・共有できる社内Wikiツールです。ドキュメントのフォーマットが豊富に用意されているため、社内の誰もが簡単にさまざまな文書を作成できます。
さらに検索性が高く、必要な情報をすぐに探し出せるため、社内のナレッジ共有が活性化しやすいのも特徴です。ぜひ便利なドキュメント作成ツールをお探しの際には、社内Wikiツール「NotePM」を活用ください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
