RFP(提案依頼書)テンプレート(書き方とサンプル例)

2022年06月24日(金)

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
RFPのテンプレートと例文をご紹介します。

RFP(提案依頼書) テンプレート

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RFPとは?

RFPとはRequest for Proposalの略で、日本語では提案依頼書を意味します。ユーザー企業が作成し、システム構築を行う発注先ベンダーに提示する文書になります。RFPにはシステム開発に

あたって必要な機能要件をはじめ、調達に関わる要件をまとめて記載します。

RFPを作成するタイミングはシステム開発依頼する前で、予算や期間などについてユーザー企業側で承認を得ている必要があります。そうすることで、発注先ベンダーは正確なシステム開発提案が可能になります。

RFPの目的

RFPはシステム開発に関わる要件を文書化することで、複数ある発注先候補のベンダーに対して同じ情報を提供できます。そうすることで、システム規模がマッチしない提案を防いだり、要求と異なるシステムが開発されるのを防げます。ベンダー側としてもRFPがあることでミスマッチを防ぐのと同時に、要望を満たした中での独自性に訴求できるようになります。

もちろんRFPを作成するのは相当な労力を要します。自分たちの要件をきちんと文書化できるユーザー企業は多くありません。しかし、面倒だからと言ってRFPの作成を端折ってしまうと、期待するシステムができあがらないといった状態に陥ることでしょう。言葉で伝えるだけでは各自のイメージが異なり、解釈によって実現方法が異なるのはよくあります。また、文書化されていることで抜けや漏れが見えてきたり、予算感に応じたシステム開発のスコープ変更なども行えるようになるでしょう。

RFPの書き方

RFPで必要な項目は次の通りです。

概要

背景・現状の課題

システム開発を行うにあたって、現在の課題であったり、システム開発に関わる背景を記述します。システム開発に詳しくない場合、ついシステム開発ありきになってしまうかも知れません。しかし、その背景や課題、目的によっては別な解決手段が提案される可能性もあるでしょう。

システム化の目的

課題や背景を受けて、そのシステム化の目的を記述します。目的が不明確なシステム開発は必ず失敗しますので、この目的に向かってプロジェクトチームメンバーが一丸となれるように明確にします。

ゴール・目標

システムを構築するのはゴールではありません。システムは何らかのビジネス課題を解決するために存在します。そのため、自社にとってのゴールは何なのかを記述します。これはシステムの稼働であってはいけません。

例えば運用コストがかかっている業務の短縮であれば、20人日が5人日に削減されることであったり、指標として数値化できる(明確に結果が分かる)ものを設定すべきです。

予算

このシステム開発プロジェクトの予算を記述します。これは構築費用だけでなく、ハードウェアの調達費や教育費など、プロジェクト全体の予算として捉えるべきでしょう。

スケジュール

システム稼働までのスケジュール希望を明示します。

対象部署

このプロジェクトに関わる部署をリストアップします。

運用体制

システムが稼働した場合の運用体制を記述します。システムに触る人たちはもちろん、情シス担当者などバックアップに関わる人たちや、システムが出力するデータに関連する人たちもリストアップします。

現状の資産

ハードウェアやソフトウェアなど、現状自社にある資産をリストアップします。ここでリストアップするのは、もちろんプロジェクトに関連しそうなものです。そうすることで余計な部材の調達を防げるでしょう。

提案要件

提案で必要な範囲

システム開発のみ、または運用や保守まで依頼したいのかなどシステム提案の範囲を明確にします。

希望納品物

納品物の形態を明記します。かつてはCD-ROMなどの場合がありましたが、現在はソースコードをどのように渡すかなどになるでしょう。

開発言語や手法

開発された納品物をユーザー企業でメンテナンスする可能性がある場合には言語の指定が必要でしょう。また、企業としてセキュリティ要件によって利用できるプログラミング言語やデータベースを指定している場合もあります。

機能要求

システムに必要な機能を明記します。機能だけでなくパフォーマンスや非機能要件についても、必要なものは明記すべきでしょう。

テスト要件

システムのテストに関して要望がある場合には、それを明記します。

移行要件

現行のシステムがあり、その移行についても提案が必要な場合に明記します。

運用保守

運用や保守について要望がある場合に明記します。

教育や研修

運用メンバーに対する教育など、要望がある場合に明記します。

ベンダーの体制

開発するベンダーの体制について要望がある場合に明記します。

 

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RFP(提案依頼書)サンプル例

##概要

販売管理システム刷新に関するプロジェクトのRFP

###背景・現状の課題

現在稼働している販売管理システムは2010年に開発されたものであり、サーバーOSの保守が2024年に切れてしまう。また、機能面でも不足が見えており、これを機に刷新を考えています。

###システム化の目的

販売管理システムをリニューアルし、現在の業務フローに合わせて最適化します。

ゴール・目的

  • 販売管理システムの刷新
  • 現在サポートされていない一括納入形式の売買をサポート
  • 締め処理の高速化(現在8時間程度かかっているので、1時間程度で終わらせたい)

###予算

4,000万円(サーバー/OS購入費用含む)。クライアントPCは現状のものを流用予定。

###スケジュール

2023年末までに稼働開始(現行システムとの並行運用)。2024年3月までに現行システムを停止。

###対象部署

業務部

###運用体制

  • 運用
    • 業務部
    • 営業部(入力のみ)
  • 保守メンバー
    • 情報システム部

###現状の資産

  • サーバー
    • Windows 201X。OS、ハードウェア共に保守が切れるので運用への利用対象外
  • クライアント
    • Windows 10

##提案要件

提案には以下の内容を盛り込んでください。

###提案で必要な範囲

  • システム開発全般
  • 運用メンバーへの教育
  • 移行計画書の作成
  • セキュリティレベルでの保守
  • サーバーセットアップ手順書

###希望納品物

  • ソースコード一式
  • システムがインストールされたサーバー

###開発言語や手法

  • プログラミング言語はJavaまたはC#
  • データベースはSQL Server

###機能要求

  • 現行の販売フロー網羅(別紙参照)
  • 締め処理の高速化
  • Webブラウザを使ったシステム

###テスト要件

  • 単体テストから結合テストまでのテスト仕様書およびその結果を提出お願いします

###移行要件

現行システムにあるデータを新規システムへ移行してください。データ量は約10万件です(販売テーブル)。

###運用保守

サーバーのセキュリティレベルでの保守をお願いします。サーバー自体の保守はハードウェアベンダーで問題ありません。

###教育や研修

運用メンバー(3人の予定)、営業メンバー(10人の予定)への運用教育をお願いします。

###ベンダーの体制

最低4人(プロジェクトマネージャ1名含む)での開発体制をお願いします。外部委託(オフショア含む)を行う場合には、文書にて体制図をお願いします。

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