海外拠点と情報共有する方法は?ツール選びのポイントやおすすめツール“4選”を紹介!

2023年09月12日(火) 情報共有

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

事業をグローバルに展開しており、海外拠点との情報共有に課題を抱えている方も多いかもしれません。メールのみで情報共有をすると、データの容量に限りがあり、コミュニケーション速度が遅いのが難点です。海外との情報共有を効率化するには、情報共有の目的を明確にし、それに適したツールを活用することがポイントです。

そこで今回は、海外拠点と情報共有する目的や、情報共有に有効なツール選びのポイントについて解説します。情報共有におすすめのツール4選も紹介しますので、ぜひツール選びの参考にしてみてください。

海外拠点と情報共有する“3つ”の目的

海外拠点と情報共有する際には、事前に目的を明確にしておくことが重要です。ここでは、海外拠点と情報共有する3つの目的について解説します。

拠点の状況をリアルタイムに把握する

海外に拠点を置く企業では、本社が各拠点の社会情勢や事業状況を考慮したうえで、柔軟に経営判断をくだす必要があります。特に感染症の状況や景気の変動は、リアルタイムに知っておかなければいけません。その点、海外拠点のメンバーと密に情報共有して現状を把握することで、事業方針や販売計画も立てやすくなるでしょう。

社内の一体感を醸成する

グローバルに拠点が広がる企業は、本社と拠点の心理的な溝が生まれ、組織風土の統一が難しいという側面もあります。その点、定期的に海外拠点のメンバーたちと情報共有をすれば、本社と拠点がお互いへの理解を深めることが可能です。その結果、全社で一体感が生まれ、高いモチベーションで仕事に取り組めるようになります。

拠点間のナレッジ共有を盛んにする

同じ事業に携わっていても、本社と海外拠点では、業務の進め方が違うこともあります。お互いの成功体験やノウハウを教え合えば、意外な発見があり、業務に活かせることもあるかもしれません。海外拠点と密に情報共有し合うことで、ナレッジの共有が盛んになり、全社的なスキルアップにつなげられるのも大きなメリットです。


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海外拠点との情報共有に適した方法とは?

海外拠点と情報共有する際には、どのような方法が適しているのでしょうか。ここでは、メールや社内SNSの問題点を指摘したうえで、最適な情報共有ツールについて解説します。

メールや社内SNSで情報共有するときの課題

海外拠点と情報共有する際、メールや社内SNSを使うという方法もあります。

しかし、メールは大容量のデータを送れなかったり、プロバイダ側のフィルタで届かなかったりするリスクがあるのも事実です。また、社内SNSはコミュニケーション速度こそ速いものの、共有した内容がタイムライン上で流れてしまい、ナレッジとして蓄積されないという問題点があります。海外拠点と確実に情報共有し、内容を必要なタイミングで閲覧できるよう蓄積するには、専用のソフトもあわせて活用することが望ましいでしょう。

海外拠点との情報共有には「グループウェア」が有効

海外拠点との情報共有をよりスムーズにするには、「グループウェア」の活用が効果的です。グループウェアとは、社内の情報共有に役立つ複数の機能が集まったITツールのことをいいます。具体的には、ファイル共有や掲示板、スケジュール管理、メッセージ交換、日報作成などのさまざまな機能が搭載されているのが特徴です。

クラウドタイプのグループウェアを使えば、大容量のデータもツール上で快適に共有し合うことができます。共有した資料や文書はツール上に蓄積されていき、必要に応じて検索・閲覧・編集することも可能です。結果的に海外拠点とのコミュニケーションが円滑になり、ナレッジ共有による全社的なスキルの底上げも実現できます。

海外との情報共有に適したグループウェア選びのポイント

海外拠点と情報共有する際、どのようなグループウェアを選べばいいのでしょうか。ここでは、海外との情報共有に適したグループウェアの選び方を紹介します。

【ポイント1】多言語・時差に対応している

多言語・時差に対応しているかどうかは、重要なポイントです。ツールの言語が限られていると、一部の拠点のみしか操作ができません。そのため、英語をはじめとする多言語に対応しているグループウェアのほうが望ましいでしょう。また、ツールに日本時間のみしか表示されない場合、海外拠点とのスケジュール調整が難しくなります。タイムゾーンに対応しており、地域ごとに正しい時間を表示してくれるツールを選ぶのもポイントです。

【ポイント2】目的に合致した機能がある

海外拠点との情報共有では、何を目的とするかによって必要な機能も変わります。例えば、コミュニケーションの活性化が目的であれば、コメントや「いいね」、チャット、掲示板など、気軽に交流できる機能があると望ましいでしょう。また、ナレッジ共有が最優先であれば、検索性能が高く、タグやキーワードなどで必要な情報を見つけやすいことがポイントです。目的を整理したうえで、それに合致した機能があるツールを選びましょう。

【ポイント3】誰でも簡単に操作できる

拠点によっては、ITに詳しくない従業員が多く在籍しているケースもあります。しかし、海外拠点のように地理的に離れていると、逐一OJTでツールの使い方を教えるのが難しいのが課題です。非IT部門の従業員にもスムーズにツールを使ってもらうには、誰でも簡単に操作できるようなグループウェアを選ぶことが大切です。必要な機能を直感的に立ち上げ、シンプル操作で使えるツールであれば、導入後の利用も活発化しやすいでしょう。

海外との情報共有におすすめのグループウェア“4選”

海外との情報共有に適したグループウェアには、具体的にどのような種類があるのでしょうか。ここでは、海外との情報共有に適したグループウェア4選を紹介します。

NotePM(ノートピーエム)

NotePM

NotePMは、社内のナレッジ共有に適した社内Wikiツール・グループウェアです。
日報や手順書、マニュアルなどの豊富なフォーマットが用意されており、それに沿って簡単に文書を作成・共有できます。検索性能が高く、タグやフォルダで必要な情報を検索・閲覧できるのもポイントです。さらに共有された資料に対し、コメントや「イイね!」などの反響を残せるため、ナレッジ共有も活発化できます。英語やタイムゾーンへの対応も整っており、海外拠点とのコミュニケーションやナレッジ共有に最適なツールといえます。

NotePMの特徴

  • 英語やタイムゾーンに対応しており、海外との情報共有に最適
  • 閲覧履歴やコメントを残せるため、社内のナレッジ共有が進みやすい
  • タグやフォルダなどで階層化できるため、必要なタイミングで情報を検索できる

URL:https://notepm.jp/

 

Garoon(ガルーン)

Garoon

Garoonは、PCだけでなくスマホでの利用にも対応したグループウェアです。ITツールの開発実績が豊富な「サイボウズ株式会社」が提供しています。メールやスケジュール管理、会議室の予約など、多彩な機能を備えているのもポイントです。英語やタイムゾーンにも対応しており、グローバルチームでも活用しやすいでしょう。

Garoonの特徴

  • スケジュール管理や施設予約などの多彩な機能がある
  • 幅広い年代でも使いやすいUI
  • 英語やタイムゾーンにも対応している

URL:https://garoon.cybozu.co.jp/

 

NI Collabo 360(エヌアイ・コラボ・スリーシックスティ)

NI Collabo 360

NI Collabo 360は、経営や事業運営にまつわる情報を可視化できるグループウェアです。文書共有や経費精算、プロジェクト管理、ミーティング調整、回覧板、社員名簿の管理といった36の機能を一つのツールにパッケージ化しています。英語・タイムゾーンに対応しており、国際拠点間のコミュニケーションにも活用可能です。

NI Collabo 360の特徴

  • 業務に役立つ36の機能をパッケージ化
  • 英語・タイムゾーンに対応している
  • マルチデバイスに対応し、スマホでも操作可能

URL:https://www.ni-ware.com/

 

R-GROUP(アールグループ)

R-GROUP

R-GROUPは、ブラウザ上で利用できる無料のグループウェアです。名刺管理やスケジュール管理、チャットなどの機能を備えており、利用者数に制限がないのもポイントといえます。代表みずから東京とシリコンバレーで開発を重ね、20か国語に対応しているのが特徴です。海外拠点が多く、国籍の多様な企業に適しています。

R-GROUPの特徴

  • 無料で利用できるグループウェア
  • 20か国語に対応している
  • メールやスケジュール管理など、基本的な機能を網羅している

URL:https://jp.r-group.com/

 


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まとめ

海外拠点と情報共有する際は、グループウェアを活用することでよりコミュニケーションが円滑になります。ツール上で各拠点のノウハウやナレッジを積極的に共有すれば、組織全体のスキルも向上しやすくなるでしょう。

また、グループウェアを選ぶ際には、「多言語に対応しているか」「目的に沿った機能があるか」などを確かめたうえで、導入することをおすすめします。海外拠点との情報共有に最適なグループウェアの一つが、社内Wikiツールの「NotePM」です。豊富なフォーマットと強力な検索性能で、社内のナレッジ共有をよりスムーズに進められます。ぜひ海外拠点との情報共有をお考えの際は、「NotePM」を活用ください。

おすすめの情報共有ツール「NotePM」

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  • マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
  • 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

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