部門間の連携も強固にするナレッジ共有ツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 株式会社ディースピリット | AI・IoT・ロボットシステムの企画開発・サーバ構築など | 25名 |
愛媛県にてAIおよびIoT、ロボットなどのシステムインテグレーションを請け負うことで、中小企業のDX推進を支えている株式会社ディースピリット。営業と技術部門がタイムレスに情報共有できるように、NotePMを導入したところ、大きな効果を得られたと言います。詳細なお話を伺いました。
https://dspirit.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、専務取締役 時任様、常務取締役 営業本部長 塩野様、AI・ロボットシステムインテグレーション部 藤本様にインタビューさせていただきました。
点在していた社内データを集約し、作業効率を大幅にアップ
─まずは業務内容を教えてください。
時任：私どもはAIやIoT、ロボットの設計から構築、導入などを一貫して行うシステムインテグレーションをメインに、業務系システムの開発、Webサイトの制作・運用・保守などを手掛けています。プロダクトとしては、中小製造業向けのユニットロボットを取り扱っています。
─どのような経緯でNotePMを導入されたのでしょうか？
時任：それまではSalesforce、Googleドキュメント、社内wikiツール、NASと４つツールで社内情報や資料、顧客情報を管理していました。しかし、さまざまな場所にデータが点在している状況で、非常に探しづらい状況だったのです。データを探すのに手間をかけている非効率な状況を何とかしよう、と弊社代表である大野とともに、情報を一元管理できるツールを探し始めました。
─NotePMを導入された決め手は何でしたか？
時任：ナレッジ管理ツールに限らず、クラウドサーバなどさまざまなものと比較検討したのですが、NotePMが一番使いやすいと感じました。ドキュメントを作成する際はWordのような使い心地で、更新時のタイムラグもほとんど感じず、データのアップロードもドラッグアンドドロップで手軽です。 スピーディに使える点が非常に魅力的でした。
藤本：ヘッダーやテキストを装飾でき、画像も張り付けられるので、操作も簡単で仕上がりもとても見やすいんですよね。 特に全社で使用することを考えると、誰でも手軽に使えるという部分は非常に大きなメリットだと思います。
時任：あとは、ユーザーの管理ができるのもありがたいです。ほかに、タグやキーワード検索なども、当初の社内情報の検索性をアップするのに役立っています。
─NotePM導入までは、4つのデータ保管場所があったかと思います。現在はどのように情報を整理されていますか。
時任：顧客情報や金額面などの管理はSalesforceで、営業資料や重たいデータなどはGoogleドキュメントで行い、社内Wikiの内容をNotePMに置き換えています。主にテキストをベースにしたマニュアルや日報など、鮮度が重要な情報をストックするのに使用しています。NASは今後廃止していく予定です。
営業部門と技術部門をスムーズにつなぎ、成果を生み出す体制を構築
─NotePMを導入されたことで、どんな影響がありましたか。
藤本：ローカル環境で保存したデータをNASやGoogleドライブにアップするのを忘れて、最新データが社内に共有できていないということがよくあったんです。それがクラウドベースになったことで、常に最新のデータを共有できるようになりました。また、NotePMなら更新履歴も残るので、安心して使用できています。
塩野：また、開発部門との情報共有がスムーズになりましたね。それまでは営業情報を共有するツールというのが明確にあったわけではなかったんです。そのため、案件の話が進んでも、技術部門の誰に相談すればいいのかわかりづらい状態でした。今はどんな案件を誰が担当していたのかなど、必要な情報がNotePMに記載されているので、社内の段取りがスムーズに運びます。 先日も技術部門からの依頼でクライアント先に訪問したのですが、事前の案件共有がスムーズで、クライアント先にもご納得いただける提案ができました。
また、日報もNotePMで作成していて、営業側から技術部門の進捗が見えるようになりました。そのため、お客様に対しても現在の状況を報告することができ、信頼関係作りにも役立っています。
藤本：技術部門でも、開発者同士の意見交換が活発になりました。当初想定していた使い方ではないのですが、技術スタッフが開発や構築についてのアイデアや試行錯誤の様子を記載していまして。思考経路が見える化されると、他の技術スタッフもコメント機能を使用してアドバイスをしたり、自分の知識に取り込めたりと活用する方法が出てきます。自分で課題を抱え込む時間も削減できて、思いがけない良い変化でしたね。
時任：全社的な感想としては、データの格納先が整理できたことで、必要な情報が探しやすくなりましたね。NotePMそのものが検索性も高いので、情報共有のスピードがアップしたと思います。それまでは、データを探すのに時間がかかり、口頭で説明しようと考えているうちに２～３日が経過してしまう、といった場面も少なくありませんでした。NotePMに情報を記載することで、早ければ一時間後には社内で情報共有ができています。場合によってはそのページに追加資料を加えてくれることもあり、「どこにどんな情報があるかわからない」「わからないからすぐに情報を共有できない」という課題が解消できました。
お互いの状況や考え方をシェアすることで、業務のクオリティをアップ
─それでは、具体的なNotePMのご活用方法をお教えください。
塩野：ノートは部署別に分けています。そのほか、お客様に提供している「研究開発」や「技術情報」、「保守関連」などテーマに分けたノートも用意しています。営業部門は、クライアントとの議事録なども用意していますね。これらは全社員が閲覧できるようになっていて、相互に情報を加えていくことができます。
ノートは部署やテーマごとに分けて管理
時任：案件の記録についてはテンプレートを用意しています。営業担当、プロジェクト責任者、開発責任者、打合せ内容などの記載欄を設けていて、後から見るメンバーが参考にしやすい形にしています。案件が発生した場合は必ずページを作るという社内ルールを設けて、記録漏れがないように環境を整えました。
テンプレートの画面。担当者など必要情報が漏れなく記入できるようになっています。
時任：あとは日報もNotePMで提出してもらっています。これはプライベートノート機能を使って部署内のみ閲覧できるように制限をかけています。更新されると関係者に通知が飛ぶように設定しています。
実際の日報のページ
藤本：技術部門では業務マニュアルも用意しています。この手順に沿って業務を行えば、抜け漏れなく対応できるようになっています。
業務手順マニュアルの画面
藤本：また、技術部門ではタグも重宝していて、ページに記載された内容に関連した技術名のタグをつけることでタグ一覧から検索できるようにしています。
タグの一覧
藤本：技術部門では技術情報も管理しています。「新しい技術を試してみたものの、工程を忘れてしまって再現できない」ということを防ぐために、NotePMで手順や構成機器などを控えておくことで、同じ技術が必要になった時にスムーズ進めることができます。また、NotePMはコードブロックを作った際に、ワンクリックでコピーできる機能があるので重宝していますね。
動画や画像を埋め込んだ技術情報のページ
コマンドコードを記載したコードブロック。コマンドを貼り付けるだけで実行されるようになっています。
時任：また、外部共有機能を使ってお客様へ資料を共有しています。納品関係の手順やシステムのマニュアル、お知らせなど情報は多岐に渡ります。
外部共有機能を使ってクライアントに公開している資料
外部共有したデータを共有された側から見た画面
NotePMの導入をきっかけに、データを整理。作業効率の高い環境を作る
─NotePMを導入する際、まずどんなことから取り掛りましたか？
時任：まずはデータの整理ですね。NASは膨大なデータを保管できるため、雑多にデータを入れてしまっていました。まずはこれを整理して、Googleドライブはクラウドサーバとして扱うことに決めて資料などのデータを移行、重要なテキストデータはNotePMに移すことにしました。
活用方法を定めたらルールとして全社に周知し、データ移行をスタートさせました。マニュアルなど引き続き使用するものはNotePMにコピーアンドペーストで移し替え、テンプレートも作りましたね。使用ルールもNotePMにアップすることで、不慣れなスタッフの戸惑いをできる限り少なくするように配慮しました。
─活用状況はいかがですか？
時任：導入直後は、営業の報告や技術の報告などを、担当部署以外の方から見てもらえない課題がありました。自分に関りがない、と思ってしまうと、なかなか時間を割いて情報を得ようと思わないんです。ですが、同じ会社で業務を担っているのですから、どこかで関わっているものです。そうした意識を持って欲しいと考え、レポート機能を活用して社内のアクセス状況を社長とともに把握するようにしました。レポート機能の結果から、あまりNotePMに目を通していない方についてはしっかりとコミュニケーションを取って活用を促すようにしていったのです。
結果的に非常にスピーディに社内でNotePMが浸透していき、今では全社員がNotePMを活用できている状態になっています。
─普段からの意識付けが、社内の情報共有をよりスムーズにしているんですね。本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。
