教育担当者の工数を削減するマニュアル作成ツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 株式会社iii（スリー） | 宣伝広告事業、マーケティング業務、美容所の運営企画、経営、コンサルティングなど | 25名 |
東京にて美容業界の教育支援および経営コンサルティング、インフルエンサーマーケティングサービスなどを手掛けている株式会社スリーでは、現在VR技術を活用した美容師の技術教育支援に力を注いでいます。美容業界のDX推進を支える中で、自社でもDXを進めている同社は、社内ナレッジ蓄積の枠にはまらないNotePM活用法を実践しています。
https://iii.tokyo.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、代表取締役 寺村様、マネージャー 坪井様、教育担当 上中様にインタビューさせていただきました。
効率的な人材育成のために、社内IT化とともにNotePMを導入
─まずは業務内容を教えてください。
寺村：主な業務内容としては、美容学校などに向けてVRを使った美容師の技術教育サービスを提供しています。ほかにもサロン経営者様に向けた美容室運営のコンサルティングや、美容系企業様と連携して美容師特化型のインフルエンサーマーケティングなども手掛けています。
もともとは私自身が美容師で、美容業界で長年キャリアを積んできました。美容の仕事は魅力溢れるものですが、一方で長時間労働や職人気質な指導体系など、業界そのものが抱える課題が次第に気になるようになっていたんです。「長年身を置いてきた業界をより良くしたい」という思いから、主に美容師を目指す方々の教育面と、働き方に関するサポートを行なうベンチャー企業として当社を立ち上げた次第です。
─VRを活用する、というのが斬新ですね。
寺村：ありがとうございます。VR業界でもかなりの台数を取り扱わせていただいています。美容教育関係者の間でも認知度が高まり、立ち上げ後もメンバーが順調に増えていきました。しかし、次第に自分たちのノウハウを社内の後進に教える時間が取れない状態になっていきまして…。今後多くのお客様に対応していくためには、社内教育体制の整備は必須です。そこで、自分たちが持つノウハウを伝える仕組み作りをしていかなければならない、という課題意識を持つようになりました。
─どのような経緯でNotePMを導入されたのでしょうか？
寺村：まずはスタッフの教育マニュアルの作成を目的にITツールの導入を検討しました。もともとVRを利用したりSNSマーケティングを手掛けたりするなど、IT導入やDX推進に視点を置いている会社ですので、自分たちもITを活用した業務効率化を行っていこう、ということになったんです。会社が大きくなってからIT化していくのも大変ですので、規模が小さなうちから取り組みを進めることは会社にとってもメリットがあると考えました。
また、当社のノウハウは特徴的ですので、情報の外部流出には特に気を使っています。お客様に共有する資料でも、外部共有機能を使用してアクセス権限を設けるようにしています。社内ナレッジにおいても同様に、セキュリティがしっかりしているツールを探そうということになり、経営者仲間から紹介してもらったのがNotePMでした。
─NotePMを導入した決め手は何だったのでしょうか。
寺村：トライアルを通じて操作感がWordPressにとても似ていると感じた点が大きいですね。自分自身がブログを運営していたことがあるのでとても使いやすかったんです。リンクをつけておくと関連ページにも飛べて、体系的に知識を得ることができるので、アナログのマニュアルよりも利便性が高いと感じています。
NotePMを使った、公平性のある人事評価制度を実践
─実際に導入されてみて、いかがですか。
上中：当初想定していた業務マニュアル作成では、画像編集機能がとても役立っていますね。 スクリーンショットを撮ってしまえば、NotePM上だけでマニュアル作成が完結するので、すごく便利です。
マニュアルの画面
坪井：NotePMを導入する前までは口頭でノウハウを教えていたのですが、理解力には個人差があり、「どうすればもっと伝わるのか」と考えることが教える側のプレッシャーになる場面もあったんです。しかしマニュアルを作成することで、本人がわからない点だけを質問してくれるようになり、教える側の心理的負担が非常に軽くなったと感じています。質問内容をマニュアルに反映させていくことでマニュアルも充実していくので、よりわかりやすいものになっていっています。
─ほかにどのような使い方をされていますか？
寺村：途中から人事評価制度と連動させるようになりました。私自身がスタイリストとして現場に出ていて、出張することも少なくありません。そんな中で誰がどこにいて、どんな業務を行なっているのかわからなくなり、結果的に人事評価に公平性を感じてもらいづらい状況が生まれていました。そこで、360°評価を取り入れるとともに、一日の行動・成果をNotePMに記入してもらうようにしたんですよ。
この評価ノートはスタッフ同士が互いに見られるようになっていて、「見やすいマニュアルを作ってくれたな」とか「ちゃんと日報を提出しているな」とか気付きを得ながら、評価に納得感があるようにしています。
月報の画面。資料やフライヤーなどを作成した場合は画像やPDFを貼り付けて具体的な成果物を報告します。
私は日報や月報の内容を見た上で評価を行い、本人が目指すキャリアを用意しています。評価基準もNotePMに貼り付けていて、スタッフがいつでも見られるようにしています。
坪井：そのほか、タスク・スケジュール管理、事例の共有や社内報などの情報発信、絵文字でのリアクションやコメント機能なども活用しています。気づいたタイミングでお礼を伝えたり、申し送り事項を共有したり、社内コミュニケーションも活発化したと思います。また、普段人前でなにかをアピールする機会は少ないと思うのですが、どんな仕事を手掛けたのかNotePM上に記載することで、自分の能力を魅力的に見せるプレゼンの訓練の場としても使ってもらっています。
業務の進捗状況をチェックリストで確認
日報へのコメント
マーケティングコンサルの視点から生まれた新たなNotePMの活用方法
上中：あと、変わったところでは外部共有機能を利用して、外部向けのランディングページ（LP）※も作成していますね。 WordPressなどでLPを作成するとそれなりに時間がかかるんですが、NotePMはKeynoteのスライドを貼り付けることができますよね。もともとあるスライド資料を貼り付けていって、テキストを入力すればあっという間にLPが作れます。イベントの販促物に、LPにアクセスするQRコードを掲載しておくと、より詳細な内容が確認できる仕組みができます。NotePMはどのくらいアクセスされたかも確認できるので、PV数もしっかりチェックできています。
※検索結果や広告などを経由して訪問者が最初にアクセスするページのこと
外部共有機能を利用したLP
─これはどういった経緯で作成されたのでしょう？
寺村：私どもではクライアントのイベントプロデュースも手掛けているのですが、その際に急きょ販促物がA4チラシ裏表ではとても伝えきれないね、ということになって…Web制作会社に依頼する時間もなかったので、じゃあ当社で作りましょう、ということになりました。
─業務でもNotePMを活用されていらっしゃるんですね！
坪井：また、パスワード設定もできるので、学校様への営業資料で価格やノウハウなどあまり広めたくない部分についてはパスワードをかけています。 パスワードを資料に記載しておいて、一定期間後に変更することでより強力にデータを守ることができるんですよ。アイデア次第でいろいろな場面で使えるツールだと思います。
NotePM上で行動指針を明確にし、行動を記録することでスタッフの成長を促す
─どのようにノートを分けられているのでしょうか？
上中：大きく4つのセクションに分けています。月報や案件スケジュールなどの社内情報がまとまっている「社内」、業務マニュアルをストックする「マニュアル」、外部の案件をまとめている「プロジェクト」、社内教育や社長の情報発信の場としての「ノート」となっていて、それぞれに関連したページを作っていっています。
例えば、「社内」ではクライアントごとにフォルダを分けて、打ち合わせをした議事録を追加していっています。
クライアントごとに打ち合わせの議事録などをまとめています。
寺村：「プロジェクト」のノートには、サポートスタッフへの連絡事項やテンプレートのページを用意しています。サポートスタッフというのは、もともとは美容師としての私のお客様でして。新しいスキルや経験をしてみたい、というお声があったので、私どものVR動画の編集をお手伝いしていただいているんです。こちらで動画編集マニュアルを用意して、その通りに作成することで一定のクオリティが実現できているか、私どものサービス内容をチェックする意味も兼ねて作業をお願いしています。
VR動画編集のマニュアルが格納されたページ。リンク先はアクセス権がないと見られない設定にしています。
坪井：最後に「ノート」の社員教育の部分。「あいさつの重要性」など、社会人としての基本的なことの大切さを伝える内容になっています。私どもでは、お客様や取引先としっかりとコミュニケーションを取ること、不快感を抱かれないことが、仕事をしていく上で非常に重要だと考えています。
寺村：こうしたページに記載された内容から外れるような行動は、行動評価が下がる仕組みにしています。面談時のフィードバックでも改善のための資料として提示しています。
社員教育のページ画面
─NotePMを活用した、「人を育てる」事例を伺うことができました。本日は大変参考になるお話をいただき、ありがとうございました。
