社内の情報共有でよくあるトラブルと原因を解説

2024年02月27日(火) 情報共有

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

多くの企業では社内情報共有に課題を抱えていて、社内情報を探すのに1日1時間以上掛かっているという調査データがあります。情報共有が適切に行われないことで生産性が低下するため、自社の情報共有方法を刷新することは急務です。

この記事では、社内の情報共有でよくあるトラブルや、その原因を解説します。スムーズな情報共有を実現できるツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

 
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社内の情報共有でよくあるトラブル

規模の大きい会社や、リモートワークや外出などにより社員がさまざまな働く会社では、情報共有のトラブルがつきものです。ここでは、株式会社Helpfeelが2023年に発表した「エンタープライズサーチ(企業内検索)に関する実態調査レポート」の調査結果をもとに、社内情報の共有でよくあるトラブルをまとめました。

情報を探すのに時間がかかる

株式会社Helpfeelの調査によると、社員が1日の業務のうち社内情報を調べるのに掛かる時間は平均1時間以上です。社内情報を探している間は業務がストップしてしまうため、社内情報が探しづらい状態のままにしておくことで、会社全体の生産性低下へとつながっていくでしょう。

解決できる課題:ほしい情報がすぐに見つからない

 

問い合わせ対応に時間を取られる

株式会社Helpfeelの調査では、ほしい情報に自分の力で辿り着ける人の割合はたったの23%でした。くわえて、情報が見つからなかった場合の解決方法として、インターネットで検索するよりも「上司や同僚に聞く」「関連部署に問い合わる」と回答した人の方が多くの割合を締めています。

このことから、社内情報が見つけやすいよう整備されていないことで、情報を探す人だけでなく、他の社員にも大きな負担をかけていることが分かります。とくに情報システム部門や総務部門など問い合わせが集中しやすい部署は、本業に専念しづらくなってしまうでしょう。

情報の確認漏れが発生する

社内情報を伝える先の母数が多いほど、情報の確認漏れが発生しやすくなります。少人数にのみ伝える情報は相手の返信などから伝わったかどうか判断できますが、会社全体に通知するお知らせや案内は社員全員が確認したかどうかを把握するのは困難です。

また、情報共有の手段にメールやチャットなどを選ぶことも、確認漏れの原因につながります。重要なお知らせから社員本人には関係ない通知までさまざまな情報が混在してしまうため、情報を見逃す可能性が高くなるでしょう。確認漏れはミスの原因にもなりますので、情報を見逃しづらい仕組みづくりが必要です。

関連記事:社内情報は2種類。情報共有ツールの選び方や情報共有のコツを解説

 

リモートワーク時に必要な情報へアクセスできない

株式会社Helpfeelの同調査では、「リモートワーク実施後に社内情報を探しづらくなった」と回答した人の割合が54%に上りました。リモートワーク中は他の社員の状況を把握しづらいため、対面と比べるとコミュニケーションを取る心理的なハードルが上がります。出社時は周囲に聞いて解決できたような問題も、リモートワークになったことで確認しづらくなり、結果として必要な情報へアクセスできなくなっているようです。

リモートワーク時の情報共有に関する問題をそのままにしていると、コミュニケーション不足によりチームワークの悪化へとつながります。また、上司が部下の状況を把握できないため、マネジメント不足も発生するでしょう。 そうした事態を防ぐために、リモートワーク時もスムーズに情報共有が行えるような仕組みづくりが必要です。

関連記事:テレワークで起きるコミュニケーション不足と対策・改善のコツを解説

 


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情報共有のトラブルはなぜ起きるのか

社内の情報共有に関するトラブルが発生する主な理由を4つ解説します。

情報が分散している

トラブルの原因としてまず考えられるのは、情報共有にメールやチャット、共有フォルダ、オンラインストレージ、社内ポータルサイトなどさまざまな手段を活用していることです。どこに何の情報があるか分からなくなってしまった場合、複数のツールを横断して検索することも難しいため、情報を探すのに時間がかかってしまうでしょう。また、情報を共有フォルダやオンラインストレージに格納して管理している場合であっても、階層が整理されていないと、目当ての情報がどこにあるのか判断するのが難しくなります。

解決できる課題:情報が散らばって探しづらい

 

情報が属人化している

次に考えられる原因は、そもそも情報が適切に共有されていないことです。担当者や担当部署に直接聞かないと分からない状態になっているため、仮に担当者が引き継ぎせずに退職した場合は社内に情報が残りません。優秀な社員が辞めてしまった場合、会社の業績が大きく左右されてしまう可能性もあります。そうした個人のノウハウを組織の財産として蓄積するために、個人が感覚的に取り組んでいる業務も含めてマニュアル化することが大切です。この考え方を「ナレッジマネジメント」といいます。

解決できる課題:ナレッジ共有が浸透しない・属人化している

関連記事:【完全版】ナレッジマネジメントを総まとめ!導入から運用までおすすめツールも解説

 

一方通行な情報共有を行っている

トップダウンな情報共有を行っていることも、トラブルの原因として考えられます。情報発信者が一方的に伝えるだけだと、情報がきちんと確認されているかどうかを把握することは難しいでしょう。くわえて、情報を受け取る側の意識も受動的になりやすく、情報を見逃す原因にもなります。LINEの既読機能のように見た人の数や名前が分かれば、双方向の情報共有が可能になるでしょう。

社内のDXが進んでいない

アナログの情報とオンライン化されている情報が混在していることも、情報共有のトラブルの原因になります。社内掲示やFAXなど、アナログのみで共有された情報があるとリモートワーク中や外出時に必要な情報へアクセスできません。また、ビジネスチャットや社内SNSといった気軽にコミュニケーションが取れるオンラインツールが活用されていないと、自分で解決できないことがあっても周りへ気軽に相談しづらいでしょう。社内情報のDX(デジタルトランスフォーメーション)を進めることで、情報共有を円滑に行えます。

関連記事:社内ポータルサイトを活用したDX推進を徹底解説

 

社内情報共有トラブルの根本原因

前述の通りトラブルの原因はさまざまですが、その全てに共通する根本的な理由は、手間の掛かる方法で情報を共有していることにあります。そのため、効率的に情報共有が行えるツールを導入することで、情報共有に関する課題を解決へ導けるでしょう。そのためにも、使い方が分かりやすく、情報を探しやすいツールを選ぶことが重要です。

社内のほしい情報がすぐに見つかるツール「NotePM」

効率よく情報共有できる仕組みづくりにおすすめなのが、社内wikiツールの「NotePM」です。NotePMはビジネスチャットや他のツールと連携して、ウィキペディアのように社内情報を一元管理できるツールです。情報の更新も簡単なため、ナレッジの属人化を防げます。また、情報を閲覧した人や時間を確認でき、コメント・いいね!機能で双方向のコミュニケーションも図れます。さらに、マルチデバイスに対応していて、外出先やリモートワーク中なども簡単に確認可能ですので、情報の確認漏れを防ぐのに効果的です。

 


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まとめ

情報共有が適切に行われていないと、情報を探す側も問い合わせに対応する側も業務の生産性が大幅に下がってしまいます。そのままの状態がつづいていると、企業の成長が妨げられてしまうため、早急に課題を解決しましょう。社内の情報共有を改善するには、情報共有ツール「NotePM」の導入がおすすめです。

 
このような方におすすめです

• 業務引き継ぎを円滑にしたい
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