社内情報共有に適したおすすめのツールを知りたい、と調べている担当者もいるかと思います。操作が簡単なこと、メンバー間で共有しやすいこと、同時に編集できることが、使いやすいツールの特徴として挙げられます。選定するときはそれらの機能が搭載されているかはもちろん、自社の用途や目的に沿って選ぶことが大切です。
本記事では、おすすめの社内情報共有ツールを12選紹介すると共に、社内情報共有ツールの概要・主な種類・メリット・選定ポイントについて詳しく解説していきます。
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目次
社内情報共有ツールとは
まずは、社内情報共有ツールについて説明します。
社内情報共有ツールとは、組織内のメンバーが業務を進めていく上で、必要な情報を効率的に共有し、コミュニケーションを活性化するためのツールのことです。ツールを導入する主な目的として、蓄積された情報を共有しやすくすることや、仕事の効率アップが挙げられるでしょう。
情報共有ツールには、リアルタイムのコミュニケーションを可能にするチャット形式や、蓄積されたファイルのアクセス設定・編集・共有を容易にするストレージ型があります。また、重要な情報やノウハウをツールで管理し、チームメンバーが必要な情報を容易に見つけられる、ナレッジ共有型のツールも活用しやすいです。
社内情報共有ツールは、情報を迅速かつ効率的に共有でき、組織の生産性と協力を促進し、よりスムーズな業務遂行を実現します。
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社内情報共有ツールの主な種類
社内情報共有ツールの主な種類について、以下4点を説明します。
- 社内Wiki
- ビジネスチャット・SNS
- グループウェア
- オンラインストレージ
それでは、1つずつ解説します。
社内Wiki
1つ目は、社内Wikiです。
社内Wikiは、Webページに社内の知識や情報などを共有して、多くのユーザーが編集・更新を可能とするツールです。社内情報共有ツールとしての社内Wikiはその特性を活かし、組織内のナレッジを共有・管理・検索することに活用できます。誰でも編集や追加を行うことが可能なため、全てのメンバーが知識や情報を共有し、社内の知識を一元化できるというメリットもあります。
社内Wikiには、過去の編集履歴を保存しているため、必要に応じて以前のバージョンに戻すことも可能です。また、強力な検索機能もあり、従業員は必要な情報を素早く見つけ出せるでしょう。Wikiは社内のナレッジベースを作成し、社内にちらばる情報を管理するのに適したツールです。
ビジネスチャット・SNS
2つ目は、ビジネスチャット・SNSです。
SNS・ビジネスチャットは、文字と画像メッセージを配信し、リアルタイムにメンバーとのコミュニケーションを可能とするツールです。チームメンバー間でのコミュニケーションを迅速にすることはもちろん、知識共有・プロジェクト管理・ファイル共有など、多くの機能を備えています。多くのビジネスチャット・SNSでは、チャンネルやスレッドを作成することで、特定のトピックやプロジェクトに関連する会話ができるでしょう。
SNS・ビジネスチャットツールを導入すれば組織内でのリアルタイムな情報共有に大いに役立ちます。
グループウェア
3つ目は、グループウェアです。
グループウェアとは、組織内の情報共有・コミュニケーションを活性化するためのサービスです。従業員や組織間での情報共有・管理に利用されることが多いです。グループウェアには従業員間でのメール送受信・予定表管理・会議スケジューリング・タスク管理など豊富な機能があります。中には業務プロセスを自動化し、承認フローなどの手続きを効率化するワークフロー機能も備わっています。
また、社内の重要な情報を共有することや、蓄積された文書・ファイルを簡単に検索・参照することも可能です。グループウェアは組織内での情報共有に役立ち、生産性の向上・業務の効率化を実現できます。
オンラインストレージ
4つ目は、オンラインストレージです。
オンラインストレージは、インターネットを通じてデータを保存・共有・管理できるサービスです。データをクラウドに保存するため、どこからでもアクセスできます。リモートワークなど、多様な働き方が浸透している近年において重要といえるでしょう。
また、インターネット接続さえあれば、どのような端末からでも、格納されたファイルにアクセスできます。ファイルを他の従業員と共有し、リアルタイムで共同作業をすることも可能でしょう。ファイルの変更履歴も保存されるため、編集・更新など作業の進捗も確認しやすくなります。
オンラインストレージは、働く場所に捉われずに業務遂行が可能なため、多くの企業が活用しています。
社内情報共有ツールを利用するメリット
社内情報共有ツールを利用するメリットについて、以下4点を説明します。
- 社内状況の可視化
- 情報共有のスピード向上
- コミュニケーション活性化
- 属人化防止
それでは、1つずつ解説します。
社内状況の可視化
1つ目のメリットは、社内状況の可視化です。
社内情報共有ツールの使用により、社内の状況が可視化され、組織全体での業務効率が向上します。たとえば、従業員同士が何に取り組んでいるのか、どのような問題に直面しているのか、どのプロジェクトが進行中でどの程度進捗しているのかなど、リアルタイムに可視化できるでしょう。これにより、重複した作業を避け、リソースを有効に配分できます。たとえば、各プロジェクトのタスク進行状況、誰がどのタスクに取り組んでいるのか、期限や優先順位は何かなども明確に把握できるでしょう。
社内情報共有ツールを導入すれば、必要な情報が共有され、全体像が見え、チームメンバーは自分の役割はもちろん他のメンバーの状況を理解し、業務の効率化と生産性の向上につながります。
情報共有のスピード向上
2つ目のメリットは、情報共有のスピード向上です。
なぜなら、リアルタイムで情報を送受信できるため、場所や時間に制限されずに情報共有を可能とするからです。従業員間のコミュニケーションを迅速かつ効率的に行えます。
たとえば、プロジェクトに関する重要な連絡事項があった場合、従来の方法では会議をスケジュールし、全員が揃うのを待つ必要がありました。しかし、情報共有ツールを使用すれば、その情報をすぐに全員と共有でき、すぐにフィードバックを受け取れます。これにより、意思決定のスピードが大幅に向上するでしょう。
情報共有ツールの使用は情報共有のスピード向上に役立ちます。
コミュニケーション活性化
3つ目のメリットは、コミュニケーション活性化です。
社内情報共有ツールは、すべての従業員が意見やアイデアを自由に共有できるプラットフォームです。たとえば、社内のチャットツールやフォーラムを通じて、従業員はプロジェクトのアイデアの即時的な共有、問題解決策の提示も可能でしょう。また、社内ツールにはリアクションやコメントの機能があるため、メールなどに比べて会話が活発化しやすいです。
社内情報共有ツールの利用はコミュニケーション活性化を実現します。
属人化防止
4つ目のメリットは、属人化防止です。
社内情報共有ツールを導入すれば、全ての従業員が同じ情報へとアクセスできます。情報が一元管理されているため、全員が同じツールを経由して、元に業務対応への情報を調べることが可能です。
たとえば、重要な技術情報を特定の個人のみで抱えていると、そのメンバーが異動・退職した場合、周りのメンバーは大きな負担が強いられます。社内情報共有ツールを導入することで、そのような技術情報は、全員がアクセスできる場所に蓄積されるようになり、特定の個人がいなくても業務を続けることが可能になるでしょう。社内情報共有ツールがあれば、従来のように特定の個人・グループへと業務集中を防ぐことが可能です。
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社内情報共有ツールの選定ポイント
社内情報共有ツールの選定ポイントについて、以下3点を説明します。
- 操作性
- 機能
- コスト
それでは、1つずつ解説します。
操作性
1つ目のポイントは、操作性です。
社内情報共有ツールは、直感的に操作でき、すべての従業員が簡単に理解し操作できる必要があります。複雑で難解なツールは使用率を下げ、情報共有の効率を損なう可能性があるからです。
たとえば、チャット機能・ファイル共有・ビデオ会議など、各機能へのアクセスが簡単で、一目で理解できるようなツールは、多くの従業員が利用しやすいでしょう。社内情報共有ツールを選定する際には、操作性に優れて使いやすく、情報の共有を容易にできることが重要です。
機能
2つ目のポイントは、機能です。
社内情報共有ツールには、Wiki・ビジネスチャット・オンラインストレージ・ファイル共有・ビデオ会議・タスク管理など、さまざまな種類があります。自社のニーズに合った機能が搭載されたツールを選択することで、情報共有を簡単に実現するとともに、組織の効率的なコミュニケーションが可能となるでしょう。
たとえば、プロジェクト管理機能を持つツールは、チーム全員がタスクを追跡し、デッドラインを管理することに役立ちます。一方、ビデオ会議機能を持つツールは、リモートワークをしている従業員とのコミュニケーションを改善し、コラボレーションを促進するといった特徴があります。
社内情報共有ツールを選ぶときは、ツールが自社のニーズに対応できるかどうかを判断するためにも、機能をしっかりと確認することが重要です。
コスト
3つ目のポイントは、コストです。
社内情報共有ツールを選択するときは、予算内に収まるかを確認しましょう。初期導入費用はもちろん、運用・メンテナンス・アップグレードなど、長期視点で見て判断することが必要です。
たとえば、豊富で魅力的な機能が搭載されていても、それが組織の予算を超えているなら適切な選択ではないかもしれません。同様に、初期費用が低いツールであっても運用やメンテナンス費用が高い場合、長期的に見てコスト効率が悪い可能性もあります。また、想定される効果に対してコストが適切かも確認が大事でしょう。
社内情報共有ツールを選ぶ際には、コスト効率をしっかりと考慮する必要があります。
社内情報共有ツールおすすめ12選
それでは、1つずつ解説します。
社内Wiki
NotePM
NotePMはナレッジマネジメントの問題を解決する社内Wikiで、社内の情報共有として優れています。ウィキペディアのように従業員が簡単に書き込むことで、重要な情報を蓄積しているからです。従業員が欲しい情報をすぐに取り出せますし、更新管理が大変なマニュアルもWiki上で作成できます。口頭でやり取りしていた属人化になりやすいナレッジも簡単に管理可能です。
NotePMの特徴
- マニュアル作成・ナレッジ共有も簡単
- 全国で7000社以上が登録済
- 30日間すべての機能を無料お試し可能
URL: https://notepm.jp/
esa
esaは「情報を育てる」という視点で開発された、情報共有サービスです。業務の中で生まれる情報は個人ではなくチームで共有すべきという考えを元に、不完全な情報でも共有します。そこからチーム全員で何度も更新することで、常に最新状態に育てて、整理する仕組みです。豊富な入力補助機能の搭載、書き途中状態での共有機能、外部サービスとの連携も可能です。
esaの特徴
- 全員で情報を育てる同時編集エディタも搭載
- バージョン管理・ロールバックも容易
- 60日間無料お試し可能
URL: https://esa.io/
Qiita:TEAM
Qiita:TEAMはメモ帳のような感覚で簡単に入力、共有できる社内向け情報共有ツールです。何でも書きたいと思う気持ちよさと、シンプルな手順の共有を可能とします。会議の議事録、決定事項もシンプルに共有できるため、無駄な会議数減少にも役立ちます。社内に潜む暗黙知をなくし、チームの信頼度を高めることが可能です。
Qiita:TEAMの特徴
- こまめな情報共有で致命的なリスク回避が可能
- Markdown記法に対応したプレーンテキストで記載
- 30日間の無料トライアル可能
ビジネスチャット・SNS
Slack
Slackはチャット形式の、ビジネス向け情報共有ツールです。業務の連絡事項の投稿や、必要なファイルをチャット上にアップロードすることで、簡単にメンバーに共有でき、気軽なやり取りが可能です。グループチャットはもちろん、個人との直接やりとりもできます。Slackを使えばチームメンバーが1ヶ所に集まり、一体となって活動が可能です。社内と社外用どちらにも対応しています。
Slackの特徴
- ビジネス用のメッセージアプリケーション
- チャンネルというスペースでメンバーとやり取り可能
- 無料で利用可能（一部機能制限有）
URL: https://slack.com/intl/ja-jp
Chatwork
Chatworkは中小企業向けのビジネスチャットです。導入すれば、意思決定のスピードアップ、業務効率アップ、社内コミュニケーションの活性化につながります。チャットにはメッセージ検索・絵文字・ダイレクトチャット・マイチャット・ピン留めなど、豊富な機能が揃っています。そのほか、ビデオ・音声通話タスク管理、ファイル管理も可能です。
Chatworkの特徴
- 誰でも簡単に使えるシンプルな機能を搭載
- 国内利用者数No.1のビジネスチャットツール
- 無料で利用可能
URL: https://go.chatwork.com/ja/
LINE WORKS
LINE WORKSはビジネス版のLINEです。ビジネスチャットの中でも、唯一LINEと繋がれます。プライベートで使い慣れている方も多い、おなじみのチャット画面やスタンプ機能を使って業務のやり取りをできるため、コミュニケーションも活性化するでしょう。トークやメール以外に、アドレス帳・掲示板・カレンダー・資料格納Drive・アンケートなど、豊富な機能が揃っています。
LINE WORKSの特徴
- 有料ビジネスチャットとして2021年度シェアNo1を達成
- 業務効率化に必要な機能をアプリに集結
- 100ユーザーまで無料で利用可能
URL: https://line.worksmobile.com/jp/
グループウェア
Microsoft 365
Microsoft 365は、Microsoft社が提供する月額課金のグループウェアです。従来買い切り型のOffice製品WordやExcel、PowerPointを含め、Teamsなどのクラウド型のサービスも利用できます。常に最新のバージョンを利用できるため、サポート終了やバージョン互換などを気にする必要もありません。また、導入済みのライセンス数も把握しやすく、管理が容易になるでしょう。
Microsoft 365の特徴
- 選択プランで利用可能なアプリケーションが異なる
- ソフトウェアは全て自動更新対象
- 1ヶ月間の無料トライアル期間有
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365
Google Workspace
Google WorkspaceはGoogle社が提供するグループウェアです。元々G Suiteの名称で無償提供されていました。導入すれば、個人や組織が成果を上げるための環境が整っています。たとえばGmailやWeb会議・チャット・カレンダー・ドライブ・スプレッドシートなど、さまざまな機能を利用可能です。また共有ドライブを作成して、必要な従業員にファイルを共有、同時編集も容易に実現できます。
Google Workspaceの特徴
- 機能間のシームレスな連携も可能
- 安全な最新鋭のセキュリティ環境で利用可能
- 14日間の無料トライアル可能
URL: https://workspace.google.com/intl/ja/
サイボウズ Office
サイボウズOfficeは、中小企業向けのグループウェアです。社内の情報共有を支援するためのスケジュール共有・ワークフロー・掲示板・ファイル共有・ToDoリストなど多くの機能を利用可能です。誰でもらくらく簡単に使えるように開発しているため、いつでもどこでも気軽に操作できます。パソコン、タブレット、スマートフォンなどさまざまな端末に対応しています。
サイボウズ Officeの特徴
- 累計導入社数70,000社を突破
- 20年以上ユーザーのニーズに合わせて進化
- 30日間全ての機能を無料お試し可能
URL: https://office.cybozu.co.jp/
desknet’s NEO
desknet’s NEOは、業務課題をワンストップで解決できる、オールインワン業務改善プラットフォームです。ノーコード開発にも対応しており、中小企業から官公庁まで幅広く対応しており、業種や利用規模を問わないコストパフォーマンス発揮が可能です。スケジュール・電子会議室・設備予約・回覧レポート・ポータル・アンケート・ワークフローなど、業務効率化に役立つ機能が豊富に搭載されています。
desknet’s NEOの特徴
- どのような組織にもフィットするグループウェア
- 業務アプリ作成など拡張機能を用意
- 30日間の無料トライアル可能
URL: https://www.desknets.com/
オンラインストレージ
Dropbox Business
Dropbox Businessは、法人向けのオンラインストレージです。接続端末を問わないことから、いつでもどこでも必要なデータにアクセスできます。パスワードとファイル有効期限を設定できるため、ビジネス用のファイルをしっかりと保護することが可能です。個人用もありますが、ビジネス用には、1人5TBの容量を確保できます。使いやすさ・信頼性・プライバシー・セキュリティを備えているため、企業の重要なファイル保存に適しています。
Dropbox Businessの特徴
- 7億人以上のユーザーから信頼されているサービス
- ファイルの安全な保護と業界をリードする使いやすさを実現
- 30日間の無料お試しが可能
URL: https://www.dropbox.com/ja/business
セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、法人向けのオンラインストレージサービスです。操作性が簡単で、ファイル共有・編集・整理・管理とバックアップを容易に実現できます。フォルダ単位にアクセス権を設定できるため、社内はもちろん社外とファイルの共有・編集ができ、一元管理することが可能です。自社サーバーから移行する場合、既存のフォルダ構成を維持できるといったメリットもあります、
セキュアSAMBAの特徴
- 4000社以上が導入しており継続率98%を達成
- デスクトップアプリ利用でファイル直接編集や保存も簡単
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URL: https://info.securesamba.com/
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まとめ
本記事では、おすすめの社内情報共有ツール12選をはじめ、社内情報共有ツールの概要・種類・メリット・選び方についても詳しく解説しました。社内情報共有ツールには、Wiki・ビジネスチャット・SNS・グループウェア・オンラインストレージなどの種類があるため、自社の目的や課題によって適切な種類を選択する必要があるでしょう。NotePMは、社内Wikiとして、社内のナレッジを共有することはもちろんマニュアル作成にも対応しています。必要な情報をすぐに取り出せるため、属人化防止にも役立ちます。30日間無料でお試し可能なため、気軽に利用してみてください。
