コンサルティング会社に適した情報共有ツールとは?ツール選びのポイントや導入事例も紹介

2024年01月04日(木) 情報共有

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

従業員1人ひとりが高い専門性を持つコンサルティング会社で、さらに高い顧客満足度を実現するためには、適切に情報共有を行うことが重要です。この記事では、コンサルティング会社の情報共有のポイントや、情報共有の仕組みづくりの方法、おすすめの情報共有ツールを紹介します。

コンサルティング会社が求める情報共有

コンサルティング業界は、コロナ禍による社会の急激な変化やDXの推進などにより、市場規模の拡大に拍車が掛かっています。その中で多くの顧客に求められるコンサル会社として確固たるポジションを築くためには、社内での情報共有が欠かせません。ここでは、コンサルティング会社が情報共有を行う際に気をつけたいポイントを解説します。

脱属人化

コンサルティング会社では、基本的に各メンバーが持つ専門的な知見やスキルを活かした提案を行っています。そのため、ナレッジの共有が適切に行われていないと、担当できる顧客が人によって偏るうえ、分からないことがあっても誰に聞けばいいのかすぐに判断できません。また、会社にとってもコンサルティングノウハウを情報資産として蓄えることができないというリスクがあります。こうした状態を属人化といい、属人化を防ぐためにも情報共有が重要です。

検索性の高さ

会社の事業を拡大するほど、ビッグデータやコンサルティングノウハウなどの数が膨大になり、探したい情報を見つけるのが難しくなってきます。より顧客に合ったサービスを行うためにも、探したいデータをすぐに見つけられるような取り組みが必要です。

高度なセキュリティ

コンサルティング会社が扱うビッグデータや統計、調査などには、顧客情報や個人情報などの機密性の高い情報が含まれることもあります。そうした情報が漏洩してしまうと、会社の信用や売上が大幅に落ちます。サイバー攻撃から情報を守るためにも、セキュリティやアクセス制御、従業員のコンプライアンス意識向上などに力を入れることが重要です。


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コンサルティング会社の情報共有の進め方

情報共有を進める方法に、「SECI(セキ)モデル」があります。SECIモデルとは、一橋大学の野中郁次郎教授が中心となって提唱したナレッジマネジメントのためのフレームワークです。組織内で以下の4つのプロセスを繰り返すことで、新たなナレッジを生み出すことができるとされています。

1.共同化(Socialization)

OJTのように、経験を通してナレッジを身につけるプロセスです。実際に体を動かし、五感を活かしながら学ぶことができるため、言葉で伝えることが難しい「暗黙知」の共有に向いています。

2.表出化(Externalization)

個人が持っているナレッジを言語化して、他の人と共有するプロセスです。口頭での報告も、マニュアルとしてまとめる工程も表出化に含まれます。このように他の人に伝わるよう言語化されたナレッジのことを「形式知」といいます。

3.結合化(Combination)

他部署の成功事例から学んだコツを普段の仕事で試すなど、表出化した形式知を取り入れるプロセスです。他の人のナレッジを自分の元々持っているナレッジに組み合わせることで、新しいナレッジを生み出すことができるとされています。

4.内面化(Internalization)

結合化したナレッジを、自分に合ったやり方を模索しながら身体に染み込ませるプロセスです。マニュアルを見なくてもできるようになったり、実際に業務効率化や質の向上などの成果が出たりした状態を指します。内面化したナレッジは暗黙知へと変化しているため、他の人に共有するには共同化もしくは表出化が必要です。

コンサルティング会社に適した情報共有ツール

社内の情報共有に力を入れたいコンサルティング会社にオススメの情報共有ツールを3つ紹介します。

検索性とセキュリティ性の高い社内wikiなら「NotePM」

NotePMは、社内のナレッジ共有を行うための国産ツールで、7,000社以上で導入されています。3,000以上のツールとデータを連携でき、容量が80GB〜2TBまでと大きいため、膨大なデータを扱うコンサルティング会社にもぴったりです。検索機能は全文検索やハイライト表示にも対応しているため、探したい情報もすぐに見つけることができます。さらに、アクセス制限も柔軟に設定でき、セキュリティにも優れているため、機密性の高い情報も安全に共有可能です。

デメリットを挙げるとすれば、使い方の柔軟性が高いからこそ、導入に向けた社員への啓蒙活動が重要になってくることでしょう。NotePMはカスタマーサポートが充実していて、疑問や課題があれば気軽に相談できるため、安心して導入することができます。

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使いやすいグループウェアなら「Googleワークスペース」

Googleワークスペースは一般のGoogleアカウントとは異なり、アプリに機密情報を適切に保管するのをサポートするGoogle VaultやCloud Searchなどが適用されることが魅力です。そのため、Googleサービスを普段から使っている企業ではセキュリティを高めることができます。一方で機能が豊富だからこそ、Googleへの依存度が高くなりやすいことがデメリットです。

また、アプリを横断して情報を探すことはできないため、検索性があまり高いとはいえません。そうした課題を解決するために、Googleサイトを活用して情報を手作業でまとめることができます。ただし、更新するたびにURLが変わってしまうため、リンク先のURLを更新し忘れると古い情報が共有されたままになってしまう点には注意が必要です。

セキュリティ対策万全なオンラインストレージなら「box」

boxは国内外問わず、多くのコンサルティング会社や監査法人、自治体などをはじめ10万社以上で活用されているオンラインストレージです。社内の情報共有だけでなく社外とのファイルのやり取りも、高度なセキュリティのもとで簡単に行えます。その上、SalesforceやGoogleサービス、Office、Slackをはじめとする1,500を超えるアプリと連携できることが魅力です。一方で、容量が5〜150GBまでと限られているため、莫大なデータの集約には向いていません。

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コンサルティング会社での情報共有ツールの活用事例

株式会社識学は、組織運営のコンサルティングサービスを行う会社です。以前は社内のナレッジをGoogleサイトで作成した社内ポータルで行っていましたが、Googleサイトは検索性が低いため、欲しい情報が探しづらいことが課題でした。

そこで導入したのが、社内wikiツール「NotePM」です。決め手となったのは、Googleサイトと違って全文検索に対応していて、検索したキーワードはハイライト表示されることです。目的のマニュアルやルールにたどり着きやすいため、同社ではマニュアルやFAQ、規程、書類の原本などさまざまな情報をNotePMで管理しています。また、簡単な画像編集もNotePMで行えるので、マニュアルに画像を入れる場合にパワポなどの編集ツールを開く必要もなくなりました。
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まとめ

コンサルティング会社では従業員1人ひとりが高い専門性を擁しているため、独立志向が高くなりやすいですが、各々が持つナレッジを組み合わせることでさらに高いパフォーマンスを発揮することができます。そのためにも情報共有ツールを導入し、ナレッジマネジメントを浸透させましょう。コンサルティング会社でナレッジマネジメントを行うためには、複数ツールから情報を集約できて検索性の高い情報共有ツール「NotePM」がおすすめです。

おすすめの情報共有ツール「NotePM」

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

  • マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
  • 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

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