こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
専門性が高い業務を行う税理士事務所や会計事務所では、適切な情報管理を行うことで、業務の生産性を高め、働きやすさの実現につながります。この記事では、税理士・会計事務所が扱う情報の種類や、情報管理に力を入れる必要性、情報管理ツールの選び方について解説します。税理士・会計事務所におすすめのツールや導入事例も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
税理士・会計事務所が扱う情報の種類
税理士事務所や会計事務所が管理する情報は、「顧問先の情報」と「社内のナレッジ」の2つに分けられます。事務所ではどんな情報を扱っているか、あらためて見てみましょう。
顧問先の情報
顧問契約を結んでいる法人や個人に関する情報です。顧客の契約範囲によって異なりますが、一般的に以下のような情報を扱います。
・ 顧問先との契約書や基本情報（住所・連絡先・決算月・巡回スケジュールなど）
・ 顧客先の会計データ・請求書・領収書
・ 顧問先に訪問した際の打ち合わせ議事録
社内のナレッジ
社内ナレッジの1つは、決算申告や税務に関する行政・自治体の資料です。法改正後に古い情報を参照しないよう、随時更新や整理を行うことが重要です。また、オフィス業務のマニュアルも社内のナレッジにあたります。会計処理や税務申告の方法などは顧問先ごとに異なることが多く、顧問先ごとの個別のマニュアルが必要となるため、ボリュームも大きくなります。
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税理士・会計事務所が情報管理に力を入れる必要性
税理士事務所や会計事務所は、顧問先の情報と社内のナレッジの管理に力を入れることで、生産性や品質の向上を図れます。ここでは、税理士・会計事務所が扱う情報の特徴や課題について解説します。
扱う情報量が膨大
顧問先の数は、税理士・会計士1人あたり15〜30件ほどが目安だといわれています。規模が大きい事務所であれば、扱う顧客情報の量も膨大になっていくでしょう。紙のままファイリングしたり、PCの共有フォルダ上などで保管したりしていると、必要な情報を見つけるのに時間が掛かります。また、管理が行き届いていないことで、古い情報が残ったままになってしまうリスクもあるでしょう。適切に情報管理を行えるよう、効率性を重視して管理方法を決めることが重要です。
解決する課題：ほしい情報がすぐに見つからない
専門性が高く属人化しやすい
税理士事務所や会計事務所では、税理士や会計士本人だけでなく、アシスタントや入力スタッフも含めて専門性の高い業務を行っています。未経験で入社した新人がベテランと同じレベルの業務をこなせるようになるまでに、かなりの時間を要するでしょう。在職年数によってスキルに大きく差が生じるため、「この仕事は〇〇さんにしか任せられない」といった属人化した状態に陥ります。そうした事態を防ぐために、ナレッジをマニュアルとしてまとめて管理・共有する必要があります。マニュアルをもとに業務を標準化することで、スキル差による業務量の偏りを防ぐことができる上、新人教育の負担軽減にも活かせるでしょう。
解決する課題：ナレッジ共有が浸透しない。属人化している
作業ミスにともなう責任が重い
法律や顧問先ごとのルールを誤って認識したまま業務にあたったり、ケアレスミスに気づかないまま入力を進めたりすることで、税の申告漏れなどが発生するリスクがあります。たとえば顧問先に追加徴税を強いることになりかねませんし、契約不履行として賠償請求されるリスクも考えられます。また、本来節税できるはずだった金額を支払うことになるため、顧問先の経営や家計に影響が及ぶこともありうるでしょう。そうしたリスクを防ぐために、常に最新のデータやナレッジを参照できる環境づくりを行うことで、ミスを最小限に抑える効果が期待できます。
税理士・会計事務所が情報管理ツールを選ぶポイント
税理士・会計事務所で効率よく情報管理を行うには、ツールの導入がおすすめです。ここでは、情報管理ツールを選ぶ際に重視したいポイントを3つ紹介します。
アクセス権限を柔軟に設定できるか
税理士・会計事務所が扱う情報の中には、顧問先の会計データのように誤操作が大きな影響を及ぼすものもあります。また、顧問先の資産や経営に関する機密性の高い情報を多数扱っていますので、セキュリティ性も重要です。税理士・会計士とアシスタント（入力スタッフ）とで編集権限を分けたり、閲覧できる情報の範囲を変えたりすることで、重要な情報を守れる効果があります。
他ツールと連携できるか
freeeや弥生会計など、顧問先が活用している会計ツールと連携できる情報管理ツールを選ぶことで、効率よく顧客情報を管理することができます。また、メールやビジネスチャットと連携できるツールであれば、顧問先とのやり取りの履歴も振り返りやすいでしょう。さまざまな情報を１ヶ所に集約できるため、閲覧したい情報を探しやすくなります。
情報の更新・共有のしやすさ
情報管理の場を設けても、ツール自体が使いづらければ活用されないでしょう。使いやすさを重視するなら、クラウド型ツールがおすすめです。ITに明るくなくても簡単に操作できるツールが多いですし、情報を更新すると同時に共有できるため、古い情報が残りつづけるリスクもありません。また、クラウド型ツールはマルチデバイスに対応しているものも多いため、顧問先に訪問中に必要な情報をすぐに取り出せることも魅力です。
税理士・会計事務所におすすめの情報管理ツール
税理士事務所や会計事務所での情報管理なら、社内wikiツール「NotePM」がおすすめです。NotePMではページやフォルダごとにアクセス権限を柔軟に設定できます。また、Zapier連携で他ツールとの連携も可能で、会計ツールやビジネスチャットと連携すると顧客情報を自動で集約できます。操作も直感的で分かりやすいので、ITリテラシーを問わず使いこなせます。社内での議事録の管理や共有、社内マニュアルやルールの運用などに、さまざまな用途で便利に活用できるでしょう。
税理士法人での情報管理ツールの活用事例
福岡と沖縄で3つの拠点を構える税理士事務所、「税理士法人アーリークロス」の事例を紹介します。同法人では以前から、ビジネスチャットを使って法人内や顧問先との情報共有を行っていました。チャットグループは顧問先ごとに作成していたため、担当する顧問先以外のやり取りやナレッジは確認できないことを課題だと感じていたそうです。
そうした悩みを解消するために導入したのが、社内wikiツールの「NotePM」です。NotePMを活用して顧問先との議事録や新人教育用のマニュアルを共有することで、法人内での問い合わせ業務を効率化することができました。また、NotePMではページの外部共有機能もあるため、顧問先向けの資料の共有にもNotePMの活用を検討しているそうです。
関連記事：【導入事例】気軽にノウハウを蓄積できるのが魅力。知識をストックし、さらなる事業成長を目指す – 税理士法人アーリークロス
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まとめ
税理士事務所や会計事務所では、顧問先の情報と社内のナレッジを適切に管理することで、業務負担や作業ミスの軽減につながります。アクセス権限を柔軟に変更でき、ITに明るくない人も使いやすい直感的な操作性のツールを活用すると、情報管理がうまく進むでしょう。税理士事務所や会計事務所での情報共有には、社内wikiツール「NotePM」がおすすめです。
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