動画によるナレッジ共有の3つの効果と3つの課題を解説！おすすめのツールも紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

近年、従業員個人に蓄積された知識・経験というナレッジを共有し、それを活かして業務を効率化し、収益向上を目指す動きが高まっています。しかし、ナレッジは業務を担当する従業員の中に止まってしまうことが少なくありません。特に技術を伝える場合、担当する従業員の背中を見て学ぶ、という方法での共有になりがちです。ナレッジ共有に動画を活用することで、言葉での表現が難しいナレッジの共有が可能になります。

本記事では、動画によるナレッジ共有のための基本知識、ナレッジ共有を動画で行う3つの効果・課題、おすすめのツールを紹介します。

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動画によるナレッジ共有のための基本知識

動画によるナレッジ共有のための基本知識として、以下の3つの観点から解説します。

そもそもナレッジ共有とは
ナレッジ共有を行うことで得られる効果
ナレッジ共有の実現方法

1つずつ、解説します。

そもそもナレッジ共有とは

ナレッジ共有とは、業務を進めるにあたり必要な知識・ノウハウを、組織に所属する従業員で共有することを言います。ナレッジ共有をすることで、従業員の業務効率向上・組織全体の生産性向上が期待できます。ナレッジは、特定の業務においての経験・技術、問題解決に必要な知見を含んだ概念です。ナレッジが個人レベルを超えて、組織全体で活用することで、顧客へのサービス向上など結果につながることが期待できます。

ナレッジ共有を行うことで得られる効果

多くの組織では、「仕事の属人化」という課題があり、成果を挙げるのは一部の従業員という状況が少なくありません。しかし、その優秀な従業員の知見・経験を他の従業員に共有することで、組織全体の成果が底上げされる可能性があります。ナレッジは、言語化されず個人に止まっている状態の「暗黙知」と、言語化・マニュアル化が進んだ「形式知」の2種類があります。一部の従業員にある「暗黙知」を誰でも再現可能にする「形式知」にかたちを変えることで、知識・技術の体系を作ることが可能です。

他にも、ナレッジからさらなる改善点が見つかったり、より高い成果が期待できるノウハウが生まれたりする可能性があり、個人では気づかなかった視点を他者との共有から得ることができます。

ナレッジ共有の実現方法

ナレッジ共有の実現方法としては、社内ポータルサイト・社内Wikiの活用、動画による共有があります。社内ポータルサイトでは、従業員の誰もが場所・時間の制限なくアクセス可能なことから、必要なときにすぐにナレッジを確認することが可能です。

社内Wikiの活用では、担当従業員以外であっても、ナレッジに変更があれば修正・追記を気軽に行うことができます。また、動画であれば活字を読み込むよりもわかりやすく、特に技術にかかわる手順を共有するときにおすすめです。共有するナレッジの内容によって、向き不向きがあるため、どの方法が適当かを見極める必要があります。

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ナレッジ共有を動画で行う3つの効果

ナレッジ共有を動画で行う効果は以下の3つです。

活字よりもわかりやすい
何度でも繰り返し見ることができる
人材育成の工数が削減できる

1つずつ、見ていきましょう。

活字よりもわかりやすい

ナレッジ共有を動画で行う効果の1つ目は、活字よりもわかりやすいことです。動画の場合、特にツールの操作方法・アプリケーションの使い方など、技術や手を動かすことが必要なナレッジに対して効果的です。活字に比べて直感的にわかりやすく、動画を止めたり戻したりしてもう一度確認したりすることができます。そのため操作のイメージが記憶に残りやすくなるというメリットがあります。また、業務の全工程の流れを理解する場合にも有効です。

何度でも繰り返し見ることができる

ナレッジ共有を動画で行う効果の2つ目は、何度でも繰り返し見ることができることです。たとえば担当者から直接レクチャーを受ける場合、レクチャーのときにメモをとったり、そのたびに担当者のレクチャーを止めたりすることもあり、担当者の拘束時間を延ばしてしまう懸念があります。また、1度で理解できない場合、何度も担当者に聞かなければならずためらってしまうこともあるでしょう。

しかしナレッジ共有を動画で行うことで、わからないことは何度でも繰り返し見て、覚えることができます。また、最短でできる方法がナレッジとして共有されていれば、新人担当者であっても、必要のない操作をすることなくスムーズに手順通り進められるテクニックを身につけることができます。

人材育成の工数が削減できる

ナレッジ共有を動画で行う効果の3つ目は、人材育成の工数が削減できることです。ナレッジを動画に残しておくことで、たとえば、新しい担当者が配属されても動画を見てもらうだけで知識・ノウハウを共有することができます。OJTの時間を必要最低限に抑えることができるため、担当者が人材育成にかける工数を大幅に削減することが可能です。

ナレッジ共有における動画活用の3つの課題

ナレッジ共有における動画活用の課題は、以下の3つです。

動画の作成にかかる手間
制作済み動画のメンテナンス
必要な動画が探しやすい運用

1つずつ、見ていきましょう。

動画の作成にかかる手間

ナレッジ共有における動画活用の課題の1つ目は、動画の作成にかかる手間です。ナレッジ共有のための前段階としてのナレッジ作成に慣れていない企業は少なくありません。特にナレッジ動画の作成は撮影前に企画・構成を詳細に行うことが重要です。完成イメージを明確にして進めることがおすすめです。ナレッジ共有はすべて動画で行うことがよいとは限らないため、動画での共有の向き不向きを判断する必要があります。

制作済み動画のメンテナンス

ナレッジ共有における動画活用の課題の2つ目は、制作済み動画のメンテナンスです。ナレッジは1度作成したら終わりではなく、業務内容・手順の変更、業務改善による効率化などが発生した場合、それに合わせて更新することが大切です。そのため、すでに動画で共有されているナレッジについても修正・撮り直しなどのメンテナンスを行い、常に最新のナレッジ共有を行うこと必要があります。

必要な動画が探しやすい運用

ナレッジ共有における動画活用の課題の3つ目は、必要な動画が探しやすい運用です。たとえば文章でナレッジ共有されている場合、キーワード検索・目次の参照から、知りたいことに紐づく情報にたどり着くことができるでしょう。しかし、動画でのナレッジ共有の場合、目的のナレッジの場所までアクセスするのに時間がかかります。キーワードのタグ付け・タイトルの設定を適切に行うことで、目的の動画を探しやすくするなどの工夫が必要です。

動画によるナレッジ共有におすすめのツール

動画によるナレッジ共有におすすめのツールは以下の3つです。

社内Wiki
社内ポータルサイト
ナレッジベース

1つずつ、見ていきましょう。

社内Wiki

動画によるナレッジ共有におすすめのツールの1つ目は、社内Wikiです。社内wikiは、従業員の誰もがアクセスできる社内版Wikipediaのようなものです。ナレッジの蓄積・共有を目的としたツールであることから、簡単な操作で進めることができ、ナレッジに変更・追加がある場合でも気軽に更新可能です。動画についてもスマホで撮影したナレッジをいつでも気軽に社内Wikiにアップできるため、動画によるナレッジ共有のハードルを下げて活用できる期待が持てます。弊社提供のNotePMの社内Wikiであれば、動画作成・簡単にアップロードが可能です。

関連記事：【2024年版】社内wikiツールおすすめ15選（有料・無料）

社内ポータルサイト

動画によるナレッジ共有におすすめのツールの2つ目は、社内ポータルサイトです。社内ポータルサイトであれば、従業員は誰でもアクセスが可能です。社内ポータルサイトにナレッジ動画を集約しておくことで、誰もが必要なときに必要な動画に、スムーズにたどり着くことができます。たとえば、Microsoft365を利用している企業であれば、SharePointを活用した社内ポータルサイトを構築し、Microsoft Streamで動画共有するとよいでしょう。内容に合わせて動画を整理し、ナレッジを必要とする部署のみにアクセス許可を与えるなどの設定が可能です。

ナレッジベース

動画によるナレッジ共有におすすめのツールの3つ目は、ナレッジベースです。ナレッジベースとは、業務の知見を集約したデータベースを指します。新しい知見を従業員が簡単にナレッジベースを編集して追加することができます。IT技術の発展により、ナレッジベースの動画プラットフォームであれば、機密性の高い動画を大規模に共有にすることが可能です。ナレッジベースには簡単に動画を差し込むことができるので操作性も高いと言えます。

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まとめ

本記事では、動画によるナレッジ共有のための基本知識やおすすめのツールについて紹介しました。ナレッジ共有は動画で行うと効果が高いものと、動画を作成する手間を考慮すると文章の方が効果的なものがあります。ナレッジ動画の共有はツールを使うことで簡単に行うことができます。目的に応じて効果的な方法を検討することがおすすめです。

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