人の出入りが多い企業では、仕事の引き継ぎがうまくいかず悩むことも多いでしょう。また、引き継ぎは異動や退職時だけでなく、プロジェクトへの合流・離脱時や、仕事の巻取り時などにも必要です。
今回は、仕事の引き継ぎで“あるある”な課題を紹介します。引き継ぎを成功させるコツや、引き継ぎに便利なツールについても触れていますので、ぜひ参考にしてください。
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目次
仕事の引き継ぎに関するあるある
異動や退職に際して仕事の引き継ぎを行ったものの、「うまくいった！」と自信をもって言えるような経験がある人は少ないのではないでしょうか。そうした仕事の引き継ぎに関する“あるある”な悩みを5つ紹介します。
時間が足りず情報共有が不十分
期間が短いことが原因で、引き継ぎがうまくいかないことがあります。とくに銀行や公務員など、内示が出てから異動までのスパンが非常に短い職種で目立つ悩みです。後任者への引き継ぎも、異動先での仕事内容の把握も限られた時間内で行わなければいけないため、十分な情報共有を行いにくくなっています。
周囲が前任者の業務内容を把握していない
前任者の業務が属人化していたことが原因で、十分な引き継ぎが行われないケースもあります。この場合、後任者がわからないことがあったときに、同じ部署の人に質問しても誰も答えられません。とくに社外とのやり取りが多い部門であれば取引先ごとの事情、バックオフィス部門であれば社員や部署ごとの事情などが引き継ぎされないままになっていると、業務に支障が出てしまいます。そうした個別の事情まで把握することは難しいため、後任者に負担がかかってしまうでしょう。
引き継ぎ内容が実際の業務と異なる
引き継いだ情報に誤りがあって、ミスを引き起こしてしまうというトラブルもよくあります。主な原因は、マニュアルがあっても古い情報のまま放置されていたり、属人化により個別の業務内容を把握しきれていなかったりすることです。誤りがある箇所によっては重大なミスを引き起こしかねず、会社全体に大きな損益をもたらすリスクもあります。
資料や情報の場所がわからない
マニュアルや資料などの管理が行き届かず、どこにあるのかわからない状態になっていることもあります。前任者にとっては、引き継ぎに必要な情報を集めるのに時間がかかってしまいます。さらに引き継ぎ後も場所がわからないままだと、必要な情報を探そうとするたびに業務の手が止まってしまい、生産性も上がりづらくなるでしょう。
リモート中心のため対面で教える機会がない
フルリモートの職場やハイブリッドワークを導入している企業では、前任者と後任者が一度も直接会わないまま交代してしまうことも珍しくありません。オンラインでのやり取りのみでは情報が不足していることに気づかず、担当交代後にわからないことがありチャットでの問い合わせが発生するリスクがあります。前任者が社内に在籍していれば問題ないが、退職や休職の場合は確認できません。
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仕事の引き継ぎは異動・退職時以外にも必要
異動や退職、休職などに限らず、前任者が同部署のマネジメント職に昇格したときや、プロジェクトへの合流・離脱、タスクの巻き取りなどの際にも引き継ぎは発生します。仕事の引き継ぎは日常的に発生しうるため、日頃からいつでもスムーズに引き継げるよう準備しておくことが大切です。
仕事の引き継ぎを成功させるコツ
課題が発生しやすい引き継ぎを、成功に導くためのコツを3つ紹介します。
日頃からナレッジマネジメントに取り組む
業務の属人化防止に向けて、社内でナレッジ共有の習慣を浸透させましょう。ナレッジには、形式知と暗黙知の2種類があります。形式知はマニュアルのように明文化されているナレッジで、周囲も把握しやすいのが特徴です。一方で、暗黙知は明文化されていないため、引き継ぎが不十分になりやすくなっています。暗黙知を形式知に変換する仕組みづくりに取り組むことで、ナレッジマネジメントを成功に導けるでしょう。
関連記事：【完全版】ナレッジマネジメントの意味や手法をわかりやすく解説！
引き継ぎ用マニュアルを作成する
引き継ぎ時は、マニュアルに優先度をつけるのがおすすめです。前任者が業務をリストアップして、業務がストップすると影響が高い順番に並べていきましょう。リスト形式にまとめて、業務内容だけでなく、作業時間や頻度などもセットで記載するとわかりやすくなります。後任が見つからない場合は、チームメンバーや上司など暫定の担当割り振りを決めるところまでセットで行ってください。
関連記事：引き継ぎマニュアルの作成はなぜ重要？作成のポイントはどこ？
十分な引き継ぎ期間を設ける
退職による引き継ぎの場合、期間は1ヶ月前後が目安です。引き継ぐ相手に座学とOJTを組み合わせながら説明し、実務にあたってもらいましょう。実務に取り組む後任者から不明点や疑問をフィードバックしてもらいながら、引き継ぎを進めていくとスムーズです。
ただし、現場のスタッフが引き継ぎ期間自体を変更するのは難しいのが現状です。そのため、交代後にもわからないことがあれば問い合わせできるよう、ビジネスチャットなどでコミュニケーションを取るのが現実的な解決方法でしょう。
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スムーズな引き継ぎを行うために便利なツール
NotePMは、社員が各自で業務のナレッジを蓄積・整理できる社内版Wikipediaです。社内やチーム向けのお知らせから、業務のノウハウまで簡単に共有・更新できるため、日常的にナレッジ共有する習慣が根づきやすくなります。さらに、問い合わせもNotePM上で実施でき、その内容はFAQとして蓄積されることも魅力です。そのため、引き継ぎが多いポジションで疑問が生じやすい部分も、NotePMで確認して解決できるでしょう。
NotePMによる引き継ぎの成功事例
ウルシステムズ株式会社は、もともと社員数3〜4人の会社でしたが、事業拡大により1〜2年で15名ほどに拡大しました。業務引き継ぎに課題を感じたきっかけは、コロナ禍によりリモートワークへシフトしたことです。それまではOJTによる口頭のみでの引き継ぎを行っていましたが、リモートでは情報の伝わりにくさが目立つようになりました。
そこで同社では、新人向けにノウハウを共有する仕組みづくりをはじめました。その際に役立ったのが、社内wikiツールのNotePMです。同社ではノウハウ共通ツールをいくつか検討し、フォーマットを統一しやすさ、情報の整理しやすさ、検索性の高さなどからNotePMを選びました。
導入後は取引先との打ち合わせの記録、社内打ち合わせの議事録、業務マニュアルなどを共有するのに使っています。UIがシンプルで新人にも操作しやすいため、NotePMの導入とともに「わからないことがあればNotePMを見る」という習慣が広がりました。
関連記事：【導入事例】引き継ぎ・検索の時間を大幅削減！組織の拡大を支える人事部の業務をNotePM導入で効率化！ – ウルシステムズ株式会社
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まとめ
仕事の引き継ぎでは、時間のなさから情報共有を十分に実施できず、後任者の業務に悪影響が及ぶことがよくあります。また、最近はリモートワークの機会が増えたことで、直接教えられないまま担当者が交代になるケースも珍しくありません。いざというとき慌てないよう、日頃からしっかりナレッジマネジメントに取り組み、引き継ぎ用マニュアルを用意しておくことが、引き継ぎを成功させるコツです。NotePMのように手軽にナレッジをシェアできるツールを活用しながら、スムーズに引き継ぎできる環境を整えてみてください。
検索性に優れたマニュアル作成・ナレッジ管理ツール「NotePM」
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
