人の出入りが多い企業では、仕事の引き継ぎがうまくいかず悩むことも多いでしょう。また、引き継ぎは異動や退職時だけでなく、プロジェクトへの合流・離脱時や、仕事の巻取り時などにも必要です。
今回は、仕事の引き継ぎで“あるある”な課題を紹介します。あるあるな課題を把握しておくことで、事前に防ぐことが可能です。
また、引き継ぎを成功させるコツや、引き継ぎに便利なツールについても触れていますので、ぜひ参考にしてください。
目次
仕事の引き継ぎに関するあるある
異動や退職に際して仕事の引き継ぎを行ったものの、「うまくいった！」と自信をもって言えるような経験がある人は少ないのではないでしょうか。そうした仕事の引き継ぎに関する“あるある”な悩みを5つ紹介します。
時間が足りず情報共有が不十分・いい加減
期間が短いことが原因で、引き継ぎがうまくいかないことがあります。とくに銀行や公務員など、内示が出てから異動までのスパンが非常に短い職種で目立つ悩みです。後任者への引き継ぎも、異動先での仕事内容の把握も限られた時間内で行わなければいけないため、十分な情報共有を行いにくくなっています。
周囲・後任者が前任者の業務内容を把握していない
前任者の業務が属人化していたことが原因で、十分な引き継ぎが行われないケースもあります。この場合、後任者がわからないことがあったときに、同じ部署の人に質問しても誰も答えられません。とくに社外とのやり取りが多い部門であれば取引先ごとの事情、バックオフィス部門であれば社員や部署ごとの事情などが引き継ぎされないままになっていると、業務に支障が出てしまいます。そうした個別の事情まで把握することは難しいため、後任者に負担がかかってしまうでしょう。
引き継ぎ内容が実際の業務と異なる
引き継いだ情報に誤りがあって、ミスを引き起こしてしまうというトラブルもよくあります。主な原因は、マニュアルがあっても古い情報のまま放置されていたり、属人化により個別の業務内容を把握しきれていなかったりすることです。誤りがある箇所によっては重大なミスを引き起こしかねず、会社全体に大きな損益をもたらすリスクもあります。
資料や情報の場所がわからない・ぐちゃぐちゃ
マニュアルや資料などの管理が行き届かず、どこにあるのかわからない状態になっていることもあります。前任者にとっては、引き継ぎに必要な情報を集めるのに時間がかかってしまいます。さらに引き継ぎ後も場所がわからないままだと、必要な情報を探そうとするたびに業務の手が止まってしまい、生産性も上がりづらくなるでしょう。
リモート中心のため対面で教える機会がない
フルリモートの職場やハイブリッドワークを導入している企業では、前任者と後任者が一度も直接会わないまま交代してしまうことも珍しくありません。オンラインでのやり取りのみでは情報が不足していることに気づかず、担当交代後にわからないことがありチャットでの問い合わせが発生するリスクがあります。前任者が社内に在籍していれば問題ないが、退職や休職の場合は確認できません。
仕事の引き継ぎが発生するケース
仕事において引き継ぎが発生するケースは、以下のとおりです。
- 前任者の昇格
- 前任者の退職・求職
- 人事異動
- 進行中のプロジェクトへの合流
- 前任者のリカバリー
上記のようなケースにおいて仕事の担当者がいなくなったり、途中からプロジェクトに合流する場合に、引き継ぎが必要となります。
仕事の引き継ぎは異動・退職時以外にも必要
異動や退職、休職などに限らず、前任者が同部署のマネジメント職に昇格したときや、プロジェクトへの合流・離脱、タスクの巻き取りなどの際にも引き継ぎは発生します。仕事の引き継ぎは日常的に発生しうるため、日頃からいつでもスムーズに引き継げるよう準備しておくことが大切です。
仕事の引き継ぎを成功させるコツ
課題が発生しやすい引き継ぎを、成功に導くためのコツを3つ紹介します。
日頃からナレッジマネジメントに取り組む
業務の属人化防止に向けて、社内でナレッジ共有の習慣を浸透させましょう。ナレッジには、形式知と暗黙知の2種類があります。形式知はマニュアルのように明文化されているナレッジで、周囲も把握しやすいのが特徴です。一方で、暗黙知は明文化されていないため、引き継ぎが不十分になりやすくなっています。暗黙知を形式知に変換する仕組みづくりに取り組むことで、ナレッジマネジメントを成功に導けるでしょう。
ナレッジマネジメントについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
ナレッジマネジメントツールおすすめ30選｜導入のメリットや選び方を解説
引き継ぎ用マニュアルを作成する
引き継ぎ時は、マニュアルに優先度をつけるのがおすすめです。前任者が業務をリストアップして、業務がストップすると影響が高い順番に並べていきましょう。リスト形式にまとめて、業務内容だけでなく、作業時間や頻度などもセットで記載するとわかりやすくなります。後任が見つからない場合は、チームメンバーや上司など暫定の担当割り振りを決めるところまでセットで行ってください。
引き継ぎマニュアルについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
引き継ぎマニュアルの作成はなぜ重要？作成のポイントはどこ？
十分な引き継ぎ期間を設ける
退職による引き継ぎの場合、期間は1ヶ月前後が目安です。引き継ぐ相手に座学とOJTを組み合わせながら説明し、実務にあたってもらいましょう。実務に取り組む後任者から不明点や疑問をフィードバックしてもらいながら、引き継ぎを進めていくとスムーズです。
ただし、現場のスタッフが引き継ぎ期間自体を変更するのは難しいのが現状です。そのため、交代後にもわからないことがあれば問い合わせできるよう、ビジネスチャットなどでコミュニケーションを取るのが現実的な解決方法でしょう。
検索性に優れている引き継ぎのマニュアルの作成ツール「NotePM」
ツールを活用して引き継ぎ用マニュアルの作成が成功する2つの理由
マニュアル作成ツールを活用したことで、引き継ぎ用マニュアルの作成・運用が成功する主な理由は、以下のとおりです。
- 引き継ぎ用マニュアルの作成を効率化できる
- 質の高い引き継ぎ用マニュアルを作成できる
マニュアルの作成ツールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介
引き継ぎ用マニュアルの作成を効率化できる
マニュアル作成ツールにはテンプレート機能がついており、一目でわかりやすい引き継ぎ用マニュアルを簡単に作成できます。
マニュアルを作成するには、記載する内容の決定や、構成の検討、運用後の整備など、手間と労力がかかります。ツールを利用することで、これらの作業の効率化が可能です。
質の高い引き継ぎ用マニュアルを作成できる
デザイン機能やレイアウトを利用すれば、情報が網羅された引き継ぎ用マニュアルを作成できます。
自分でデザインを考えて読みやすい資料を作るのは大変ですが、エディタ機能が充実しているマニュアル作成ツールを利用すれば、簡単に質の高いマニュアルが完成します。
デザインに一貫性をもたせることで、より読みやすい資料を作成でき、引き継ぎ業務の効率化につながるでしょう。
引き継ぎ用マニュアルの作成ツールは『NotePM』が一番おすすめな2つの理由
引き継ぎ用マニュアルの作成ツールとして、NotePMが一番おすすめである理由は、以下のとおりです。
- 検索性に優れている
- リアクション機能でコミュニケーションがしやすい
検索性に優れている
NotePMはツール内で作成したドキュメントだけでなく、Word・Excel・PDFなどのファイルの中身も全文検索できます。そのため、欲しい情報をすぐに見つけることが可能です。
NotePMで社内の文書を一元管理することによって、引き継ぎ業務を大幅に効率アップさせることもできます。情報が散在していて、どこに何があるかわからない場合におすすめです。
実際にNotePMを導入した企業では、検索時間を4割削減できた事例もあります。便利な検索機能により検索性に優れている点も、NotePMの強みといえます。
リアクション機能でコミュニケーションがしやすい
NotePMにはコメント・いいね機能が搭載されているので、コミュニケーションを取りやすいです。作成した文書へのリアクションを社内で共有できます。
また、チャットツールとの連携が可能であり、NotePMで作成・編集した文書を後任者にスムーズに共有可能です。
NotePMは単なるドキュメント作成ツールではなく、引き継ぎ業務をスムーズに行えるツールと言えます。
検索性に優れている引き継ぎのマニュアルの作成ツール「NotePM」
NotePMを活用して引き継ぎ用マニュアルの作成に成功した事例
ウルシステムズ株式会社は、もともと社員数3〜4人の会社でしたが、事業拡大により1〜2年で15名ほどに拡大しました。業務引き継ぎに課題を感じたきっかけは、コロナ禍によりリモートワークへシフトしたことです。それまではOJTによる口頭のみでの引き継ぎを行っていましたが、リモートでは情報の伝わりにくさが目立つようになりました。
そこで同社では、新人向けにノウハウを共有する仕組みづくりをはじめました。その際に役立ったのが、社内wikiツールのNotePMです。同社ではノウハウ共通ツールをいくつか検討し、フォーマットを統一しやすさ、情報の整理しやすさ、検索性の高さなどからNotePMを選びました。
導入後は取引先との打ち合わせの記録、社内打ち合わせの議事録、業務マニュアルなどを共有するのに使っています。UIがシンプルで新人にも操作しやすいため、NotePMの導入とともに「わからないことがあればNotePMを見る」という習慣が広がりました。
ウルフシステムズ株式会社の事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【導入事例】引き継ぎ・検索の時間を大幅削減！組織の拡大を支える人事部の業務をNotePM導入で効率化！ – ウルシステムズ株式会社
仕事の引き継ぎで”あるある”な課題の対策をしよう
仕事の引き継ぎでは、時間のなさから情報共有を十分に実施できず、後任者の業務に悪影響が及ぶことがよくあります。また、最近はリモートワークの機会が増えたことで、直接教えられないまま担当者が交代になるケースも珍しくありません。いざというとき慌てないよう、日頃からしっかりナレッジマネジメントに取り組み、引き継ぎ用マニュアルを用意しておくことが、引き継ぎを成功させるコツです。NotePMのように手軽にナレッジをシェアできるツールを活用しながら、スムーズに引き継ぎできる環境を整えてみてください。
