テレワークの成功事例と共通する特徴・メリット・導入の注意点を徹底解説

2023年01月14日(土) テレワーク・リモートワーク

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

テレワークをうまく導入するため、もしくはテレワークの現状を改善するために成功事例を調べている方も多いのではないでしょうか?成功事例を参考にすることで自社に適した働き方やルール、テレワークを成功に繋げるためのステップを知ることができます。本記事でテレワークの成功事例と共通している特徴、メリットや導入の注意点を解説しますので参考にしてみてください。

テレワークの成功事例を3つのパターンで解説

テレワークの成功事例について、3つのパターンの事例を紹介します。

  • コミュニケーションツールの活用 クックパッド株式会社
  • テレワークのための社内制度を充実 カルビー株式会社
  • 社内wikiでノウハウ共有を成功 Sunnyキッズクリニック

それぞれ、一つずつ解説します。

コミュニケーションツールの活用|クックパッド株式会社

テレワークの成功事例の1つ目は、クックパッド株式会社によるコミュニケーションツールの活用です。クックパッド社は日々のリアルなコミュニケーションに「Slack」を取り入れています。運用ルールの決まりなどを決めておらず、各々の社員が自身の使いたいように自由に使っていることが大きな特徴です。部門を横断した雑談が日々アクティブに繰り広げられています。スタッフからの「こんなことをやりたいけど何か方法ない?」という技術的な問いに直接開発部門が出てきて即座に答えることができ、やりたい事の実現に結びついているという事例も出ています。

コミュニケーションツールを活用することで、普段直接関わることのない部署との繋がりができ、業務のスピードが上がる、業務改善や新しい発見を得られるということがクックパッド社の事例からわかります。

参照元:GitHubがあれば、情報共有ツールは要らない? クックパッドを支える組織文化

テレワークのための社内制度を充実|カルビー株式会社

テレワークの成功事例の2つ目は、カルビー株式会社による社内制度の充実です。カルビー株式会社は、ライフワークバランスと個人の成長を重視しており、2009 年の経営刷新から以下の取り組みを実施しています。

2010年〜営業職の直行直帰型の勤務開始
2013年6月~ 9月:サマータイムの実施に合わせて在宅勤務トライアルと長期休暇の取得促 
2014年4月〜国の事務間接部門の社員を対象に、本格的な在宅勤務制度を導入
2015 年夏〜「テレワーク推 奨期間」を設定し、役職者や管理者の自主的な在宅勤務の利用を推奨。

当時テレワークを導入する企業が少ない中、カルビー株式会社では人事部門全員が率先して在宅勤務制度を導入しており、管理者を巻き込んでテレワークの周知を何度も繰り返し行ったのが大きな特徴です。繰り返し周知していくことで在宅勤務が組織を超えて普及拡大していきました。

在宅勤務の利用制限はなく、申請許可書を提出すれば誰もが利用可能です。社員間の不公平さがないため、育児や介護に介する社員は、在宅勤務取得の際に後ろめたさを感じることもありません。社員はこれまでの通勤時間分をライフの時間に充てています。満員電車のストレスからの解放をメリットとて感じることができ、日々業務の生産性向上に勤めています。カルビー株式会社では社内制度を充実することで、社員誰もが不公平なく自分自身で働き方を決められることがポイントです。

参照元:テレワークの好事例集 厚生労働省

社内wikiでノウハウ共有を成功| Sunnyキッズクリニック

テレワークの成功事例の3つ目は、 埼玉県川口のSunnyキッズクリニックによる社内wikiでノウハウ共有を成功した事例です。

Sunnyキッズクリニックではシフト制の勤務を導入しており、これまで情報の引き継ぎが大変という問題がありました。特に患者様からのお問い合わせへの回答に時間がかかっていることにクリニックのメンバーがストレスを感じていました。そこで、「クリニックのIT化」で心地よく働ける環境を作りたいという目的のもと、社内wikiであるNotePMを利用しました。

小児科マニュアル、日報、ノウハウ集、シフト、会議の議事録、患者様への説明に使う資料、引き継ぎ事項など、クリニックで扱うほとんどの情報をNotePMで管理しています。

NotePM導入後は、以前ストレスに感じていたり問い合わせに迅速に回答できるようになっています。社内wikiに全ての情報を纏めることができ、何かあればNotePMを見れば解決できる、とクリニックのメンバーに周知できているからです。NotePMを利用することで業務効率化はもちろん、顧客満足度アップにも繋がっています。

参照元:【導入事例】「クリニックのIT化」で患者様からのお問い合わせ対応の迅速化を実現! – Sunnyキッズクリニック

テレワークの成功事例に共通する5つの特徴

テレワークの成功事例に共通する特徴として、以下5点があります。

  • スモールスタート
  • 長期視点で自社のオリジナルの形を作る
  • 社員の満足度を優先
  • 自宅以外の勤務場所を提供
  • ツールを使いこなす

それぞれ、一つずつ解説します。

スモールスタート

テレワークの成功事例に共通する特徴の1つ目は、スモールスタートです。一斉にテレワークをスタートするのではなく、一部の組織や人数を限定して導入スタートする方法です。例えば対象部門を限定する、子育てや介護を伴う社員等対象者を限定して開始するなどがあります。テレワーク導入当初は週1回の利用にする等取得回数を限定し、社員の働き方や効果を見ながら徐々に範囲を拡大しています。

長期視点で自社のオリジナルの形を作る

テレワークの成功事例に共通する特徴の2つ目は、長期視点で自社のオリジナルの形を作りあげることです。成功事例には共通した特徴はあるものの、全く同じ事例はありません。どの企業も運用しながら社員にアンケートを取る、効果を確認するなど、改善を繰り返各社に合った形を作り、日々磨いています。テレワークに成功している企業は短期で結果を出しているのではなく、長期視点で試行錯誤して、自社の適切な形を作っています。

社員の満足度を優先

テレワークの成功事例に共通する特徴の3つ目は、社員の満足度を優先していることです。企業の収益ではなく、社員の生活満足度向上を一番に考えた制度の提供を行っています。ワークライフバランスバランスを保てるような社員に充実した働き方を提供したり、社員間の不公平さが生じないよう子育てや介護に介する社員だけでなく、様々な社員のスタイルに合わせた制度を充実しています。社員の満足度が結果企業の収益アップに結びついています。

自宅以外の勤務場所を提供

テレワークの成功事例に共通する特徴の4つ目は、自宅以外の勤務場所を提供していることです。テレワーク制度を導入しても、中には自宅で勤務できない社員もいます。成功している企業の多くは、サテライトオフィスやシェアオフィスなど自宅から近い所に用意し、働きやすい環境を社員に提供しています。

ツールを使いこなす

テレワークの成功事例に共通する特徴の5つ目は、ツールを使いこなすことです。企業の多くはテレワークに適したツールを使っています。例えば、社員間の会話を活性化させるコミュニケーションツール、高品質なマニュアルを短時間で作る文書作成ツール、情報活用のための社内wiki等があり、企業それぞれが使いやすいツールを使っています。視覚的にわかりやすく、初心者でも扱いやすいツールがおすすめです。社員誰にとっても使いやすいツールがテレワークに適しています。

成功事例からわかったテレワークの5つのメリット

成功事例から判明した、テレワークのメリットを5点紹介します。

  • 人材の確保・育成
  • コスト削減
  • BCP対策
  • コミュニケーション強化
  • 生産性向上

それぞれ、一つずつ解説します。

人材の確保・育成

1つ目のメリットは、人材の確保・育成です。テレワークを導入することで、これまで育児や介護、勤務地などを理由に離職してしまっていた優秀な人材を確保することができます。子供の体調によって会社を何度も早退して、仕事から離れざるをえなくなってしまった優秀な女性も、場所に捉われないで働くことができ業務時間を従来よりも多く確保できます。また、子供のお迎えの時間直前まで働く日、午前中で仕事を切り上げる日など、子供の体調に合わせて、勤務時間を自由に調整できます。テレワークを導入すれば社員自身が自分のスタイルに合った柔軟な働き方を実現できるため、優秀な人材を確保できます。

コスト削減

2つ目のメリットは、コスト削減です。テレワークを導入することでオフィススペース維持にかかるコストや通勤コストを削減できます。通勤の頻度が減るため、社員に毎月の定期代を支払う必要がなくなります。出張の回数も少なくなり出張手当も不要です。社員の規模に合わせたオフィススペースも縮小が可能です。これまで社員全員分の椅子や机が用意していましたが、出社する人数が減ることで、フリーアドレス制を導入して、オフィス用品の数を減らすことができます。テレワークによって、オフィスや通勤にかかるコストを削減でき収益性がアップします。

BCP対策

3つ目のメリットは、BCP対策です。社員と情報を分散することそのものが災害時対策となります。例えば大規模地震がありすべての交通機関が停止してしまった場合、社員が自宅で働いていれば帰宅困難にならず済みます。子育てに介する社員もすぐに保育園や幼稚園、学校へのお迎えにいくことができ安心です。社員を守ることができる上に、業務の再開も迅速に行えるます。遠隔地のデータセンターにシステムを置いていれば、問題なく業務を継続できます。テレワークはBCP対策に非常に有効です。

コミュニケーション強化

4つ目のメリットは、コミュニケーション強化です。テレワークに適切なツールを導入し活用することで、部門を横断したコミュニケーションを実現できます。例えば営業がツール上で質問を投稿すれば、普段関わりのない開発が直接答えてくれるなど、普段話さないメンバーとのコミュニケーションを強化できます。部門を超えた会話によって、業務効率化と業務改善に繋がります。コミュニケーションツールを使えば視覚的に分かりやすくなり、すぐに相談できるため活用の幅が広がります。

生産性向上

5つ目のメリットは、生産性向上です。電車での通勤がなくなることで余計なストレスから解放され、業務に集中できます。またオンラインツールを使った情報共有による業務効率化 、社内のコミュニケーションの活性化 によって社員の生産性向上につながります。

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関連記事:テレワーク・リモートワークにおすすめなアプリを用途別に比較

まとめ

テレワークの成功事例と共通する特徴を中心に紹介していきました。テレワークを成功させるためにはITツールを活用し、コミュニケーションを活性化することが大切です。初心者にでも扱いやすいツールを選び社内に浸透させましょう。

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