在宅勤務の導入を手順からメリット・課題・おすすめツールまで解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

在宅勤務の導入手順やメリットについて調べている方も少なくないのではないでしょうか。効果をしっかりと出すためには適切な手順やメリット把握することはもちろん、在宅勤務によって発生する課題についてもしっかりと対策を考えていく必要があります。本記事では在宅勤務の導入手順とメリット、課題、おすすめツールについて詳しく解説していきますので参考にしてみてください。

在宅勤務の導入で必要な7つの手順

在宅勤務の導入に必要な以下7つの手順をご紹介します。

目的を定める
対象範囲を確定する
対象業務の詳細を把握する
ガイドライン・ルールを策定する
ツールを導入する
スモールスタートする
評価・改善

それぞれ、順番に解説します。

1.目的を定める

在宅勤務の導入に必要な1番目の手順は、目的を定めることです。目的を明確にすることで方向性がしっかりと定まります。在宅勤務導入によっていつまでにどのような効果を出したいのか、5年後の会社の印象など具体的にイメージしましょう。例えば「5年後に全社員出社せずに、生産性10%向上を達成する」など具体的な数字で表すことで、その方向に向けての行動が自然と決まります。目的をしっかりと決め、着実に行動していきましょう。

2.対象範囲を確定する

在宅勤務の導入に必要な2番目の手順は、対象範囲を確定することです。どの部門のどの業務が在宅勤務に適しているか、対象者を育児や介護に介する社員などに限定して導入するかなど、具体的に決めて行きます。対象範囲を決めることで導入時の業務と体制を把握でき、在宅勤務をスムーズにスタートできます。

3.対象業務の詳細を把握する

在宅勤務の導入に必要な3番目の手順は、対象業務の詳細を把握することです。在宅勤務に変わっても業務を従来通り問題なく行えるかどうかを判断するために、業務の詳細を細かく確認していきます。同時に在宅勤務によって対象業務にどのくらいのメリットがあるかも確認していきましょう。対象業務の詳細をしっかりと確認することで、その業務を在宅勤務に切り替えて問題がないか、どのくらいのメリットがあるかを把握できます。

4.ガイドライン・ルールを策定する

在宅勤務の導入に必要な4番目の手順は、ガイドライン・ルールを策定することです。自社独自の在宅勤務ルールを策定することで効率的な運用が可能になります。具体的にはセキュリティ面での遵守事項、週何日まで在宅勤務可能かなどの勤務日数、勤怠入力方法、業務内容報告手段等、在宅勤務で発生する費用などを取り決めていきます。ガイドライン・ルールをしっかりと決めることができれば、社員が運用面で迷うことも少なくなり、効率的に在宅勤務を開始できます。

5.ツールを導入する

在宅勤務の導入に必要な5番目の手順は、ツールを導入することです。コミュニケーションツール、情報共有ツールやマニュアル作成ツールなど、自社に必要なツールを導入していきます。在宅勤務に強いツールを使えば遠隔にいる社員間同士を繋げることができ、業務効率化も実現できます。導入するツール次第で在宅勤務の効果が大きく変わります。ツールは初心者でも簡単に扱える視覚的にわかりやすいものを選びましょう。

6.スモールスタートする

在宅勤務の導入に必要な6番目の手順は、スモールスタートすることです。在宅勤務を段階的に実施することで、導入後機能がうまく回らないなどのリスクを減らすことが可能です。ツールなどの準備がすべて整ったら対象業務や対象人数と期間を限定して、実際に在宅勤務を開始していきます。スモールスタートをしながら社員がどのようなメリットを実際感じているか、効果がどの程度あるか、問題はないか等を確認しましょう。

7.評価・改善

在宅勤務の導入に必要な7番目の手順は、評価・改善です。スモールスタートから一定期間後に、効果の確認と評価を行います。例えば在宅勤務によってどれくらい生産性が向上したか、業務効率化はどの程度達成できたか、目標はどの程度達成できたか、どのようなメリットかあったかなどを社員に細かく確認していきます。対象者にアンケートを取ってメリットや改善点などをヒアリングするのも良いでしょう。改善点を踏まえ、対象範囲を徐々に広げていきます。

在宅勤務導入によって得られる6つのメリット

在宅勤務の導入によって得られるメリットとして、以下6点があります。

企業の社会的評価の向上
コスト削減
社員の離職率低下
社員の生産性向上
BCP対策
ペーパーレス化

それぞれ、一つずつ解説します。

企業の社会的評価の向上

在宅勤務の導入によって得られる1点目のメリットは、企業の社会的評価の向上です。在宅勤務は場所にとらわれない柔軟な働き方を実現できるため、社員にとって優しい企業になります。離職率も低下でき、社会からの企業イメージが良くなります。またオフィスへの出社率が下がることでオフィスの電気を使わなくなり、環境に優しい会社という印象になります。在宅勤務を導入することで社会からの企業イメージが良くなります。

コスト削減

在宅勤務の導入によって得られる2点目のメリットはコスト削減です。オフィスへ出社する社員の人数が減るため、交通費やオフィス周りのコストを削減できます。例えば通勤による毎月の定期代の削減、出張・宿泊費用を削減することが可能です。またオフィス規模を縮小することで、これまで払っていた高い賃料、高熱費、通信量も減らすことができます。コスト削減したいなら在宅勤務導入が有効です。

社員の離職率低下

在宅勤務の導入によって得られる3点目のメリットは社員の離職率低下です。育児や介護対応、病気や怪我などの療養、夫や妻の転勤による帯同等の理由により働きたくても働けなくなってしまう、離職せざるを得ない優秀な人材を確保できます。在宅勤務制度があれば社員は場所にとらわれない働き方が可能、さまざまな選択から選べふようになり、離職率を減らすことが可能になります。

社員の生産性向上

在宅勤務の導入によって得られる4点目のメリットは、社員の生産性向上です。在宅勤務によって通勤などの無駄な時間がなくなり業務に集中できるからです。例えば満員電車に乗らなくても良いことから社員のストレスがなくなり、仕事への切り替えがスムーズになり意欲が高まります。また、業務中の急な電話対応、メンバーから話しかけることもないため、業務に集中しやすくなります。他にもオフィス内での雑談が減る、同僚とのランチに付き合うこともなくなる、飲み会もなくなる等余計なストレスがなくなります。在宅勤務を利用すれば社員は業務に集中しやすくなり、生産性が向上します。

BCP対策

在宅勤務の導入によって得られる5点目のメリットはBCP対策です。在宅勤務導入が災害時の対策そのものになるため、多くの企業が注目しています。大規模な地震等の災害が発生して電車が止まるなど公共機関が全く使えなくなった場合、社員はオフィスから帰宅や出社ができなくなり、業務継続が不可となり業務に支障が出てしまいます。
在宅勤務を実施してあれば災害時も自宅で変わらず業務を継続できます。また機密情報をクラウドや遠隔地のデーターセンターに置いておくことで、本社が被災してしまった際も大切な情報を守ることができます。社員と情報が分散していることがBCP対策そのものとなり、自然災害か起きてしまった際でも業務を継続可能です。

ペーパーレス化

在宅勤務の導入によって得られる6点目のメリットは、ペーパーレス化です。機密情報を紙で持ち帰るのは情報漏洩のリスクがあり危険です。また紙文章の運用を続けていると、捺印のためだけにわざわざ出社しなければならなくなるなど、在宅勤務を阻害してまうことにもなります。在宅勤務をきっかけにペーパーレス化を加速できます。ペーパーレス化できればデータを集めて分析し情報を活用できるというメリットも得られます。ペーパーレス化を加速したいと考えているならば、在宅勤務の導入をおすすめします。

在宅勤務導入前に抑えたい3つの課題

在宅勤務の導入前に抑えておきたい課題として、以下3点を挙げます。

オンオフの切り替えが困難
セキュリティ問題
コミュニケーション不足

それぞれ、一つずつ解説します。

オンオフの切り替えが困難

在宅勤務の導入前に抑えておきたい1点目の課題は、社員にとってオンオフの切り替えが困難なことです。例えば自宅の環境が気になり業務に集中できない、仕事の合間に家事をして集中力が途切れるなど、業務に集中できないことが挙げられます。また自宅にいると常に仕事モードになる社員もいます。一日中仕事を続けてしまう、週末などの休みの日にも業務があり長時間労働になってしまう等が考えられます。どのように働いているか同僚からは見えないため、注意が必要です。一生懸命働いていたとしても上司には伝わりにくく働き方に対して評価が低くなる場合もあります。社員はモチベーションが下がって仕事しなくなる恐れもあります。オンオフの切り替えをしっかりと行いメリハリのついた働き方を実現すためには、勤怠管理、業務管理をしっかりと行っていくことが大事です。また休むときは休む、オンとオフの切り替えできるきっかけを社員自身が作っていくことも意識しましょう。

セキュリティ問題

在宅勤務の導入前に抑えておきたい2点目の課題は、セキュリティ問題です。在宅勤務によって従来の社内ネットーク内のアクセスから社外のネットワークを経由したアクセスと変わるため、不正アクセスやサイバー攻撃などの危険が高まります。社員によってはカフェや電車内で仕事を行うため、周りから覗かれるリスクも発生します。セキュリティ課題に対応していくためには、在宅勤務で使用する端末１台１台を徹底的に管理することです。OSやソフトウェアにパッチを適用して常に最新の状態に保っておくこと、従来のセキュリティ対策よりも高い対策を取り入れることが大切です。在宅勤務を導入するなら、セキュリティ対策についてもしっかりと考えていきましょう。

コミュニケーション不足

在宅勤務の導入前に抑えておきたい3点目の課題はコミュニケーション不足です。在宅勤務ではメンバー間で直接顔をあわせることがないため、コミュニケーション不足となる可能性が高いです。電話、メールなどの手段はあるものの、なかなか聞きづらく必要な業務以外の会話が取りづらくなる傾向にあります。コミュニケーションの頻度が減ると社員のモチベーションが下がってしまい、退職にもつながります。誰でも簡単に扱うことのできるコミュニケーションツールを導入して、雑談を含めた気軽なやり取りをできるような仕組み作りが必要です。

在宅勤務導入前に抑えておきたい3つのポイント

在宅勤務の導入前に抑えておきたい以下3つのポイントを紹介します。

社内規定を定めて正しい評価を行う
メンバーの働き方を分析すること
自社の仕組みに合ったツールを導入する

それぞれ、一つずつ解説します。

社内規定を定めて正しい評価を行う

在宅勤務の導入前に抑えておきたい1つ目のポイントは、社内規定を定めて正しい評価を行うことです。在宅勤務時は、社員が何をしているのかを周りから見ることができないため規定を取り決めることが必要です。具体的には、社員がいつ何をしているか業務内容の可視化方法をどうするかを決めることです。特に業務開始や終了については客観的打刻情報を取り入れた勤怠情報の記録・管理方法を行うことをおすすめします。例えば勤怠時間を自己申告＋PCの起動終了時間をセットとし、2つが一致しない場合「なぜ違うのかの理由」をメモ欄に社員が記入するなどの対応があります。在宅勤務は規定次第で働き方が大きく変わります。社員を正しく行えるよう社内規定をしっかり定めましょう。

メンバーの働き方を分析すること

在宅勤務の導入前に抑えておきたい2つ目のポイントは、メンバーの働き方を分析することです。働き方を知り分析することで、良い働き方とそうではない働き方を見分けられます。定期的にメンバーが自分の働き方を振り返るタイミング、上司と相談できる場を設けることが大切です。上司はメンバーの業務内容をチェックするとともに、メンバーは問題や課題を抱えていないか、メンバー間での業務量の偏りはないかを気にかけていきます。良い働き方を他社員に広げられるよう、どんどん展開していきましょう。

自社の仕組みに合ったツールを導入する

在宅勤務の導入前に抑えておきたい3つ目のポイントは、自社の仕組みに合ったツールを導入することです。在宅勤務はツール選びが重要です。ツールを使いこなせないと生産性低下、業務効率も良くなりません。在宅勤務においてもナレッジの共有を行える社内wikiは特に有効です。自社の現状を正しく把握して、必要なツールを導入し在宅勤務をスタートしていきましょう。