こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
新型コロナウイルスの影響で在宅勤務を実施している企業が増えてきています。在宅勤務の懸念点として、従業員の姿が直接見えないので、業務内容および就業状況の把握が難しくなるといった問題があります。そこで有効なのが『報告書』の導入です。『報告書』を導入することによって、従業員の業務内容、業務の進捗状況を容易に把握できるようになります。この記事では、在宅勤務での報告書の作成方法からおさえるべきポイントについてまとました。さらに、報告書を効率よく作成する方法を最後に記載していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
在宅勤務での報告書の重要性について
在宅勤務中は出社する必要がなく、プライベートとの両立がしやすいといったメリットがある反面、就業状況が把握しにくいという問題があります。そこで重要になってくるのが『報告書』です。報告書とは、それぞれの従業員が自身の業務内容・進捗などを報告し、きちんと仕事をしていることを証明するものです。報告書を提出させることで従業員の業務内容や、進捗状況を容易に把握することができるので、その場に応じて適切なマネジメントが行えるようになります。したがって、在宅勤務で失敗しないためには 『報告書』の導入が必須となります。
在宅勤務時の報告書の作り方
では、在宅勤務時の報告書の作り方を解説していきます。
1. 業務内容
以下の点に注意して業務内容を詳細にまとめます。
- 当日に行った業務
- 業務の開始時間から終了時間
- 成果物の内容(あれば記載)
こちらが例文となります。
例) 13:00~15:00 〇〇プロジェクト ミーティング
詳細に記入することで上司が報告書を見た際に作業内容をイメージしやすく、適切なマネジメントが可能となります。
2.業務進捗状況
当日に業務予定に対して、予定通り進んでいるのか 遅延しているのか などの業務進捗状況をまとめます。業務進捗状況を記載することで、上司が状況に応じて適切な指示が出せるようになります。
3. 始業・終業時刻
在宅勤務では、従業員がそれぞれの自宅で業務を行っているため労働時間管理が難しくなります。そこで、報告書に始業・終業時刻を明記することで労働時間管理が可能となります。労働時間管理については以下の方法もあわせて行いましょう。
- パソコンの使用時間で確認する
- Web会議ツールの使用
- チャットアプリの使用
- 勤怠管理システム/サービスを導入する
4.所感
1日の業務を振り返り、反省や課題などを記入します。業務中に気づいた点や、課題に対する改善策の提案があれば合わせて記載してもらいましょう。
5 .今後の作業予定
翌日以降の作業予定や目標について記入する項目です。ただ、作業予定を記載するのみでなく、取り掛かる予定時刻や、所要時間、どの程度進めるかも記入してもらいましょう。従業員の作業予定を事前に把握することで指示や声掛けなどのアクションが取りやすくなります。また、従業員側も予定を整理することによって、業務効率が向上します。
6.確認事項
業務のことに関して確認・相談したいことを記載してもらいましょう。項目として、確認事項を設けることで 上司の確認抜けを防ぐことができます。また、業務およびプライベートに関して、不安を感じたり、悩んでいることを記載してもらいましょう。在宅勤務は普段の勤務と違い、気軽なコミュニケーションが不足しがちです。積極的に従業員との意思疎通を図りましょう。
7. 上司のコメント欄
『上司のコメント欄』は業務報告書を読んだ上司がフィードバックを記入する項目です。コメント欄にフィードバックを残すことで、信頼関係を築いたり、部下のモチベーションを上げます。
在宅勤務時に報告書を作る上での3つのポイント
報告書は導入すれば良いというものではなく、作る上でのポイントを教育しなければいけません。読み手にとって分かりづらい報告書を作っても効果がありません。報告書を作る上で重要なポイントは以下の3点です。
- 具体的に書く
- 第三者目線で読み返し相手に伝わるか確認する
- 「感想文」ではなく「事象」と「改善策」を書く
この３つのポイントを押さえて報告書を作成することが大切です。順をおって解説していきます。
具体的に書く
作成者だけが分かる報告書だと意味がありません。上司に伝わるように具体的に書いてもらいましょう。以下の項目が明記されているかが大切です。
- いつ
- 何時から何時まで
- どんな業務を
- どのくらいの時間
誤った例と正しい例は以下の通りです。
✕『資料作成』
〇『5月10日 13:00~16:00 AプロジェクトのBに関する資料作成』
具体的に書くことで読み手の疑問点を少なくでき、分かりやすい報告書となります。業務完了までのおおよその日程や進捗も併記しておくと、上司の不安をなくせます。
第三者目線で読み返し相手に伝わるか確認する
第三者目線で何度も読み返し、きちんと相手に伝わる文章なのか確認しましょう。以下の項目を読み返して確認することがポイントです。
- 読み手に伝わりにくい文章がないか
- 誤字脱字がないか
- 事実と異なる内容がないか
訂正が必要な箇所がないことを確認してから提出してもらいましょう。
「感想文」ではなく「事象」と「改善策」を書く
所感を書き間違えると、その日の感想を書いただけになってしまうので注意が必要です。『感想文』にならないためには、『事象』と『改善策』を書くことがポイントとなります。「本日はExcelで資料を作成したが、時間がかかって疲れた。」では単なる感想文となってしまい、なんの生産性もありません。「Excelで資料作成するのに時間がかかってしまったので、業務効率化のために〇〇ツールを導入したい」といったふうに、事象と改善策を明記することで業務の生産性向上に繋がります。
在宅勤務時の報告書を効率よく作成できるツール
在宅勤務時には報告書が必須となりますが、報告書の作成に時間を取られてしまうと元も子もありません。そこで、報告書作成の効率化のために『情報管理ツール』の導入がおすすめです。情報管理ツールには以下のような機能があります。
- 従業員間の情報共有を簡単にする「情報共有ツール」「クラウドファイル共有」「社内wiki」
- コミュニケーションを活発化させる「社内SNS」
- 業務の進捗の共有化「タスク管理機能」 など
『情報管理ツール』を導入することによって、情報共有やコミュニケーションがとりやすくなるので、報告書を効率よく作成することが可能となります。ここからは、おすすめの情報管理ツールを紹介していきます。
まとめ
在宅勤務で失敗しないためには報告書の導入が不可欠となります。報告書を活用することによって、従業員の業務内容、業務進捗状況を容易に把握することができるので、適切なマネジメントが行えるようになります。ただし、ポイントをおさえた報告書を作成しないと意味がありませんし、報告書の作成に時間を取られてしまうと元も子もありません。本記事を参考に 報告書作成の効率化につながるツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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