検索性に優れたマニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 株式会社ヒョーシン | 工業用プラスチック加工 | 12名 |
滋賀県長浜市に一貫生産体制の自社工場を構える株式会社ヒョーシン。創業以来アクリル加工技術を生かして多種多彩なプラスチック製品を加工・販売しています。個人から大手企業まで幅広くお客様から注文を受け、規格品からオーダーメイドまで様々な要望にこたえます。
http://www.hyosin.co.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、代表の田中様にインタビューさせていただきました。
社外からの社内資料のアクセスや検索制に不便さを感じていた
―事業概要を教えてください。
田中：当社は、店舗用のアクリル什器の製造や加工を行っています。また、自社のオンラインショップでもアクリル板やプラスチック板など材料の販売もしています。
—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください
田中：社外から自社サーバーへのアクセスがしづらく、社内情報を検索・確認する手間や不便さを感じていたことがきっかけです。
また、社内においても、社員によって資料のフォーマットや形式が異なり、全体に共有できていない状態でした。そのため、資料のテンプレート化や情報を共有することで作業効率も向上するのではと感じていました。
—他のサービスと比較されましたか。
田中：はい、何社か比較をしていました。NotePMは無料トライアルがあったのですぐに申し込みました。
比較していたツールにある機能のほとんどがNotePMにあり、かつ良心的な価格だったことから、無料トライアルを始めてすぐに導入を決めました。直感的に操作できることはもちろん運用イメージを持てたということが大きく、「これだ！」とピンと来ました。
—ツール導入において重視したポイントを教えてください。
田中：社員全員にとっての使いやすさです。導入するからには社内に浸透させ、皆で活用していきたいと思っていました。そのため、少しの説明ですぐに全員が使い出せるようなツールを求めていたんです。
NotePMはトライアル時に使い方に迷わなかったので、「これだったらみんな使えるんじゃないかな」という印象でした。必要なときだけでなく、全員が毎日見るような使い方を求めていたので、掲示板やコメント機能があることで活用イメージが沸きました。実際に、責任者全員が毎日使用しており、希望が叶っています。
NotePMの使い方
—NotePMの活用方法を教えてください。
田中：「グループウェア」のように社内の情報が全部分かる状態にしています。
報告すべきことや共有したほうが良いことはすべてNotePMにあげて他のツールとの行き来を最低限にし、可能な限り情報をNotePMに集約させています。
例えば、責任者のスケジュールやいつ誰が休みをとるのかを全員でわかるようにGoogleカレンダーを共有しています。また、重要な情報を発信・確認する場として「コメント用」というノートを作成し、チャットのような使い方をしています。その結果、情報が流れなくなったので非常に助かっています。
社内カレンダー
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コメント用ノート
田中：編集権限を付与しているのは各課の責任者10名ほどで、他社員は参照専用ゲストとして社内情報やマニュアルを見ています。今は権限のある責任者がマニュアル作成や日報の共有をしていますが、今後、より最適な運用フローになってきたら、段階的に全社員へ権限付与をして活用していこうと検討しています。
—どのように社内へ定着・浸透させたのでしょうか。
田中：実は、PCに不慣れな社員もいるのですが、それでも全員がNotePMを使いこなせているんです。
導入して約3ヶ月は私がノートやフォルダ、テンプレートなどの大枠を作成しました。その後、権限付与をした社員向けに簡単な勉強会を実施しました。まずは朝の掃除の分担表など、初歩的な内容からスタートして定着させていきましたね。それから、毎日、日報やチェックシートを提出してもらいつつ、各課の責任者がマニュアル作成をする流れを作りました。
—投稿する上で意識していることがあれば教えてください。
田中：テンプレートを活用し、投稿する人も見る人も時間がかからないことを意識しています。
日報作成者は、あらかじめNotePM上に登録している日報のテンプレートを選択します。テンプレートには事前に確認すべき項目を登録し、作成者はチェックを入れるだけの状態にしています。
ゼロから日報を作成する必要がなく、チェックをするだけで日報提出が可能なので、作成者に負担のない運用が実現できました。また、チェック項目にしたことで、確認する側も作業工程に抜け漏れが無いかがひと目でわかるようになり、効率化に繋がりました。
毎日実施することなので、作成者・確認者双方にとって簡易的かつ、効率的であることを大事にしています。
日報
各課の業務進捗がリアルタイムで把握できるように
—NotePM導入後、どのような変化がありましたか。
田中：まずは導入のきっかけでもあった、社外での情報の検索・確認がしやすくなりました。NotePMはWeb上で確認でき、検索性も高いので非常に便利です。自社サーバーを経由して資料確認していた時よりも大幅に時間が短縮されました。
生産の進捗・管理がリアルタイムで分かるようになり、タスクが終わり切るようになりました。
また、チェックシートや日報はNotePM導入によって社内での連携がしやすくなりましたね。
今までは各課で業務が完結してしまっており、情報が共有されていませんでした。紙のチェックシートはありましたが、リアルタイムに確認できないという状況だったんです。そのため、確認が遅れたり、他の課からすると思った通りに作業が進んでいなかった、といったポジション間の認識の相違が発生することがありました。
時間ごとに対応すべき業務を明確化している「本日の仕上げ目標チェック」
朝の掃除後の「点検チェックシート」
業務後の「当日の仕上げ目標チェックリスト」
田中：チェックリストには、各業務において必ずチェックしてほしいポイント・時間帯ごとの終わらせて欲しい業務を明確にしています。「ここは必ず点検する」「この時間までにここまで進める」「終了はここまで」等、全員の認識が同じになり、連携がとれるようになりました。
各責任者がリアルタイムでお互いの状況を把握できるようになったことは大きな成果だと思っています。
—マニュアル作りにおいて工夫されている点を教えてください。
田中：各課にマニュアル作りを依頼し、作成したマニュアルを毎週の会議で発表しています。作成したマニュアルをみんなで見て「良いマニュアルだね」「わかりやすいね」など、周りからの反応や評価がモチベーションになっているようです。
マニュアル作成を開始して1年以上経ちますが、今でも継続して完成度の高いものが仕上がっています。期限が決まっていて、作成物に対する反応や評価がある、という仕組みが良い流れになっているのではないかと思います。
マニュアル作成にはスマホを活用しています。機械の使い方や部品の説明など、画像や動画にして簡単にアップロードしています。みんな、現場で工夫しながら楽しんでマニュアルを作ってくれていますよ。
機械の使い方をスマホで撮影した動画マニュアル
スマホで編集したテキスト入りの画像をアップしたマニュアル
ーNotePMの便利な点、気に入っているところを教えてください。
田中：リアルタイムで情報が共有できるところです。また、目的の情報をすぐに見つけられる検索性の高さも気に入っています。
NotePMに今後期待すること
—今後欲しい機能をお聞かせください。
田中：NotePM上でのチャット機能があると良いですね。重要な内容を全員へ通知したい時、発信をすると通知が届き、必ず確認できるような仕組みにしたいと思っています。
現状は他のコミュニケーションツールを使用して重要なことは伝達しているのですが、できれば社内のことはすべてNotePM上で完結できる状態にすることが理想ですね。
NotePM導入を起点に業務の基準が明確になり、リアルタイムな情報共有が実現できました。引き続き、全社員にとって「NotePMを見たら社内のことはすべてわかる」という状態を作り、活用していきたいです。
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。