グループウェアのメリット・デメリットと運用ポイントを紹介

IT技術の発達した現代のビジネスシーンでは、「グループウェア」というツールが必要です。しかし、グループウェアという言葉そのものは聞いたことがあっても、「詳細まではわからない」という人もいるのではないでしょうか。そこで、今回はグループウェアの概念や導入するメリット・デメリットを詳しく紹介します。

グループウェアとは

複数の人員を集めてプロジェクトを立ち上げるときなど、グループで一つの業務にあたる際は、同じ目的のために協力して作業することが求められます。しかし、簡単に必要な情報を共有し、意思疎通ができるとはかぎりません。人数が多くなればなるほど、円滑なコミュニケーションが難しくなる懸念もあります。

グループウェアは、ネットワークを通してメンバー同士の情報共有やコミュニケーションができるツールです。個人およびグループのスケジュール管理や掲示板があるほか、メール機能や文書の保存・共有ができる機能、タスクを一元管理できる機能も備えています。また、オンライン上で会議室の予約ができる機能、各種申請書や報告書等の決済ができるワークフローシステムなども、グループウェアの代表的な機能です。

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グループウェア導入のメリット

グループウェアを導入することで得られるメリットは多岐にわたります。ここでは、5つのメリットを確認していきましょう。

1.情報共有や業務連絡がスムーズ＆スピードアップ

グループウェアでは、業務に関する情報や知識などをネットワーク上に保存しておくことができます。情報は、メンバー同士で共有することができ、資料を探す手間もかかりません。また、掲示板機能やメール機能を使って簡単にメンバーに通知することができるため、業務連絡もスムーズです。電話や従来のようなメールでのやり取りに比べると、一つのシステム内ですべてが完結するため、業務が効率化されスピードアップにつながります。

2.書類をデータ化してペーパレス

グループウェアでは、データ化された書類や資料をネットワーク上で保存しています。紙ベースの資料を配ったり、申請書類をやり取りしたりする必要がなくペーパレス化が実現するため、結果的に紙代や印刷代などの費用も削ることが可能です。

3.いつどこからでも情報の確認が可能

グループウェアのツールは、マルチデバイス対応のものもあります。パソコンだけではなく、タブレットやスマートフォンなど、さまざまなデバイスでアクセスできるため、外出先でも必要な情報を確認したり、コミュニケーションを取ったりすることが可能です。

4.事務的作業が効率化

グループウェアのツールには、ほかにも会議室などの施設予約ができる機能や、届出書、申請書、報告書など各種書類をオンライン上で決済できるワークフローシステムがあることが多い傾向です。そのため、わざわざ電話などで会議室を予約するなどの手間もかかりません。また、紙の書類を作成して担当部署に送付するなどのわずらわしさからも解放され、単純な事務的作業を効率化することにつながります。

5.Web会議でコミュニケーション

Web会議ができる機能が備わっていることも多く、会議室にその都度集まる必要もなくなります。遠隔地にいるメンバーを含めた会議や、リモートワークなどにも簡単に対応することが可能です。

グループウェア導入のデメリット

たくさんのメリットがあるグループウェアですが、導入するにあたってデメリットになる点もあります。ここでは、3つのデメリットを挙げて詳しく解説します。

1.部門や役職を越えたコミュニケーションには難あり

グループウェアのツールでは、チャットや掲示板などを設定する際、管理者の許可を得なければなりません。グループウェアを単なる業務システムのようなものと考えている企業の場合、部門や役職を越えてチャットや掲示板を作成する許可が下りない可能性もあります。その場合、グループウェアは業務効率化のツールとして役立つものの、コミュニケーションのためのツールとしては社内SNSのほうが向いているかもしれません。

2.導入や維持にコストがかかる

一部無料のツールもあるものの、業務に必要な機能を備えたものを選ぶことを考えると、有料のツールのほうが適していることもあります。グループウェアには種類があり、それぞれ初期費用や年間のサポート費用など料金体系が異なりますが、ある程度のコストがかかることは避けられません。企業の規模によって適したツールも違うため、料金も踏まえた適切なツールを選ぶ必要があります。

3.実際には導入が簡単ではないことも多い

グループウェアのツールに備わっている機能は、共通するものが多いもののツールによって違いもあります。そのため、導入を検討する際、自社に合うツールを選ぶことが難しいことも少なくありません。また、導入後も便利な機能があるにもかかわらず、うまく活用されずに結局は浸透しないケースも見られます。

グループウェアの選定ポイント

グループウェアのメリットやデメリットを把握したうえで、どのようなツールを選んでいけばいいのでしょうか。ここでは、選定するための3つのポイントを詳しく解説します。

1.企業の実態に合ったツールを選ぶ

グループウェアには、ビジネスに活かせる便利な機能が備わっています。しかし、自社の業務に必要のない機能はムダになるだけです。また、料金の安さを優先した結果、「必要な機能がついていなかった」という事態は事前に回避しましょう。例えば、外回りが多い人が社外から情報にアクセスしたいにもかかわらず、マルチデバイス対応でないグループウェアを導入したのでは効果的な活用ができません。そのため、導入の目的もしっかりと考察し、使う人数や使いたい機能など企業の実態に合ったツールを選ぶことが大切です。

2.操作が簡単で使いやすいか

社員全員で使うことを考えると、特にIT技術に詳しくない人でも簡単に操作できるものが望ましいでしょう。また、グループウェアは情報がネットワーク上に蓄積されていますが、必要なとき簡単にアクセスできないようでは便利とはいえません。せっかく優れた機能を備えたツールを選ぶならば、使い勝手がいいものを選ぶことも大事です。

3.サービスが充実しているか

企業では、常に人員に変化もあるため、ツールの利用者数は変わることもあります。そのため、アカウントの数を途中で削減したり、追加したりの可否を確認しておくこともポイントです。また、全画面SSL暗号化対応しているかなど、セキュリティ対策もチェックしておく必要があるでしょう。さらに、「24時間365日利用可能か」「バックアップはされているか」「障害が発生した際に素早く回復できるか」など、サービス面の充実度もグループウェア選定のポイントです。

まとめ

グループウェアを導入すれば、システム上で業務の管理だけなくコミュニケーションも取ることが可能です。その結果、業務が効率化し生産性がアップするメリットがあります。また、マルチデバイス対応のツールならば、出先からのアクセスやリモートワークにも対応可能です。必要な情報を効率的に管理し、円滑なコミュニケーションが必要だと感じている場合は、一度グループウェアツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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