グループウェアとは？基本機能と導入効果を徹底解説

一昔前とは違い、IT技術が発展した現代はオフィス環境も様変わりしています。そのひとつがグループウェアの導入によるビジネススタイルの変化です。ただ、まだグループウェアを利用していない人にとっては、どう変わるのかイメージがわきにくいこともあるでしょう。そこで今回は、グループウェアの基本機能はもちろん、導入が必要とされる理由や効果について詳しく解説します。

グループウェアの基本機能

グループウェアには、オフィスでのさまざまな業務をサポートしてくれる機能が充実しています。まずはグループウェアでどのようなことができるのか詳しくみておきましょう。

日報やスケジュール・タスク管理ができる機能

日々のスケジュールや日報がグループウェアですべて管理できます。個人のスケジュールはもちろん、同じプロジェクトに取り組むメンバー全員のスケジュールも可視化して共有することができるため、効率よく業務を割り振ることも可能です。また、ToDo機能でやるべきことを設定し、アラート通知で忘れないようにすることもできます。

コミュニケーションに関する機能

Webメール機能やチャット機能、社内SNS機能など、グループウェア上でコミュニケーションを円滑にするための機能も充実しています。ほかにも社員全員が確認できる掲示板や回覧板などの機能もあり、社内のニュースや緊急連絡を通知するのに使えます。また、社内・社外を問わずWeb会議に参加できる機能を備えているツールも多く、リモートワークにも活用することが可能です。

情報共有機能

業務に必要なさまざまなファイルをグループウェア上で共有できるところも基本の機能のひとつです。報告書や議事録なども決まったフォーマットに入力するだけで作成でき、メンバー間で共有することができます。また、社内の組織図やアドレス帳、顧客や商品の情報、クレーム内容などをデータベースとして保存しておくことも可能です。

申請業務を効率化する機能

日々の業務では経費精算や交通費精算、稟議書など、さまざまな申請書類も提出しなければなりません。これらの申請書類もワークフロー機能を使うと作成から申請、決済までグループウェア上で完結します。ほかにも、勤怠管理のできるタイムカード機能や会議室などの施設予約ができる機能などを備えているツールも珍しくありません。

安否確認ができる機能

2011年に発生した東日本大震災以降、多くのグループウェアに安否確認ができる機能が追加されました。大規模な災害が発生した際、社員の安否確認が素早くできる機能があれば安心です。

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グループウェアが注目される理由、導入が必要な理由

グループウェアの導入が必要だと考えられるのにはいくつかの理由があります。ここでは4つの理由について詳しく紹介します。

コミュニケーション不足の解消

業務を滞りなく遂行するためには、社員のコミュニケーションがスムーズにできているかどうかも大事な要素です。しかし、メンバーそれぞれの活動がバラバラなど、コミュニケーションを取るための時間調整が難しいケースもあります。コミュニケーション不足のままにしておくと業務の遂行に影響が及ぶこともあり、コミュニケーション不足を解消できるツールとしてグループウェアが注目されています。

リアルタイムで素早く情報の共有をしたい

メンバー間で業務のやり取りが必要なとき、その場にいれば簡単に対応できます。しかし、外回りが多いメンバーや遠方に出張しているメンバーがいる場合、従来は電話やメールなどしか手段がありませんでした。電話では必要な内容を詳しく伝えられないことがあるほか、メールではリアルタイムのレスポンスがないことも考えられます。

業務を効率化したい

従来のように紙ベースで申請書や企画書を作成し、担当者や担当部署に送付して決済を待つのではどうしても時間がかかります。また、社員全員に情報を伝達するのにも書類を作成して印刷し、回覧などで通知するのは手間がかかるため効率的だとはいえません。グループウェアを利用すれば、手続きを簡略化してスムーズに行えるようになります。

情報漏洩が気になる

紙の資料の場合、どこかに置き忘れるなど、情報漏洩のリスクは付きまといます。また、一般的なメールやチャットツールをコミュニケーションのためのツールとして利用することもできますが、やはり情報漏洩がないとはいえません。これらのリスクを軽減する目的も含めて、グループウェアの導入を検討する企業もあります。

グループウェアの導入効果

では、実際にグループウェアを導入すればどのような効果があるのでしょうか。

コミュニケーションが円滑になり同時性も高まる

グループウェアではコミュニケーションが取れる機能はもちろん、ファイルの共有機能など現代のビジネスに必須の機能が一元化されているのが特徴です。社外にいてもリアルタイムで社内のメンバーと同じファイルを見ながらコミュニケーションを取ることもできます。必要な機能を必要なときに駆使し、実際にいる場所にかかわらず同じ場所にいるかのような同時性が得られます。

業務が効率化し、生産性もアップ

従来なら紙ベースで作成していた日報や各種申請書なども、作成から申請、決済まですべてシステム内で完結します。紙の申請書の場合、申請書が決裁担当者に届くまでに時間を要することもありました。また、忙しい上司や出張が多い上司の場合、決済が下りるまでに時間がかかることも珍しくありません。グループウェアを導入することで業務が効率化し、その分コア業務に時間をかけることが可能です。結果的に生産性アップにつながります。

セキュリティ対策に効果を発揮

グループウェアの多くは、管理者権限を設定できる機能を有しています。そのため、プロジェクトにかかわるメンバーのみなど、情報を共有したい者だけに絞ることが可能です。また、社外からの不正アクセスを防ぐ手厚いセキュリティ対策も施されているため、機密情報が漏洩するリスクは少なくなっています。

まとめ

グループウェアを導入すれば社内のコミュニケーション不足を解消することができるほか、業務の効率化やセキュリティ対策を強固にすることにも役立ちます。ほかにも、さまざまな基本機能が備わっており、各企業のニーズに合わせて便利に活用することが可能です。自社業務の改革を考えているのならば、グループウェアの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

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