こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
社内の情報発信にメーリングリストを利用しているものの、使いづらくて困っている方も多いでしょう。メーリングリストは情報の共有漏れを防止できて、低コストで運用できる便利なサービスですが、「気軽に発信しづらい」「過去の内容を探しづらい」など利用する上での課題もたくさんあります。
この記事では、メーリングリストの意味や仕組み、メリット、社内向けで利用する上での注意点を解説します。メーリングリストのメリットを引き継ぎつつ、課題を解決できるサービスを探す際のポイントについても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
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目次
そもそもメーリングリストとは
リストに登録されている複数のメールアドレスへ、同じ内容のメールを一斉送信するシステムのことです。「ML」や「メーリス」といった略称で呼ばれることもあります。
メーリングリストの仕組み
一般的なメーラーには、メーリングリストを作成するための機能が備わっています。Outlookでは「連絡先グループ」機能を使って、Gmailでは「Googleグループ」機能を使ってメーリングリストを作ることが可能です。メーリングリスト用のアドレスを宛先に入れてメールを送るだけで、リストに登録された全員へメールが送られる仕組みになっています。
メーリングリストのメリット
メーリングリストを活用することにより、個別でアドレスを入力するのと違って共有漏れを防げます。また、既存のメールサービスを使って作成できるので、低コストで運用できることもメリットです。
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社内向けメーリングリストのよくある悩み
社内向けの情報共有手段としてメーリングリストを活用しているものの、使いづらさを感じている方も多いのではないでしょうか。ここでは、社内向けメーリングリストを運用する上でのよくある悩みを紹介します。
リストの管理が不十分
社内向けのメーリングリストは、異動や退職があるたびにアドレスをリストから登録・削除する必要があります。しかし、人数が多いと管理がずさんになりやすく、新入社員や異動してきたばかりの社員へ適切に情報が届かない可能性も高いでしょう。
気軽に発信しづらい
利用する心理的なハードルが高いことも、社内向けメーリングリストのよくある悩みとして挙げられます。メーリングリストが重要事項の共有にしか活用されないことで、職場でのコミュニケーション不足に拍車がかかってしまう可能性もあるでしょう。
セキュリティ上のリスクがある
通常のメーラーを使って運用するメーリングリストは、幹部向けの機密性の高い情報を全社員向けのリストに送ってしまったり、取引先に送ってしまったりなどの送信ミスが発生するリスクがあります。また、メーリングリスト用のアドレスが漏洩してエモテットのようなウイルスメールが送られると、社内外での感染が急拡大し、業務に支障をきたすリスクも考えられます。
内容に目を通したか確認できない
メーリングリストは個人宛メールと違って、返信を必要としないケースがほとんどです。くわえて、LINEのように既読がつくこともありません。そのため、送信者側が閲覧率や理解度を把握しづらいことも悩みとして挙げられます。また、メーラーの設定によっては迷惑メールフォルダに振り分けられることもあるため、そもそも受信したことに気づかないリスクも考えられるでしょう。
過去の情報を探しづらい
メーリングリストで共有した情報は、受信した人が自発的にフォルダに分けたり文面や添付ファイルをデスクトップに保存したりしていない限り、情報を遡りづらいことが特徴です。そのため、メーリングリストの内容を振り返る機会が少なく、共有した情報が十分に浸透しない可能性があります。
メーリングリストに代わる情報共有サービスを探すポイント
メーリングリストのメリットを引き継ぎつつ、悩みを解消できるサービスもたくさんあります。導入後に「やっぱりメーリングリストのままにしておけばよかった」と後悔しないよう、メーリングリストに代わる情報共有サービスを探す際の着眼点を紹介します。
グループや公開範囲を柔軟に設定できる
メーリングリストのように部署ごと・役職ごとのグループを作成し、簡単に発信できるようなサービスを選びましょう。内容にあわせて公開範囲を柔軟に変えられるサービスであれば、気軽に投稿しやすくなります。コミュニケーションを活性化でき、チームワークを高められるでしょう。
セキュリティ性が高い
社外秘の情報や、経営陣のみに公表できるような情報が漏れることのないよう、セキュリティの高いサービスを選ぶことが重要です。クラウドツールであれば、基本的に高度なセキュリティ性が保証されているので、安心して導入できるでしょう。
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閲覧数や簡易リアクション機能がある
閲覧数が分かるツールであれば、共有した情報がきちんと目を通されているか確認できます。さらにコメント機能があれば、全員が見られる環境で質疑応答することも可能です。個別の問い合わせが増えるのを避けられるので、ヘルプデスクや総務などの問い合わせ業務の負担を減らす効果もあります。
検索性が高い
過去に発した情報をすぐに見つけ出せるかどうかも、情報共有サービス選びでは重要なポイントです。階層やカテゴリで情報を整理できるサービスであれば、どのフォルダを見たら良いかひと目で判断できるでしょう。また、検索ツールがファイル名だけでなく全文検索に対応しているサービスも、情報を探すうえでとても便利です。
メーリングリストに代わるサービスの種類
メーリングリストのように限られた範囲で情報共有できるサービスは、「社内SNS」と総称されることもあります。ここでは、社内SNSに含まれるものの中で、メーリングリストからの乗り換え先としておすすめしたいサービスを3種類紹介します。
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社内wiki
社内wikiは、 Wikipediaのように社内の情報やナレッジをストックできるサービスです。メーリングリストで共有するようなお知らせをはじめ、マニュアルや議事録、日報など社内のさまざまな情報を共有できます。社内の情報を一元化できるので、情報を探す時間も減らせるでしょう。
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Web社内掲示板
社内に置いてあるホワイトボードのように、連絡事項の共有やスケジュール・タスク管理を行うことが目的のサービスです。メーリングリストとの大きな違いは、コメント機能があることです。グループチャットのように双方向のコミュニケーションが取れるので、発信された情報に対する疑問や質問もスピーディーに解決できます。
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ビジネスチャット
LINEのように、1対1やグループでのチャットを行えるサービスです。対面のようにリアルタイムでやり取りできますが、メーリングリストと同様に重要な情報をストックしづらいことがデメリットです。社内wikiやWeb社内掲示板と組み合わせて使うことにより、情報共有の精度をさらに高められるでしょう。
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メーリングリストから脱却した企業の事例
ECサイトを運営する「株式会社47CLUB」では、もともとメーリングリストを活用して情報を共有していました。しかし、メール送信へのハードルが高く、情報の検索性も低いことから、利用しづらいことが課題でした。
そこで、気軽に情報共有し、探したい情報を探し出せる場を作るために、社内wikiサービス「NotePM」を導入しました。NotePMはPCに詳しくない人でもすぐに使えて、情報をフォルダで階層分けできます。そのため同社では、社内規則・座席表・議事録などさまざまな情報を管理するのに活用しています。ほとんどの情報がNotePMにまとまっているので、社員に「わからないことがあったらまずNotePMで検索する」という習慣が身につきました。
また、日報や社内FAQもNotePMで作成しています。日報で「いまこんなことで困っています」と書かれていると、他の社員がアドバイスをくれるようになりました。社員同士でのコミュニケーションが生まれるようになり、チームワークも高められました。
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まとめ
メーリングリストは便利な情報共有方法ですが、利用する心理的なハードルが高く、情報を振り返りづらいなどの課題もあります。社内のコミュニケーション活性化を狙うのであれば、社内wikiやWeb社内掲示板、ビジネスチャットなど気軽に利用できて、双方向のやり取りが行えるツールへ乗り換えるのがおすすめです。とくに社内wikiやWeb社内掲示板は過去の情報を整理しやすく、後から振り返りやすいので、メーリングリストよりも発信した内容が浸透しやすくなるでしょう。
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