こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
工場において製造品質やスピードを高めるためには、連絡ツールを上手く活用してスムーズに情報共有することが大切です。連絡ツールを導入したものの、「問い合わせが多くて作業が止まってしまう」「口頭で伝えた内容が誤認されてミスが起きた」などの課題を抱えている工場もあるでしょう。
この記事では、工場の連絡ツールを運用する上での課題について解説します。工場での連絡事項の種類や、それぞれに合ったツール、ツールを使い分けるコツについても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
工場の連絡ツールでよくある課題
工場構内での連絡ツールは
問い合わせ対応に追われてしまう
工場でよくあるのが「作業中に分からないことがあれば、担当部署に連絡する」という習慣です。この習慣が根づいていることで、部署の代表者は問い合わせ対応に追われてしまいます。その結果、作業が進まなくなってしまい、納期に遅れたり残業が増えたりといったトラブルに繋がります。
「言った、言わない」 のトラブルが発生する
工場構内では作業しながらでも他のポジションと連携できるよう、インカムやPHS、構内放送などのテレコミュニケーションツールが導入されているケースがよく見られます。しかし、口頭での連絡では誤った認識のまま覚えてしまったり、忘れてしまったりするリスクがあります。そのまま作業を進めてしまうとミスに繋がる可能性も考えられるため、清算品質を保つためにも「言った、言わない」の事態を防ぐための改善が必要です。
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工場での連絡事項は大きく分けて2種類
そもそも、工場構内ではどんな連絡が発生しているのでしょうか。オンタイムで共有するフロー情報と、後から振り返るストック情報の2種類に分けて振り返ってみましょう。
オンタイムで共有するフロー情報
オンタイムで共有するのは、現在行っている作業に関する重要な連絡事項です。「製造ラインのこの部分で異常が発生した」「部品に欠陥があった」など、製造品質を維持できるようミスやイレギュラーに関する情報を連携します。また、多種少量生産の工場ではとくに「あの案件の製作はどこまで進んでいる？」のように、作業しながらスケジュール確認を行う機会が増えるでしょう。
後から振り返るストック情報
何度も読み返すような資料やナレッジが、ストック情報にあたります。ストック情報は工場構内で働くスタッフが作成するものだけではなく、本部が作成したものも含まれるのが特徴です。具体的には、以下のようなものが挙げられます。
· ISO品質マネジメント資料
· 技術仕様書・製品規格
· 図面（CADデータなど）
· クレーム報告書
· 見解書
· 業務マニュアル
· 議事録 など
関連記事：マニュアル作成は製造業に必要！目的・手順と実施のポイントを徹底解説
工場における主な連絡ツールの種類
工場構内では情報の特性ごとにツールを使い分けることで、スムーズに情報共有することができます。ここでは、工場でのフロー情報とストック情報に向いている連絡ツールをそれぞれ紹介します。
フロー情報にはインカムアプリやビジネスチャット
テレコミュニケーションを行えるインカムアプリやビジネスチャットは、作業しながらのリアルタイムの情報共有に便利です。無線機ではなくアプリを選ぶことで、アプリを通して構内放送を行えたり、会話した内容を聞き返せたりするなどの便利な機能も活用できます。内容を聞き返せるツールであれば、重要な情報を後から振り返って文章にまとめることもできます。
関連記事：【ビジネスチャット】LINE WORKSとは？基本機能・使い方・料金プラン・競合ツールとの違いを徹底解説！
ストック情報にはグループウェア
情報を整理して保管できるグループウェアは、ストック情報の連絡に向いています。スマホやタブレットから閲覧できるツールであれば、作業時にも確認しやすいのでおすすめです。また、よくある質問をグループウェアにまとめることで、問い合わせも減らせるでしょう。
関連記事：【2024年版】グループウェアおすすめ10選（有料・無料） 各サービスの特徴を徹底比較
工場で複数の連絡ツールを上手く運用するためには
情報の特性に合わせてツールを使い分けることでスムーズな情報共有を目指せますが、実現するのは簡単ではありません。とくにインカムやPHSなど、ずっと同じ連絡ツールを使いつづけてきた工場では、新しいツールへの乗り換えに抵抗があるケースも少なくないでしょう。
そこで、ここでは構内で複数の連絡ツールを導入するにあたって、重視したいポイントを4つ紹介します。
シンプルなツールを選ぶ
機能が複雑なツールを複数導入すると、どの場合にどのツールを使ったら良いのか判断しづらくなります。また、PCが苦手な人は操作方法が分からず、旧来の方法での連絡をつづけてしまう可能性もあるでしょう。機能や操作がシンプルで使いやすいツールを選ぶことで、構内で活用されやすくなり、連絡ツールの移行がスムーズに行えるでしょう。
同じデバイスに集約する
インカムアプリはスマートフォンで、グループウェアはPCでといったようにツールごとにデバイスが分かれていると、使用頻度も偏ってしまう可能性があります。作業中に携帯しているスマートフォンにすべてのツールが入っていれば、そうした偏りも減らせるでしょう。スマートフォンやPC、タブレットなどマルチデバイスに対応しているツールを選ぶことで、情報の種類ごとにスムーズにツールを使い分けられます。
ツール同士を連携する
複数のツールをすべて上手く使いこなす近道は、ツール同士を連携することです。たとえば、インカムアプリやビジネスチャットで共有した重要な情報を、自動でグループウェアに読み込むことができれば、やり取りを後から簡単に振り返ることができます。「言った、言わない」の問題も起こりづらくなるでしょう。連携できるかどうかはツールによって異なるので、ツールを比較検討する段階でしっかりチェックしましょう。
運用サポートを積極的に活用する
製品の分野や規模感、連絡頻度などは工場によってさまざまです。他の工場での成功事例が必ずしも当てはまるとは限りませんので、自社に合った運用ルールを決めることが大切です。サポートが手厚いツールであれば、導入後にどう活用したら良いかまで支援してくれるので、自社に合った運用ルールを作成できるでしょう。
工場における連絡ツール導入の成功事例
約500名の社員を擁する階段専門メーカー「株式会社横森製作所」での事例を紹介します。同社ではもともと文書管理システムを使用して情報共有を行っていましたが、システムの機能が刷新されたタイミングで不具合が増え、社内で利用されなくなってしまいました。
連絡ツールの乗り換えを検討して、さまざまなシステムを比較しました。その中で選んだのが、必要最低限の機能が備わっていて、値段もお手頃なグループウェアの「NotePM」です。もともと使っていた文書管理システムのデータも移行をサポートしてもらえたため、スムーズに実装できました。
現在では国内の7支店9工場で働く全社員約500名が、NotePMを使ってストック情報を共有しています。質問箱機能やコメント機能もついているので、疑問や不具合報告、要望などをNotePM上で集めることができ、拠点の垣根を超えたスムーズな連携が可能になりました。
関連記事：【導入事例】文書管理システムを刷新！社内質問箱で問い合わせ業務も効率化 – 横森製作所
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まとめ
工場で連絡ツールを上手く活用するには、フロー情報用とストック情報用のシンプルなツールをそれぞれ導入して、情報ごとに使い分けられるよう環境を整備しましょう。最適な運用ルールは工場の規模や利用方法によって変わってきますので、ツール開発元の運用サポートに協力してもらいながら、自社に合った運用ルールを作成するのもポイントです。
工場でストック情報を共有するなら、ビジネスチャットをはじめ各種アプリと連携して自動で情報を集約でき、サポートも手厚いグループウェア「NotePM」がおすすめです。
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