社内の情報格差を解消するには?原因と解決策をわかりやすく解説!

2023年09月12日(火) 情報共有

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

製品情報や顧客情報、マーケット情報など、企業では日々さまざまな情報が扱われています。しかし、それらの情報が社内でスムーズに共有されていない場合、社員1人ひとりの持つ情報量に大きな“格差”が生まれかねません。社内で情報格差が生じると、業務での連携やコミュニケーションに支障が出てしまう可能性もあります。

そこで今回は、社内で情報格差が生まれてしまう原因や影響、情報格差を埋めるための方法・解決策についてわかりやすく解説します。また、情報格差の解消に役立つツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

社内の情報格差とは、どのような状態?

社内の情報格差とは、企業内において、社員1人ひとりの持っている情報の量や質が大きく異なっている状態のことをいいます。例えば、正規社員と非正規社員、経営層と一般社員、デジタルリテラシーの高い社員と低い社員など、社員の立場やスキルレベルによって、保有している情報が違っている状態のことです。社内で情報格差が広がってしまうと、社員同士がうまく連携できなくなり、事業活動に支障が出てしまう可能性があります。


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社内で情報格差が広がるデメリット

社内で情報格差が広がってしまうと、具体的にどのような影響が出てしまうのでしょうか。
本章では、社内で情報格差が生まれるデメリットについて解説します。

コミュニケーションに時間がかかる

社内の情報格差が大きくなると、前提知識の違いが原因で社員同士がうまく意思疎通できなくなってしまいます。お互いの意見がすれ違ってしまったり、説明に多くの時間が割かれてしまったりするケースもあるでしょう。このように社内の情報格差が原因で、組織やプロジェクト全体としての生産性が落ちてしまうリスクがあります。

チームの一体感を形成できなくなる

社内の情報格差は、社員同士のチームワークにも影響を及ぼします。例えば、正社員が持っている情報を契約社員が持っていなかった場合、契約社員は「自分は組織から大事にされていないのだろうか」と不満を覚えてしまいかねません。結果的にチーム内に亀裂が入り、組織内の連携が進まなくなってしまうケースも考えられます。

顧客満足度の低下につながる

情報量の差は、顧客対応の品質にも影響が出ることがあります。例えば、社員によって商品知識に違いがあると、「あの担当者は理解してくれたのに、この担当者はわかってくれない」という状況に陥り、顧客側の満足度も下がってしまうでしょう。最悪の場合には、企業としての競争力やブランド価値が下がってしまうこともあります。

社内で情報格差が生まれる原因

社内の情報格差を解消するためには、原因を正しく把握しておくことが大切です。
そこで本章では、社内で情報格差が生まれてしまう原因について解説します。

ナレッジ共有の文化や仕組みがない

企業によっては、社員同士が気軽に知識を教え合ったり、ナレッジを共有し合ったりする文化が存在しないケースもあるでしょう。その場合、情報を持っている人と持っていない人の溝は埋まらないままになってしまいます。

また、社員同士が情報交換できるような場やツールがないと、当然ナレッジ共有は活性化しません。結果的に、社員1人ひとりの情報格差は広がってしまいます。

社内に情報が散在している

紙やExcelなどの手法で情報を管理している企業の場合、社員が必要な情報にアクセスしにくくなるのが難点です。その結果、元データを持っている社員とそうでない社員のあいだに情報量の差が生まれやすくなります。社内の情報が一元管理されていないことも、情報格差を広げてしまう原因といえるでしょう。

社内のデジタルツールが使いづらい

近年はCRM(顧客関係管理システム)やMAツール、グループウェア、オンラインストレージをはじめ、さまざまな業務用ツールがビジネスの場で使われています。しかし、社内で導入されているデジタルツールの操作が難しい場合、社員がうまく利用できません。結果としてデジタルツールの操作に慣れていない一部の社員が、ツールから情報を得られなくなってしまい、情報格差はさらに広がってしまいます。

関連記事:デジタルツールとは?ビジネスで役立つツール“7選”と選び方のポイントを解説!

社内の情報格差を解消する方法

社内の情報格差を解消するためには、どのような解決策が考えられるのでしょうか。
本章では、社内の情報格差を解消する4つの方法について紹介します。

ナレッジ共有の重要性を周知する

そもそも企業内にナレッジを共有し合う文化がない場合は、まずナレッジ共有の重要性を現場へ周知することが先決です。例えば、全社朝礼や社内掲示板などの場を通じて、「情報格差によって現状生まれている弊害」や「ナレッジ共有によって見込める効果」などを、経営層みずから現場に説明します。ナレッジ共有の重要性が社員に認識され、知識やノウハウを教え合う風土が醸成されていけば、情報格差も是正されやすくなるでしょう。

使いやすいデジタルツールを導入する

デジタルツールを導入する際には、できるだけ高度なスキルが必要なく、社員にとって使いやすい製品を選ぶことも大切です。具体的には、「操作がシンプルか」「必要な機能までたどり着きやすいか」「プログラミングの知識は必要ないか」などの観点が求められます。デジタルツールの操作の利便性が高まれば、社員の誰もがツール上の情報をスムーズに得られるようになり、情報格差が広がりにくくなるでしょう。

マニュアルを作成し、社内へ共有する

社内の情報格差を解消するには、業務手順や商品の扱い方を“マニュアル化”し、社内へ共有することも重要です。わかりやすいマニュアルが手元にあれば、社員も無理なく業務上の知識を得ることが可能になります。マニュアルは作成するだけでなく、専用のデジタルツールやイントラネットを使って社員にもれなく共有することも意識しましょう。文書データをスムーズに共有できるツールがあれば、マニュアルの活用も進みやすくなります。

情報共有のプラットフォームを設ける

社内の情報格差を解消するためには、社員同士が気軽に自身のナレッジを共有し合えるプラットフォームを設けることも効果的です。

例えば、社内wikiツール(社内版ウィキペディア)のような専用ツールを導入することで、社員が知識やノウハウ、業務に役立つ資料などを自由に投稿できるようになります。プラットフォーム上でナレッジを共有し合えるようになれば、社員1人ひとりの知識を“集合知”に変え、企業として一元管理することが可能です。結果として、社員が入手できる情報の量や質に違いがなくなるため、情報格差も解消しやすくなるでしょう。

社内の情報格差を解消できる社内wikiツール「NotePM」

社内における情報格差の解消に役立つツールとして、社内wikiツールの「NotePM」があります。

NotePMは、豊富なフォーマットに沿ってマニュアルや手順書を手軽に作成でき、ツール上から社内へ共有できる“社内版ウィキペディア”です。社員同士が知識やノウハウをツール上から自由に共有できるため、社員間の情報格差が是正されやすくなります。

さらにNotePMは、情報の検索性が高いのも大きな特徴です。タグやキーワードを使って検索すれば、必要な情報を必要なタイミングですぐに取り出せます。つまり、社員1人ひとりが情報を積極的に収集し、有効活用できるようになるのです。このようにNotePMを導入することで、社員同士のナレッジ共有が活性化し、組織のパフォーマンス向上が期待できます。

関連記事:【導入事例】雇用形態の多様化で生じた情報格差を解消。情報共有ツール「NotePM」の活用でスタッフのモチベーションを向上 – 株式会社八天堂

 


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まとめ

社内の情報格差を埋めることで、社員の生産性やサービスの品質が高まり、結果的に企業としての競争力向上にもつながります。そのため、マニュアルやナレッジ共有のプラットフォームなどを積極的に整備して、社内の情報格差を解消するようにしましょう。マニュアル作成の効率化やナレッジ共有の活性化を図りたい場合には、ぜひ社内wikiツールの「NotePM」をご活用ください。

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