デジタルツールとは？ビジネスで役立つツール“7選”と選び方のポイントを解説！

業務の効率化を目指すために、デジタルツールの導入を検討している方も多いかもしれません。しかし、デジタルツールの種類によって期待できる成果は大きく異なります。そのため、デジタルツールそれぞれの性能や特徴を理解したうえで、目的に合致するツールを導入することが大切です。

一方で、複数のデジタルツールを導入すると、「どのツールを使えばよいかわからない」「お知らせや申請、マニュアルの場所が分散してしまう」といった新たな課題が生まれることもあります。ツールを選ぶ際には、個別の機能だけでなく、社員が迷わず必要な情報やシステムにアクセスできる入口をどう設計するかも重要です。

そこで今回は、ビジネスシーンで役立つ代表的なデジタルツールを、性能や導入メリットとあわせて紹介します。また、デジタルツールを選ぶときのポイントや、複数ツールを活用しやすくする社内ポータルの考え方についても解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

デジタルツールとは？

デジタルツールとは、アナログな業務をデジタル化できるアプリケーションのことをいいます。デジタルツールを導入すれば、業務にかける時間や工数を削減でき、より少ない人数で事業を運営することが可能です。また、リモートワークでも無理なく業務を進められたり、災害時に重要なデータを守れたりするのもデジタルツールの利点といえます。まずはデジタルツール導入の目的を明確にしたうえで、最適なツールを選ぶようにしましょう。

ビジネスで役立つデジタルツール7選

本章では、ビジネスで役立つ7つのデジタルツールと、それぞれの性能や導入のメリットを紹介します。

社内wikiツール

社内wikiツールとは、ツール上でドキュメントを作成・編集・共有できる社内版ウィキペディアのことです。例えば、マニュアルや手順書などの文書をフォーマットに沿って手軽に作成できたり、作成した文書ファイルをツール上でリアルタイムに公開できたりします。社内wikiツールを導入することで、社内に散らばった情報を一元管理できるようになるため、属人化の防止やナレッジの共有化などのさまざまな効果が期待できるでしょう。情報を社内wikiに一元化しておくことは、後述する社内ポータルからの導線設計にも直結します。必要な情報がどこにあるかが明確でないと、ポータルにリンクを並べても社員が迷ってしまうためです。

＜解決できる社内課題＞

社内に文書やデータが散在しており、情報を集めるのに手間がかかる
業務マニュアルや日報、月報などのナレッジが有効活用されていない
人材のスキルやノウハウに偏りがあり、業務が属人化してしまっている

◎ツール例：NotePM、esa、Notion、Confluence、Qiita:Team

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、プロジェクトやチーム内のタスクを可視化し、管理できるデジタルツールのことをいいます。具体的には、プロジェクト全体のスケジュールや工程をガントチャートで把握できたり、各メンバーの作業進捗をグラフ化できたりするのが特徴です。タスク管理ツールを導入することで、拠点の離れた社員やリモートワーク中のチームメンバーともお互いの作業状況をリアルタイムに共有し合い、連携を図れるようになります。

＜解決できる社内課題＞

業務で納期遅れが頻繁に起こってしまっている
チームで業務を進める際、メンバー間の連携が取りにくい
リモートワークで働いているメンバーの作業状況がわからない

◎ツール例：Backlog、My Redmine、Trello、Asana、Jira Software

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、大容量のデータをインターネット上で保存できるデジタルツールのことです。オンラインストレージでは、社内のデータをクラウド上に一括保存でき、複数のメンバーがツール上でファイルを共同編集できます。自社でサーバーを用意しなくてもよくなるため、サーバーの維持コストを削減できるのがメリットです。また、オンラインストレージ上のデータは自動でバックアップされるため、災害時も速やかに復旧しやすくなります。

＜解決できる社内課題＞

画像や動画などの大容量データを送る際、時間がかかっている
業務で扱うデータが多いため、サーバーの管理コストが高くなっている
リモートワークでファイルの共有ができず、不便に感じている

◎ツール例：Google Drive、OneDrive for Business、Dropbox Business、Fleekdrive、box

社内SNS

社内SNSとは、チームメンバー同士がチャット形式でやり取りできる、社内向けのSNSのことです。短文で気軽にメッセージを送り合えるため、フラットなコミュニケーションができ、チームワークや一体感が生まれやすくなります。ツールによっては通話機能があるため、電話の代わりに使うことも可能です。メールのように宛先を逐一入力する手間がなく、過去のやりとりをタイムライン上で一覧表示できるので、業務の効率も高まります。

＜解決できる社内課題＞

業務連絡をメールで送っているが、閲覧されたかわからない
チーム内のコミュニケーションが希薄で、一体感がない
チームメンバー全員へ同時に情報共有したいが、その手段がない

◎ツール例：Talknote、Yammer、SKIP、Beat Shuffle、gamba!

電子契約システム

電子契約システムとは、オンラインで契約書の作成と押印ができるデジタルツールのことです。豊富な種類の契約書がフォーマットとして用意されており、それに沿ってスピーディに契約書を作成できます。電子署名とタイムスタンプの機能があるため、法的な効力も担保されているのが特徴です。紙の契約書は印刷や製本、郵送に時間がかかりますが、電子契約システムの場合は一連の作業をPC上で完結でき、大幅な時短につなげられます。

◎ツール例：クラウドサイン、freeeサイン、電子印鑑GMOサイン、契約大臣、Adobe Acrobat Sign

＜解決できる社内課題＞

契約書の印刷や郵送、返信待ちなどに時間がかかっている
過去の契約書をすべて紙でファイリングしており、管理に手間がかかる
紙で契約書を管理しているため、万が一の災害時に消失のリスクがある

ワークフローシステム

ワークフローシステム（電子稟議システム）とは、申請・確認・承認という一連の社内決裁をツール上で完結できるデジタルツールのことです。具体的には、テンプレートに沿って手軽に申請情報を入力できたり、ツール上で承認の進捗を確認できたりします。また、申請書のペーパーレス化を図り、印刷や捺印などの手間を省くことも可能です。拠点の多い企業やリモートワーク中の組織でも、スムーズに社内決裁を進められるようになります。各種申請をワークフローシステムに統一しておくと、社内ポータルの申請リンク集として整理しやすくなります。申請窓口が複数システムに散らばったままでは、入口を一本化しても社員が申請先を探し回る状態が続いてしまうためです。

＜解決できる社内課題＞

企業規模が大きく承認者の人数が多いため、稟議に時間がかかる
稟議の書類を紙で管理しており、ファイリングに手間がかかる
リモートワーク中も、稟議書に押印するためだけに出社している

◎ツール例：X-point Cloud、MAJOR FLOW Z FORM、SmartDB、コラボフロー、TeamSpirit

グループウェア

グループウェアとは、さまざまな機能がオールインワンでパッケージ化されたデジタルツールのことです。具体的には、メールやチャット、社内掲示板、ワークフロー管理、スケジュール管理、ファイル共有などの機能が搭載されています。1つのツールで多様な性能を網羅できるため、バラバラにツールを運用しなくてもよくなるのがメリットです。社内のデジタル化を一気に進めたい企業にとって、便利なデジタルツールといえるでしょう。

＜解決できる社内課題＞

勤怠管理や社内稟議を紙で進めており、不便に感じている
社内業務がほとんどアナログの状態なので、全体的なデジタル化が必要
複数のデジタルツールを導入しているが、連携できないため不便である

◎ツール例：kintone、Aipo、Microsoft Office 365、Google Workspace、サイボウズOffice

複数ツールの導入後に起こる課題

ここまで7種類のデジタルツールとそれぞれの特徴を紹介しました。ただ、これらを実際に組織へ導入したとき、「どのツールを使えばよいか社員が迷う」「お知らせや申請の場所がバラバラで周知が行き渡らない」という次の課題が生まれることがあります。ここからは、個別ツールの選定と合わせて検討したい「入口の設計」について見ていきます。

複数ツール導入後に起きがちな困りごと

デジタル化を進めるほど、社員が日常的に触れるツールの数は増えていきます。「社内wikiでマニュアルを探し、ワークフローシステムで稟議を申請し、グループウェアでスケジュールを確認し、社内SNSで連絡を取る。」それぞれのツールは便利でも、「どこへ行けばよいか」が分からない状態では、社員は毎回探し直すことになります。グループウェアの課題として先ほど挙げた「複数のデジタルツールを導入しているが、連携できないため不便」という状況は、まさにこの入口の分散が引き起こす問題です。具体的には次のような困りごとが現場で起きやすくなります。

どのツールに何があるか分からず、問い合わせが担当部門に集中する
新入社員がツールの場所を覚えるだけで最初の数日間が終わってしまう
社内SNSで「チームメンバー全員へ同時に情報共有したいが手段がない」と感じているにもかかわらず、情報の置き場所が複数に分かれているため、周知しても見てもらえない

「入口の設計」としての社内ポータル

こうした状態を解消する考え方が、社内ポータルです。お知らせ・社内報・各種申請リンク・マニュアルや規程へのリンク・スケジュール・よく使うシステムへのショートカットを一画面に集約し、全社員が毎日最初に開く起点として設計します。個別のツールをなくすのではなく、「まずここを開けばよい」という入口を一本化することで、社員が迷わず業務を始められる環境をつくるのが社内ポータルの役割です。社内ポータルの運営は主に人事・総務・情報システム部門が担い、全社員の日常の業務動線を整理する取り組みとして位置づけられます。どの情報をトップに置くか、どの申請リンクを目立たせるか、といった設計の積み重ねが、組織全体のツール活用率に直結します。

社内ポータルを起点にデジタルツールを活かす方法

デジタルツールの選び方と同様に、導入後の「使われ方の設計」も重要です。社内ポータルを起点にすることで、個別ツールへのアクセスを一本化し、社員が迷わず使える環境をつくれます。

社内ポータルが集約する要素の具体例

社内ポータルのトップページには、次のような情報・リンクをまとめて置くのが一般的です。

全社向けお知らせ・社内報
各種申請リンク（稟議・経費精算・有給休暇など）
マニュアル・社内規程・FAQ へのリンク
社内カレンダー・共有スケジュール
よく使うシステム（勤怠管理・給与明細など）へのショートカット

全社員が毎朝ここを開くことを前提に設計すると、「社内SNSで情報共有したいが全員に届かない」という悩みも、ポータルのお知らせ欄を周知の起点にすることで解消しやすくなります。情報の見つけやすさと社内コミュニケーションの活性化を、同じ一か所の設計で同時に実現できるのが社内ポータルの強みです。

運営するときの観点

人事・総務・情報システム部門が社内ポータルを運営する際は、更新ルール（誰が・いつ・何を更新するか）、管理者権限の設計（部門ごとに編集できる範囲を分ける）、社員への初回周知方法（入社時のオリエンテーションに組み込む、全社メールで案内するなど）の三点を最初に決めておくと、運用が継続しやすくなります。マニュアルや手順書・FAQといったドキュメント系の受け皿には、社内wikiツールを組み合わせるとポータルから各情報への導線が整いやすくなります。

デジタルツールを選ぶときのポイント

デジタルツールを選ぶ際には、どのような点を意識すればいいのでしょうか。本章では、デジタルツールを選択する際に重視したい2つのポイントについて解説します。

現場の課題を解決できるか

デジタルツールを導入する際には、現場の課題と照らし合わせて、解決につながるような製品を選ぶことが重要です。例えば、「社内に情報が散在している」のが課題であれば社内wikiツール、「社内決裁に時間がかかる」のが課題であればワークフローシステムが適しています。このようにデジタルツールを導入する際の狙いが明確であれば、より社内の実態に即したツールを選びやすくなり、導入後の費用対効果も高めやすくなるでしょう。また、個々のツール選定と並行して、ツールへのアクセスを社員がどこから始めるかという入口の設計も重要です。お知らせ・申請・マニュアルが分散したままでは、ツールを入れても活用されない可能性があります。

解決する課題：情報が散らばっていて探しづらい

セキュリティ対策が整っているか

デジタルツール上では、申請書や契約書といった重要な文書を扱う可能性があります。そのため、セキュリティ対策が整っているツールを選ぶことも重要です。例えば、アクセスログを記録できたり、2段階認証でログインを厳重に管理できたり、通信を暗号化できたりするデジタルツールは、より安心して利用できます。コンプライアンス上のリスクを最小限に抑えるためにも、セキュリティレベルに着目してデジタルツールを選びましょう。

文書の作成・共有に役立つ社内wikiツール「NotePM」

NotePM

デジタルツールのなかでも、ドキュメントの作成・共有を効率化できるのが社内wikiツール「NotePM」です。 NotePMを使えば、豊富なフォーマットに沿ってマニュアルや企画書などを手軽に作成でき、ツール上から社内へ公開・共有できます。また、検索性が高いのもNotePMの特徴で、タグやキーワードで柔軟に検索し、必要なタイミングで欲しい文書を取り出せるのがメリットです。

PDFやExcelなどのファイル内テキストも全文検索できるため、「あの手順書がどこにあるか分からない」という状態を防ぎ、必要な文書に直接たどり着けます。さらに、AI検索（チャットボット）機能を活用すれば、キーワードを考えなくても自然な文章で質問でき、関連ページをもとにした回答と出典を確認できます。 2段階認証やアクセスログ、IPアドレス制限などのセキュリティ機能も用意されており、社内情報を安心して管理しやすい点も特徴です。

NotePMを活用することで、情報管理の一括化や文書作成の効率化を図れるだけでなく、ナレッジ共有の活発化により組織のスキルアップも実現できるでしょう。社内ポータルの観点では、NotePMはマニュアル・社内FAQ・お知らせページを一か所に集約する「情報の器」として機能します。社内ポータルのトップからNotePMの各ページへリンクを貼ることで、社員が申請フォームもマニュアルも同じ入口からたどり着ける環境をつくれます。人事・総務・情報システム部門がお知らせページを作成・更新し、ページごとの閲覧状況を確認しながら、周知の抜け漏れを防ぐといった使い方も可能です。

まとめ

デジタルツールを導入することで、社内業務を効率化できるだけでなく、災害時やリモートワーク環境でも円滑に業務を進められるようになります。ただし、デジタルツールによって性能はさまざまです。デジタルツールを導入する際には、ツールごとの特徴を理解したうえで、自社の課題に合ったものを選ぶようにしましょう。社内情報の管理や業務の属人化などに課題をお持ちの際には、ぜひ社内wikiツールの「NotePM」を活用ください。

おすすめの情報共有ツール「NotePM」

NotePM

NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

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