こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
業務の効率化を目指すために、デジタルツールの導入を検討している方も多いかもしれません。しかし、デジタルツールの種類によって期待できる成果は大きく異なります。そのため、デジタルツールそれぞれの性能や特徴を理解したうえで、目的に合致するツールを導入することが大切です。
そこで今回は、ビジネスシーンで役立つ代表的なデジタルツールを、性能や導入メリットとあわせて紹介します。また、デジタルツールを選ぶときのポイントについても解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
デジタルツールとは？
デジタルツールとは、アナログな業務をデジタル化できるアプリケーションのことをいいます。デジタルツールを導入すれば、業務にかける時間や工数を削減でき、より少ない人数で事業を運営することが可能です。また、リモートワークでも無理なく業務を進められたり、災害時に重要なデータを守れたりするのもデジタルツールの利点といえます。まずはデジタルツール導入の目的を明確にしたうえで、最適なツールを選ぶようにしましょう。
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ビジネスで役立つデジタルツール“7選”
デジタルツールには、具体的にどのような種類があるのでしょうか。本章では、ビジネスで役立つ7つのデジタルツールと、それぞれの性能や導入のメリットを紹介します。
社内wikiツール
社内wikiツールとは、ツール上でドキュメントを作成・編集・共有できる社内版ウィキペディアのことです。例えば、マニュアルや手順書などの文書をフォーマットに沿って手軽に作成できたり、作成した文書ファイルをツール上でリアルタイムに公開できたりします。社内wikiツールを導入することで、社内に散らばった情報を一元管理できるようになるため、属人化の防止やナレッジの共有化などのさまざまな効果が期待できるでしょう。
＜解決できる社内課題＞
・社内に文書やデータが散在しており、情報を集めるのに手間がかかる
・業務マニュアルや日報、月報などのナレッジが有効活用されていない
・人材のスキルやノウハウに偏りがあり、業務が属人化してしまっている
◎ツール例：NotePM、esa、Notion、Confluence、Qiita:Team
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タスク管理ツール
タスク管理ツールとは、プロジェクトやチーム内のタスクを可視化し、管理できるデジタルツールのことをいいます。具体的には、プロジェクト全体のスケジュールや工程をガントチャートで把握できたり、各メンバーの作業進捗をグラフ化できたりするのが特徴です。タスク管理ツールを導入することで、拠点の離れた社員やリモートワーク中のチームメンバーともお互いの作業状況をリアルタイムに共有し合い、連携を図れるようになります。
＜解決できる社内課題＞
・業務で納期遅れが頻繁に起こってしまっている
・チームで業務を進める際、メンバー間の連携が取りにくい
・リモートワークで働いているメンバーの作業状況がわからない
◎ツール例：Backlog、My Redmine、Trello、Asana、Jira Software
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オンラインストレージ
オンラインストレージとは、大容量のデータをインターネット上で保存できるデジタルツールのことです。オンラインストレージでは、社内のデータをクラウド上に一括保存でき、複数のメンバーがツール上でファイルを共同編集できます。自社でサーバーを用意しなくてもよくなるため、サーバーの維持コストを削減できるのがメリットです。また、オンラインストレージ上のデータは自動でバックアップされるため、災害時も速やかに復旧しやすくなります。
＜解決できる社内課題＞
・画像や動画などの大容量データを送る際、時間がかかっている
・業務で扱うデータが多いため、サーバーの管理コストが高くなっている
・リモートワークでファイルの共有ができず、不便に感じている
◎ツール例：Google Drive、OneDrive for Business、Dropbox Business、Fleekdrive、box
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社内SNS
社内SNSとは、チームメンバー同士がチャット形式でやり取りできる、社内向けのSNSのことです。短文で気軽にメッセージを送り合えるため、フラットなコミュニケーションができ、チームワークや一体感が生まれやすくなります。ツールによっては通話機能があるため、電話の代わりに使うことも可能です。メールのように宛先を逐一入力する手間がなく、過去のやりとりをタイムライン上で一覧表示できるので、業務の効率も高まります。
＜解決できる社内課題＞
・業務連絡をメールで送っているが、閲覧されたかわからない
・チーム内のコミュニケーションが希薄で、一体感がない
・チームメンバー全員へ同時に情報共有したいが、その手段がない
◎ツール例：Talknote、Yammer、SKIP、Beat Shuffle、gamba!
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電子契約システム
電子契約システムとは、オンラインで契約書の作成と押印ができるデジタルツールのことです。豊富な種類の契約書がフォーマットとして用意されており、それに沿ってスピーディに契約書を作成できます。電子署名とタイムスタンプの機能があるため、法的な効力も担保されているのが特徴です。紙の契約書は印刷や製本、郵送に時間がかかりますが、電子契約システムの場合は一連の作業をPC上で完結でき、大幅な時短につなげられます。
◎ツール例：クラウドサイン、freeeサイン、電子印鑑GMOサイン、契約大臣、Adobe Acrobat Sign
＜解決できる社内課題＞
・契約書の印刷や郵送、返信待ちなどに時間がかかっている
・過去の契約書をすべて紙でファイリングしており、管理に手間がかかる
・紙で契約書を管理しているため、万が一の災害時に消失のリスクがある
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ワークフローシステム
ワークフローシステム（電子稟議システム）とは、申請・確認・承認という一連の社内決裁をツール上で完結できるデジタルツールのことです。具体的には、テンプレートに沿って手軽に申請情報を入力できたり、ツール上で承認の進捗を確認できたりします。また、申請書のペーパーレス化を図り、印刷や捺印などの手間を省くことも可能です。拠点の多い企業やリモートワーク中の組織でも、スムーズに社内決裁を進められるようになります。
＜解決できる社内課題＞
・企業規模が大きく承認者の人数が多いため、稟議に時間がかかる
・稟議の書類を紙で管理しており、ファイリングに手間がかかる
・リモートワーク中も、稟議書に押印するためだけに出社している
◎ツール例：X-point Cloud、MAJOR FLOW Z FORM、SmartDB、コラボフロー、TeamSpirit
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グループウェア
グループウェアとは、さまざまな機能がオールインワンでパッケージ化されたデジタルツールのことです。具体的には、メールやチャット、社内掲示板、ワークフロー管理、スケジュール管理、ファイル共有などの機能が搭載されています。1つのツールで多様な性能を網羅できるため、バラバラにツールを運用しなくてもよくなるのがメリットです。社内のデジタル化を一気に進めたい企業にとって、便利なデジタルツールといえるでしょう。
＜解決できる社内課題＞
・勤怠管理や社内稟議を紙で進めており、不便に感じている
・社内業務がほとんどアナログの状態なので、全体的なデジタル化が必要
・複数のデジタルツールを導入しているが、連携できないため不便である
◎ツール例：kintone、Aipo、Microsoft Office 365、Google Workspace、サイボウズOffice
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デジタルツールを選ぶときのポイント
デジタルツールを選ぶ際には、どのような点を意識すればいいのでしょうか。本章では、デジタルツールを選択する際に重視したい2つのポイントについて解説します。
現場の課題を解決できるか
デジタルツールを導入する際には、現場の課題と照らし合わせて、解決につながるような製品を選ぶことが重要です。例えば、「社内に情報が散在している」のが課題であれば社内wikiツール、「社内決裁に時間がかかる」のが課題であればワークフローシステムが適しています。このようにデジタルツールを導入する際の狙いが明確であれば、より社内の実態に即したツールを選びやすくなり、導入後の費用対効果も高めやすくなるでしょう。
解決する課題：情報が散らばっていて探しづらい
セキュリティ対策が整っているか
デジタルツール上では、申請書や契約書といった重要な文書を扱う可能性があります。そのため、セキュリティ対策が整っているツールを選ぶことも重要です。例えば、アクセスログを記録できたり、2段階認証でログインを厳重に管理できたり、通信を暗号化できたりするデジタルツールは、より安心して利用できます。コンプライアンス上のリスクを最小限に抑えるためにも、セキュリティレベルに着目してデジタルツールを選びましょう。
関連記事：クラウドの安全性って大丈夫？安全なサービスの見極め方や有効なセキュリティ対策を解説！
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文書の作成・共有に役立つ社内wikiツール「NotePM」
デジタルツールのなかでも、ドキュメントの作成・共有を効率化できるのが社内wikiツール「NotePM」です。
NotePMを使えば、豊富なフォーマットに沿ってマニュアルや企画書などを手軽に作成でき、ツール上から社内へ公開・共有できます。また、検索性が高いのもNotePMの特徴で、タグやキーワードで柔軟に検索し、必要なタイミングで欲しい文書を取り出せるのがメリットです。また、2段階認証やアクセスログ、IPアドレス制限などのセキュリティ対策も整っており、安心して利用できます。NotePMを活用することで、情報管理の一括化や文書作成の効率化を図れるだけでなく、ナレッジ共有の活発化により組織のスキルアップも実現できるでしょう。
まとめ
デジタルツールを導入することで、社内業務を効率化できるだけでなく、災害時やリモートワーク環境でも円滑に業務を進められるようになります。ただし、デジタルツールによって性能はさまざまです。デジタルツールを導入する際には、ツールごとの特徴を理解したうえで、自社の課題に合ったものを選ぶようにしましょう。社内情報の管理や業務の属人化などに課題をお持ちの際には、ぜひ社内wikiツールの「NotePM」を活用ください。
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NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/