研修を効果的に進めるには、わかりやすい研修資料が必要です。研修資料があれば、口頭で伝わりにくい内容を補い、受講後の復習にも役立ちます。
しかし、「研修資料の作り方がわからない」と悩む方もいるでしょう。
本記事では、研修資料の必要性や作成の流れに加え、わかりやすい資料作成のコツまで紹介します。さらに、効率的に作成する方法やナレッジマネジメントツールの導入事例まで解説しているため、ぜひ参考にしてみてください。
目次
研修資料はなぜ必要？
そもそも研修資料は、なぜ必要なのでしょうか。研修は講師が口頭で説明するだけでも成立するように感じますが、学習効果を業務でも活かせるようにするには研修資料が必要です。具体的な必要性は以下のとおりです。
- 口頭で伝わりにくい部分を補うため
- 受講者に復習用で使ってもらうため
本章では、研修資料の役割について解説します。
口頭で伝わりにくい部分を補うため
研修は基本的に、登壇者が一人で話しながら説明していくスタイルです。しかし、内容によっては口頭で伝わりにくい部分もあります。
研修資料をスライドとして投影すれば、受講者の理解を促進することが可能です。図やグラフといったビジュアル要素を盛り込むことで、受講者が視覚的に内容を理解しやすくなります。
受講者に復習用で使ってもらうため
研修資料は、研修が終わったあとで受講者に配布・共有し、復習用として使ってもらう目的もあります。受講者は研修資料を見直すことで、内容を思い出したり、わからない部分を追加で調べたりと次のアクションを起こしやすくなります。
研修資料は、従業員にスキルアップを促すツールとしても効果的です。
わかりやすい研修資料を作る流れ
研修資料を作成する際には、具体的にどのような流れで作ればいいのでしょうか。業務でも活用できる研修資料を効率的に作成するには、以下のような計画的な手順を踏むことが重要です。
- 研修の受講者層と目的を確認する
- 研修資料の大まかな構成を決める
- スライドに文章や図解を挿入する
本章では、研修資料を作るときのプロセスを大きく3つにわけて解説します。
1. 研修の受講者層と目的を確認する
受講者の年次や階層によって、知っている用語やビジネスに関する理解度も大きく異なります。そのため、まずは研修の受講者層をあらためて確認しておくことが大切です。受講者の階層やスキルレベルを事前に正しく把握しておくことで、研修資料の言葉遣いやトンマナをターゲットの目線に合わせて最適化しやすくなります。
また、研修のゴールをどこに置くかによって、研修資料に盛り込むべき内容も変わってきます。そのため、研修自体の目的を明確に設定しておくことも不可欠です。
「研修で何をメインに伝えたいのか」「受講者にどのような状態になってもらいたいのか」などを決めておけば、研修資料の構成もイメージしやすくなるでしょう。
関連記事：社員教育とは？主な手法やカリキュラム、成果を出すポイントを解説！
2. 研修資料の大まかな構成を決める
続いては、研修全体の流れを設計しつつ、
研修資料の構成を考えます。研修資料はいきなり完成形のスライドを仕上げようとするのではなく、まず骨子から決めることがポイントです。
具体的には、各ページに盛り込むべき要素や訴求したいメッセージ、スライドの流れを、研修内容に沿って大まかに決めます。事前に構成を固めておくと 、各ページの役割がはっきりするため、スライドをスムーズに仕上げやすくなるでしょう。
3. スライドに文章や図解を挿入する
研修資料の構成が決まったら、各スライドに具体的な文章や図解を挿入しながら完成形へ仕上げます。研修資料はあくまで口頭説明の“補助”なので、研修で話す内容を一言一句書き込む必要はありません。
「研修のエッセンスが凝縮されているかどうか」「視覚的にわかりやすいか」「研修内容とのズレはないか」を意識して作ることが肝心です。最後に研修内容との整合性や誤字・脱字をあらためて確認し、ブラッシュアップを図りましょう。
わかりやすい研修資料を作る10個のコツ
受講者にとってわかりやすい研修資料を作るためには、どのようなことを意識すればいいのでしょうか。具体的な研修資料の作成のコツは、以下のとおりです。
- 1スライド1メッセージを意識する
- ページ番号をつける
- 書き込める“余白”を設ける
- 色の統一感を持たせる
- 見やすい文字フォントを使う
- あいまいな表現を避けて具体的に書く
- 画像やイラストを効果的に活用する
- 全体像を先に示してから詳細を説明する
- 関連する情報は近づけて配置する
- 受講者がメモを取るスペースを残しておく
本章では、わかりやすい研修資料を作るうえで実践すべき、デザインや構成のコツについて解説します。
1スライド1メッセージを意識する
研修資料の作成では「1スライド1メッセージ」を意識し、不要な内容をそぎ落としていくことを心がけましょう。1枚のスライドにいくつもの要素を詰め込むと、受講者が理解しにくい内容になるおそれがあります。
文章を挿入する際は箇条書きを活用することで、伝えるべき要素が整理され、よりメッセージが受講者に届きやすくなります。
ページ番号をつける
研修資料には、ページ番号をつけておきましょう。
研修の進行中に、前のスライドに戻って再説明しなければいけない場面もあります。研修資料にページ番号がついていると、スムーズに該当のスライドに戻りやすいでしょう。
また、ページ番号がついていれば、受講者が参考書のように利用でき、研修後も研修資料を用いて復習できます。登壇者・受講者どちらの目線でも、ページ番号があると便利です。
書き込める“余白”を設ける
研修資料には、あえて余白を設けておくこともポイントです。余白は、資料が情報で詰め込みすぎになることを防ぎ、視覚的な整理をサポートします。要素間に適切な空間があれば、読み手は情報を一つひとつ認識することが可能です。
また、余白は重要な情報を際立たせる役割があります。注目させたい図やキーワードの周りに余白があると、自然と要素が強調され、視線の流れをスムーズに導く効果があります。結果的にデザインが洗練されて、受講者にとって見やすい研修資料に仕上げられるでしょう。
色の統一感を持たせる
研修資料を作成する際は、色の統一感を持たせてみましょう。
資料内で色を多用しすぎると雑多な印象になってしまい、内容が頭に入ってこなくなるため注意が必要です。
たとえば、文字色は「黒」、背景色は「白」、目立たせたい部分やヘッダー部分は「コーポレートカラー」、とくに強調したい部分は「コーポレートカラーの補色（アクセント）」に揃える方法があります。事前に文章に対する文字色を決めておけば、視認性が高く、統一感ある資料作成につながるでしょう。
見やすい文字フォントを使う
研修資料を室内で投影する際、文字が後ろの座席から視認しにくい場合もあります。そのため、なるべく見やすい文字フォントを使うことも重要です。
太くすっきりとした印象の「ゴシック体」の中でも、交通標識にも使われている「ヒラギノ角ゴ W5」などのフォントはとくに視認しやすいでしょう。ヒラギノ角ゴ W5は、遠くから見ても文字がつぶれたり滲んだりすることなく、形をはっきり認識できるためです。
逆に「明朝体」は線が細いため、投影用の資料には向きません。また、資料全編を通じてフォントを統一すれば、デザインも洗練された印象になります。
※研修資料を作成する際は、組織のフォントポリシーに合わせてください。
あいまいな表現を避けて具体的に書く
わかりやすい研修資料を作成するには、あいまいな表現を避け、具体的に記述することが重要です。あいまいな表現は受講者に意図が正確に伝わらず、本来の目的とは異なる解釈を生むおそれがあるため注意が必要です。
また、抽象的な言葉が多用されると、大切なことが伝わらない文章になりかねません。そのため、研修資料を作る際は、「積極的に」ではなく「1日3回」のように、誰が読んでも同じ行動をイメージできるレベルまで具体化しましょう。
さらに、具体的な記述は受講者の行動変容を促すだけでなく、研修の投資対効果を検証し、今後の人材育成計画を立てるうえでの重要な判断材料にもなります。
画像やイラストを効果的に活用する
わかりやすい研修資料を作成するには、画像やイラストの活用が必要です。効果を最大化するためには、何のために使うのかという目的を明確にしましょう。
たとえば、テキストで数値を羅列するよりもグラフを活用すれば、数値の大小比較や期間内の増減、構成比率などがみてわかるようになります。また、業務フローや組織図、ステップごとの手順など、要素間の関係性や構造が複雑な情報は、フローチャートや図解で示すと全体の流れを理解させることが可能です。
抽象的な概念や専門的な内容を説明する際には、具体例としてイラストや写真を用いると、受講者が内容をイメージしやすくなり、理解を深める効果が期待できます。
全体像を先に示してから詳細を説明する
研修資料のわかりやすさは、詳細な解説を始める前に、まず学習内容の全体構造を説明することが重要です。
研修資料の構成は「導入→本題→まとめ」が基本であり、本題に入る前に研修の目的や目次を提示すると、今後学ぶ内容の全体像を伝えられます。最初に話の地図を渡せば、受講者は自分が今どの部分を学んでいるのかを意識でき、話の流れを追いやすくなるでしょう。
また、具体的な説明に入る前にまず概要を示し、各論へと展開する「総論→各論」の形式は、情報の整理をサポートしてくれます。結果的に、新しい内容も既存の知識と結びつけやすく、学習効果が高まります。
関連する情報は近づけて配置する
関連する情報を近づけて配置することで、わかりやすい研修資料を作成できます。
図と図に対する説明文のように、結びつきの強い要素が離れていると、受講者は視線を何度も往復させる必要があり、理解の妨げになります。そこで、関連性の高い情報を近くに置くと、両者の関係性が伝わり、受講者の認知的な負担の軽減が可能です。
関連情報を近接させてまとまりを持たせることは、情報の構造を明確にします。結果的に研修資料全体のわかりやすさが向上し、学習効果を高めるうえで効果的な手法となるでしょう。
受講者がメモを取るスペースを残しておく
研修資料を作成する際は、受講者がメモを取るスペースを残しておきましょう。配布資料にメモ欄を設けることで、受講者の能動的な参加を促し、内容の定着が期待できます。単に情報を詰め込むのではなく、意図的に余白を多めに取ることも効果的です。
重要なのは、聞いたことをメモしてもらうだけでなく、自分なりの解釈や気づきも記入してもらうことです。情報を自分自身の言葉で再構築するプロセスが、理解や記憶の定着を後押しします。
社内の研修資料を効率化して作る方法
研修資料の作成は、担当者にとっては負担に感じることもあるでしょう。ゼロから資料を作ると、時間がかかるだけでなく品質にばらつきが出てしまうことも少なくありません。しかし、以下のような方法を活用すれば、研修資料を効率化して作ることが可能です。
- テンプレートを活用する
- 既存の資料を再利用する
- AIツールを活用する
- ナレッジマネジメントツールを利用する
以下では、研修資料の作成を効率化するための具体的な方法をそれぞれ紹介します。
テンプレートを活用する
研修資料の作成を効率化するには、テンプレートの活用が効果的です。テンプレートを使用すれば、資料の構成やデザイン、フォーマットをゼロから考える手間が省け、本来注力すべき記載内容の充実に時間を割けます。
また、一度作成した資料は、細部を修正しておけば次年度以降も利用可能です。新入社員研修のテンプレートを中途社員研修に応用するなど、他の研修への流用も簡単になり、資料が組織の資産として蓄積されます。
さらに、テンプレートの活用は、資料作成者によるデザインや品質のばらつきを防ぐこともメリットの一つです。誰が作成しても一定のクオリティを保てるため、組織全体としての資料品質の標準化が実現します。
既存の資料を再利用する
既存の資料を再利用すると、研修資料の作成を効率化できます。過去の資料を土台にすれば、ゼロから作成する時間と労力を大幅に削減し、結果として教育コストの抑制にもつながります。
また、一度作成した資料をベースにすれば、毎年一定水準の研修品質を維持することが可能です。さらに、過去の研修で得たフィードバックを反映させて内容を改善することで、資料を継続的にブラッシュアップできます。改善を重ねた研修資料は、一度作成すれば組織の資産として機能し続けるでしょう。
AIツールを活用する
研修資料作成の際は、AIツールの活用も効率化に貢献します。
AIツールを導入すれば、構成案の作成から情報収集、文章作成、デザインなどの各工程を自動化・効率化し、作業時間を短縮できます。従来では数時間かかっていた作業も、数分で完了するケースも少なくありません。
おすすめのAIツールは具体的には、以下のとおりです。
| 工程 | AIツール | 特徴 |
|---|---|---|
| 構成案作成 | ・ChatGPT ・Gemini |
テーマやキーワードを投げかけるだけで、網羅的なアジェンダや目次案を複数パターン提案してくれる。 |
| 情報収集 | ・Microsoft ・Copilot ・Gemini |
法改正や市場動向など、Web上の最新情報を反映させたい場合に効果的。 必要な情報を迅速に収集・要約してくれる。 |
| 文章・原稿作成 | ・ChatGPT ・Gemini ・Claude |
研修で話す原稿の作成、文章の要約、校正、表現の洗練などを自然な文章で実行できる。 |
| デザイン・レイアウト | ・Gamma ・Canva |
いくつかのキーワードやテキストを入力するだけで、複数のデザインパターンを自動で提案してくれる。 |
上記のようなAIツールを工程ごとに適切に組み合わせると、資料作成全体の効率化が実現し、担当者はより本質的な内容の検討に時間を割けるようになります。
ナレッジマネジメントツールを利用する
研修資料の作成と運用を効率化するには、ナレッジマネジメントツールの利用がおすすめです。NotePMのようなナレッジマネジメントツールには、具体的でわかりやすい資料作りをサポートする機能が備わっています。
たとえば、研修資料用のテンプレートを事前に作成しておくと、誰が担当しても記載すべき項目が統一され、品質のばらつきを防ぐことが可能です。そのため、組織としての資料品質が標準化されます。
さらに、多くのナレッジマネジメントツールにはテンプレート機能も用意されており、議事録や日報、各種マニュアルなど、目的に応じた統一感のあるドキュメントを手軽に作成できます。
研修資料作成でもテンプレート機能を応用することで、作業効率は大幅に向上するでしょう。
作成後の研修資料をレビューするポイント
研修資料は作成して終わりではなく、その後に改善し続けることでよりよい資料作成が可能になります。しかし、作成者だけでは気づきにくい誤りやわかりにくい表現が残っている可能性があるため注意が必要です。
作成後の研修資料を確認する際は、以下のポイントを押さえておきましょう。
- 誤字脱字や表記の揺れがないか確認する
- 第三者に確認してもらい改善する
以下では、研修資料の完成度を高めるためのレビューのポイントを解説します。
誤字脱字や表記の揺れがないか確認する
研修資料の品質と信頼性を担保するには、誤字脱字や表記の揺れがないかの最終確認が重要です。内容が優れていても、誤字があるだけで受講者の集中を妨げ、資料全体の信頼性を損なうおそれがあります。
誤字脱字や表記揺れがないか確認するには、資料を声に出して音読することが効果的です。黙読では見逃しがちな誤りは、聴覚を使うと発見しやすくなります。また、蛍光マーカーで確認済みの行を示しながら読み進める方法も、注意を集中させ、見落としを防ぐのに役立ちます。
完成した資料を丁寧にチェックすれば、よりわかりやすい資料が完成し、受講者が安心して内容に集中できる環境を整えられるでしょう。
第三者に確認してもらい改善する
研修資料の完成度を高めるには、第三者に確認してもらい改善することも効果的な手段の一つです。作成者以外の上司や同僚、または専門家に資料を読んでもらうことで、客観的な視点でのフィードバックを得られます。
フィードバックでは誤字脱字だけでなく、内容が理解しやすいか、論理の整合性が取れているかなども確認してもらいましょう。作成者自身では気づきにくい専門用語の多用や無意識の思い込みが排除され、よりわかりやすい研修資料を作成できます。
ただし、研修資料を継続的に改善するには、質の高いフィードバックが必要です。そのためにも「確認してください」と丸投げせず、「〇〇の観点で意見が欲しい」と依頼の意図を明確に伝えましょう。
研修資料をナレッジとして有効活用するポイント
作成した研修資料は、社内へ共有して“ナレッジ”として有効活用することが大切です。研修資料をナレッジとして活用するためには、以下のポイントを意識しましょう。
- 受講者の意見を収集する
- 社内へ速やかに共有する
本章では、研修資料をナレッジとして活用しやすくするためのポイントについて解説します。
受講者の意見を収集する
研修後は、研修資料に対する意見や感想を受講者からヒアリングすることも重要です。「文字がもう少し見やすくなるといい」「○○の内容も盛り込んでほしい」など、受講者の声を取り入れれば、研修資料をより洗練させられます。
また、あらためて作成し直した研修資料を社内で共有すれば、復習用の教科書として活用を促せるのも利点です。結果的に、現場のさらなるパフォーマンス向上にもつなげやすくなります。
関連記事：研修報告書の書き方
社内へ速やかに共有する
研修資料を受講者に復習用として活用してもらうには、速やかに社内へ共有することが大切です。メールや社内SNSで送信してしまうと、フォルダやタイムラインに埋もれてしまい、活用が進まなくなるリスクもあります。そのため、社内wikiツールのような文書管理システムを活用し、共有することもポイントです。
社内wikiツールを活用すれば、ツール上で研修資料を手軽に公開・保存でき、必要なタイミングで検索して取り出せます。結果的に研修資料を研修以外でも有効活用でき、従業員のスキルアップにつなげやすくなるでしょう。
関連記事：社内wikiとは？導入メリットや失敗例、適切なツールの選び方を解説
研修資料の共有に役立つナレッジマネジメントツール「NotePM」
研修資料の共有に役立つツールの一つに、ナレッジマネジメントツールの「NotePM」があります。
NotePMとは、豊富なフォーマットに沿って研修資料を手軽に作成・保存でき、ツール上から受講者へスムーズに公開・共有できるクラウドツールです。高い検索性能を持っているため、タグやフォルダなどの機能を活用して、いつでも好きなタイミングで必要な研修資料を取り出せます。
また、公開した研修資料に対して、閲覧者からコメントや「いいね」を集められるのも特徴で、反響をもとに研修資料の内容をブラッシュアップすることも可能です。NotePMを活用すれば、研修資料を有効活用し、現場のスキルアップを実現しやすくなるでしょう。
NotePMの導入事例
社内の情報共有を円滑にするナレッジマネジメントツール「NotePM」は、業種を問わず多くの企業で導入され、業務効率化に貢献しています。そこで、NotePMを実際に導入したケースとして、以下の企業の事例を紹介します。
- 株式会社パワー・インタラクティブ
- 株式会社ジェクトワン
- 株式会社ADX Consulting
以下では、各事例について具体的に紹介します。
株式会社パワー・インタラクティブ
株式会社パワー・インタラクティブは、NotePMの導入により社内ナレッジの蓄積とコミュニケーションの活性化を実現した企業の一つです。
導入前は、社内ナレッジの検索性が低く、部門を越えた共有が進まないという課題がありました。さらに、リモートワークの普及に伴い、社員間のコミュニケーションが希薄になることへの懸念も抱えていました。
NotePMを全社で活用することで、部門の壁なくナレッジを共有する文化が醸成され、情報がスムーズに蓄積されるようになったのです。さらに、記事へのコメントやリアクション機能が、リモートワーク下での双方向のやり取りを促し、社内コミュニケーションの活性化にもつながっています。
関連記事：【導入事例】部門の壁を越えてナレッジを共有！リモートワーク下のコミュニケーション不足も解消するNotePMの活用方法とは？ – 株式会社パワー・インタラクティブ
株式会社ジェクトワン
株式会社ジェクトワンは、NotePMの導入によって社内マニュアルを一元化し、問い合わせ工数の削減や人材教育の効率化を実現しました。
導入前は、部署ごとにマニュアルが作成・管理されていたため、必要な情報の有無や所在が不明瞭な状態でした。そこで、課題を解決するため、社内マニュアルの整備と活用を目的にNotePMを導入したのです。
NotePMの導入により、社内からの問い合わせには該当マニュアルのURLを送るだけで対応が完了し、工数が大幅に削減されました。また、マニュアル作成がスムーズになったほか、新入社員研修でも活用しやすくなるなど、業務全体の効率化に貢献しています。
関連記事：【導入事例】全社のナレッジをNotePMに集約！問い合わせ工数を削減し、手厚い人材教育につなげる – 株式会社ジェクトワン
株式会社ADX Consulting
株式会社ADX Consultingは、NotePMを導入したことで、社内問い合わせ対応工数を半日から約30分へと劇的に削減し、情報の属人化の課題を解決しました。
同社はフルリモート体制で成長する一方、社内問い合わせの増加で管理者の負担が増大していました。また、プロジェクトごとに情報が分断され、ナレッジの属人化やマニュアルの重複作成といった非効率が生じていたのです。
NotePMに情報を集約したことにより、問い合わせ対応の時間が短縮されただけでなく、プロジェクトの垣根を越えて全社でナレッジを共有できる体制が構築されました。NotePMの導入で、業務の効率化が実現しています。
関連記事：【導入事例】ナレッジ共有で社内問い合わせ対応工数が半日→30分に。コンサル会社の成長を支えるNotePMの活用方法 – 株式会社ADX Consulting
研修資料の作り方を理解して業務効率化を図ろう
研修資料を作成することで、口頭での説明を補足できたり、受講者に復習用として使ってもらえたりとさまざまなメリットがあります。研修資料を作成する際には、1スライド1メッセージを意識し、フォントや色に統一感を持たせることで、よりすっきりとした印象に仕上げられるでしょう。
また、研修後に研修資料を速やかに社内へ共有することも、受講者のスキルアップには欠かせません。研修資料の作成・共有をより効率化したい場合には、ぜひ社内wikiツールの「NotePM」をご活用ください。
