わかりやすい研修資料を作るコツとは？デザインや構成のポイントを紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

研修で講師を務めることになり、研修資料の作り方に迷っている方も多いかもしれません。研修資料は参加者の理解を促すために必要ですが、作り方によっては期待した効果が得られないこともあります。そのため、事前にデザインや構成のポイントを理解したうえで、研修資料を作り始めることが大切です。

そこで今回は、研修資料の必要性やわかりやすい研修資料を作るためのコツについて解説します。また、研修資料をナレッジとして有効活用するための方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

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研修資料はなぜ必要？

そもそも研修資料は、なぜ必要なのでしょうか。本章では、研修資料の役割について解説します。

口頭で伝わりにくい部分を補うため

研修は基本的に、登壇者が一人で話しながら説明していくスタイルです。しかし、内容によっては口頭で伝わりにくい部分もあります。その際、研修資料をスライドとして投影すれば、参加者の理解を促進することが可能です。特に図やグラフといったビジュアル要素を盛り込むことで、参加者が視覚的に内容を理解しやすくなります。

受講生に復習用で使ってもらうため

研修資料は、研修が終わったあとで参加者に配布・共有し、復習用として使ってもらう目的もあります。参加者は研修資料を見直すことで、内容を思い出したり、わからない部分を追加で調べたりと次のアクションを起こしやすくなるでしょう。このように研修資料は、従業員にスキルアップを促すツールとしても非常に重宝します。

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研修資料を作るときの流れ

研修資料を作成する際には、具体的にどのような流れで作ればいいのでしょうか。本章では、研修資料を作るときのプロセスを大きく3つにわけて解説します。

研修の参加者層と目的を確認する

参加者の年次や階層によって、知っている用語やビジネスに関する理解度も大きく異なります。そのため、まずは研修の参加者層をあらためて確認しておくことが大切です。参加者の階層やスキルレベルを事前に正しく把握しておくことで、研修資料の言葉遣いやトンマナをターゲットの目線に合わせて最適化しやすくなります。

また、研修のゴールをどこに置くかによって、研修資料に盛り込むべき内容も変わってきます。そのため、研修自体の目的を明確に設定しておくことも不可欠です。「研修で何をメインに伝えたいのか」「参加者にどのような状態になってもらいたいのか」などを決めておくことで、研修資料の構成もイメージしやすくなるでしょう。

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研修資料の大まかな構成を決める

続いては、研修全体の流れを設計しつつ、それに沿って研修資料の構成を考えます。研修資料はいきなり完成形のスライドを仕上げようとするのではなく、まず骨子から決めることがポイントです。具体的には、各ページに盛り込むべき要素や訴求したいメッセージ、スライドの流れを、研修内容に沿って大まかに決めます。事前に構成を固めておくことで、各ページの役割がはっきりするため、スライドをスムーズに仕上げやすくなるでしょう。

スライドに文章や図解を挿入する

研修資料の構成が決まったら、各スライドに具体的な文章や図解を挿入しながら完成形へ仕上げます。研修資料はあくまで口頭説明の“補助”なので、研修で話す内容を一言一句書き込む必要はありません。「研修のエッセンスが凝縮されているかどうか」「視覚的にわかりやすいか」「研修内容とのズレはないか」を意識して作ることが肝心です。最後に研修内容との整合性や誤字・脱字をあらためて確認し、ブラッシュアップを図りましょう。

わかりやすい研修資料を作る“5つ”のコツ

参加者にとってわかりやすい研修資料を作るためには、どのようなことを意識すればいいのでしょうか。
本章では、わかりやすい研修資料を作るうえで実践すべき、デザインや構成のコツについて解説します。

1スライド1メッセージを意識する

1枚のスライドにいくつもの要素を詰め込みすぎると、参加者が理解しにくくなってしまいます。そのため、「1スライド1メッセージ」を意識し、不要な内容をそぎ落としていくことを心がけましょう。また、文章を挿入する際は箇条書きを活用することで、伝えるべき要素が整理され、よりメッセージが参加者に届きやすくなります。

ページ番号をつける

研修の進行中に、前のスライドに戻って再説明しなければいけない場面もあります。その際、研修資料にページ番号がついていると、スムーズに該当のスライドに戻りやすいでしょう。また、ページ番号がついていれば、参加者が“参考書”感覚で復習できます。登壇者・参加者どちらの目線でも、ページ番号があると非常に便利です。

書き込める“余白”を設ける

研修資料には、あえて余白を設けておくこともポイントです。余白があれば、参加者がメモをとったり、自分で後から調べたことを追記したりできます。また、余白を意識して研修資料を作ることで、要素を過剰に詰め込まなくなるのも利点です。結果的にデザインが洗練されて、参加者にとって見やすい研修資料に仕上げられます。

色の統一感を持たせる

研修資料では、色を多用しすぎると雑多な印象になってしまい、内容が頭に入ってこなくなります。そのため、使用する色はいくつかに絞り、統一感を出すこともポイントです。例えば、文字色は「黒」、背景色は「白」、目立たせたい部分やヘッダー部分は「コーポレートカラー」、特に強調したい部分は「コーポレートカラーの補色（アクセント）」に揃える方法があります。この配色であれば、視認性が高く、統一感も生まれやすいでしょう。

見やすい文字フォントを使う

研修資料を室内で投影する際、文字が後ろの座席から視認しにくい場合もあります。そのため、なるべく見やすい文字フォントを使うことも重要です。太くすっきりとした印象の「ゴシック体」の中でも、交通標識にも使われている「ヒラギノ角ゴ W5」などのフォントはとくに視認しやすいでしょう。逆に「明朝体」は線が細いため、投影用の資料には向きません。また、資料全編を通じてフォントを統一すれば、デザインも洗練された印象になります。

研修資料をナレッジとして有効活用するポイント

作成した研修資料は、社内へ共有して“ナレッジ”として有効活用することが大切です。本章では、研修資料をナレッジとして活用しやすくするためのポイントについて解説します。

参加者の意見を収集する

研修が終わったあとは、研修資料に対する意見や感想を参加者からヒアリングすることも重要です。「文字がもう少し見やすくなるといい」「○○の内容も盛り込んでほしい」など、参加者の声を取り入れれば、研修資料をより洗練させることができます。また、あらためて作成し直した研修資料を社内で共有すれば、復習用の教科書として活用を促せるのも利点です。結果的に、現場のさらなるパフォーマンス向上にもつなげやすくなります。

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社内へ速やかに共有する

研修資料を参加者に復習用として活用してもらうには、速やかに社内へ共有することが大切です。その際、メールや社内SNSで送信してしまうと、フォルダやタイムラインに埋もれてしまい、活用が進まなくなるリスクもあります。そのため、社内wikiツールのような文書管理システムを活用し、共有することもポイントです。社内wikiツールを活用すれば、ツール上で研修資料を手軽に公開・保存でき、必要なタイミングで検索して取り出せます。結果的に研修資料を研修以外でも有効活用でき、従業員のスキルアップにつなげやすくなるでしょう。

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研修資料の共有に役立つ社内wikiツール「NotePM」

研修資料の共有に役立つツールの一つに、社内wikiツールの「NotePM」があります。

NotePMとは、豊富なフォーマットに沿って研修資料を手軽に作成・保存でき、ツール上から参加者へスムーズに公開・共有できるクラウドツールです。高い検索性能を持っているため、タグやフォルダなどの機能を活用して、いつでも好きなタイミングで必要な研修資料を取り出せます。また、公開した研修資料に対して、閲覧者からコメントや「いいね」を集められるのも特徴で、反響をもとに研修資料の内容をブラッシュアップすることも可能です。NotePMを活用すれば、研修資料を有効活用し、現場のスキルアップを実現しやすくなるでしょう。