従業員が個々に紙の資料やデータを保管しており、社内の情報整理が進んでいないという企業も多いかもしれません。
社内の情報整理がされていない状態では、必要な情報の所在がわからなくなり、現場の業務が滞ってしまうこともあります。
万が一重要な情報を紛失してしまうと、コンプライアンス上のリスクにもなりかねません。
そのため、社内の情報整理は、経営上非常に重要な取り組みといえるでしょう。
そこで今回は、社内の情報整理に取り組む際の流れやポイントについて解説します。
また、社内の情報整理に役立つデジタルツールとして下記を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM | ・社内Wiki型ナレッジ共有ツール ・フォルダ階層やタグで体系的に整理可能 ・権限管理や全文検索で効率的に活用 |
| Stock | ・非IT人材でも使いやすいシンプル設計 ・議事録や日報などドキュメント管理に強い ・チャット機能も搭載し情報が一元化 |
| Googleドライブ | ・クラウドストレージでファイル共有が容易 ・Google Workspaceとシームレス連携 ・無料から利用可能で汎用性が高い |
| Notion | ・タスク・文書・DBを一体化したオールインワン ・個人利用は無料で多機能 ・チーム利用でリアルタイム共同編集可能 |
| Helpfeel Cosense | ・FAQやナレッジを検索最適化して表示 ・誤入力や曖昧検索にも強い独自エンジン ・カスタマーサポート効率化に特化 |
| CrewWorks | ・マニュアル・プロジェクト資料を一元管理 ・属人化防止に強みをもつナレッジ管理ツール ・クラウド型で中小企業でも導入しやすい |
| Trello | ・カード形式のタスク管理が特徴 ・プロジェクトの進行状況を直感的に把握可能 ・無料プランでも基本機能が充実 |
| DocBase | ・エンジニア・ビジネスチーム向けナレッジ共有 ・Markdown形式に対応し技術文書を整理しやすい ・Slackなど外部連携が豊富 |
| Evernote | ・ノート形式でアイデアや情報を保存可能 ・画像や音声も保存でき多用途に活用 ・端末間で自動同期され利便性が高い |
| Slack | ・ビジネスチャットツールとして広く普及 ・スレッド形式で会話を整理しやすい ・ファイル共有やピン留めで情報を蓄積 |
| flouu | ・共有するドキュメントは複数人で同時編集可能 ・ゲスト共有機能で社外への共有もスムーズ ・ドキュメントの検索が容易 |
| OneNote | ・手書き入力や画像貼付に対応するメモツール ・クラウド同期で複数端末から利用可能 ・Microsoft 365ユーザーに馴染みやすい |
| Google Keep | ・シンプルなメモ管理アプリ ・チェックリストや音声入力も可能 ・GmailやGoogleカレンダーと連携 |
目次
情報整理とは
情報整理ツールは、社内や個人に点在する情報を一元的に蓄積し、検索・共有・活用を効率化するためのツールの総称です。
ツールを活用すると、紙資料やエクセルファイル、メールなどに分散していたデータをまとめることで、必要な情報にすぐアクセスできる環境を実現します。
こうしたツールを導入することで、情報を探す時間が大幅に減り、生産性が向上します。
さらに古い情報や重複データを整理・排除し、正しい知識を組織に定着させることが可能になります。
その結果、属人化の防止、情報共有のスピードアップ、業務品質の安定化といった効果も期待できます。
社内の情報整理は、経営上必須の施策といえるでしょう。
＞関連記事：ナレッジマネジメント・共有ツールおすすめ30選｜導入のメリットや選び方を解説
情報整理ツールの種類
情報整理を行う場合、専用のツールを導入することで作業を効率化できます。
ここからは、情報整理ツールにどのような種類があるのかを紹介します。
- 情報共有ツール
- ファイル・文書資料管理ツール
- チャットツール
- タスク管理ツール
- 社内wikiツール
- IT資産管理ツール
情報整理ツールの導入を考えている人は、それぞれの特徴を頭に入れておきましょう。
情報共有ツール
情報共有ツールは、ドキュメントにテキストを入力・保存することで、社内情報を共有できるツールです。
議事録・商談記録・業務マニュアルなど、さまざまな情報を保管できるため汎用性が高い点が魅力です。
多くの情報共有ツールにはキーワード検索機能が搭載されており、保管されている情報の中から必要なものを簡単に見つけ出せます。
＞関連記事：【2025年版】社内情報共有ツールおすすめ12選を徹底比較！種類・メリット・選定ポイントも詳しく紹介
ファイル・文書資料管理ツール
ファイル・文書資料管理ツールは、すでに情報がまとめられているファイルをそのまま保管できるツールです。
PDF・Excel・動画ファイルなど、さまざまな形式のファイルに対応しており、大容量のストレージを利用して保管できます。
社内の情報をファイルにまとめているものの、保管場所が散在しており一元化したい場合におすすめです。
＞関連記事：文書管理システムとは？【2025年最新】おすすめ20選(無料あり)を紹介
＞関連記事：おすすめのファイル管理ツール10選｜選び方のポイントやメリットも紹介
チャットツール
チャットツールは、直接顔をあわせなくてもテキストでコミュニケーションを取れるツールです。
チームメンバーと活発なコミュニケーションを取れるだけでなく、テキストでの情報送信・Wordなどのファイル共有ができるため、情報整理ツールとしての側面もあります。
メンバーと詳細なコミュニケーションを取れる点は便利ですが、過去に共有された情報を探す場合、チャットログを遡る必要がある点に注意が必要です。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、チームメンバーが抱えているタスクを一目で確認できるツールです。
タスクに関する情報を整理できるほか、ファイルを紐づけられるツールの場合は、タスクに関する資料を同時に確認できます。
情報整理に加えて、チームの進行管理も同時に行いたい場合はタスク管理ツールがおすすめです。
＞関連記事：【2025年版】タスク管理ツール・Todo管理 おすすめ16選を徹底比較（無料あり）
社内wikiツール
社内wikiツールは、社内の業務マニュアルやノウハウなどをまとめることに特化したツールです。
図表を挿入できるものが多く、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できます。
保管しているマニュアルの検索性が高い点も魅力で、新入社員でもマニュアルを見つけやすい環境を整えられます。
新入社員が業務手順をすぐ理解できるようになることで、生産性を大きく向上させられる情報整理ツールです。
＞関連記事：社内wikiとは？導入のメリットと定着の失敗例、おすすめツール3選を紹介
＞関連記事：社内wikiツールおすすめ15選｜失敗しない選定ポイントや成功事例を紹介
IT資産管理ツール
IT資産管理ツールは、社内のIT資産に関するさまざまな情報を管理し、セキュリティの強化を目指すツールです。
管理する対象はハードウェア・ソフトウェア・各種サービスの利用アカウントなど多岐にわたります。
ドキュメントにまとめた情報を含めて、社内のIT資産のセキュリティを全体的に見直したい人におすすめの情報整理ツールです。
＞関連記事：【2025年版】IT資産管理ツールおすすめ7選を徹底解説！メリット・導入の注意点・比較ポイント
情報整理ツールの5つの選び方
ここからは、情報整理ツールの選び方として、以下の5点を紹介します。
- 利用目的に合った機能を備えているか
- 予算の範囲内で利用できるか
- 情報をわかりやすく管理できるか
- 情報をスムーズに検索できるか
- 誰でも使いやすいツールであるか
情報整理を行うにあたって専用のツールを導入する場合は、よく確認して理想のツールを選べるようにしましょう。
利用目的に合った機能を備えているか
情報整理を行う目的は企業によって異なります。
導入したツールが機能面で優れていても、利用目的に合っていないと導入する意味が薄れてしまいます。
そのため、情報整理ツールを選ぶ場合は、最初にどのような目的で利用するかを明確にしましょう。
情報整理ツールの機能例は以下の通りです。
| 機能 | 機能概要 |
|---|---|
| 検索機能 | キーワード検索、全文検索、タグ検索 |
| 整理・管理 | フォルダ構成、タグ付け、バージョン管理 |
| 共有・公開 | 社内共有、外部共有リンク、アクセス権限設定 |
| マニュアル作成 | テキスト編集、画像・動画添付、テンプレート機能 |
| 権限管理・セキュリティ | 閲覧・編集権限設定、ゲストユーザー機能、ログ管理 |
| 通知・アラート | ページ更新通知、メンション機能 |
| 外部ツール連携 | Slack、Teams、API連携 |
| 利用環境 | PC・スマホ・タブレット対応、クラウド型 |
検討中のツールが利用目的に合った機能を備えているかを判断することが重要です。
予算の範囲内で利用できるか
情報整理ツールの費用があらかじめ用意した予算を超えていると、そもそも導入できません。
情報整理ツールを選ぶ際は、それぞれの料金プランをよく確認しましょう。
具体的に以下の観点でチェックしてみてください。
- 初期費用や月額費用が自社のIT予算に収まるか
- ユーザー数によって料金が変動するツールは従量課金制か固定料金か
- 無料トライアルやフリープランを利用し試算する
- 機能面と費用対効果を検証する
同じ情報整理ツールでも、利用人数・データ容量などによって複数のプランが用意されている場合があります。
プランを選べる場合は、社内の利用人数や必要なデータ容量なども正確に把握したうえで選びましょう。
情報をわかりやすく管理できるか
情報整理を行うにあたって、多くの情報をいかにわかりやすく整理できるかが重要なポイントです。
導入を検討している情報整理ツールについて「フォルダをわけられる」「タグを追加できる」など、情報をわかりやすく整理できる機能が備わっているかを確認しましょう。
具体的なチェック項目は以下の通りです。
- フォルダ階層が直感的に整理できるかどうか
- タグ付けやカテゴリ分けに対応しているか
- 更新履歴が残り、古い情報と新しい情報が明確に区別できるか
どういった方法で情報を整理したいかを具体的に考えていると、情報整理ツールをより選びやすくなります。
情報をスムーズに検索できるか
保管されている情報は、必要なときにすぐ確認できる状態にすることではじめて役立ちます。
情報をスムーズに検索できないと、必要な情報をすぐ確認しにくいため不便です。
情報の検索性は実際に無料期間のタイミングで下記を確認してください
- キーワード検索で文書内テキストまで検索できるか
- 更新日・作成者・タグなどで絞り込み検索が可能かどうか
- 誤字や類似キーワードにも柔軟に対応できるか
「全文検索が可能か」「タグやフォルダで情報を分類できるか」などを確認し、できるだけ情報を検索しやすい情報整理ツールを選びましょう。
誰でも使いやすいツールであるか
情報整理ツールが使いにくいと、操作説明などをメンバーに教える手間が多く発生し、社内への導入に時間がかかってしまいます。
操作が単純で、UIもわかりやすい情報整理ツールを選ぶと社内への導入もスムーズです。
使いやすさを判断する具体的な観点は以下の通りです。
- ITリテラシーが高くない社員でも直感的に操作できるUIか
- チュートリアルやヘルプが整備され、導入教育コストが低いかを確認する
- 日本語対応やサポート体制（メール・チャット・電話）が充実しているか
とくに規模の大きな組織で導入する場合、情報整理ツールの使いやすさによって導入にかかる時間が大きく異なります。
検討中の情報整理ツールについては仕様をよく調べて、万人が問題なく使えるかどうかを慎重に判断しましょう。
おすすめの情報整理ツール12選｜無料で使えるツールも紹介
ここからは、おすすめの情報整理ツール12選を紹介します。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM | ・社内Wiki型ナレッジ共有ツール ・フォルダ階層やタグで体系的に整理可能 ・権限管理や全文検索で効率的に活用 |
| Stock | ・非IT人材でも使いやすいシンプル設計 ・議事録や日報などドキュメント管理に強い ・チャット機能も搭載し情報が一元化 |
| Googleドライブ | ・クラウドストレージでファイル共有が容易 ・Google Workspaceとシームレス連携 ・無料から利用可能で汎用性が高い |
| Notion | ・タスク・文書・DBを一体化したオールインワン ・個人利用は無料で多機能 ・チーム利用でリアルタイム共同編集可能 |
| Helpfeel Cosense | ・FAQやナレッジを検索最適化して表示 ・誤入力や曖昧検索にも強い独自エンジン ・カスタマーサポート効率化に特化 |
| CrewWorks | ・マニュアル・プロジェクト資料を一元管理 ・属人化防止に強みをもつナレッジ管理ツール ・クラウド型で中小企業でも導入しやすい |
| Trello | ・カード形式のタスク管理が特徴 ・プロジェクトの進行状況を直感的に把握可能 ・無料プランでも基本機能が充実 |
| DocBase | ・エンジニア・ビジネスチーム向けナレッジ共有 ・Markdown形式に対応し技術文書を整理しやすい ・Slackなど外部連携が豊富 |
| Evernote | ・ノート形式でアイデアや情報を保存可能 ・画像や音声も保存でき多用途に活用 ・端末間で自動同期され利便性が高い |
| Slack | ・ビジネスチャットツールとして広く普及 ・スレッド形式で会話を整理しやすい ・ファイル共有やピン留めで情報を蓄積 |
| flouu | ・共有するドキュメントは複数人で同時編集可能 ・ゲスト共有機能で社外への共有もスムーズ ・ドキュメントの検索が容易 |
| OneNote | ・手書き入力や画像貼付に対応するメモツール ・クラウド同期で複数端末から利用可能 ・Microsoft 365ユーザーに馴染みやすい |
| Google Keep | ・シンプルなメモ管理アプリ ・チェックリストや音声入力も可能 ・GmailやGoogleカレンダーと連携 |
各ツールの特徴・料金・おすすめの人を紹介しますので、それぞれ確認して自社に合うツールを考えてみてください。
NotePM
NotePMは、社内の情報収集に役立つ社内wikiツールです。
豊富なフォーマットに沿って、マニュアルや手順書などのドキュメントを手軽に作成でき、リアルタイムで共有・公開できます。
暗黙知になっているノウハウもスムーズに言語化して共有可能です。
また、検索性能の高さもNotePMの特徴です。資料内の文字を全文検索できたり、タグやフォルダで情報を階層化できたりします。
必要な情報をスピーディに取り出せるため、社内のナレッジ共有が進みやすく、業務の効率化や属人化の解消を実現しやすくなります。
NotePMの特徴
- 図表を用いたマニュアル作成ができる
- 全文検索に対応している
- タイムラインでマニュアルの更新状況がわかる
NotePMの機能
- フォルダ階層によるドキュメント整理
- 全文検索機能
- 権限管理
NotePMがおすすめの人
- 業務手順やナレッジをまとめたマニュアルを作成したい人
- 検索機能が強力な情報整理ツールを使いたい人
料金（月額）
＞関連記事：【2025年最新】マニュアル作成ツールおすすめ比較20選（無料あり）｜選び方・種類も解説
＞関連記事： 【無料】業務マニュアルを簡単に作れるテンプレート15選！作り方やメリットも解説
Stock
引用：Stock（ストック）｜チームの情報を、最も簡単に管理できるツール
Stockは、社内の情報をノートに記載して保管できる情報共有ツールです。
ノートの中にはエクセルなどのファイルの添付も可能で、すでにファイルにまとめられている情報もわかりやすく整理できます。
メンバー間でメッセージをやり取りできるほか、SlackやChatworkといった他のツールと連携できる機能もあるため、コミュニケーションが円滑に行える点も魅力です。
Stockの機能
- フォルダ階層による情報整理
- 社員誰でも使いやすいシンプルUI
- 権限管理・アクセス制御
- モバイルアプリ対応で現場利用しやすい
Stockの特徴
- 社内情報をノートに保管でき、エクセルなど他のファイルも添付できる
- メンバー間でコミュニケーションを取れるメッセージ機能がある
- Slack・Chatwork・Evernoteといったツールと連携できる
Stockがおすすめの人
- メッセージ機能を併用して確実に情報を共有したい人
- 業務でSlackやChatworkを使っている人
料金（月額/エンタープライズプランの場合）
- フリープラン：無料
- エンタープライズ5：5,500円
- エンタープライズ10：11,000円
- エンタープライズ20：22,000円
- エンタープライズ30：33,000円
URL:https://www.stock-app.info/
Googleドライブ
引用：Google ドライブ: ビジネス向けのオンライン ファイル ストレージ | Google Workspace
Googleドライブは、大容量のストレージを利用できるファイル・文書資料管理ツールです。
ドキュメント・表・スライド資料など、さまざまな形式のデータを保存できます。
Googleドライブ自体は無料で利用でき、15GBのストレージを使用可能です。
また、Google Workspaceという料金プランに加入することで、AIが搭載されているGeminiアプリを使えます。
Googleドライブの特徴
- 無料で使用可能
- プランに応じて15GB～5TBの容量が使える
- さまざまな形式のファイルを保存できる
Googleドライブの機能
- ドキュメント・スプレッドシート・スライドのクラウド保存
- リアルタイム共同編集
- ファイル共有リンク・アクセス権限設定
- Google Workspace連携（Gmail・カレンダー・Meet など）
Googleドライブがおすすめの人
- 無料で使える情報整理ツールを探している人
- WordやExcelなど、さまざまな形式のファイルをひとつの場所で管理したい人
料金
- 無料（Geminiアプリは月額800円～利用可能）
URL:https://workspace.google.com/intl/ja/lp/drive/
Notion
引用：あなたのニーズを叶えるAIワークスペース。| Notion (ノーション)
Notionは、ドキュメント作成・タスク管理・データベース管理・ウィキ機能を統合したオールインワン情報整理ツールです。プロジェクト管理から業務ナレッジの蓄積まで、多様な業務フローを柔軟に構築でき、個人から企業まで幅広いユーザーに支持されています。
Notionの特徴
- 豊富なテンプレートギャラリー（1万以上）により、企画書やナレッジベースなど多様な用途にすぐ活用可能
- メモ、カンバンボード、カレンダー表示、関係性のあるデータベースなど、さまざまな形式で情報整理できる柔軟性
Notionの機能
- ドキュメント作成・共同編集
- カンバン・ガントチャート・カレンダー管理
- データベース機能（タスク・案件・顧客情報を一元管理可能）
- 権限管理（ゲスト招待、部署ごとのアクセス制限）
- 外部サービス連携（Slack、Google Drive、Zoomなど）
- Notion AIによる検索・要約・提案
Notionがおすすめの人
- 企業の急成長に伴う情報整理や新人オンボーディングに利用したい人
- タスク管理とナレッジ共有を一元化したい人
料金プラン（月額）
- Free：無料
- Plus：2,000円/月
- Business：3,800円/月
- Enterprise：要問い合わせ
Helpfeel Cosense
Helpfeel Cosenseは、メモにナレッジを書いてチーム内で共有できる情報共有ツールです。
気軽にナレッジ共有ができることに重点を置いており、画面を開いたらすぐにメモを書き込めるUIになっています。
思い立ったらすぐに書き込めて社内に共有できる仕様なので、情報整理ツールを活用する文化を醸成しやすい点がメリットです。
Helpfeel Cosenseの特徴
- メモを書く要領でナレッジ共有ができる
- 編集ボタンがなく、画面を開いてすぐにメモを書き込める
- 一人ひとりのナレッジ共有数をレポート機能で可視化できる
Helpfeel Cosenseの機能
- 高速検索エンジンによるFAQ検索性の最適化
- 社員の知識・マニュアルの蓄積
- 部署横断的なナレッジ活用
Helpfeel Cosenseがおすすめの人
- 情報整理ツールをスムーズに社内へ浸透させたい人
- ナレッジを共有したいが、ドキュメントの作成に時間をかけたくない人
料金（月額）
- PERSONAL / EDUCATION：無料
- BUSINESS：1,100円
- BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ
URL:https://scrapbox.io/solution/contact-center
CrewWorks
CrewWorksはファイル共有・チャット機能・タスク管理など幅広い機能を備えた情報整理ツールです。
プロジェクトごとに情報を管理できる点が特徴で、ひとつのプロジェクトに関する会議の録画・チャットログ・タスクの進捗などの情報を紐づけて管理できます。
各種ツールを開かなくても、CrewWorksひとつでプロジェクトのすべての情報を確認しつつ進行できる点が魅力的です。
CrewWorksの特徴
- プロジェクトごとに情報を管理できる
- 各プロジェクトやファイルに関するチャットルームを作成できる
- Web会議を開催できる
CrewWorksの機能
- プロジェクト資料・業務マニュアルの一元管理
- フォルダ階層・タグでの情報整理
- アクセス権限管理
- 属人化の防止と情報の透明化
CrewWorksがおすすめの人
- 情報をプロジェクト単位でまとめたい人
- Web会議ができる情報整理ツールを探している人
料金（月額/年間契約の場合）
- フリー：無料
- スタンダード：440円/1名あたり
- プロフェッショナル：990円/1名あたり
Trello
引用：Manage Your Team’s Projects From Anywhere | Trello
Trelloは、タスクが登録されたカードを画面上に並べて、チームメンバーが進めている作業の内容を一目で把握できるタスク管理ツールです。
タスクを登録するカードに詳細を書いたり、ファイルを添付したりすることで情報整理を行えます。
ナレッジ共有ツールのConfluenceと連携でき、Trelloに登録しているタスクと、Confluenceで作成した資料を紐づけるという使い方も可能です。
Trelloの特徴
- カードを使ってタスク管理ができる
- カードにタスクの詳細を記載したり、ファイルを添付したりできる
- ナレッジ共有ツールのConfluenceと連携できる
Trelloの機能
- カンバン方式でのタスク管理
- 進捗状況をボード・カードで可視化
- メンバー割当・期日設定・チェックリスト
- Slack・Google Driveなど外部ツール連携
Trelloがおすすめの人
- タスク管理に強い情報整理ツールを探している人
- Confluenceをすでに使っている人
料金（月額/年間払い）
- FREE：無料
- STANDARD：5ドル
- PREMIUM：10ドル
- ENTERPRISE：17.5ドル（ユーザー数が50人の場合）
DocBase
引用：DocBase
DocBase（ドックベース）は、エンジニアやビジネスチーム向けに設計されたドキュメント共有ツールです。
Markdown形式に対応しつつ、Slackなどとの連携が豊富で、議事録・設計書・マニュアルなどの情報整理に最適です。
シンプルな操作性と堅牢なセキュリティ設計が特徴です。
DocBaseの特徴
- Markdown／リッチテキストのどちらにも対応
- 誰でも使いやすい編集環境を提供
- 操作が直感的で、複雑な導入設定なしにすぐはじめられる
- 小規模チームにも導入しやすい設計
- ISO27001認証取得済みで、シングルサインオンや操作ログなどセキュリティ機能が充実
DocBaseの機能
- Markdown・リッチテキスト対応エディタ
- 画像編集・注釈・モザイク機能
- 差し込みメモ・埋め込み機能
- 同時編集機能
- テンプレート登録機能
- 高度な検索（タグ・グループ・添付ファイル内検索）
- 公開範囲・アクセス制御機能
DocBaseがおすすめの人
- 簡単に導入できるナレッジ共有基盤が欲しい人
- セキュリティを重視する人
- ドキュメントや設計書の蓄積・共有を効率化したい人
料金プラン
- スターター：990円/月
- ベーシック：4,950円/月
- レギュラー：9,950円/月
- ビジネス：21,450円/月
Evernote
引用：最高のノートアプリ – Evernoteでノートを整理しましょう
Evernoteは、ノートにさまざまな情報を記載して保管できる情報共有ツールです。テキスト・画像・音声など、さまざまな形式の情報を保管できます。
GoogleカレンダーやSlackなど多様なツールと連携できるため、スケジュール管理やビジネスコミュニケーションもスムーズに進められます。
プロジェクトの全体的な進捗管理においても役立つツールです。
Evernoteの特徴
- ノートに社内の情報を記載して情報共有できる
- 画像や音声情報も保管できる
- GoogleカレンダーやSlackと連携できる
Evernoteの機能
- テキスト・画像・音声のメモ保存
- ノートブック形式で情報整理
- 強力な検索機能（手書き文字も検索可能）
- 複数デバイス間での自動同期
Evernoteがおすすめの人
- テキストだけでなく、画像や音声情報も情報整理ツールに保管したい人
- 情報整理に加えてプロジェクト管理も行いたい
料金（月額/年間払い）
- Free：0円
- PERSONAL：1,100円
- PROFESSIONAL：1,550円
- ENTERPRISE：要問い合わせ
URL:https://evernote.com/ja-jp
Slack
引用：AI による業務管理とプロダクティビティツール | Slack
Slackは、世界中の企業で導入されている代表的なビジネスチャットツールです。
チャンネルやスレッドを活用することで、議論の流れを整理しやすく、リモートワークや部署横断のコミュニケーションを円滑にします。
さらに、ファイル共有やピン留め機能を使えば簡易的な情報蓄積が可能です。
近年ではAIによる会話要約や検索機能も追加され、情報整理と業務効率化を同時に実現できる点が評価されています。
Slackの特徴
- ビジネスチャットとして豊富な企業で利用され、チャンネル・スレッドにより会話を整理できる
- ファイル共有、リマインダー、ピン留め機能で簡易的な情報蓄積も可能
- AIが会話の要約や検索を支援し、情報の取得効率を向上させる
Slackの機能
- チャンネル・DM・スレッドによる会話管理
- ファイル共有・ピン留め・検索（過去履歴90日まで）
- Workflow Builderによる定型業務の自動化
- 多数の外部サービスとの連携（Google Drive, Trelloなど）
- AIによる会話要約・日報生成など
Slackがおすすめ人
- 多部門間のコミュニケーションを円滑にしたい人
- リアルタイム性を重視する現代的な人
料金
- プロ：925円/月
- ビジネスプラス：1,920円/月
- Enterprise+：要問い合わせ
URL:https://slack.com/intl/ja-jp/
flouu
flouuはドキュメントの作成や、作成されたドキュメントの共有を効率化する情報共有ツールです。
ドキュメントに社内の情報を記載でき、複数人での同時編集も行えます。作成したドキュメントは、ゲスト共有機能で組織外の人にも簡単に共有可能です。
flouuは保管しているドキュメントについて全文検索機能を備えているので、必要な情報を探す際もスムーズに検索できます。
flouuの特徴
- 共有するドキュメントは複数人で同時編集可能
- ゲスト共有機能で社外への共有もスムーズ
- 全文検索機能やバージョン更新数の可視化により、ドキュメントの検索が容易
flouuの機能
- ドキュメント共同編集
- プロジェクトごとのナレッジ蓄積
- コメント・タスク管理機能
- バージョン管理と履歴保存
flouuがおすすめの人
- 複数人でドキュメントを作成して共有したい人
- 社外の人にもスムーズに情報を共有したい人
料金
- 660円/1名あたり（30日間）
OneNote
引用：Microsoft OneNote デジタル ノート アプリ | Microsoft 365
OneNoteはMicrosoftが提供する無料の情報整理ツールで、個人から企業まで幅広く利用されています。
テキスト入力に加え、手書き、音声、画像、OCRなど多彩な形式でメモを残せる自由度の高さが魅力です。
クラウド同期により、PC・スマホ・タブレット間でいつでも情報を参照でき、教育現場やプロジェクトチームでの活用も進んでいます。
Microsoft 365との連携やCopilotによるAI支援も強化されており、従来のメモアプリを超えた情報整理基盤として成長しています。
OneNoteの特徴
- Microsoft提供の無料ノートアプリで、自由度の高いノート作成が可能
- 手書き入力、音声・画面キャプチャ、OCR、コピーホワイトボードなど多様な形式をサポート
- AI（Copilot）を活用すれば要約・リスト化・構想支援も可能
OneNoteの機能
- 無制限ページノート構造（ノートブック・セクション・ページ）
- 手書き、描画、音声入力、OCR、マルチメディア挿入
- 共同編集・クラウド同期（PC/スマホ/タブレット）
- Microsoft 365 Copilot
OneNoteがおすすめの人
- 自由度の高い情報整理を求めている人
- Microsoft 365を普段から利用している人
料金
- Microsoft 365 Personal：2,100円/月
- Microsoft 365 Family：2,700円/月
URL:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onenote/digital-note-taking-app
Google Keep
引用：Google Keep
Google KeepはGoogleが提供している情報共有ツールで、メモに情報を記載して共有する非常にシンプルな仕様です。
メモには画像の挿入・図形の描画もできます。
GoogleドキュメントやGoogleスライドとの相性が良く、作成したメモをそれぞれのツールで開いて、文書やスライドに追加できます。
また、シンプルなメモだけでなくチェックリストも作成可能です。
Google Keepの特徴
- 画像の挿入・図形の描画ができるメモ機能
- 作成したメモはGoogleドキュメントやGoogleスライドで使用可能
- 無料で利用できる
Google Keepの機能
- シンプルなメモ作成（テキスト・画像・音声）
- ラベルや色分けで整理
- Googleアカウントと連携し自動同期
- リマインダー機能でタスク管理
Google Keepがおすすめの人
- Googleのツールを使うことが多い人
- 無料で利用できる情報整理ツールを探している人
料金
- 無料
社内の情報整理に取り組む4つのメリット
社内の情報整理に取り組むことで、具体的に企業にとってどのような利点があるのでしょうか。
本章では、企業が社内の情報整理に取り組むメリットについて解説します。
- 情報探しの時間を短縮できる
- 業務の属人化が解消される
- イノベーションが起こりやすくなる
- ツールを導入すれば、社外からでも情報を確認できる
情報整理に取り組むか迷っている方は、メリットの内容を確認したうえで考えてみましょう。
情報探しの時間を短縮できる
社内のあちこちに資料やデータが散在していると、従業員が情報収集する際に時間がかかってしまいます。
たとえば、同じ情報を何回も探してしまったり、情報の所在を聞くために周囲の手を止めてしまったりする場合もあるでしょう。
その点、情報整理によって社内の情報を一元化すれば、誰もが短時間で情報にアクセスできるようになります。
具体的な利点は以下の通りです。
- 過去の議事録や仕様書をフォルダ階層から探す手間を削減できる
- キーワード検索で数秒以内に必要な資料へアクセス可能になる
- Excelや紙媒体に分散していた情報を一元化し、再確認の時間を減らせる
社内の情報整理に取り組めば、結果的にひとり当たりの業務効率が高まり、業務上の意思決定もよりスピーディにすることが可能です。
解決する課題：ほしい情報がすぐに見つからない
業務の属人化が解消される
企業によっては、マニュアルや手順書を従業員が個々のデバイスで保管しており、活用されていない場合もあります。
また、前任者がノウハウを継承したまま離職してしまい、誰も業務のやり方がわからなくなる例も珍しくありません。
その場合、後任者がゼロからやり方を学ぶ必要があり、手間がかかります。
こうした業務の属人化を解消できるのが、社内の情報整理です。
部署やチーム内のナレッジを集約して現場へ共有することで、誰もがスムーズに必要な情報へアクセスできるようになり、業務上のスキルを身につけやすくなります。
具体的には以下の利点があります。
- 特定の社員に依存していた知識をツールに集約し誰でも参照できる状態にできる
- マニュアルや手順書を整備し担当者が休暇や退職しても業務が継続できる
- 新人教育に同じ教材を活用し教育担当者ごとの指導のばらつきを防止できる
結果的に新しい担当者が独り立ちするまでの時間が早くなり、引き継ぎの効率化を図れるでしょう。
解決する課題：ナレッジ共有が浸透しない。属人化している
イノベーションが起こりやすくなる
社内の情報整理に取り組むことで、今まで眠っていた貴重なデータや資料を有効活用できるようになります。
イノベーションが起きるメリットは以下の通りです。
- 異なる視点や知見を取り入れた新しい企画が生まれやすい
- リスク回避や改善案の発想に役立つ
- 社内の誰もがアイデアを共有できる場をもつことで、議論が活発になり意思決定のスピードが上がる
たとえば、過去のプレゼン資料・企画書・顧客とのやり取り履歴・従業員の日報などは、重要なナレッジです。
こうしたデータをアイデアの種として活かすことで、新事業の創出にも取り組みやすくなります。
イノベーションを起こすきっかけを生めるのが、情報整理の大きな利点といえるでしょう。
ツールを導入すれば、社外からでも情報を確認できる
クラウド上で利用できたり、スマートフォンにアプリを入れたりできる情報整理ツールを導入すれば、外出先から情報の確認が可能です。
社外から情報を確認できる利点は以下の通りです。
- アプリ利用で移動中でも効率的に業務を進められる
- 共同プロジェクトもスムーズに進められる
- 災害やシステムトラブル時でも情報にアクセスできる安心感を確保できる
外出先から会社に戻る前に、仕事に必要な資料を確認して今後の段取りを考えられるため、業務効率化につながります。
また、チャットなどでコミュニケーションが取れる情報整理ツールなら、制作物のフィードバックも社外から行えます。
＞関連記事：情報共有のメリットがすべて分かる！得られる成果&失敗例と解決策
情報整理ツールを利用する際の注意点
ここからは、情報整理ツールを利用する際の注意点として、以下の3点を紹介します。
- 情報整理が目的にならないようにする
- できるだけ簡潔な使用ルールを設ける
- 運用体制を構築する
導入する情報整理ツールが決まり、実際に使用する段階に入ったときは上記の点に注意しましょう。
情報整理が目的にならないようにする
情報整理に多くの時間をかけたとしても、それだけで利益が生まれるわけではありません。
情報整理は業務そのものではなく、あくまで業務を円滑に進めるための手段です。
情報整理ツールを利用する場合は、情報整理そのものに時間をかけないことを第一に考えましょう。
運用時には下記をあらためて確認してください。
- ツール導入の目的を「業務効率化・教育工数削減・ナレッジ共有」に設定する
- 定期的に「どの情報が実際に使われているか」をログや検索履歴で確認する
- 新規情報を登録する際に「誰が・いつ・どの業務で使うか」を明示する
できるだけシンプルな手順で情報整理できるツールを選んだり、運用体制を複雑化しないようにしたりする工夫が重要です。
できるだけ簡潔な使用ルールを設ける
社内で情報整理ツールを導入する場合、使用ルールを設けることをおすすめします。
使用ルールを設けないと、それぞれのメンバーが自分の好きなやり方で情報を保管するため、後から情報を探そうと思ってもスムーズに探せない可能性があるからです。
しかし、情報整理ツールの使用ルールを複雑化させると、メンバーが情報整理ツールを使いにくくなってしまいます。
そのため、ルールは下記を意識してください。
- フォルダ名やタグ付けルールを3〜5パターン程度に統一する
- 必須入力項目は最小限にし、投稿・更新のハードルを下げる
- 初期教育は厚い研修ではなく、チュートリアルやテンプレートで対応する
せっかく情報整理ツールを導入したのに、誰からも使われないという事態になっては本末転倒です。
情報整理ツールを導入する際は、できるだけ簡潔な使用ルールを設けるように意識しましょう。
運用体制を構築する
情報整理ツールを定着させるには、明確な運用体制が欠かせません。
具体的には以下の体制を意識してください。
- メンバーごとに閲覧・編集などの権限を明確に設定する
- 更新担当者を決め、更新頻度（例：月1回、四半期ごと）をルール化する
- 情報追加や変更のフロー（承認者・格納先）を標準化して重複や混乱を防ぐ
新規追加や変更時のフローを統一し、承認者や保存先を明確にすることで、重複や混乱を防止できます。
こうしたルールを整えることで、情報が常に整理された状態で活用され、ツールが形骸化せずに継続運用される基盤を築けます。
＞関連記事：情報共有が不足する弊害・原因と回避するための3つのポイントを解説
社内の情報整理に取り組むときの流れ
社内の情報整理に取り組む際には、どのような流れで進めればいいのでしょうか。
本章では、社内の情報整理に取り組むときのプロセスを4つのステップで解説します。
- 【STEP1】情報整理の目的・範囲を明確にする
- 【STEP2】情報管理の方法を決める
- 【STEP3】社内情報をツールへ集約する
- 【STEP4】情報のタグやカテゴリを最適化する
情報整理に取り組む際は、それぞれのステップの内容を理解しておきましょう。
【STEP1】情報整理の目的・範囲を明確にする
まずは、情報整理で達成したい目的を明確にすることが先決です。
たとえば、「過去のマーケティングデータを有効活用し、新商品を開発したい」「新入社員に業務ノウハウを共有し、独り立ちまでの期間を早めたい」などが挙げられます。
ゴールが決まれば、おのずと収集すべき情報の内容や範囲も決まってくるでしょう。
どの部署からどのような資料やデータを集めるべきかを検討し、事前に該当部署へ協力を呼びかけておくことが大切です。
【STEP2】導入する情報管理用のツールを決める
従業員から収集した情報は、誰もがアクセス可能な場所で一元化する必要があります。
そのため、情報管理用のツールを導入することも欠かせません。
情報管理用のツールは社内版ウィキペディアとしてナレッジを即時共有できる「社内wikiツール」、大容量のファイルやデータをクラウド上で保存できる「オンラインストレージ」などがあります。
目的に応じて、最適なツールを選びましょう。
＞関連記事：一元管理とは？社内の情報を一元化するメリットやポイント、最適なツールを紹介！
【STEP3】社内情報をツールへ集約する
ツールを導入したら、該当部署の従業員に資料やデータを登録してもらい、データベース上に情報を集約します。
その際、従業員がツールの使い方を理解していないと、情報の集約が進みません。
そのため、ツール導入時に勉強会やハンズオン研修を開催して、情報整理の意義やツールの操作方法について周知しておくことが大切です。
【STEP4】ツールを使いつつ、必要に応じて運用方法を改善する
情報を集約したあとも、ツールの設定を調整しつつ、現場の使い勝手が良くなるようアレンジすることが重要です。
たとえば、情報がツール上の検索機能でヒットしやすくなるよう、各文書に登録されたタグやカテゴリを最適化するのもひとつの工夫といえます。
また、特定メンバー間のみで情報を扱いたい場合は、ツールの「管理権限」を設定するのも一案です。
現場の状況や意見を分析しながら、ツールを柔軟に運用するよう心がけましょう。
社内の情報整理で意識すべき3つのポイント
社内の情報整理を成功させるためには、具体的にどのような点を意識すればいいのでしょうか。
本章では、社内の情報整理に取り組む際の重要なポイントについて解説します。
- 情報収集時のルールを決めておく
- 形式知だけでなく“暗黙知”も集約する
- 複数のツールを入れすぎない
情報整理に取り組む前に、それぞれのポイントをしっかり把握しておきましょう。
情報収集時のルールを決めておく
情報整理の際、情報によっては機密性が高く、扱わない方がよいものもあります。
そのため、「個人情報や社外秘の機密情報は取り扱わない」のように、扱える情報の範囲を事前にルール化しておくことが大切です。
また、情報の登録方法によって、検索しやすさも変わります。
たとえば、資料の件名にキーワードが含まれていたり、タグが正しく設定されていたりすると検索でヒットしやすくなるでしょう。
検索しやすくなれば、情報収集にかける時間も短縮できます。そのため、情報を投稿する際のルールも決めておくことがポイントです。
＞関連記事：パソコンのファイル整理のための10個のコツを解説！下手な人のよくある行動も紹介
形式知だけでなく“暗黙知”も集約する
情報には、大きく2つの種類があるといわれています。
すでに文字や画像などで可視化されている「形式知」と、まだ言語化されておらず、従業員の中だけに眠っているスキルやノウハウなどの「暗黙知」です。
情報整理の際にはできるだけどちらも収集し、社内へ共有することで、よりナレッジの有効活用が進みやすくなります。
しかし、暗黙知は従業員一人ひとりが経験則として持っているだけなので、集約しにくいのが難点です。
社内wikiツールのようにマニュアルや手順書を作成できるツールがあれば、従業員にノウハウの言語化を促しやすくなり、一人ひとりの暗黙知も集約しやすくなります。
ツール選びの際には、ツール上で文書作成が容易にできるかどうかも確かめるようにしましょう。
＞関連記事：ナレッジマネジメントで重要な形式知と暗黙知とは？
複数のツールを入れすぎない
社内の情報整理にあたり、便利そうだからといって複数のツールを導入すると、逆に生産性を下げる結果になりがちです。
情報がどこにあるのかわからなくなったり、更新漏れや重複が発生するリスクが増えます。
とくに、ファイルサーバー・チャット・ストレージが混在すると、社員は「どのツールを見ればいいのか」で迷い、検索時間がかかってしまいます。
まずはメインツールを1〜2種類に絞り込み、情報を集約することが大切です。
ツールを最小限にすることで、組織がツールに慣れるスピードも上がり、全社的に効率的な運用が実現できます。
社内の情報整理を円滑に行う方法
情報整理を円滑に行うには、属人化に頼らず、社内ナレッジを組織全体で共有できる仕組みを作ることが欠かせません。
そのためには、情報を一元管理できるナレッジマネジメントツールを導入するのが有効です。
特に、ナレッジマネジメントツール「NotePM」では、次のような機能で社内情報整理を強力に支援します。
- フォルダ階層での情報整理
- 全文検索機能
- アクセス権限管理
導入だけで終わらせず、情報を更新・整理する担当者を明確にすることで、最新情報が常に維持されます。
ナレッジマネジメントツール「NotePM」では、「情報が古い」「探しても見つからない」といった状況を防ぎ、組織全体の知識活用力を高められます。
情報を整理できる「NotePM」の導入事例
企業が抱える情報共有の課題を解決するには、単なるファイル管理ではなく「ナレッジを蓄積し、必要な時にすぐ取り出せる仕組み」が不可欠です。
ここでは、情報整理ツールの導入事例を紹介し、NotePMがどのように組織の情報整理を支えているのかを解説します。
12拠点あるサポートセンターのナレッジを一元管理｜東芝テックソリューションサービス株式会社
東芝テックソリューションサービス株式会社では、全国12拠点のサポートセンターごとにサーバーをわけて運用していたため、情報が分散し、拠点によって知識の偏りが生じていました。
顧客サポート業務においては迅速かつ正確な回答が求められる一方、必要な情報を探すのに時間がかかり、担当者の負担も大きくなっていたのです。
そこで同社は、5〜6名の担当者による試験運用を行い、使いやすさや検索精度を点数化して評価した結果、NotePMを選定しました。
導入後はサポート業務の検索工数が削減され、拠点間でのナレッジ格差も解消されました。
顧客対応のスピードと品質が大幅に改善され、全社的な効率化につながっています。
＞関連記事：【導入事例】12拠点あるサポートセンターのナレッジを一元管理！ – 東芝テックソリューションサービス株式会社
成長企業のナレッジを手軽に一元管理｜株式会社クラダシ
社会課題解決型フードシェアリングプラットフォームを展開する株式会社クラダシは、急成長に伴い新入社員が急増していました。
そのため、教育コストの増加や情報共有の属人化が課題となり、「誰もがすぐに学び、業務を進められる環境」の構築が急務だったのです。
同社はNotePMを導入し、社内ナレッジを一元的に集約。「ここを見れば解決できる」という情報拠点を作り上げました。
部署ごとにフォルダをわけて議事録やプロジェクト資料を管理することで、検索性が大幅に向上しました。
結果として、新入社員が短期間で業務を習得できる仕組みが整い、既存社員にとっても情報探しのストレスが軽減されました。
成長スピードにあわせて組織基盤を強化できたことが、競争力の維持にも直結しています。
＞関連記事：【導入事例】成長企業のナレッジを手軽に一元管理！ – 株式会社クラダシ
コンサルティングのノウハウを一元化｜株式会社スタイル・エッジ
法律事務所や士業事務所向けにコンサルティングを行う株式会社スタイル・エッジでは、部署ごとにノウハウの保管場所が分散しており、全社的な知識共有ができていない状況が課題でした。
とくに新入社員の教育や、部署間の連携において「必要な情報がすぐに見つからない」「同じ質問が繰り返される」といった問題が発生していたのです。
同社は、使いやすさ・セキュリティ面・権限管理機能を重視し、複数のツールを比較検討し、全社員が直感的に使えるUIや柔軟な権限設定が可能なNotePMを採用しました。
導入後は、マニュアルや業務ノウハウを全社的に一元化することで、部署間の壁が低くなり、社員のレベルアップを促進しました。
顧客対応や業務改善のスピードも向上し、組織全体のパフォーマンス向上につながっています。
＞関連記事：【導入事例】 使いやすさが決め手！コンサルティングのノウハウを一元化し、社員のレベルアップを目指す- 株式会社スタイル・エッジ
情報整理はツールを導入して効率的に行おう
社内の情報整理に取り組むことで、ナレッジを有効活用できるようになったり、事業上の意思決定がスムーズになったりとさまざまなメリットがあります。
社内の情報整理に取り組む際には、社内wikiツールやオンラインストレージをはじめ、情報を一元化するためのツールもあわせて導入することが大切です。
文書作成を効率化でき、検索性能の高いツールをお探しの際には、ぜひ社内wikiツールの「NotePM」を活用ください。
