従業員が個々に紙の資料やデータを保管しており、社内の情報整理が進んでいないという企業も多いかもしれません。社内の情報整理がされていない状態では、必要な情報の所在がわからなくなり、現場の業務が滞ってしまうこともあります。万が一重要な情報を紛失してしまうと、コンプライアンス上のリスクにもなりかねません。そのため、社内の情報整理は、経営上非常に重要な取り組みといえるでしょう。
そこで今回は、社内の情報整理に取り組む際の流れやポイントについて解説します。また、社内の情報整理に役立つデジタルツールとして下記の10個を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM | ・図表を用いたマニュアル作成ができる ・全文検索に対応している ・タイムラインでマニュアルの更新状況がわかる |
| Stock | ・社内情報をノートに保管でき、エクセルなど他のファイルも添付できる ・メンバー間でコミュニケーションを取れるメッセージ機能がある ・Slack・Chatwork・Evernoteといったツールと連携できる |
| Googleドライブ | ・無料で使用可能 ・プランに応じて15GB～5TBの容量が使える ・さまざまな形式のファイルを保存できる |
| Helpfeel Cosense | ・メモを書く要領でナレッジ共有ができる ・編集ボタンがなく、画面を開いてすぐにメモを書き込める ・一人ひとりのナレッジ共有数をレポート機能で可視化できる |
| Crewworks | ・プロジェクトごとに情報を管理できる ・各プロジェクトやファイルに関するチャットルームを作成できる ・Web会議を開催できる |
| Trello | ・カードを使ってタスク管理ができる ・ナレッジ共有ツールのConfluenceと連携できる ・カードにタスクの詳細を記載したり、ファイルを添付したりできる |
| AssetView | ・ウィルスなど外部からの脅威を防ぐ ・PC操作ログの取得機能などにより、情報の流出を防ぐ ・サポート体制が充実している |
| Evernote | ・ノートに社内の情報を記載して情報共有できる ・画像や音声情報も保管できる ・GoogleカレンダーやSlackと連携できる |
| flouu | ・共有するドキュメントは複数人で同時編集可能 ・ゲスト共有機能で社外への共有もスムーズ ・全文検索機能やバージョン更新数の可視化により、ドキュメントの検索が容易 |
| Google Keep | ・画像の挿入・図形の描画ができるメモ機能 ・作成したメモはGoogle ドキュメントやGoogle スライドで使用可能 ・無料で利用できる |
検索が強い情報整理ツールなら「NotePM」
目次
情報整理ツールを使うメリット
情報整理ツールを使うメリットは、情報を検索しやすくなる点です。業務マニュアル・請求書・納品書・議事録など、あらゆる情報を電子化することで、必要なときにパソコンで簡単に検索可能です。ツールによっては、全文検索やタグ検索といった機能も搭載されているため、より効率的に必要な情報を見つけられます。
情報検索が効率化されることで、情報を探す時間が短縮されるため、業務全体の効率化につながります。
検索が強い情報整理ツールなら「NotePM」
情報整理ツールの種類
情報整理を行う場合、専用のツールを導入することで作業を効率化できます。ここからは、情報整理ツールにどのような種類があるのかを紹介します。
- 情報共有ツール
- ファイル・文書資料管理ツール
- チャットツール
- タスク管理ツール
- 社内wikiツール
- IT資産管理ツール
情報整理ツールの導入を考えている人は、それぞれの特徴を頭に入れておきましょう。
情報共有ツール
情報共有ツールは、ドキュメントにテキストを入力・保存することで、社内情報を共有できるツールです。議事録・商談記録・業務マニュアルなど、さまざまな情報を保管できるため汎用性が高い点が魅力です。
多くの情報共有ツールにはキーワード検索機能が搭載されており、保管されている情報の中から必要なものを簡単に見つけ出せます。
＞関連記事：【2025年版】社内情報共有ツールおすすめ12選を徹底比較！種類・メリット・選定ポイントも詳しく紹介
ファイル・文書資料管理ツール
ファイル・文書資料管理ツールは、すでに情報がまとめられているファイルをそのまま保管できるツールです。PDF・Excel・動画ファイルなど、さまざまな形式のファイルに対応しており、大容量のストレージを利用して保管できます。
社内の情報をファイルにまとめているものの、保管場所が散在しており一元化したい場合におすすめです。
＞関連記事：文書管理システムとは？メリットや選び方・おすすめ製品10選を紹介
チャットツール
チャットツールは、直接顔を合わせなくてもテキストでコミュニケーションを取れるツールです。チームメンバーと活発なコミュニケーションを取れるだけでなく、テキストでの情報送信・Wordなどのファイル共有ができるため、情報整理ツールとしての側面もあります。
メンバーと詳細なコミュニケーションを取れる点は便利ですが、過去に共有された情報を探す場合、チャットログを遡る必要がある点に注意が必要です。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、チームメンバーが抱えているタスクを一目で確認できるツールです。タスクに関する情報を整理できるほか、ファイルを紐づけられるツールの場合は、タスクに関する資料を同時に確認できます。
情報整理に加えて、チームの進行管理も同時に行いたい場合はタスク管理ツールがおすすめです。
社内wikiツール
社内wikiツールは、社内の業務マニュアルやノウハウなどをまとめることに特化したツールです。図表を挿入できるものが多く、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できます。
保管しているマニュアルの検索性が高い点も魅力で、新入社員でもマニュアルを見つけやすい環境を整えられます。新入社員が業務手順をすぐ理解できるようになることで、生産性を大きく向上させられる情報整理ツールです。
＞関連記事：社内wikiはなぜ情報共有ツールとして便利なのか？4つのメリット
IT資産管理ツール
IT資産管理ツールは、社内のIT資産に関するさまざまな情報を管理し、セキュリティの強化を目指すツールです。管理する対象はハードウェア・ソフトウェア・各種サービスの利用アカウントなど多岐にわたります。
ドキュメントにまとめた情報を含めて、社内のIT資産のセキュリティを全体的に見直したい人におすすめの情報整理ツールです。
情報整理ツールの選び方
ここからは、情報整理ツールの選び方として、以下の5点を紹介します。
- 利用目的に合った機能を備えているか
- 予算の範囲内で利用できるか
- 情報をわかりやすく管理できるか
- 情報をスムーズに検索できるか
- 誰でも使いやすいツールであるか
情報整理を行うにあたって専用のツールを導入する場合は、よく確認して理想のツールを選べるようにしましょう。
利用目的に合った機能を備えているか
情報整理を行う目的は企業によって異なります。導入したツールが機能面で優れていても、利用目的に合っていないと導入する意味が薄れてしまいます。
情報整理ツールを選ぶ場合は、最初にどのような目的で利用するかを明確にしましょう。そのうえで、検討中のツールが利用目的に合った機能を備えているかを判断することが重要です。
予算の範囲内で利用できるか
情報整理ツールの費用があらかじめ用意した予算を超えていると、そもそも導入できません。情報整理ツールを選ぶ際は、それぞれの料金プランをよく確認しましょう。
同じ情報整理ツールでも、利用人数・データ容量などによって複数のプランが用意されている場合があります。プランを選べる場合は、社内の利用人数や必要なデータ容量なども正確に把握したうえで選びましょう。
情報をわかりやすく管理できるか
情報整理を行うにあたって、多くの情報をいかにわかりやすく整理できるかが重要なポイントです。導入を検討している情報整理ツールについて「フォルダをわけられる」「タグを追加できる」など、情報をわかりやすく整理できる機能が備わっているかを確認しましょう。
どういった方法で情報を整理したいかを具体的に考えていると、情報整理ツールをより選びやすくなります。
情報をスムーズに検索できるか
保管されている情報は、必要なときにすぐ確認できる状態にすることで初めて役立ちます。情報をスムーズに検索できないと、必要な情報をすぐ確認しにくいため不便です。
「全文検索が可能か」「タグやフォルダで情報を分類できるか」などを確認し、できるだけ情報を検索しやすい情報整理ツールを選びましょう。
誰でも使いやすいツールであるか
情報整理ツールが使いにくいと、操作説明などをメンバーに教える手間が多く発生し、社内への導入に時間がかかってしまいます。操作が単純で、UIもわかりやすい情報整理ツールを選ぶと社内への導入もスムーズです。
とくに規模の大きな組織で導入する場合、情報整理ツールの使いやすさによって導入にかかる時間が大きく異なります。検討中の情報整理ツールについては仕様をよく調べて、万人が問題なく使えるかどうかを慎重に判断しましょう。
検索が強い情報整理ツールなら「NotePM」
おすすめの情報整理ツール10選｜無料で使えるツールも紹介
ここからは、おすすめの情報整理ツール10選を紹介します。各ツールの特徴・料金・おすすめの人を紹介しますので、それぞれ確認して自社に合うツールを考えてみてください。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM | ・図表を用いたマニュアル作成ができる ・全文検索に対応している ・タイムラインでマニュアルの更新状況がわかる |
| Stock | ・社内情報をノートに保管でき、エクセルなど他のファイルも添付できる ・メンバー間でコミュニケーションを取れるメッセージ機能がある ・Slack・Chatwork・Evernoteといったツールと連携できる |
| Googleドライブ | ・無料で使用可能 ・プランに応じて15GB～5TBの容量が使える ・さまざまな形式のファイルを保存できる |
| Helpfeel Cosense | ・メモを書く要領でナレッジ共有ができる ・編集ボタンがなく、画面を開いてすぐにメモを書き込める ・一人ひとりのナレッジ共有数をレポート機能で可視化できる |
| Crewworks | ・プロジェクトごとに情報を管理できる ・各プロジェクトやファイルに関するチャットルームを作成できる ・Web会議を開催できる |
| Trello | ・カードを使ってタスク管理ができる ・ナレッジ共有ツールのConfluenceと連携できる ・カードにタスクの詳細を記載したり、ファイルを添付したりできる |
| AssetView | ・ウィルスなど外部からの脅威を防ぐ ・PC操作ログの取得機能などにより、情報の流出を防ぐ ・サポート体制が充実している |
| Evernote | ・ノートに社内の情報を記載して情報共有できる ・画像や音声情報も保管できる ・GoogleカレンダーやSlackと連携できる |
| flouu | ・共有するドキュメントは複数人で同時編集可能 ・ゲスト共有機能で社外への共有もスムーズ ・全文検索機能やバージョン更新数の可視化により、ドキュメントの検索が容易 |
| Google Keep | ・画像の挿入・図形の描画ができるメモ機能 ・作成したメモはGoogle ドキュメントやGoogle スライドで使用可能 ・無料で利用できる |
NotePM
NotePMは、社内の情報収集に役立つ社内wikiツールです。豊富なフォーマットに沿って、マニュアルや手順書などのドキュメントを手軽に作成でき、リアルタイムで共有・公開できます。暗黙知になっているノウハウもスムーズに言語化して共有可能です。
また、検索性能の高さもNotePMの特徴です。資料内の文字を全文検索できたり、タグやフォルダで情報を階層化できたりします。必要な情報をスピーディに取り出せるため、社内のナレッジ共有が進みやすく、業務の効率化や属人化の解消を実現しやすくなります。
NotePMの特徴
- 図表を用いたマニュアル作成ができる
- 全文検索に対応している
- タイムラインでマニュアルの更新状況がわかる
NotePMがおすすめの人
- 業務手順やナレッジをまとめたマニュアルを作成したい人
- 検索機能が強力な情報整理ツールを使いたい人
料金（月額）
＞関連記事：【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介
＞関連記事：【無料】業務マニュアルを簡単に作れるテンプレート10選！
検索が強い情報整理ツールなら「NotePM」
Stock
出典：Stock（ストック）｜チームの情報を、最も簡単に管理できるツール
Stockは、社内の情報をノートに記載して保管できる情報共有ツールです。ノートの中にはエクセルなどのファイルの添付も可能で、すでにファイルにまとめられている情報もわかりやすく整理できます。
メンバー間でメッセージをやり取りできるほか、SlackやChatworkといった他のツールと連携できる機能もあるため、コミュニケーションが円滑に行える点も魅力です。
Stockの特徴
- 社内情報をノートに保管でき、エクセルなど他のファイルも添付できる
- メンバー間でコミュニケーションを取れるメッセージ機能がある
- Slack・Chatwork・Evernoteといったツールと連携できる
Stockがおすすめの人
- メッセージ機能を併用して確実に情報を共有したい人
- 業務でSlackやChatworkを使っている人
料金（月額/エンタープライズプランの場合）
- フリープラン：無料
- エンタープライズ5：5,500円
- エンタープライズ10：11,000円
- エンタープライズ20：22,000円
- エンタープライズ30：33,000円
URL:https://www.stock-app.info/
Googleドライブ
出典：Google ドライブ: ビジネス向けのオンライン ファイル ストレージ | Google Workspace
Googleドライブは、大容量のストレージを利用できるファイル・文書資料管理ツールです。ドキュメント・表・スライド資料など、さまざまな形式のデータを保存できます。
Googleドライブ自体は無料で利用でき、15GBのストレージを使用可能です。また、Google Workspaceという料金プランに加入することで、AIが搭載されているGeminiアプリを使えます。
Googleドライブの特徴
- 無料で使用可能
- プランに応じて15GB～5TBの容量が使える
- さまざまな形式のファイルを保存できる
Googleドライブがおすすめの人
- 無料で使える情報整理ツールを探している人
- WordやExcelなど、さまざまな形式のファイルを一つの場所で管理したい人
料金
- 無料（Geminiアプリは月額800円～利用可能）
URL:https://workspace.google.com/intl/ja/lp/drive/
Helpfeel Cosense
Helpfeel Cosenseは、メモにナレッジを書いてチーム内で共有できる情報共有ツールです。気軽にナレッジ共有ができることに重点を置いており、画面を開いたらすぐにメモを書き込めるUIになっています。
思い立ったらすぐに書き込めて社内に共有できる仕様なので、情報整理ツールを活用する文化を醸成しやすい点がメリットです。
Helpfeel Cosenseの特徴
- メモを書く要領でナレッジ共有ができる
- 編集ボタンがなく、画面を開いてすぐにメモを書き込める
- 一人ひとりのナレッジ共有数をレポート機能で可視化できる
Helpfeel Cosenseがおすすめの人
- 情報整理ツールをスムーズに社内へ浸透させたい人
- ナレッジを共有したいが、ドキュメントの作成に時間をかけたくない人
料金（月額）
- PERSONAL / EDUCATION：無料
- BUSINESS：1,100円
- BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ
URL:https://scrapbox.io/solution/contact-center
Crewworks
Crewworksはファイル共有・チャット機能・タスク管理など幅広い機能を備えた情報整理ツールです。プロジェクトごとに情報を管理できる点が特徴で、一つのプロジェクトに関する会議の録画・チャットログ・タスクの進捗などの情報を紐づけて管理できます。
各種ツールを開かなくても、Crewworks一つでプロジェクトのすべての情報を確認しつつ進行できる点が魅力的です。
Crewworksの特徴
- プロジェクトごとに情報を管理できる
- 各プロジェクトやファイルに関するチャットルームを作成できる
- Web会議を開催できる
Crewworksがおすすめの人
- 情報をプロジェクト単位でまとめたい人
- Web会議ができる情報整理ツールを探している人
料金（月額/年間契約の場合）
- フリー：無料
- スタンダード：440円/1名あたり
- プロフェッショナル：990円/1名あたり
Trello
出典：Manage Your Team’s Projects From Anywhere | Trello
Trelloは、タスクが登録されたカードを画面上に並べて、チームメンバーが進めている作業の内容を一目で把握できるタスク管理ツールです。タスクを登録するカードに詳細を書いたり、ファイルを添付したりすることで情報整理を行えます。
ナレッジ共有ツールのConfluenceと連携でき、Trelloに登録しているタスクと、Confluenceで作成した資料を紐づけるという使い方も可能です。
Trelloの特徴
- カードを使ってタスク管理ができる
- カードにタスクの詳細を記載したり、ファイルを添付したりできる
- ナレッジ共有ツールのConfluenceと連携できる
Trelloがおすすめの人
- タスク管理に強い情報整理ツールを探している人
- Confluenceをすでに使っている人
料金（月額/年間払い）
- FREE：無料
- STANDARD：5ドル
- PREMIUM：10ドル
- ENTERPRISE：17.5ドル（ユーザー数が50人の場合）
AssetView
AssetViewは、ハードウェア・ソフトウェア・ドキュメントなど、あらゆるIT資産のセキュリティを強化するIT資産管理ツールです。ウィルスなどを防ぐ「外からの侵入対策」と、社員の外部持ち出しを防ぐ「中からの流出対策」の2つを重要視しています。
AssetViewは大きくわけて3つの製品が存在し、オプションの追加も含めてニーズに合わせた購入ができます。
AssetViewの特徴
- ウィルスなど外部からの脅威を防ぐ
- PCの操作ログの取得機能などにより、情報の流出を防ぐ
- サポート体制が充実している
AssetViewがおすすめの人
- 社内の情報に関するセキュリティを強めたい人
- サポート体制が充実している情報整理ツールを使いたい人
料金
- 要問い合わせ
URL:https://www.hammock.jp/assetview/
Evernote
出典：最高のノートアプリ – Evernoteでノートを整理しましょう
Evernoteは、ノートにさまざまな情報を記載して保管できる情報共有ツールです。テキスト・画像・音声など、さまざまな形式の情報を保管できます。
GoogleカレンダーやSlackなど多様なツールと連携できるため、スケジュール管理やビジネスコミュニケーションもスムーズに進められます。プロジェクトの全体的な進捗管理においても役立つツールです。
Evernoteの特徴
- ノートに社内の情報を記載して情報共有できる
- 画像や音声情報も保管できる
- GoogleカレンダーやSlackと連携できる
Evernoteがおすすめの人
- テキストだけでなく、画像や音声情報も情報整理ツールに保管したい人
- 情報整理に加えてプロジェクト管理も行いたい人
料金（月額/年間払い）
- PERSONAL：775円
- PROFESSIONAL：約1,033円
- TEAMS：1,750円/1名あたり
- ENTERPRISE：要お問い合わせ
URL:https://evernote.com/ja-jp
flouu
flouuはドキュメントの作成や、作成されたドキュメントの共有を効率化する情報共有ツールです。ドキュメントに社内の情報を記載でき、複数人での同時編集も行えます。作成したドキュメントは、ゲスト共有機能で組織外の人にも簡単に共有可能です。
flouuは保管しているドキュメントについて全文検索機能を備えているので、必要な情報を探す際もスムーズに検索できます。
flouuの特徴
- 共有するドキュメントは複数人で同時編集可能
- ゲスト共有機能で社外への共有もスムーズ
- 全文検索機能やバージョン更新数の可視化により、ドキュメントの検索が容易
flouuがおすすめの人
- 複数人でドキュメントを作成して共有したい人
- 社外の人にもスムーズに情報を共有したい人
料金
- 660円/1名あたり（30日間）
Google Keep
出典：Google Keep
Google KeepはGoogleが提供している情報共有ツールで、メモに情報を記載して共有する非常にシンプルな仕様です。メモには画像の挿入・図形の描画もできます。
Google ドキュメントやGoogle スライドとの相性が良く、作成したメモをそれぞれのツールで開いて、文書やスライドに追加できます。
また、シンプルなメモだけでなくチェックリストも作成可能です。
Google Keepの特徴
- 画像の挿入・図形の描画ができるメモ機能
- 作成したメモはGoogle ドキュメントやGoogle スライドで使用可能
- 無料で利用できる
Google Keepがおすすめの人
- Googleのツールを使うことが多い人
- 無料で利用できる情報整理ツールを探している人
料金
- 無料
情報整理ツールを利用する際の注意点
ここからは、情報整理ツールを利用する際の注意点として、以下の2点を紹介します。
- 情報整理が目的にならないようにする
- できるだけ簡潔な使用ルールを設ける
導入する情報整理ツールが決まり、実際に使用する段階に入ったときは上記の点に注意しましょう。
情報整理が目的にならないようにする
情報整理に多くの時間をかけたとしても、それだけで利益が生まれるわけではありません。情報整理は業務そのものではなく、あくまで業務を円滑に進めるための手段です。
情報整理ツールを利用する場合は、情報整理そのものに時間をかけないことを第一に考えましょう。できるだけシンプルな手順で情報整理できるツールを選んだり、運用体制を複雑化しないようにしたりする工夫が重要です。
できるだけ簡潔な使用ルールを設ける
社内で情報整理ツールを導入する場合、使用ルールを設けることをおすすめします。使用ルールを設けないと、それぞれのメンバーが自分の好きなやり方で情報を保管するため、後から情報を探そうと思ってもスムーズに探せない可能性があるからです。
しかし、情報整理ツールの使用ルールを複雑化させると、メンバーが情報整理ツールを使いにくくなってしまいます。せっかく情報整理ツールを導入したのに、誰からも使われないという事態になっては本末転倒です。
情報整理ツールを導入する際は、できるだけ簡潔な使用ルールを設けるように意識しましょう。
検索が強い情報整理ツールなら「NotePM」
そもそも情報整理とは？
情報整理とは、情報を収集してから活用しやすい形へ並べ替えたり、整えたりすることです。つまり、社内における情報整理とは、社内に散在する資料やデータを一元化して現場へ共有することを指します。
多くの企業では、過去の研修資料・マニュアル・マーケティングデータをはじめ、使われていない貴重な情報が紙やWord・Excel・PDFなどの形で存在します。これらの情報整理に取り組むことで、事業活動を有利に進められるケースも少なくありません。
近年はデジタルツールの発展に伴い、個人のノウハウを可視化して有効活用する「ナレッジマネジメント」も注目を集めています。社内の情報整理は、経営上必須の施策といえるでしょう。
＞関連記事：【完全版】ナレッジマネジメントを総まとめ！導入から運用までおすすめツールも解説
社内の情報整理に取り組むメリット
社内の情報整理に取り組むことで、具体的に企業にとってどのような利点があるのでしょうか。本章では、企業が社内の情報整理に取り組むメリットについて解説します。
- 情報探しの時間を短縮できる
- 情報探しの時間を短縮できる
- 業務の属人化が解消される
- イノベーションが起こりやすくなる
- ツールを導入すれば、社外からでも情報を確認できる
情報整理に取り組むか迷っている方は、メリットの内容を確認したうえで考えてみましょう。
情報探しの時間を短縮できる
社内のあちこちに資料やデータが散在していると、従業員が情報収集する際に時間がかかってしまいます。例えば、同じ情報を何回も探してしまったり、情報の所在を聞くために周囲の手を止めてしまったりする場合もあるでしょう。
その点、情報整理によって社内の情報を一元化すれば、誰もが短時間で情報にアクセスできるようになります。結果的に一人当たりの業務効率が高まり、業務上の意思決定もよりスピーディにすることが可能です。
解決する課題：ほしい情報がすぐに見つからない
業務の属人化が解消される
企業によっては、マニュアルや手順書を従業員が個々のデバイスで保管しており、活用されていない場合もあります。また、前任者がノウハウを継承したまま離職してしまい、誰も業務のやり方がわからなくなる例も珍しくありません。その場合、後任者がゼロからやり方を学ぶ必要があり、手間がかかります。
こうした業務の属人化を解消できるのが、社内の情報整理です。部署やチーム内のナレッジを集約して現場へ共有することで、誰もがスムーズに必要な情報へアクセスできるようになり、業務上のスキルを身につけやすくなります。結果的に新しい担当者が独り立ちするまでの時間が早くなり、引き継ぎの効率化を図れるでしょう。
解決する課題：ナレッジ共有が浸透しない。属人化している
イノベーションが起こりやすくなる
社内の情報整理に取り組むことで、今まで眠っていた貴重なデータや資料を有効活用できるようになります。例えば、過去のプレゼン資料・企画書・顧客とのやり取り履歴・従業員の日報などは、重要なナレッジです。こうしたデータをアイデアの種として活かすことで、新事業の創出にも取り組みやすくなります。イノベーションを起こすきっかけを生めるのが、情報整理の大きな利点といえるでしょう。
ツールを導入すれば、社外からでも情報を確認できる
クラウド上で利用できたり、スマートフォンにアプリを入れたりできる情報整理ツールを導入すれば、外出先から情報の確認が可能です。外出先から会社に戻る前に、仕事に必要な資料を確認して今後の段取りを考えられるため、業務効率化につながります。
また、チャットなどでコミュニケーションが取れる情報整理ツールなら、制作物のフィードバックも社外から行えます。
検索が強い情報整理ツールなら「NotePM」
社内の情報整理に取り組むときの流れ
社内の情報整理に取り組む際には、どのような流れで進めればいいのでしょうか。本章では、社内の情報整理に取り組むときのプロセスを4つのステップで解説します。
- 【STEP1】情報整理の目的・範囲を明確にする
- 【STEP2】情報管理の方法を決める
- 【STEP3】社内情報をツールへ集約する
- 【STEP4】情報のタグやカテゴリを最適化する
情報整理に取り組む際は、それぞれのステップの内容を理解しておきましょう。
【STEP1】情報整理の目的・範囲を明確にする
まずは、情報整理で達成したい目的を明確にすることが先決です。例えば、「過去のマーケティングデータを有効活用し、新商品を開発したい」「新入社員に業務ノウハウを共有し、独り立ちまでの期間を早めたい」などが挙げられます。ゴールが決まれば、おのずと収集すべき情報の内容や範囲も決まってくるでしょう。
どの部署からどのような資料やデータを集めるべきかを検討し、事前に該当部署へ協力を呼びかけておくことが大切です。
【STEP2】導入する情報管理用のツールを決める
従業員から収集した情報は、誰もがアクセス可能な場所で一元化する必要があります。そのため、情報管理用のツールを導入することも欠かせません。情報管理用のツールは社内版ウィキペディアとしてナレッジを即時共有できる「社内wikiツール」、大容量のファイルやデータをクラウド上で保存できる「オンラインストレージ」などがあります。目的に応じて、最適なツールを選びましょう。
＞関連記事：一元管理とは？社内の情報を一元化するメリットやポイント、最適なツールを紹介！
【STEP3】社内情報をツールへ集約する
ツールを導入したら、該当部署の従業員に資料やデータを登録してもらい、データベース上に情報を集約します。その際、従業員がツールの使い方を理解していないと、情報の集約が進みません。そのため、ツール導入時に勉強会やハンズオン研修を開催して、情報整理の意義やツールの操作方法について周知しておくことが大切です。
【STEP4】ツールを使いつつ、必要に応じて運用方法を改善する
情報を集約したあとも、ツールの設定を調整しつつ、現場の使い勝手が良くなるようアレンジすることが重要です。例えば、情報がツール上の検索機能でヒットしやすくなるよう、各文書に登録されたタグやカテゴリを最適化するのも一つの工夫といえます。また、特定メンバー間のみで情報を扱いたい場合は、ツールの「管理権限」を設定するのも一案です。現場の状況や意見を分析しながら、ツールを柔軟に運用するよう心がけましょう。
社内の情報整理で意識すべき2つのポイント
社内の情報整理を成功させるためには、具体的にどのような点を意識すればいいのでしょうか。本章では、社内の情報整理に取り組む際の重要なポイントについて解説します。
- 情報収集時のルールを決めておく
- 形式知だけでなく“暗黙知”も集約する
情報整理に取り組む前に、それぞれのポイントをしっかり把握しておきましょう。
情報収集時のルールを決めておく
情報整理の際、情報によっては機密性が高く、扱わないほうが良いものもあります。そのため、「個人情報や社外秘の機密情報は取り扱わない」のように、扱える情報の範囲を事前にルール化しておくことが大切です。
また、情報の登録方法によって、検索しやすさも変わります。例えば、資料の件名にキーワードが含まれていたり、タグが正しく設定されていたりすると検索でヒットしやすくなるでしょう。検索しやすくなれば、情報収集にかける時間も短縮できます。そのため、情報を投稿する際のルールも決めておくことがポイントです。
＞関連記事：パソコンのファイル整理のための10個のコツを解説！下手な人のよくある行動も紹介
形式知だけでなく“暗黙知”も集約する
情報には、大きく2つの種類があるといわれています。すでに文字や画像などで可視化されている「形式知」と、まだ言語化されておらず、従業員の中だけに眠っているスキルやノウハウなどの「暗黙知」です。情報整理の際にはできるだけどちらも収集し、社内へ共有することで、よりナレッジの有効活用が進みやすくなります。
しかし、暗黙知は従業員一人ひとりが経験則として持っているだけなので、集約しにくいのが難点です。社内wikiツールのようにマニュアルや手順書を作成できるツールがあれば、従業員にノウハウの言語化を促しやすくなり、一人ひとりの暗黙知も集約しやすくなります。ツール選びの際には、ツール上で文書作成が容易にできるかどうかも確かめるようにしましょう。
＞関連記事：ナレッジマネジメントで重要な形式知と暗黙知とは？
情報整理はツールを導入して効率的に行おう
社内の情報整理に取り組むことで、ナレッジを有効活用できるようになったり、事業上の意思決定がスムーズになったりとさまざまなメリットがあります。社内の情報整理に取り組む際には、社内wikiツールやオンラインストレージをはじめ、情報を一元化するためのツールもあわせて導入することが大切です。文書作成を効率化でき、検索性能の高いツールをお探しの際には、ぜひ社内wikiツールの「NotePM」を活用ください。
