製造業にてマニュアルを作成する際に、適切な手順やポイントを知りたいと考える担当者も多いのではないでしょうか。マニュアル作成を成功させるためには、目的を明確に決めて、しっかりとポイントを押さえて正しい手順で進めることが大切です。本記事では、製造業でマニュアル作成を行うための、目的、手順、押さえるべきポイントについて丁寧に解説していきます。
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目次
マニュアル作成を製造業が行う目的とは
マニュアル作成を製造業が行う目的を、以下3点紹介します。
- 品質の一定化
- 業務効率化
- ナレッジ共有
それでは、1つずつ解説していきます。
品質の一定化
マニュアル作成を製造業が行う目的の1点目は、品質の一定化です。マニュアルは、業務を知らない新人でも中堅でも同じように習得させるために内容を作成していきます。マニュアルを読めば誰でも同じ品質の業務を行えるようになり、品質の一定化を目的としてマニュアルを作成する製造業も多くいます。
業務効率化
マニュアル作成を製造業が行う目的の2点目は、業務効率化です。マニュアルを読むだけで誰でも業務が遂行できるようになるため、知見のある人に指導してもらう時間を減らせます。マニュアルを読んでも不明点があるときにだけ確認することになるため、教える側の教えるための工数も減り、自分の業務に集中できるようになります。
ナレッジ共有
マニュアル作成を製造業が行う目的の3点目は、ナレッジ共有です。業務の流れ・業務ノウハウ（これをするなら誰に聞けば良い、何の書類が必要など）・特定の従業員だけが持つ業務知識をマニュアルで共有できるようになります。マニュアルを通じてナレッジ共有を行えば、従業員が製造業で必要なスキルを獲得可能です。
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マニュアル作成を製造業が行う手順
マニュアル作成を製造業が行う手順は、以下の6点です。
- 組織の課題を明確にする
- 対象の業務を決める
- スケジュール計画を立てる
- マニュアルの構成を決める
- 内容を記載する
- 印刷・電子化する
それでは、1つずつ解説していきます。
組織の課題を明確にする
マニュアル作成を製造業が行う1番目の手順は、組織の課題を明確にすることです。業績にインパクトを与えている課題や業務を行う上で抱えている課題などを明確にします。たとえば、メンバーの業務を遂行する足並みが揃っていない、メンバーが持っている知識がバラバラで品質が違う、できるメンバーが限られており業務が集中してしまうなどの課題があります。マニュアル作成を行うにあたり、まずは組織の課題を明確にすることが大切です。
対象の業務を決める
マニュアル作成を製造業が行う2番目の手順は、対象の業務を決めることです。課題の解決にあたって、マニュアル作成が必要な業務とそうでない業務があります。マニュアル化しなければならない業務・マニュアルがあれば便利な業務・マニュアルが必要のない業務など、業務をそれぞれに分類して、取捨選択と優先順位の決定をします。対象の業務を定め、課題の解決に効果的なマニュアル作成をしましょう。
スケジュール計画を立てる
マニュアル作成を製造業が行う3番目の手順は、スケジュール計画を立てることです。たとえば、以下項目に対して、いつまでに何をすべきか具体的なスケジュールを立てていきます。
- 全体構成の検討
- 作成
- 印刷
- 公開
- 運用
マニュアル作成を着実に進めるためには、スケジュール計画が必要です。
マニュアルの構成を決める
マニュアル作成を製造業が行う4番目の手順は、マニュアルの構成を決めることです。マニュアルに記載する全体の流れと、それぞれの目次に記載する内容を定めていきます。ここで重要なのは、目次を読めば何が書いてあるか誰でもわかるように、見出しタイトルを設定することです。見出しを読むだけで概要がすぐにわかるマニュアルが、長く使われるマニュアルになります。マニュアルの内容を書く前にしっかりと構成を決めていきましょう。
内容を記載する
マニュアル作成を製造業が行う5番目の手順は、内容を記載することです。目次に沿って内容を書いていきます。具体的には、新人が読んでも理解できるような内容でわかりやすい表現にすること、大きく伝えたい内容を一つにまとめてそれに沿って書くこと、図・イラスト・表・写真などを取り入れて目に優しいマニュアルを作ることが、多くの従業員にとって使いやすいマニュアルのポイントです。
印刷・電子化する
マニュアル作成を製造業が行う6番目の手順は、印刷・電子化することです。マニュアルを公開する対象者にもよりますが、一般的には印刷した紙と電子化したデータの両方を用意することが望ましいと言えます。特に生産ライン系の部門で工場勤務の従業員だと、毎日はPCに触れないということも多いでしょう。あらかじめ紙のマニュアルを用意しておくことで、わざわざPCを起動する手間もありません。本棚やデスクから取り出しすぐに参照できます。一方で、電子化の方が検索性が優れていて読みやすいという人もいるため、紙と電子ファイルの両方を用意しておくのが便利です。
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マニュアル作成で製造業が押さえるべき4つのポイント
マニュアル作成で製造業が押さえるべきポイントを、以下に4点紹介します。
- 課題を明確にする
- 関係者以外が理解できる内容にする
- 継続改定が可能な仕組みを作る
- レイアウト・デザインにこだわる
それでは、1つずつ解説していきます。
課題を明確にする
マニュアル作成で製造業が押さえるべきポイントの1点目は、課題を明確にすることです。今業務で何が問題となっているのか、どこに時間がかかっているのか、なにをいつまでにどうやって改善したいのか、課題を明確化しましょう。これにより、マニュアル作成で組織が抱えている課題を解決できるのか、マニュアルはどの部分で有効活用できるのか、などをしっかり検討してからマニュアルを作成できます。課題に対してマニュアル作成が適切でない場合、そもそもマニュアルを作る意味がありません。
関係者以外が理解できる内容にする
マニュアル作成で製造業が押さえるべきポイントの2点目は、関係者以外が理解できる内容にすることです。マニュアルは、業務を全く知らない従業員が理解できるように記載されていることが大切です。たとえば、マニュアルを書いたら新人や全く別の組織の従業員に評価してもらうことで、理解できる内容か確認します。そもそも、マニュアルは業務を知らない人が活用することが前提であるため、難しい専門用語はできるだけ避けて、わかりやすいことを意識しましょう。
継続改定が可能な仕組みを作る
マニュアル作成で製造業が押さえるべきポイントの3点目は、継続改定が可能な仕組みを作ることです。マニュアルは作成したら終わりではありません。業務は時間経過で変わる部分も多いため、現場が使い続けられるよう、運用開始後も改定を繰り替えすことが大事です。改善を行う体制をしっかりと作り、ツールなどで誰にでも更新できるようにして、継続改定が可能な仕組みを整えていきましょう。
レイアウト・デザインにこだわる
マニュアル作成で製造業が押さえるべきポイントの4点目は、レイアウト・デザインにこだわることです。マニュアルは、文字を中心に書かれているものが多く、見た目として似たようなものが多いです。これでは読み手が疲れてしまうため、思わず読み進めたくなるようにレイアウトやデザインを工夫することも大切です。特に業務を知らない従業員が文字だらけのマニュアルを見ると、読む気を失ってしまいます。レイアウト・デザインにこだわって、読みたくなるようなマニュアル作成を目指しましょう。
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まとめ
本記事では、製造業でマニュアル作成を行うための目的、手順、押さえるべきポイントについて説明しました。マニュアルは業務を知らない初心者が活用し、中堅者と同じ品質で業務を行えるようにするためのものです。わかりやすい内容で見た目も読みやすいものにし、また業務の変化に合わせて継続して更新を続けられるように、ツールの活用などでマニュアル作成や運用体制をしっかりと整えましょう。
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