ベテラン社員の持つスキルやノウハウは、企業にとって貴重な資産です。万が一ベテラン社員がノウハウを継承しないまま退職してしまうと、残された社員の業務が滞ってしまい、企業にとって大きなダメージになりかねません。そのため、ノウハウを承継する仕組みや体制をあらかじめ整えておくことが肝心です。
そこで今回は、ベテラン社員のノウハウ承継が進まない原因やスムーズにノウハウを承継するための方法についてわかりやすく解説します。ノウハウ継承に役立つツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
ベテラン社員のノウハウ継承を円滑に進められるナレッジ共有ツール「NotePM」
目次
ベテラン社員の持つノウハウとは？
ベテラン社員は長年業務に従事しているからこそ、豊富なノウハウを蓄積しています。具体的には、営業テクニックや製造の技術、マーケットに関する知見、企画の発想法、トラブルへの対処法などが挙げられるでしょう。
こうしたベテラン社員のノウハウは企業の貴重な“知的財産”であり、事業を円滑に進めるためには欠かせないものです。しかし、近年は少子高齢化の影響で、定年や雇用延長後の大量退職が問題視されています。だからこそ、退職によってベテラン社員のノウハウを失わないためにも、継承の仕組みを整えておく必要があるでしょう。
ベテラン社員のノウハウ継承を円滑に進められるナレッジ共有ツール「NotePM」
ベテラン社員のノウハウを継承するメリット
ベテラン社員のノウハウを継承することで、企業にとってどのような利点があるのでしょうか。
本章では、ベテラン社員のノウハウを継承するメリットについて解説します。
業務の属人化を解消できる
特定のノウハウを一部のベテラン社員しか持っていない場合、万が一その社員が退職すると、誰も業務を進められなくなってしまいます。こうした“業務の属人化”を防ぐという意味で、ノウハウ継承は非常に重要です。ベテラン社員の退職前にノウハウ継承を完了させておくことで、後継者となる社員がタイムラグなくスムーズに業務をスタートできるでしょう。
現場のスキルを底上げできる
ベテラン社員の豊富なノウハウを現場に継承することで、社員1人ひとりのスキルアップを図れます。社員のスキルを底上げできれば、組織全体としてのパフォーマンス向上や業績の改善につなげることも可能です。
また、ベテラン社員のナレッジをアイデアとして有効活用することで、業務改善や新規事業の創出に活かせる可能性もあります。ナレッジ共有によるイノベーションを起こしやすくなるのも、ノウハウ継承のメリットといえるでしょう。
育成コストの削減につながる
ベテラン社員がノウハウを継承しないまま退職してしまうと、企業は新しい社員をゼロから育てる必要があります。人材育成には専門の研修や教材などの用意が必須になるため、手間とコストがかかってしまうのが課題です。
その点、ベテラン社員に普段からノウハウ継承に取り組んでもらうことで、後継者の育成にかかる費用を抑えられます。さらにベテラン社員のノウハウをマニュアル化しておけば、より多くの社員に自主的なスキル習得を促せるのがメリットです。そのため、ノウハウ継承によって長期的な観点で育成コストの削減も期待できます。
関連記事：いまどきの新入社員の育て方とは？効果的なマニュアル作成方法を解説！
ベテラン社員のノウハウ継承が進まない原因
ベテラン社員のノウハウは重要といわれるなかで、なぜ多くの企業で継承が円滑に進んでいないのでしょうか。本章では、ベテラン社員のノウハウ継承が進まない主な原因について解説します。
ノウハウ継承の重要性が広まっていない
企業によっては、そもそもベテラン社員や現場の社員たちが、ノウハウ継承の重要性を認識していないケースもあります。特に退職を控えたベテラン社員にとって、後輩の育成に取り組むメリットが少ないため、ノウハウ継承が後回しになりやすいのです。また、現場の社員たちが「人に教わらなくても自分で業務を進められる」「自分なりのやり方を身につけたい」と思い込んでいる状態では、ノウハウ継承はなかなか進みません。
ベテラン社員が現業で忙しい
経験豊富なベテラン社員には、当然ながら人より多くの仕事が集まってきます。そのため、ベテラン社員のなかには、現業に追われて多忙を極めており、後輩社員の指導に時間が割けないケースも珍しくありません。結果的に後継者が十分育たないままベテラン社員が退職を迎え、ノウハウが失われてしまうこともあります。
ノウハウが言語化されていない
ベテラン社員が持っているノウハウのなかには、長年の勘や肌感覚のように、言語化されていないものも多くあります。このようにまだ可視化されていないノウハウのことを、「暗黙知」と呼びます。すでに可視化されている「形式知」に比べて、暗黙知は人に教示するのが難しいのが課題です。これが、ノウハウ継承を妨げる原因にもなっています。
そのため、ベテラン社員が暗黙知を形式知に変えられるよう、企業として仕組みや機会を整える必要があります。
ノウハウの共有方法が整っていない
ノウハウの継承方法には、OJTや勉強会、マニュアル、ナレッジマネジメントツールといったさまざまなパターンがあります。しかし、そもそもどのような方法で継承するかが企業全体で決まっていない場合、ベテラン社員が判断に迷い、独自のやり方で後輩の育成を進めてしまいかねません。結果的に同じ組織内でも、ノウハウ継承の完了率や後輩社員の習熟度にバラツキが生まれてしまいます。
ベテラン社員のノウハウを継承する効果的な方法
ベテラン社員のノウハウをスムーズに継承するためには、どのような方法で進めればいいのでしょうか。
本章では、ベテラン社員のノウハウを継承する際の効果的な方法について解説します。
ノウハウ継承の重要性を周知する
社員にノウハウ継承に取り組んでもらうきっかけ作りとして、まずはノウハウ継承の重要性や効果について現場へ周知しましょう。
例えば、ベテラン社員向けには「若手を育てることでトラブルが減る」「作業品質が安定する」などのメリットを伝えます。一方の現場社員向けには「ノウハウを受け継ぐことでスキルが上がる」「評価アップにつながりやすくなる」といったメリットを説明します。こうしてノウハウ継承の必要性を社員に認識させることで、スムーズに行動を促せるようになるでしょう。
また、こうしたメッセージを発する際、最も効果が見込めるのは経営者みずからが伝えることです。トップメッセージとして強く印象を与えることで、ノウハウ継承に向けてより強く社員を動機付けられます。
ベテラン社員への支援制度を設ける
ベテラン社員への支援制度を設けることも、ノウハウ継承を加速させる1つの方法です。例えば、後継者育成への貢献度に応じて人事評価で加点したり、手当やインセンティブを支給したりするのも一案といえます。ノウハウ継承に取り組むメリットをベテラン社員に強く感じてもらうことで、自発的な行動を促進できるでしょう。
OJTや勉強会の時間を確保する
ベテラン社員が現業に追われていると、ノウハウ継承も思うように進みません。そのため、企業として綿密に計画を立てて、ノウハウ継承のための時間を確保する必要があります。例えば、「週2時間は後輩の育成にあてる」「毎週水曜日にベテラン社員による勉強会を実施する」といったルールを設けるのも1つの方法です。あらかじめ後継者育成の時間が現業に組み込まれていれば、ベテラン社員も余裕を持ってノウハウ継承に取り組めます。
マニュアルを作成する
ベテラン社員の持つ暗黙知は、適切に言語化して他の社員へ継承する必要があります。その意味で、ベテラン社員の協力を得ながら、マニュアルを作成しておくことも有効な方法です。わかりやすいマニュアルを作っておくことで、社員1人ひとりに自己学習・反復学習を促せるため、OJTにかける時間を削減できます。また、一度マニュアルを作成すれば長期的に活用できるため、企業にとって貴重な資産にもなるでしょう。
ナレッジマネジメントツールを活用する
ノウハウ継承をより効率的に進めるためには、ナレッジマネジメントツールの活用が非常に効果的です。
ナレッジマネジメントツールとは、社員の知識やノウハウを文書化して保管でき、必要に応じて検索して取り出せるツールのことです。具体例として、社内wikiツール（社内版ウィキペディア）や文書管理システムなどが挙げられます。
ナレッジマネジメントツールを導入すれば、ベテラン社員の保有している資料やマニュアル、業務用の手順書なども、ツール上から気軽に現場の社員へ共有できます。さらに社内wikiツールのように簡単にノウハウを文書化できるツールであれば、ベテラン社員の暗黙知をスムーズに形式知へ変えることも可能です。ベテラン社員から現場社員へのナレッジ共有が活発になることで、ノウハウ継承も飛躍的に進みやすくなるでしょう。
関連記事：【2024年版】ナレッジ共有ツール タイプ別おすすめ 10選
ベテラン社員のノウハウ継承を円滑に進められるナレッジ共有ツール「NotePM」
ノウハウ継承に役立つ社内wikiツール「NotePM」
ベテラン社員のノウハウ継承に役立つナレッジマネジメントツールとして、社内wikiツールの「NotePM」があります。NotePMは、豊富なフォーマットに沿ってマニュアルや手順書を作成・編集でき、ツール上から他の社員へ共有できる“社内版ウィキペディア”です。
NotePMがあれば、ベテラン社員がツール上で自身のノウハウをマニュアル化し、リアルタイムに現場の社員へ共有することが可能です。また、NotePMは検索性が高いのが特徴といえます。保存されたマニュアルや手順書のなかから、社員がタグやキーワードで必要な文書をスムーズに選び出し、取り出せるのがメリットです。必要なタイミングでナレッジを閲覧できるため、社員1人ひとりの自発的なスキルアップも期待できます。
NotePMを導入することで、ベテラン社員によるナレッジ共有が活発化し、ノウハウ継承も効率良く進められるようになるでしょう。
まとめ
ベテラン社員のノウハウを現場へ継承することで、属人化を解消できたり、ナレッジの社外流出を防止できたりとさまざまなメリットがあります。ナレッジマネジメントツールのような専用ツールを有効に活用しながら、スムーズなノウハウ承継の仕組みを整えるようにしましょう。検索性が高くて使いやすいナレッジマネジメントツールをお探しの際には、ぜひ社内wikiツールの「NotePM」をご活用ください。
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