こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
情シスや総務にとって、アカウント管理は非常に骨の折れる業務です。特に新入社員が多い時期には大量のアカウント作成に追われたり、不正利用が起こらないよう随時アカウントを削除・監視したりと作業は多岐にわたります。そのため、なるべくアカウント管理を効率化したいという担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、アカウント管理の重要性や起こりがちな課題、アカウント管理を効率化する方法について解説します。また、アカウント管理に便利な「SSO」についても紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
アカウント管理とは？
そもそもアカウント管理とは、どのような取り組みのことをいうのでしょうか。
本章では、アカウント管理の意味や主な業務内容について解説します。
アカウント管理の意味
アカウント管理とは、社内で使用しているシステムやアプリケーションのアカウントを適切に管理する業務のことです。企業のDX化が進んでいる今では、CRMやMA、人事労務・会計ソフト、社内SNS、社内wikiツールなど、多くの企業がさまざまなデジタルツールを導入しています。これらのアカウントを社員の使用状況に応じて発行・削除・監視しながら、社員による不正行為や外部からの不正アクセスを防止するのが大きな役目です。
アカウント管理の主な業務内容
さまざまなデジタルツールがビジネスに浸透している今、アカウント管理の業務内容も多岐にわたっている状況です。具体的には、以下のような業務内容が挙げられます。
u アカウントの新規発行
社員の入社時や異動時にアカウントを作成し、ユーザー名やパスワードを新規設定する
■権限設定
社員の役職や雇用形態に応じて、各アカウントの権限を割り振る
（特定フォルダへのアクセス権限やログの閲覧権限など）
■アカウントの監視
各アカウントの利用状況を追跡し、不審な行為がないかチェックする
■アカウントの削除
長期間使われていないアカウントや退職者のアカウントを削除する
■社員への指導・啓もう
情報セキュリティについて社員に教示し、情報漏えいや不正アクセスを起こさないよう啓もうする
多くの企業では、情シスや総務などの担当者が、上記の作業を他の業務内容と並行しながら担当しています。
アカウント管理が重要視されている理由
コンプライアンスが重視される昨今において、アカウント管理は非常に重要な取り組みです。
本章では、アカウント管理が企業にとって重要である理由について解説します。
内部者の不正行為を防止できる
企業がアカウント管理を適切に実施することで、内部社員による不正行為を防止できます。例えば、アクセス権限を細かく設定してアカウントに付与することで、社員が機密データを許可なく閲覧したり、持ち出したりするのを防止することが可能です。情報漏えいを防ぐ“最初の砦”として、アカウント管理は非常に重要といえます。
外部者の不正アクセス防止につながる
アカウント管理を徹底することで、外部者からの不正アクセスも防止しやすくなります。
近年は、退職者のアカウントを削除することなく放置した結果、外部者によってID・パスワードを悪用されてしまう“なりすまし被害”も後を絶ちません。機密情報を外部者から盗まれないようにするためにも、アカウントの利用状況をこまめに監視し、必要に応じて速やかに削除することが求められます。
コストを最適化できる
デジタルツールによっては、利用者の人数に応じて利用料が加算されるケースも珍しくありません。その場合、休職者や退職者のアカウントを放置していると、ランニングコストが余計にかかってしまいます。そのため、適切にアカウントの停止や削除をすることによって、利用料金の最適化につなげることが可能です。
アカウント管理で起こりがちな課題
企業がアカウント管理に取り組む際、大きな手間と工数がかかってしまうのが実情です。
本章では、アカウント管理で起こりがちな課題について解説します。
手動での管理は負担が大きい
アカウントを管理する際、Excelやインターネット上の無料フォーマットを活用して、管理台帳を作っている企業もあります。
しかし、今や企業１社で10～20個のデジタルツールを利用しているケースも珍しくありません。管理台帳に手作業でIDやパスワード、IPアドレス、OS情報を入力し、更新するのは非常に手間もかかってしまいます。特に情シスや総務の人数が少ない場合、他の業務も並行して進めなければいけません。手作業によるアカウント管理は非常に負担が大きいため、ミスの温床にもなってしまいます。
社員の人数が増えるたびに負荷がかかる
アカウント管理は、社員の人数に比例して煩雑さが増していきます。
例えば、新年度や年度末をはじめ社員の入れ替わりが激しい時期には、大量のアカウント作成・削除に追われることになります。また、社員が増えれば、当然パスワード忘れやアカウントロックなどへの対応件数も増えるでしょう。企業が成長し、社員が増えるたびに負荷が増していくのも、担当者にとっては悩ましい問題です。
アクセス権限の区別が複雑化している
近年は働き方が多様化し、正社員・契約社員・派遣社員・アルバイト・パートが同じ組織内で働くケースも珍しくありません。しかし、雇用形態が違えば、アカウントに付与すべき権限も変わってきます。また、フリーランスと業務委託契約を結ぶ場合には、専用のアカウントも発行しなければいけません。こうして雇用形態に応じてアクセス権限を細かく設定しなければいけないことも、担当者にとっては大きな手間になってしまいます。
アカウント管理を効率化する方法
企業がアカウント管理を効率化するためには、具体的にどのような方法が考えられるのでしょうか。
本章では、アカウント管理を効率化する主な方法について解説します。
アカウント管理の代行サービスを利用する
アカウント管理の手間を削減したい場合は、外部の代行サービスに依頼するという方法があります。
代行サービスに外注すれば、システムやデバイスごとのアカウント作成・変更、セットアップ、権限設定などをトータルで代行してもらうことが可能です。外部のリソースを活用することで、社内の人員不足を補うことができ、現在の担当者がコア業務に集中しやすくなります。
ID管理ツール（IDaaS）を活用する
アカウント管理を効率化するには、ID管理ツール（IDaaS）の活用も非常に有効です。ID管理ツールとは、複数のシステムやアプリケーションのID・パスワード情報をクラウド上で一括管理できるサービスを指します。
ID管理ツールを使えば、アカウントの発行や変更、アクセス・ログの監視などをツール上からスムーズに行うことが可能です。また、各システム・アプリケーションからユーザー情報の一括取り込みができたり、稼働していないアカウントへの連絡やアカウントロックなども自動化できたりします。
加えて、ID管理ツールはSSO（シングルサインオン）という機能を備えていることが一般的です。SSOとは、1つのID・パスワードのみで複数のシステムやアプリケーションにログインできる仕組みのことをいいます。つまり、ID管理ツールにさえログインすれば、社内で使っている他のデジタルツールにもID・パスワードの入力なしでログインできるようになるのです。デジタルツールごとに個人認証する必要がないため、現場社員の手間が省けるだけでなく、アカウント管理者の負担も飛躍的に軽減されます。
ID管理ツールにはこうした複数の便利な機能が搭載されているため、アカウント管理の効率化やコスト削減が期待できるでしょう。
関連記事：【2024年版】ID管理システム・IDaaS おすすめ8選を徹底比較！（シングルサインオン/SSO）
SSOに対応したシステム・アプリケーションを選ぶ
ID管理ツールを導入する場合は、それにあわせてSSOに対応したデジタルツールを選ぶことも重要です。 SSOの認証方法に対応したシステム・アプリケーションであれば、ID管理ツールともスムーズに連携ができます。
SSOの認証方法には「リバースプロキシ方式」や「SAML（サムル）認証方式」などの種類がありますが、なかでもメジャーなのが「SAML認証方式」です。SAML認証方式とは、IDプロバイダ（IdP）と呼ばれるサービス事業者が仲介し、一括してユーザー認証を担うことで、他のシステム・アプリケーションにもログインできる仕組みです。SAML認証方式であれば、システム・アプリケーションごとにID・パスワードを発行する必要がなくなるため、アカウント管理の負担も軽くなります。
また、SAML認証方式はユーザー認証に加えて、ログイン者の属性情報も同時に認証できます。そのため、アクセス制御が厳重になり、非常にセキュリティレベルが高いのもメリットです。社内でシステム・アプリケーションを導入する際には、 SSOのSAML認証方式に対応した製品を選ぶようにしましょう。
SSO/SAML認証に対応した社内wikiツール「NotePM」
SSO/SAML認証に対応した社内wikiツールとして、「NotePM」があります。
NotePMは、豊富なフォーマットに沿ってマニュアルや手順書などの文書を手軽に作成でき、ツール上から社内へ共有できる“社内版ウィキペディア”です。NotePMを導入することで、社員に必要な情報が行き届きやすくなり、組織全体における情報格差の解消や一体感の醸成につなげられます。
NotePMではSSO/SAML認証（※有料オプション）を利用することで、お使いのIDプロバイダ（IdP）経由でNotePMにもアクセスできるようになります。SSO/SAML認証を使えば、社員ごとにID・パスワードを認証する必要がなくなるため、アカウント管理の効率化にもお役立ちできるツールです。
NotePMのセキュリティ安全性についての詳細は、「セキュリティへの取り組み」をご覧ください。
まとめ
アカウント管理者にとって、アカウントの新規発行や削除、アクセス監視などは非常に手間のかかる業務です。そのため、アカウント管理代行サービスやID管理ツール（IDaaS）などを上手に活用して、効率良くアカウント管理に取り組むようにしましょう。
ID管理ツールを導入するにあたっては、SSO/SAML認証に対応したデジタルツールを活用することも重要です。SSO/SAML認証に対応した文書管理ツールをお探しの際には、ぜひ「NotePM」をご活用ください。
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NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
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