Zoomウェビナーマニュアルの作り方｜盛り込むべき要素と作成のポイントを解説！

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

マーケティングの一環として、Zoomを使ったウェビナーの開催を検討している企業も多いかもしれません。しかし、ウェビナーのやり方を知っている従業員が少ないと、準備や当日の運営に手間取ってしまう可能性があります。その点、Zoomの操作方法や当日の流れを事前にマニュアルにまとめておくと、運営がスムーズです。

そこで今回は、Zoomウェビナーの開催時に役立つマニュアルの作り方について解説します。マニュアルに盛り込むべき要素やマニュアルを社内へ共有する方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

Zoomウェビナーとは？

そもそもZoomウェビナーとは、どのようなサービスのことを指すのでしょうか。ここでは、Zoomウェビナーの概要やZoomミーティングとの違いについて解説します。

Zoomウェビナーはどんなサービス？

Zoomウェビナーとは、Web会議システムの「Zoom」が提供している、ウェビナー向けの有料オプション機能のことです。Zoomウェビナーを活用すれば、最大10,000名の参加が可能なウェビナーを開催できます。また、ウェビナー中にアンケートやQ&A機能を使い、視聴者からの反響をリアルタイムに集めることも可能です。さらにウェビナーの視聴者一覧や参加時間をレポートとして出力できるため、ウェビナーの結果をマーケティング施策へスムーズに活かせます。企業としてより充実したウェビナーを実施したい場合に、有効なサービスです。

ZoomウェビナーとZoomミーティングの違い

ウェビナー向けのZoomウェビナーは、通常のZoomミーティングとは性質が異なります。Web会議でよく使われるZoomミーティングの特徴は、参加者全員がカメラ・マイクをオンにでき、双方向に会話できる点です。仮に企業がウェビナーで使う場合、参加者から意図せぬ発言で進行を妨害されてしまうリスクもあります。一方のZoomウェビナーは開催主であるホストと、ホストから許可を得たパネリストのみカメラ・マイクをオンにできるのが特徴です。“一対多数”のウェビナーを円滑に配信したい場合は、Zoomウェビナーのほうが適しています。

わかりやすいマニュアルが簡単に作れるサービス「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから

Zoomウェビナーのマニュアルを作るメリット

Zoomウェビナーのマニュアルを事前に用意することで、どのような利点があるのでしょうか。ここでは、Zoomウェビナーのマニュアルを作成する主なメリットについて解説します。

業務の属人化を防げる

Zoomウェビナーの開催方法を一部の人しか知らない状態では、準備の際に担当者に負担がかかってしまいます。また、担当者が万が一退職した際には、別の人がイチから操作を調べ直さないといけません。その点、マニュアルを社内に共有しておけば、誰でもZoomウェビナーの開催方法がわかるようになります。結果的にZoomウェビナーを必要なタイミングでスムーズに実施できるようになり、マーケティング施策の活性化を図れるでしょう。

視聴者の満足度を高められる

Zoomウェビナーのマニュアルを事前に作成すれば、誰もがウェビナーの準備を手際よく整えることができ、当日も円滑に運営できるようになります。結果的に視聴者側も安心して参加でき、満足度の向上につなげることが可能です。企業としてのブランドイメージや信頼感も高まるため、その後の営業活動にも好影響が期待できます。

Zoomウェビナーのマニュアルに盛り込むべき要素【準備編】

Zoomウェビナーのマニュアルを作成する際は、準備・当日・開催後にわけて必要な要素を網羅することが大切です。まずは【準備編】として、Zoomウェビナーの準備段階でマニュアルに盛り込むべき要素を紹介します。

Zoomウェビナーの設定方法

Zoomウェビナーを開催する際は、事前にZoomの管理画面からスケジュールを登録します。具体的には、トピック（ウェビナーのタイトル）や説明文、開催日時、ウェビナーのパスワード、オンデマンド配信の有無、レコーディングの有無などの登録が必須です。また、ホスト以外にパネリストを設定する場合は、事前に招待しておく必要があります。Zoomウェビナーのマニュアルには、こうした設定方法について順を追って記載しましょう。

集客・告知方法

ウェビナーの開催が決まったら、より多くの参加者を集客する必要があります。そのため、メルマガやSNS、オウンドメディア、Web広告、LPといった主な集客の手段と活用方法も、マニュアルに記載しておきましょう。

また、ウェビナーへ参加登録してもらうための方法も、いくつかの種類があります。例えば、GoogleフォームやZoomウェビナーの専用フォームなどが代表的です。参加登録の方法については、それぞれのメリットや手順、リマインドの送り方・タイミングについてもマニュアルに明記しておくと、より集客がスムーズになります。

配信環境の設定方法

Zoomウェビナーを実施するには、配信するための機材を準備する必要があります。具体的には、ネットワークの速度やマイクの音量、カメラの位置をベストな状況に整えておくことが大切です。マニュアルでは、こうした配信環境の設定方法も説明しましょう。また、当日までにリハーサルを重ねておくよう促すこともポイントです。

Zoomウェビナーのマニュアルに盛り込むべき要素【当日編】

続いては、Zoomウェビナー当日の動きに関して、マニュアルに盛り込むべき要素を紹介します。

開催中の操作方法（Q&A・チャット・アンケートなど）

当日に登壇者と運営担当者が困ってしまわないよう、Zoomウェビナーの主な操作方法もマニュアルにまとめておく必要があります。具体的には、視聴者とやり取りができる「Q＆A」・「チャット」・「アンケート」機能の使い方、PCのデスクトップから資料スライドを投影できる「画面共有」の方法などを記載しておくと安心です。

トラブル時の対応方法

たとえ入念にリハーサルをしても、ウェビナー当日に予期せぬトラブルが発生する可能性もあります。例えば、「音声が聞こえない・途切れる」「URLにアクセスできない」などの問題はよく起こりがちです。こうした代表的なトラブルが起こった際の対処方法もマニュアルに明記しておくと、スムーズに復帰を図りやすいでしょう。

Zoomウェビナーのマニュアルに盛り込むべき要素【開催後編】

最後は、Zoomウェビナー開催後の動きに関して、マニュアルに盛り込むべき要素を紹介します。

成果の分析方法

ウェビナーは、一度開催して終わりではありません。マーケティング上で成果を出すには、結果を分析し、次回のウェビナーやマーケティング施策に活かすことが大切です。そのため、Zoomウェビナーのレポート出力方法や、効果分析の指標（集客数・出席率・見込み客転換率など）についてもマニュアルにまとめておきましょう。

フォローアップの流れ・方法

Zoomウェビナー開催後には、営業担当者へ参加者のデータを引き継ぐ必要があります。そのため、参加者データを引き渡す際の基準や流れ、その後のアプローチ手段といったフォローアップの仕組みについてもマニュアルに記載しておくことがポイントです。商品・サービスの受注という、最終的なゴールにもつなげやすくなります。

わかりやすいマニュアルが簡単に作れるサービス「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから

Zoomウェビナーのマニュアル作成・共有は「NotePM」で

Zoomウェビナーのマニュアルを作成したあとは、速やかに社内へ共有し、従業員に活用を促進する必要があります。その点、非常に有効なのが社内Wikiツールの「NotePM」です。NotePMは、テンプレートに沿ってマニュアルや各種ドキュメントを手軽に作成でき、ツール上から共有・編集できる“社内版ウィキペディア”です。

NotePMを活用すれば、ツール上でZoomウェビナーのマニュアルを簡単に作成でき、クリック一つで社内へ公開・共有できます。ツール上で編集もできるため、ウェビナーを開催するなかでの気づきや学びを随時マニュアルに反映し、ブラッシュアップすることも可能です。集合知を活かし、自社にとって最適なマニュアルに仕上げられます。Zoomウェビナーのマニュアルを作成・共有する際には、ぜひ「NotePM」の活用を検討ください。