在宅勤務におすすめのサービスは?クラウドツールの活用がカギ

2021年04月13日(火) テレワーク
在宅勤務

新型コロナウイルス感染症をきっかけに在宅勤務を導入する企業が休息増えました。今までのようにすぐに対面で相談ができないなど、在宅勤務ならではの苦労や課題があります。在宅勤務を円滑に進めるためにどうしたらいいのか、有効なツールはどういったものがあるののか、今回は在宅勤務で活躍するサービスについて解説をしていきます。

広がる在宅勤務向けサービス

近年働き方が大きく変わり、急速に広がった在宅勤務。従業員の通勤負担が減ったり、オフィススペースの縮小や接待交際費の削減などのメリットはあるものの、コミュニケーションや労務管理が難しいなどの問題を抱えるケースも多いのが実態です。在宅勤務に起因するコミュニケーションや労務の問題を解決しないで放っておくと、業務の効率を悪くするだけでなく、社内の人間関係の悪化やコンプライアンスに関わるトラブルを引き起こす要因になります。

在宅勤務によくある課題と解決できるサービス

在宅勤務によくある課題とはどういったものでしょうか。管理者と従業員が同じ場にいないことからコミュニケーション不足や労務管理が難しいといったものが良く挙げられます。まずは在宅勤務の課題について詳しく解説していきます。

コミュニケーション不足になる

在宅勤務で一番問題になりやすいのが、コミュニケーション不足になりやすいということです。作業場所が離れてしまうと、業務の指示や質問がしにくいだけでなく、業務以外の連絡がしづらい雰囲気になってしまったり、雑談をすることができにくくなったりしてしまいます。

メールやビジネスチャットなどテキストのみのやり取りでは、細かいニュアンスを表現できないという人もいます。またコミュニケーション不足による疎外感や孤独感から、ストレスを感じてしまったり、離職につながってしまうケースも十分に考えられることです。ビデオ通話といった、より表情がわかりやすいツールを導入することで、無駄な誤解を避けたり連帯感を深めることができます。

また仮想オフィスともよばれる「バーチャルオフィスツール」は常時接続しているツールなので、誰が会議中で誰が休憩中なのかを簡単に知ることができます。在宅勤務中でも人の気配を感じながら仕事ができるので、疎外感や孤独感を感じにくくなります。オンライン・オフライン・離席中や忙しいなども表示されるので、声をかけやすいタイミングがわかりやすく、コミュニケーションを促進することのできるおすすめのツールです。

労務管理ができない

労務管理がしにくいのも在宅勤務の問題点です。特に問題なのが労働時間管理でしょう。オフィス勤務の場合は、社員がオフィスにいつ出社し、終業したのかを一目で判断することが可能ですが、在宅勤務時の勤務状況をどのように報告するのかを、事前にどのようにするのか決めておかなくてはなりません。

在宅勤務では私用で業務を中断することもあり得ますし、育児・介護などを抱える社員はやむを得ない理由で、業務を離脱することが考えられます。そういった場合は裁量労働制やフレックス制を取り入れるなど、従業員側が自由に働く時間を決められるようにすることが大切です。

始業・休憩・終業時間についてはメールや電話で報告している企業もありますが、ネット上で管理でき、給与システムとも連動している「勤怠管理ツール」を使用している企業も多くなってきています。離席・着席のみの判断であればチャットなどのプレゼンス付きのツールが使用できる他、管理者が従業員のスクリーンショットを取るツールなどもあります。

情報セキュリティ

情報漏洩のリスクが高くなってしまうこともデメリットの1つです。セキュリティソフトを入れていないパソコンを使用した場合は、ウイルスの感染の可能性があるため、企業がノートパソコンを貸し出すなど、セキュリティ対策を万全にしておく必要性があります。

また暗号化されていないフリーWiFiなどを使用した場合などは、同じ回線を使っている人間からメールの内容をのぞき見されたり、悪質な場合はウィルスに感染させるサイトに誘導させられる事があり得ます。パスワードを取られてしまったり、顧客情報などが漏れてしまったりする危険性があることを社員に教育しておかなくてはならないでしょう。

在宅勤務では可能性が低くても、カフェやコワーキングスペースなどで作業を行う場合は「ショルダーハッキング」といって、後ろからのぞき見をされたり、携帯でパソコンの画面を撮影されることで、重要な情報を盗まれる危険性もあります。パソコンにパスワードなどの付箋を置いておくと、知らない間にログインされる可能性や、乗っ取られるなどのリスクが高まります。覗き見防止フィルターを使用したり、見せてはいけない情報は隠すなど基本的な対策をしっかり講じましょう。

在宅勤務でサービス残業させないための3つの方法

在宅勤務ではオフィスでの勤務に比べ、長時間労働になったり、サービス残業が多くなったりしてしまいがちです。労働時間管理がされておらず、仕事とプライベートの区別がつきにくくなることが主な原因です。サービス残業をさせないための3つの方法をご紹介します。

業務の終わりにWeb面談を行う

サービス残業をさせない方法の一つ目は、業務の終わりなど時間を決めてWeb面談を行うことです。監視されていなくても、その日の成果報告をする義務があれば、ある程度の結果を出さなくてはならないので仕事に集中することができます。その日中に仕事が終わらない場合であっても、残っている業務量を把握したうえで残業を許可するなどの方法をとれば、サービス残業にはならななくなります。

サービス残業が多い場合には、業務後にシステムに一切アクセスさせないことによって、完全に残業をさせないといった方法もあります。また業務後や休日に電話の応対やメールの確認をしないルールを作ることも、従業員の時間を守るうえで大切なことです。

業務カメラを回す

業務中にWeb会議システムを利用して、Webカメラを接続し続けると孤独感を感じにくくなったり、誰かに見られていることによって効率的に動けたりするメリットがあります。ただし監視が強すぎると、管理職自身のパフォーマンスが落ちるだけでなく、従業員のストレスが強くなり、中にはハラスメントと感じる人もいるので、訴訟やトラブルにならないように監視の度合いについては気をつけなくてはなりません。

時間ではなく成果主義にする

部下の監視が難しくどのように仕事を進めているのか、わかりにくいテレワークでは、どれだけ長く働いたかではなく、成果主義にすることによってサービス残業を防ぐことができます。ただし多くの日本の企業では、成果物だけでなくどのようなプロセスを取ったかが重視されているため、急に成果主義を導入するのは難しいかもしれません。

営業職であれば、売上という明確な数値が出るので評価しやすいのですが、バックオフィスの職種は明確な成果物がないため評価がしにくいのが現状です。急に評価基準を変えると、不平が出るなど混乱も出てしまう可能性があるので注意が必要です。

在宅勤務で活用したいおすすめのサービス

それでは具体的に在宅勤務で使いたい5つのサービスをご紹介します。コロナの影響で急速に普及しているので、すでに導入しているものも中にはあるかもしれません。携帯やパソコンがあるだけでも始められるサービスが多いのも特徴の1つです。

Web会議

Web会議は個人のパソコンや携帯からも参加できるために、新しい機器を購入する必要がないためコロナ禍で急速に普及したシステムです。会議・個人面談といった使い方の他にも、常時接続をすることによってバーチャルオフィスのような空間も作れ、他拠点の従業員とも気軽につながることもできます。テレビ会議は専用の回線が必要になるので在宅勤務向きではなく、セキュリティや通信品質を求める会社が会議室などに備え付けるシステムです。

Zoom

Zoom

Zoom(ズーム) は、アメリカのZoom Video Communications社が提供するWeb会議システムです。

Zoomの特徴

  • 100人以上が同時接続でも安定した環境
  • URLを共有するだけで簡単にWeb会議できる
  • Web会議の動画、音声をクラウドに記録
  • バーチャル背景(部屋を見せたくない人向け機能)

料金プラン(月額)
• 無料(基本) ※同時接続100人まで。グループミーティングは40分まで
• 2,000円/1ホスト(プロ)
• 2,700円/1ホスト(ビジネス)

Zoom
URL: https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

 

Microsoft Teams

Microsoft Teams

Microsoft Teams(チームズ) は、Microsoft社が運営する「Office 365」のチームコラボレーションサービスです。

Microsoft Teamsの特徴

  • 最大10,000人の大規模ライブイベントが可能(ウェビナー、全社イベントなど)
  • リアルタイムノイズ抑制(キーボード入力音など)
  • 高度なセキュリティ機能(データ損失防止、情報バリア、アイテム保持ポリシー、電子情報開示、法的ホールド)
  • iOS、Android、Windows、Mac対応

料金プラン(月額)
• 無料 ※機能制限あり
• Office 365ユーザーに含まれる。

Microsoft Teams
URL: https://products.office.com/ja-JP/microsoft-teams/group-chat-software

関連記事:【2021年版】Web会議システム おすすめ12選を徹底比較!テレワークで大活躍

 

インターネットFAX

インターネットFAXとは、ネットさえつながればどこでもFAXの送受信ができるサービスです。取引先がFAXしか対応していない場合などにおすすめできるサービスです。在宅勤務中ではFAXを使うためにコンビニなどに行く必要がなくなるので、効率の良い作業ができます。

eFax

eFax

eFax(イーファックス) は、パソコンや携帯があればいつでもどこでもFAXが可能です。初期費用 1,000円がかかりますが、受信・送信ともに毎月150ページ まで無料という特典がついています。また初月30日の無料期間がついているのも魅力的です。

eFaxの特徴

  • 日本全国すべての市外局番をカバーしているので電話番号と市外局版を揃えることが可能です。
  • アプリやメールでもFAXの送受信や送付状の作成ができ、作業効率とコスト削減との改善が期待できます。

料金プラン(月額)
• 月払い:月額費用1,500円
• 年払い:年間費用18,000円

eFax
URL: https://www.efax.co.jp/

 

ビジネスチャット

メールの代わりに普及してきているのが、ビジネスチャットです。社外の取引先とのやり取りでも使用でき、メールのようにかしこまった定型文が必要ないことから気軽に使用ができます。時系列に並ぶことから後からの追跡もしやすく、LINEのように無料の音声通話やビデオ通話といったものがついているツールもあります。多人数で気軽なコミュニケーションを取るのにも非常に有効です。

Slack

Slack

Slack(スラック) は、世界中で大人気のビジネスチャットツールです。100ヶ国以上で使われており、日本国内でも毎日50万人以上が利用しています。

Slackの特徴

  • 人気No1のチャットツール
  • どんな種類のファイルでも気軽に共有可能
  • 1500以上の外部サービスと連携可能
  • 無料ビデオ通話と音声通話。話しながら画面共有も可能

料金プラン(月額)
• 無料 ※機能制限あり
• 960円/1名あたり(スタンダード)
• 1,800円/1名あたり(プラス)

Slack
URL: https://slack.com/intl/ja-jp/

 

Chatwork

Chatwork

Chatwork(チャットワーク) は、国産のビジネスチャットツールです。ビデオ通話にも対応していて、離れた拠点の社員や遠方のお客様でもビデオ通話を使えば、かんたんに会話ができます。

Chatworkの特徴

  • 国産チャットツール
  • タスク管理
  • ファイル共有

料金プラン(月額)
• 無料 ※機能制限あり
• 400円/1名あたり(パーソナル)
• 500円/1名あたり(ビジネス)
• 800円/1名あたり(エンタープライズ)

Chatwork
URL: https://go.chatwork.com/ja/

参考:【2021年版】ビジネスチャットおすすめ6選を徹底比較!(有料・無料)

 

勤務管理システム

在宅勤務時の労務管理に使いたいのが、勤務管理システムです。在宅勤務中は監視ができないので、許可もなくだらだらと残業をしたり、自己判断で休日にも仕事をするなどの事態がどうしても起こりがちです。オンラインで就労状況をリアルタイムで把握できるだけでなく、勤怠の自動集計や給与システムとの連動できるので業務効率化にも役立ちます。有給休暇などの各種申請や承認がもあわせてできるシステムもあります。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理 は、初めての人でも操作しやすい勤怠管理システムとして導入実績5万社以上を誇っています。多様化する勤務形態ごとに必要な設定を細かく行えるシステムで、働き方改革関連法に即した時間外労働管理や有休管理に対応しています。1分で無料アカウントを発行し最短1日で運用が可能なので、急いで導入したい企業でもクレジット決済を使えばすぐに利用できます。悩みを相談できる無料のサポート体制も充実しているので安心です。

ジョブカン勤怠管理の特徴

  • リアルタイムの出勤管理、打刻やシフトなどの管理、データのダウンロードが可能
  • シフトや休暇の申請に伴う、作成や承認などの作業が簡単
  • 機能は必要に応じて単独でも組み合わせてもよく柔軟に使用可能

料金プラン(月額)
• 無料 ※機能制限あり
• 200円〜/1名(有料プラン)

ジョブカン勤怠管理
URL: https://jobcan.ne.jp/

 

マネーフォワード クラウド勤怠

マネーフォワード クラウド勤怠

マネーフォワード クラウド勤怠 は、分かりやすいデザインで操作しやすいクラウド型の勤怠管理システムです。クラウドならではのメリットを生かした自動アップデート機能やデータの共有が可能で、場所を選ばずシステムを利用できます。幅広い業務形態の就業規則に対応していて、シフト管理や勤怠管理などを一括して行えます。「マネーフォワード クラウド給与」との連携がクリックひとつで簡単にできるため、給与計算が効率的に進みます。

マネーフォワード クラウド勤怠の特徴

  • クラウド型なので、多様な雇用形態でもweb上で効率的な勤怠管理が可能
  • 働き方改革関連法が改正されても、自動でバージョンアップ可能
  • 入力されているデータは給与ソフトへの移行が簡単

料金プラン(月額)
• お問い合わせ

マネーフォワード クラウド勤怠
URL: https://biz.moneyforward.com/attendance

参考:【2021年版】勤怠管理システム おすすめ16選を徹底比較(無料あり)

 

社内wiki

社内wikiとは社内版のWikipediaともいえる存在で、社内で蓄積されたノウハウやナレッジ・日報・議事録等を集約・共有することによって、必要な情報を必要な時に手にすることができるツールです。在宅勤務中に困るのは、細かいことを聞いたり、質問したりする人が身近にいないことです。そういった場合でも社内wiki活用することにより、知っている人を探す手間を省けるだけでなく、説明する側の手間を省けるので業務効率化に貢献できます。

NotePM

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。

NotePMの特徴

  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内wiki+ファイル共有
  • Web上で簡単に文書作成できて、変更履歴も自動的に記録

料金プラン(月額/税込み)
• 1,000円/3名
• 3,600円/8名
• 5,700円/15名
• 9,500円/25名
• 17,500円/50名
• 30,000円/100名
• 125,000円/500名
• 250,000円/1000名 ※1000名以上はお問い合わせ
無料トライアル期間:30日間

notepm

NotePM
URL: https://notepm.jp/

参考:【2021年版】社内wikiツール おすすめ15選(有料・無料)

 

まとめ

本記事では、在宅勤務で起こりがちな問題と解決する方法と在宅勤務におすすめのサービスについて解説しました。コミュニケーション不足はトラブルだけでなく、孤独感から離職にもつながる可能性がありますし、セキュリティ対策が十分でない場合は、顧客の情報漏洩などを起こし社会的信用の失墜にもなりかねません。本記事を参考にしてスムーズな在宅勤務が行えるようなツールを導入することを検討してみてはいかがでしょうか。

 

オススメの情報共有ツール

  • NotePM :テレワーク時代のクラウド型ナレッジ共有ツール